Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление информационными ресурсами. Методическое пособие для бакалавров по специальности 6.030502 «Экономическая кибернетика»
.pdf
71
Деловой процесс формализируется как совокупность состояний и
переходов, необходимых для описания взаимодействия, как минимум,
двух субъектов (например, сотрудников предприятия) для достижения
выполнения заранее заданного условия. Отдельным случаем такого
взаимодействия является обычная пересылка документа из пункта в
пункт.
Одной из реализаций технологии workflow является так называе-
мая «система графов», где каждый шаг является вектором и отражает
движение задания, связанного с документом, или просто передвижения документа от одного субъекта к другому. При этом ответственный
за правильность функционирования схемы должен учитывать всевозможные непредвиденные ситуации, которые могут возникнуть на пути
движения документа.
Другой подход базируется на понятии «цикл», который является
наименьшим элементом в схеме взаимодействия между двумя произвольными субъектами. При этом система сама отслеживает замкнутость процесса и, в случае ошибки, указывает место и некорректность
с описанием причины. После этого генерация нового процесса не выполняется.
5.3. Сравнение современных систем электронного документо-
оборота
Известный украинский специалист в области электронного документооборота Н.Т. Задорожная в своей диссертации на тему «Управляемое проектирование документооборота в управленческих информационных системах» провела сравнительный анализ систем электронного документооборота с точки зрения прикладного применения в
Украине [20].
Было исследовано 10 СЭД по следующим параметрам: хранилище
документов, делопроизводство и автоматизация деловых процессов,
администрирование и безопасность и др. Обобщенные результаты исследования приведены в табл. 5.1 [20].
72
Результаты исследования СЭД в Украине
Функции
Documentum 4i
Ultimus Workflow
Docs pen
Work Expedition
ОПТІМА
Workflow
БОСС-референт
LanDocs
Дело
Постскриптум
Megapolis.
Документооборот
Хранилище документов
Организация хранилища
10 0 8 0 4 6 6 8 8
7
Ввод в хранилище
10 1 2 0 9 9 8 7 5
6
Организация поиска
10 0 10 7 8 5 8 5 7 8 Веб-доступ
10 8 10
10
20 9 10 7 10
5
Общая оценка
40 9 30
17
27
29
32
27
30
26
Делопроизводство
Создание документов
8 0 6 0 5 8 8 8 8 7 Регистрация
5 0 5 0 8 8 8 8 7 6 Наложение резолюций
0 0 0 0 8 8 8 8 9 7 Коллективная работа
10 0 9 7 7 8 7 2 8 8 Библиотека
0 0 0 0 0 0 0 2 5
5
Общая оценка
23 0 20 7 28
32
31
28
37
33
Автоматизация деловых процессов
Описание деловых процессов
8 9 7 7 10 4 0 0 7
7
Выполнение процессов
8 7 8 8 10 2 0 0 7
7
Общая оценка
16
16
15
15
20 6 0 0 14
14
Администрирование и безопасность
Права, роли
10 3 8 7 7 6 9 4 9 8 Криптография, ЭЦП
5 3 0 5 2 4 10 3 10
10
Пароль
5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Резервное копирование
0 0 0
10 5 8 6 5 8 10
Общая оценка
28
11
13
35
26
31
38
23
40
39
Таблица 5.1
Одной из лучших программных платформ для создания систем до-
кументооборота с оптимальной функциональностью является
OPTiMA-WorkFlow [21].
Система OPTiMA-WorkFlow представляет собой программную
платформу, которая позволяет создавать систему конфиденциального
электронного документооборота для организаций, деятельность которых связана с обработкой потоков информации.
73
Основное назначение системы OPTiMA-WorkFlow [21]:
автоматизация работы делопроизводственных и архивных
служб предприятия;
автоматизация деловых процессов обработки документов на
базе использования «электронных административных регламентов»;
повышение эффективности учета и контроля результатов работ
по обработке документов подразделениями предприятия;
мониторинг выполнения работ и исполнения поручений;
обеспечение гарантированной сохранности и защиты инфор-
мации от несанкционированного доступа;
обеспечение работы по безбумажной технологии.
Система позволяет автоматизировать практически любые бизнеспроцессы современной организации.
Система обеспечивает:
поддержку корпоративного стандарта сервера базы данных;
работу в распределенных корпоративных сетях, распределение
объемов хранения между серверами;
гарантированную защиту информации от несанкционирован-
ного доступа;
автоматизацию использования средств криптографической за-
щиты информации и электронной цифровой подписи;
масштабируемость и управляемость;
открытую архитектуру «клиент-сервер»;
web-доступ;
полнотекстовую индексацию.
