Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление информационными ресурсами. Методическое пособие для бакалавров по специальности 6.030502 «Экономическая кибернетика»
.pdf
31
В качестве стандартного для любого предприятия можно принять
некоторый управленческий цикл, который содержит следующий набор
управленческих операций:
1) сбор информации (определение состава собираемой информа-
ции, определение форм отчетности);
2) принятие решения (анализ альтернатив, подготовка вариантов
решения, принятие решения, принятие критериев оценки);
3) реализация этого решения (планирование, организация, мотива-
ция, координация);
4) учет и контроль (учет результатов, сравнение по принятым кри-
териям);
5) анализ (анализ дополнительной информации, диагностика воз-
можных причин отклонений);
6) регуляция (регуляция на уровне реализации (возвращение к п.3),
регуляция на уровне принятия решения (возвращение к п. 1, 2)).
Примером цикла организационного управления может служить
классический цикл Деминга-Шухарта – PDCA (Plan-Do-Check-
Act).(рис. 3.7)
Рис. 3.7. Цикл PDCA
В этом цикле важно то, что действия нужно оценивать относительно того, что спланировано, а не относительно того, что сделано или
вышло. Планируется и контролируется результат и процедура процесса, а решения принимаются на основе его детального изучения и анализа. Следовательно, здесь важной является точная процедурная ин-
32
формация.
Для «технологических» циклов существует множество стандартов,
одни из самых распространенных – стандарты CALS (англ.
Continuous Acquisition and Life cycle Support – непрерывная информационная поддержка поставок и жизненного цикла), регламентирующие правила представления информации и информационного взаимодействия участников жизненного цикла изделия [17]. Стандарты CALS
определяют набор правил и регламентов, в соответствии с которыми
строится взаимодействие участников процессов жизненного цикла.
Стандарты являются основным строительным блоком CALS .
Стандарты CALS покрывают весь спектр потребностей пользователей, обеспечивая единое представление текста, графики, информационных структур и данных о проекте, сопровождении и производстве, включая звук, видео, мультимедийные средства, передачу данных,
хранение данных, документацию и многое другое для всех приложений. Каждый вид информации представляется через соответствующий
стандарт.
Стандартизации в области CALS-технологий охватывают все процессы жизненного цикла изделий: замысел (заказ), разработку (проектирование), производство (предоставление услуг), поставку (реализацию), эксплуатацию (техническое обслуживание), сопровождение (совершенствование, модернизацию), утилизацию. Стандарты и методические материалы в области CALS-технологий в основном определяют
общий подход, способ представления и интерфейсы доступа к данным
различного типа, вопросы защиты информации и ее электронной авторизации (цифровой подписи).
Фундаментом CALS-технологий является система единых международных стандартов, включающая в себя [17]:
– функциональные стандарты, определяющие описание данных об
изделиях, процессы и методы формализации. Сегодня в качестве
функциональных стандартов в CALS рассматриваются стандарты, определяющие функциональные требования для ввода изделий в эксплуатацию и их поддержки в течение всего жизненного цикла;
– информационные стандарты по описанию данных о продуктах и
процессах;
– стандарты технического обмена, контролирующие носители информации и процессы обмена данными между передающими и принимающими системами.
Область действия рассматриваемых стандартов включает также
33
информацию, необходимую для работы организаций заказчика и поставщика, а также для обмена данными между ними.
К международным стандартам представления информации о про-
дукте относятся: ISO/IEC 10303 Standard for the Exchange of Product
Model Data (STEP) и ISO 13584 Industrial Automation - Parts Library
[17].
К стандартам представления текстовой и графической информации
относятся: ISO 8879 Information Processing - Text and Office System -
Standard Generalised Markup Language (SGML); ISO/IEC 10179 Document Style Semantics and Specification Language (DSSSL); ISO/IEC IS
10744 Information Technology - Hypermedia/Time Based Document Structuring Language (HyTime); ISO/IEC 8632 Information Processing Systems
- Computer Graphics - Metafile; ISO/IEC 10918 Coding of Digital Continuous Tone Still Picture Images (JPEG); ISO 11172 MPEG2 Motion Picture
Experts Group (MPEG); Coding of Motion Pictures and associated Audio
for Digital Storage Media и ISO/IECS 13522 Information Technology Coding of Multimedia and Hypermedia Information (MHEG).
