Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление информационными ресурсами. Методическое пособие для бакалавров по специальности 6.030502 «Экономическая кибернетика»
.pdf
51
в опись.
Для активации режима администратор должен в меню Работа вы-
брать пункт Опись шаблонов или нажать соответствующую кнопку
панели инструментов, после чего открывается окно «Опись шаблонов». Опись содержит заголовок Шаблоны и перечень шаблонов,
сгруппированных по типам. Если в описи нет ни одного шаблона, она
содержит только заголовок.
Чтобы выбрать шаблон, необходимо подвести указатель мыши к
значку (+), стоящему перед наименованием типа, и нажать первую
кнопку мыши. В результате тип «раскрывается» и появляется список
шаблонов данного типа.
В режиме предусмотрены следующие операции над шаблонами:
добавление шаблона в опись;
удаление шаблона из описи;
изменение свойств шаблона;
изменение типа шаблона.
Свойствами шаблона являются его наименование, полный путь к
файлу, который должен быть помещён в опись в качестве шаблона, и
список хранилищ, из которых можно воспользоваться конкретным
шаблоном документа.
Добавление шаблона в опись.
При добавлении нового шаблона в опись администратор должен
указать его тип, ввести наименование и указать хранилища, из которых можно воспользоваться данным шаблоном.
Если опись уже содержит шаблон (или шаблоны) соответствующего типа, администратор должен выделить наименование этого типа и
нажать кнопку Добавить, расположенную в нижней части окна. В результате открывается диалог «Добавить шаблон», в заголовке которого приводится наименование типа добавляемого шаблона. Диалог содержит кнопку Файл шаблона, поле для ввода наименования добавляемого шаблона и список хранилищ системы.
При нажатии кнопки Файл шаблона появляется поле с кнопкой вызова стандартного диалога выбора файла. Диалог выбора файла позволяет стандартными средствами найти требуемый макет шаблона для
добавления его в опись.
Выбранный файл для шаблона сохраняется в системе в служебной папке сервера документов, которая предназначена для хранения
макетов шаблонов. При этом указанный администратором путь к файлу не сохраняется в системе и при дальнейшем использовании макет
52
шаблона берется непосредственно из служебной папки.
При указании файла для шаблона в поле для ввода наименования
добавляемого шаблона автоматически подставляется название выбранного файла. Наименование также может быть введено с клавиатуры.
Далее выбираются хранилища, из которых доступен данный шаблон (необходимо поставить отметки около выбранных хранилищ).
Диалог «Добавить шаблон» закрывается нажатием кнопки ОК. В
результате в описи появляется наименование нового шаблона.
Если в описи отсутствует подходящий тип для добавляемого шаблона или опись не содержит ни одного шаблона, для добавления необходимо выделить заголовок Шаблоны и нажать кнопку Добавить. В
результате открывается диалог «Добавить тип шаблона», в котором
необходимо ввести наименование добавляемого типа шаблона и нажать кнопку ОК. После нажатия кнопки ОК в описи появляется новый
тип шаблона.
Далее у администратора есть три варианта продолжения работы:
1. Выйти из режима Опись шаблонов. Выход осуществляется на-
жатием кнопки Закрыть. В этом случае добавленный в опись тип шаблона не сохраняется, так как администратор не добавил в опись ни одного шаблона.
2. Изменить наименование добавленного в опись типа шаблона.
Для изменения наименования необходимо выделить его в описи и нажать кнопку Изменить, после чего появляется диалог «Изменить тип
шаблона», в котором администратор может произвести изменение наименования типа шаблона и закрыть этот диалог с помощью кнопки
ОК.
3. Добавить в опись шаблон вновь введённого типа. Для добавле-
ния шаблона необходимо выделить наименование типа и нажать кнопку Добавить. После нажатия кнопки Добавить открывается диалог
«Добавить шаблон» и производится процедура добавления шаблона,
описанная выше.
Удаление шаблона из описи.