В состав базового набора функций системы OPTiMA-WorkFlow
входят:
надежное хранение всех версий документов и других инфор-
мационных объектов, вовлеченных в процессы обработки;
систематизация хранилищ документов в соответствии с требо-
ваниями предприятия – по структурному, организационному, тематическому, персональному или любому иному принципу или их сочетанию;
полнофункциональная маршрутизация и средства описания
сценариев движения документов;
возможность задания круга лиц, участвующих в бизнес-
процессах обработки информации; разграничение их полномочий и
прав;
74
автоматическая доставка документов (и любых других инфор-
мационных объектов) к месту обработки, рассылка обработанных версий объектов на последующие этапы маршрутной схемы;
автоматическое оповещение пользователей о поступивших на
обработку объектах, об истечении нормативных сроков обработки;
синхронизация работ в рамках одного бизнес-процесса;
автоматизация конкретных видов работ с информационными
объектами, в том числе – сканирования бумажных документов и распознавания их текстов, взаимодействия со службами факсимильной
связи и специализированными архивными системами и т.д.;
полная совместимость с любыми приложениями-
обработчиками;
автоматизация контроля выполнения технологических процес-
сов движения и обработки информационных объектов;
автоматизация процессов регистрации документов по дейст-
вующим правилам делопроизводства; обеспечение механизмов аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений;
динамическая модификация формы и содержания учетных
данных и процедуры регистрации;
создание любых форм отчетности и «полное присоединение»
разработанного макета отчета к системе;
поиск документов и их версий по свойствам, значениям полей
регистрационных карточек и контексту (по отдельным словам и словосочетаниям, использованным в тексте документа).
Система OPTiMA-WorkFlow разработана компанией UpScale
Soft) – самостоятельным структурным подразделением крупного российского IT-холдинга ГК «ОПТИМА».
5.4. Особенности работы с модулями «Клиент» и «Диспетчер
процессов» в СЭД OPTiMA-WorkFlow
5.4.1. Практическая работа № 9. Создание и обработка
документов в модуле «Клиент»
Создание и обработка документов.
Пользователи, уполномоченные участвовать в процессах создания
и обработки документов, вовлеченные в документооборот, работают с
OPTiMA–WorkFlow в программном модуле «Клиент».
75
1. Запустить программный модуль «Клиент» и зайти как секретарь
Кондратенко Анна Владимировна: Учетная запись – KOGAVO, пароль
– 1.
Создание и обработка каждого документа осуществляется в рамках
технологического процесса, идущего по маршрутной схеме или в рамках свободной маршрутизации.
2. Создание нового документа.
– Выделите в рубрике Канцелярія – Ділянку реєстрації вихідних
документів (рис. 5.3).
Рис. 5.3. Рубрикатор
– Выбрать меню Работа → Создать → Новый документ.
Создание документа проходит с помощью мастера Запуск техноло-
гического процесса. Окно мастера состоит из трёх вкладок: Процесс,
Документ, Создание документа.
Создание документа начинается с задания технологического процесса на вкладке Процесс, в соответствии с которым документ будет
обрабатываться. Пользователь может выбрать процесс из уже существующих или создать новый. После запуска мастера в появившемся окне представлена опись всех процессов, запускавшихся в системе из
доступных пользователю хранилищ. Все техпроцессы можно сгруппи-
76
ровать по инициаторам или по маршрутным схемам, в рамках которых
они проходили. Для группирования описи необходимо проставить соответствующую отметку.
– Для удобства поиска техпроцесса воспользоваться группировкой
по маршрутным схемам и опцией показа только актуальных процессов
(процессов, по которым нет завершённых документов).
– Выбрать техпроцесс Вільна маршрутизація – Відрядження. На-
жать кнопку Далее.
– На вкладке Документ указать категорию документа –
Відрядження, стартовый этап (хранилище) – Ділянка реєстрації
вихідних документів.
Способы создания документа:
1) новый файл – будет предложено выбрать тип создаваемого до-
кумента и для него будет вызвана соответствующая программа;
2) по существующему файлу – будет открыт стандартный диалог
выбора файла;
3) по шаблону – будет вызван список доступных шаблонов.
– Способ создания документа – по шаблону. Наименование документа – Завдання на відрядження, шаблон – Завдання на відрядження
(рис. 5.4).
Рис. 5.4. Запуск технологического процесса
– Нажать кнопку Далее.