В третью группу стандартов общего назначения включены: ISO
11179 Information Technology - Basic Data Element Attributes; ISO 3166
Information Processing - Country Name Representations; ISO 31 Information Processing Representation of Quantities and Units; ISO 4217 Information Processing - Currencies and Funds; ISO 639 Information Processing Coded Representation of Names of Languages и ISO 8601 Information Processing - Date/Time Representations [17].
3.5. Реализация электронного документооборота средствами
Optima-WorkFlow
3.5.1. Практическая работа № 1. Система электронного доку-
ментооборота Optima-WorkFlow
I. Установить СЭД Optima-Workflow.
II. Создание рабочей базы данных OPTiMA-WorkFlow. В рабочей
базе данных программа хранит информацию о документах и их движении, зарегистрированных пользователях, настройках и т. д.
1. Запустить программу создания и настройки базы данных: Пуск
→ Все программы → OPTiMA-WorkFlow → Мастер базы данных системы.
2. Нажать кнопку Дальше.
3. В списке Выбор задачи выбрать режим работы Мастера: Созда-
ние и настройка новой базы данных и нажать кнопку Дальше.
34
4. Указать тип используемой базы данных MS Access к страничке и
нажать кнопку Дальше.
5. Выбрать путь к файлам базы данных (например, C:\Documents
and Settings\Student\Мои документы).
6. Вписать имя создаваемой базы данных – Но-
мер_группы_Фамилия.
7. Указать в качестве имени пользователя базы данных слово –
Student и пароля Номер группы.
Необходимо запомнить эти параметры, так как они будут нужны
для подключения к базе данных для создания отчётов.
8. В качестве имени источника данных ODBC использовать предлагаемое программой имя – OWF и сделать доступным для всех пользователей.
9. В качестве шаблона источника данных выбрать шаблон из папки
ОПТИМА 17_24 – WorkFlow.dst.
10. Нажать кнопку Завершить.
III. Первый запуск и первоначальная настройка OPTiMA–
WorkFlow.
1. Начать настройку документооборота с запуска модуля «Администратор»: Пуск → Все программы → OPTiMA-WorkFlow → Администратор (рис. 3.8).
Рис. 3.8. Запуск модуля «Администратор»
2. Имя регистрации для первого входа в систему – Администратор,
пароль admin.
3. При первом запуске производится конфигурирование системы и
создаются хранилища документов.
4. Для активизации режима Пользователи системы выберите меню
Работа → Пользователи системы (рис. 3.9).
35
Рис. 3.9. Режим Пользователи системы
5. В левой части окна Пользователи системы – список зарегистри-
рованных пользователей, снабжённых значками, отражающими уровень прав каждого из пользователей системы. Для расшифровки смысла условных значков необходимо нажать кнопку Справка.
В правой части – вкладки со сведениями о пользователе и его воз-
можностях по использованию функций системы.
6. Для добавления в систему нового пользователя нажмите кнопку
Добавить. Введите имя пользователя системы – ваши ФИО, учетная
запись – Фамилия, пароль – Фамилия.
7. Выбрав в правой части окна закладку Описание, заполните све-
дения о пользователе (рис. 3.10).
Рис. 3.10. Сведения о пользователе
36
8. Нажать кнопку Применить для сохранения информации.
9. На вкладке Права настройте возможности доступа пользователя
к программным модулям OPTiMA-WorkFlow и их функциональным
возможностям. Нажав кнопку Справка, Вы получите информацию по
устанавливаемым привилегиям (рис. 3.11).
Рис. 3.11. Права пользователей
10. Нажать кнопку Применить для сохранения информации.
11. Установить доступ к хранилищам обработки и адресации. Создать новые хранилища: Работа → Хранилища.
В окне Места обработки и хранения нажать кнопку Добавить и
создать хранилище Отдел кадров. Установить доступ к нему пользователя Администратор, проставив соответствующую галочку.
12. В окне Места обработки и хранения последовательно нажать
кнопки Применить и Закрыть.