Для удаления шаблона его необходимо выделить в описи, нажать
кнопку Удалить и после появления предупреждающего сообщения
подтвердить удаление.
Изменение свойств шаблона.
Для изменения свойств шаблона администратор должен выделить
его в описи и нажать кнопку Свойства. При этом открывается диалог
53
«Изменить параметры шаблона», в котором администратор может изменить наименование шаблона, выбрать другой файл шаблона и изменить список хранилищ, из которых доступен шаблон.
2. Создание шаблона доверенности в Microsoft OfficeWord.
Доверенность - это документ, выдаваемый организациейдоверителем физическому лицу - поверенному на право выполнения
от имени организации-доверителя указанных в доверенности действий. Например:
заключать договор на выполнение работ или оказание услуг;
представлять интересы организации-доверителя в суде, при за-
ключении биржевых сделок и т.д.;
получать и отправлять материальные ценности.
Доверенности оформляют на бланке организации-доверителя.
Формуляр доверенности включает в себя следующие реквизиты:
наименование вида документа и его порядковый номер;
дата составления документа;
место составления документа;
текст;
подпись руководителя организации-доверителя.
В тексте обязательна ссылка на документ, устанавливающий полномочия лица, выдавшего доверенность, то есть на Устав организации-доверителя или Положение об организации. Для поверенного,
кроме упоминания его фамилии, имени и отчества, необходимо указать паспортные данные: номер паспорта, дату выдачи и полное наименование и код подразделения, выдавшего паспорт.
Дальше в тексте перечисляют действия, которые имеет право выполнять поверенный от имени организации-доверителя. Обязательно
указывается, до какого срока поверенному выдана доверенность. Подпись поверенного удостоверяется в доверенности руководителем организации-доверителя.
На доверенности обязательна простановка печати организациидоверителя.
Образец оформления доверенности представлен на рис. 3.32.
54
Рис. 3.32. Образец шаблона документа
2. Создать новый шаблон для доверенности, выполнив команду
Файл → Создать на основе шаблона новый документ.dot.
3. Шаблон доверенности будет содержать постоянный текст стан-
дартного документа, который следует вводить с помощью клавиатуры,
и переменный текст, для которого в шаблоне необходимо создавать
текстовые поля формы с помощью панели инструментов Формы.
Для удобства последующего использования шаблона доверенности
в окно Параметры текстового поля вносите справочную информацию
(в Текст по умолчанию), которая будет помогать заполнять шаблон
при оформлении конкретной доверенности. У вас должен получиться
такой шаблон, как на рисунке ниже.
Образец шаблона доверенности представлен на рис. 3.33.
55
Рис. 3.33. Образец шаблона доверенности
4. Сохраните созданный вами образец доверенности как шаблон в
файле доверенность.dot в папке Шаблоны. Закройте в Word окно с
созданным вами шаблоном.
3. Создание описи шаблона в Optima-WorkFlow.
Создайте два хранилища Бухгалтерия и Отдел кадров. Для Бухгалтерии, используя информацию 1 пункта данной практической работы,
самостоятельно добавьте созданный шаблон в опись.
Самостоятельная работа. Для Отдела кадров создайте шаблон анкеты, заполняемой претендентом на рабочее место, и добавьте его в
опись.
3.5.4. Практическая работа № 5. Работа с регистрационной
карточкой в Optima-WorkFlow
1. В Optima-WorkFlow создать три хранилища с двумя пользовате-
лями в каждом.
2. Подключить три шаблона, для каждого из которых создать по
одной регистрационной карточке (образец представлен на рис. 3.34).
Перечень документов, которые не подлежат регистрации:
копии документов;
56
графики и заявки;
справки и информация для принятия к сведению;
планы и программы;
рекламные сообщения, плакаты, прейскуранты;
приглашения, поздравительные письма;
печатные издания (книги, журналы и тому подобное);
отчеты, статистические отчеты.
Рис. 3.34. Образец регистрационной карточки
3. Составить для каждой из регистрационных карточек маршрут-
ную схему.