– На вкладке Создание документа отражаются все свойства создаваемого Вами документа (рис. 5.5).
77
Рис. 5.5. Создание документа
– Для создания документа нажать кнопку Создать (рис. 5.6).
Рис. 5.6. Образец заполнения файла шаблона
78
3. Установка свойств и статуса обработанного документа.
После создания документа в программе-обработчике (например,
редакторе MS Word) закройте эту программу. Вам будет предложено
установить свойства и статус документа для регистрации его в системе:
Статус документа:
В работе – документ остаётся на этапе для доработки.
Готов – обработка документа на данном этапе завершена, доку-
мент будет отправлен на следующий этап маршрутной схемы, а в случае свободной маршрутизации – на этапы, указанные Вами.
Завершён – этот статус можно установить для документа на последнем этапе маршрутной схемы или для документа свободной маршрутизации.
Вернуть – документ вернётся на предыдущий этап для доработки.
Автономно – документ будет сохранён на диске в папке, заданной
в меню Настройка. Он будет доступен с хранилища «Автономные документы» и работать с ним можно будет независимо от Exchangeсервера и системной базы данных.
В таблице Места хранения и обработки для рассылки показываются (устанавливаются) последующие этапы обработки документа. Если
техпроцесс идёт по свободной маршрутизации или в маршрутной схеме не задан срок обработки на следующем этапе, то Вы можете сами
назначить срок исполнения (кнопка Срок).
Можете добавить к документу свою резолюцию, при этом Вы не
можете изменять резолюции, добавленные до Вас другими.
Если Вы хотите зашифровать документ или резолюцию или поставить свою электронную подпись, установите соответствующие опции
(сделать документ конфиденциальным можно лишь при его создании).
При создании документа Вы можете аннотировать его – кнопка
Аннотация.
Если у Вас есть право регистрации документов и категории документа сопоставлена регистрационная карточка, вам нужно будет заполнить её (кнопка Карточка).
5.4.2. Практическая работа № 10-11. Создание организационной структуры предприятия в OPTiMA-WorkFlow
1. Для выполнения индивидуального задания выбрать вид органи-
зации:
1) Интернет-магазин.
2) Магазин.
79
3) Высшее учебное заведение.
4) Строительная компания.
5) Книжный магазин.
6) Школа.
7) Аптека.
8) Страховая компания.
9) Банк.
10) Почтовое отделение.
11) Телефонная компания.
12) Интернет-провайдер.
2. Придумать реквизиты предприятия и сохранить их в текстовый
документ под именем предприятия (название, вид собственности, ЕГРПО, адрес, телефон, логотип).
3. Создать организационную структуру предприятия с использова-
нием программного средства orgstructure (рис. 5.7):
Рис. 5.7. Типовая схема предприятия
– 1 диаграмма – названия хранилищ;
– 2, 3 и т. д. диаграмма – иерархия пользователей для каждого из
хранилищ, с указанием должности и с какими хранилищами может
взаимодействовать.
4. Вставить созданные диаграммы в текстовый документ.
5. Создать организационную структуру предприятия в
80
OptimaWorkflow (хранилища, пользователи, указать доступ к ресурсам
OptimaWorkflow и к хранилищам (продумать адресацию)).
6. Создать три словаря: Тип Входящий документ, Тип Исходящий
документ, Тип Внутренний документ.
7. Создать словари по структурным отделам предприятия.
5.4.3. Практическая работа № 12-13. Создание схемы электронного
документооборота предприятия в OPTiMA-WorkFlow
1. Для индивидуального предприятия создать три картотеки: Внут-
ренние документы (документы, созданные в организации и не предназначенные для выхода за ее пределы), Входящие документы (документы, которые поступают в организацию), Исходящие документы (документы, предназначенные для отправки в другие организации).
2. Для каждой из картотек создать регистрационную карточку (рис.
5.8).
Рис. 5.8. Форма регистрационно-контрольной карточки
Поля карточки:
1) Корреспондент. Для входящих документов в этой позиции ука-
зывают реквизит поступившего документа – наименование организации, для исходящих – сведения переносятся из реквизита исходящего
бланка документа, достаточно указать только наименование организации. Для внутренних – указывают вид документа (например, приказ).
2) Дата поступления и регистрационный номер. Заполняется
только при регистрации входящих документов.
3) Дата и номер документа. Сведения переносятся из бланка до-
кумента.
4) Краткое содержание – заголовок документа (например, Об
увольнении).
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]