13. Для второго пользователя указать доступ к хранилищу Отдел
кадров: на вкладке Хранилища нажать кнопку Добавить/Удалить и
выбрать Отдел кадров.
14. Нажать кнопку ОК.
15. Все места хранения, в которые пользователь должен рассылать
обработанные документы, должны быть отмечены на вкладке Адресация.
16. Создайте для базы данных еще одно хранилище Бухгалтерия и
добавьте его всем пользователям в качестве адресации.
Обратите внимание, что Администратору группы должны быть
доступны все хранилища, доступные для обработки подчинённым ему
пользователям.
17. Нажать кнопку Закрыть.
18. Создание словарей. Словари – специализированные, иерархи-
37
чески связанные базы данных, содержащие списки допустимых значений, принимаемых определёнными полями регистрационных карточек
(рис. 3.12).
Рис. 3.12. Создание словарей
Рассмотрим принцип иерархических связей. Создаётся словарь
первого уровня, и ему присваивается несколько значений. Создаётся
словарь, вложенный в первый (словарь второго уровня). Каждому
значению словаря первого уровня сопоставляется несколько значений
словаря второго уровня. И так далее на любое число уровней.
Для активации режима выбрать в меню Работа → Словари.
19. В левой части окна – дерево всех существующих словарей. Вы-
бранный из него словарь можно удалить (нажав соответствующую
кнопку в левой части окна Удалить) и изменить название (соответствующая кнопка Изменить.
Добавить новый словарь Подразделения.
20. В правой части окна – список заведённых значений для слова-
ря, выбранного в левой части. Операции над значениями словаря осуществляются кнопками правой части окна: Добавить, Изменить и Удалить.
Добавить значение словаря Отдел кадров.
21. Создать словарь второго уровня под названием Штатное распи-
сание.
22. Создать словарь первого уровня под названием Сбыт и указать
значение ЧП «Меркурий» период действия с 20.01.2010 по 30.01.2010.
23. Создание регистрационных карточек.
Регистрационная карточка – специализированная учётная форма,
содержащая поля для фиксации характеристик конкретной версии до-
38
кумента. Как правило, целесообразно создать несколько карточек,
вид, состав и содержимое которых определяются требованиями, действующими на предприятии для разных типов документов.
Для активации режима создания и редактирования карточек вы-
брать меню Работа → Картотека.
24. В появившемся окне Генерация регистрационной карточки документа выбирать создание новой регистрационной карточки.
25. Нажать кнопку Далее.
26. Заполнить поля новой карточки по образцу (рис. 3.13):
- Наименование карточки – название, с которым карточка будет
сохранена.
- Заголовок – он будет показан в самой карточке.
- Тип – в соответствии с типом карточки распределяются в иерар-
хическом списке: карточки одного типа находятся в одной папке.
- Комментарий – 250 символов текста.
- Цвет фона карточки. (Не стоит выбирать очень тёмные тона).
- Количество страниц. От одной до двадцати.
Заголовок и тип должны быть указаны обязательно.
27. Нажать кнопку Далее.
Рис. 3.13. Генерация регистрационной карточки
28. В окне Регистрационная карточка «Договор» необходимо создать поля для карточки, используя панель инструментов (3.14):
39
Рис. 3.14. Панель инструментов окна Регистрационная карточка
Поля карточки могут быть следующих типов:
текстовое поле;
поле ввода-вывода однострочное;
поле ввода-вывода многострочное;
словарное поле (справочники);
поле вывода;
поле-список;
поле-ссылки на карточку;
вычисляемое поле;
кнопка запуска сценария;
переключатель;
таблица;
поле ссылки на версию;
поле гиперссылки.
Создать однострочное поле ввода-вывода № документа, присвоив
ему формат – числовой (рис. 3.15).
Рис. 3.15. Однострочное поле ввода-вывода
40
29. Создать словарное поле Клиент по образцу ниже (рис. 3.16):
Рис. 3.16. Словарное поле
Модификацию разрешить только в хранилище Отдел кадров, а
просмотр разрешить и Отделу кадров, и Бухгалтерии.
30. Создать поле переключатель по образцу ниже (рис. 3.17):
Рис. 3.17. Поле переключатель
31. Самостоятельная работа. Доработайте организационную струк-
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]