Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление информационными ресурсами. Методическое пособие для бакалавров по специальности 6.030502 «Экономическая кибернетика»
.pdf
41
туру новой базы данных по образцу Вашего предприятия.
3.5.2. Практическая работа № 2. Редактор маршрутных схем в
Optima-WorkFlow
1. Редактор маршрутных схем.
Обращение документов в OPTiMA-WorkFlow заключается в пере-
мещении обрабатываемых объектов с одного места хранения и обработки в другое. Такое перемещение возможно как в пределах свободной маршрутизации, при которой пользователь сам выбирает хранилища для рассылки документа, так и согласно технологическим маршрутным схемам, которые определяют возможные направления движения документов, их преобразование и сроки обработки.
Редактор маршрутных схем устанавливается на компьютеры, кото-
рые предназначены для использования на рабочих местах работников,
уполномоченных разрабатывать новые и изменять ранее созданные
маршрутные схемы движения документов.
Редактором маршрутных схем в системе документооборота назна-
чается пользователь, уполномоченный администратором разрабатывать и редактировать маршрутные схемы технологических процессов
документооборота предприятия.
Маршрутная схема определяет последовательность прохождения
документом этапов обработки от начального этапа (которым может
быть этап создания документа) до конечного.
Маршрутная схема – это предварительно сформированная схема
движения документов с этапа на этап, которая определяет последовательность, взаимозависимость и назначение работ, выполняемых в соответствии с утвержденной технологией.
Каждый цикл прохождения документом всех этапов обработки от
начального этапа маршрутной схемы к конечному называется технологическим процессом.
Вся совокупность форм и видов документов, которые различаются
последовательностью их обработки различными инстанциями в пределах предприятия, обусловливает наличие соответствующего количества маршрутных схем, а различное содержание тех же документов –
технологических процессов.
Функциональные возможности Редактора маршрутных схем:
создание и управление маршрутными схемами;
управление технологическими процессами;
создание и управление категориями.
42
2. Создание маршрутных схем в СЭД OPTiMA–WorkFlow.
I. В модуле Администратор установить для пользователя с именем
Администратор права доступа для редактирования и утверждения
маршрутных схем (рис. 3.18).
Рис. 3.18. Права доступа
Создать следующую схему хранилищ (рис. 3.19):
Рис. 3.19. Схема хранилищ
Разрешить права доступа и адресации для Администратора к этим
хранилищам.
Создать словарь Контракты и регистрационную карточку «Дого-
вор» (рис. 3.20).
43
Рис. 3.20. Регистрационная карточка «Договор»
II. Создание категорий. Категория присваивается документу, во-
влечённому в документооборот, для сопоставления ему регистрационной карточки и приложения-обработчика.
1. Настройка категорий осуществляется в модуле Редактор схем –
Пуск → Все программы → OPTiMA-WorkFlow → Редактор схем.
2. Выбрать в меню Правка → команду Категории.
3. Добавить новую категорию – кнопка Добавить.
4. На вкладке Свойства задать наименование – Контракты (MS
Word) (рис. 3.21).
44
Рис. 3.21. Создание категории
5. Категория может быть или ярлыком (обработка документа такой
категории будет заключаться в вызове указанного исполняемого файла
с параметрами), или обработчиком OLE-сервер, который выбирается
из списка всех зарегистрированных в системе обработчиков. Обработчик Бумажный документ используется для вовлечения в документооборот неэлектронных документов.
Определим программу, в которой будет создаваться документ. Для
настройки списка Обработчик нажать кнопку Другие, находящуюся
справа от поля выбора обработчиков.
6. Нажать кнопку Добавить и выбрать Системный обработчик –
Документ Microsoft Word.
7. Нажать кнопки Добавить, Закрыть, Закрыть.
8. В поле со списком Обработчик выбрать Документ Microsoft
Word.