3.5.5. Практическая работа № 6-7. Подключение ранее созданной базы данных в Optima-WorkFlow
1. Подключить ранее созданную базу данных:
57
- выбрать в Мастере базы данных опции: настройка источника
данных ODBC;
- тип используемой базы данных: MS Access;
- скопировать файл готовой базы данных Test.mdb из папки
«Управление информационными ресурсами» на Рабочий стол;
- в Мастере базы данных указать путь к файлу используемой базы
данных: Test.mdb;
- источник: OWF1;
2. Запустить Администратора (Учетная запись – ADMIN, пароль –
1) и ознакомиться с содержимым Хранилищ, Пользователей и Словарей.
3. Создать следующие регистрационные карточки: Внутрішні до-
кументи, Вихідний документ, Доручення (рис. 3.35-3.38).
Рис. 3.35. Иерархия регистрационных карточек
58
Рис. 3.36. Образец регистрационной карточки Внутрішні докумен-
ти
Рис. 3.37. Образец регистрационной карточки Вихідний документ
59
Рис. 3.38. Образец регистрационной карточки Доручення
3.5.6. Практическая работа № 8. Контрольная работа № 1
В системе OPTIMA WorkFlow создайте иерархическую структуру,
регистрационную карточку и шаблон документа для следующих видов
деятельности и документов:
1. Документ – счет–фактура. Процесс – продажа определенного
вида товара через магазин (продавец–магазин);
2. Документ – заказ. Процесс – продажа товара через Интернет–
магазин (оформление заказа, доставка товара, оплата товара и т. д.);
3. Документ – зачетная ведомость. Процесс – реализация учебно-
го процесса по образовательным программам (преподаватель – студент);
4. Документ – служебная записка. Процесс – подготовка и согла-
сование служебной записки, рассмотрение служебной записки и подготовка ответа (информация – руководство).
5. Документ – распоряжение. Процесс – подготовка и согласова-
ние проекта, рассмотрение распоряжения и контроль выполнения (информация – руководство).
6. Документ – договор. Процесс – создание проекта договора, его
согласование, подписание и регистрация (работник – руководство).
7. Документ – приказ о принятии на работу. Процесс – обеспече-
ние потребностей предприятия в персонале, согласование, подписание
и регистрация (работник – руководство).
8. Документ – приказ об увольнении. Процесс – управление
увольнением служащих, согласование, подписание и регистрация (работник – руководство).
60
9. Документ – личное дело работника. Процесс – обеспечение по-
требностей предприятия в персонале, согласование и регистрация (работник – руководство).
10. Документ – платежная ведомость. Процесс – формирования
платежной ведомости (работник – руководство).
3.6. Вопросы для самоконтроля по теме № 3
1. Понятие информационного потока.
2. Типы информационных потоков предприятия.
3. Структура информации, которая используется предприятием.
4. Горизонтальный и вертикальный информационные потоки.
5. Матрица классификации информации в компании.
6. Источники информации.
7. Малый цикл информации.
8. Большой цикл информации.
9. Каналы поступления информации.
10. Требования, предъявляемые к управлению информационными
ресурсами организации.
11. Жизненный цикл информационного ресурса.
12. Цикл PDCA.
13. Стандарты CALS.
Тема 4. Информационная логистика
4.1. Сущность логистики.
4.2. Сущность информационной логистики.
4.3. Цели и задачи логистической информационной системы.
4.4. Вопросы для самоконтроля по теме № 4.
4.1. Сущность логистики
Начало широкого применения понятийно-терминологического
аппарата логистики в экономике и управлении приходится на 60-70ые годы XX века и связано с общим развитием менеджмента как науки, а также бурным развитием информационно-коммуникационных
технологий (ИКТ). Возможность мониторинга всех этапов движения
сырья, деталей и готовой продукции на базе ИКТ позволила увидеть
огромные потери, которые имеют место в традиционных схемах
управления материальными потоками. Это дало толчок к поиску путей
уменьшения таких потерь. Результатом этого и стала концепция логистического менеджмента – логистика.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]