9. На вкладке Картотека определить регистрационную карточку, с
которой связан документ – выделить карточку «Договор» (рис. 3.22).
45
Рис. 3.22. Определение связей
10. Нажать кнопку Сохранить.
11. На вкладке Сценарии определить хранилище, в котором будет
храниться документ. Выделить хранилище Регистрация и нажать на
кнопку Сценарии..., установить галочку для переключателя Обязательное заполнение регистрационной карточки.
12. Нажать кнопку ОК, на хранилище Регистрация появится черная
галочка.
13. Нажать кнопки Сохранить и Закрыть.
III. Создание маршрутных технологических схем.
Оборот документов в OPTiMA-WorkFlow заключается в перемещении обрабатываемых объектов из одного места хранения и обработки в другое. Такое перемещение возможно как в рамках свободной
маршрутизации, при которой обработавший документ пользователь
сам выбирает хранилища для рассылки, так и по технологическим
маршрутным схемам, которые определяют возможные направления
движения документов, их преобразования и сроки обработки. Создание и правка схем осуществляется из модуля Редактор схем.
1. Создать новую схему: Схема → Создать → Новую. Указать на-
звание – Поток заказов (рис. 3.23).
46
Рис. 3.23. Название новой марщрутной схемы
2. Нажать кнопку Создать.
3. Настроить стартовый этап: меню Правка → Создать начальный
этап.
Задать его наименование, хранилище, в котором будет обрабаты-
ваться документ, категорию. Ввести инструкцию исполнителю, – она
будет показана пользователю, обрабатывающему документ на этапе
(рис. 3.24).
Рис. 3.24. Свойства первого этапа
47
4. На вкладке Работы задать вид работы и продолжительность (рис.
3.25):
Рис. 3.25. Определение вида работы
5. Нажать кнопку ОК (рис. 3.26).
6. Два раза щелкнуть по этапу номер 2 и задать следующие свойст-
ва (рис. 3.27-3.29):
Рис. 3.26. Фрагмент маршрутной схемы
48
Рис. 3.27. Название второго этапа
Рис. 3.28. Определение работы на втором этапе
49
Рис. 3.29. Отметка резюме
7. Самостоятельно доработать маршрутную схему по образцу (рис.
3.30):
Рис. 3.30. Образец маршрутной схемы
8. Проверить созданную схему, выбрав меню Анализ схемы →
Проверка схемы.
9. Режим Критический путь (Анализ схемы → Критический путь)
позволяет вычислить на основе установленных сроков обработки са-
50
мый длительный путь документов по схеме.
Рассчитать критический путь для маршрутной схемы от 1 этапа до
5 этапа.
10. Чтобы схема стала доступна пользователям OPTiMA–
WorkFlow, перед её сохранением вызовите свойства Схема → Свойства… и введите информацию об утвердившем эту схему – Администратор (этому пользователю должно быть разрешено утверждение схем –
в модуле Администратор) (рис. 3.31).
Рис. 3.31. Утверждение схемы
Утверждаемая схема не должна содержать ошибок!
Самостоятельная работа. Разработайте карточку Зачетная книжка
студента. Составьте маршрутные схемы прохождения экзаменационной сессии студентом (для зачетной книжки) за период I и II семестр
IV курса.
3.5.3. Практическая работа № 3-4. Режим «Опись шаблонов» в
Optima-WorkFlow
1. Теоретические аспекты работы с режимом «Опись шаблонов».
В системе предусмотрена возможность при создании новых документов использовать шаблоны, которые хранятся в системе в виде
описи шаблонов, сгруппированных по типам. Группировка по типам
позволяет осуществлять более быструю выборку того или иного шаблона из описи. Ведение описи (добавление шаблонов в опись и их удаление) осуществляется администратором.
Шаблоны создаются любым приложением («Word», «Excel» и так
далее) вне системы и сохраняются в виде файлов.
Ведение описи шаблонов заключается в добавлении таких файлов
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]