Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление информационными ресурсами. Методическое пособие для бакалавров по специальности 6.030502 «Экономическая кибернетика»
.pdf
61
Логистика – это наука об управлении и оптимизации материаль-
Этап развития
логистики
Функция
Разновидность
потока
1920-1950
(фрагментация)
Прогнозирование спроса, закупка, организация упаковочных работ, грузоперевозка, складирование
Материальный
1960
(становление)
Управление распределением,
управление заказами, транспортировка, управление запасами в сбыт, обслуживание
потребителей
Материальный
1970
(развитие)
Планирование потребностей,
производственное планирование, управление запасами в
производстве, технологическая транспортировка
Материальный
Информационный
1980-1990
(интеграция)
Управление информационными потоками, управление
финансовыми потоками,
управление сервисным обслуживанием
Материальный
Информационный
Финансовый
Сервисный
ных потоков, потоков услуг и связанных с ними информационных и
финансовых потоков в определенной микро-, мезо- или макроэкономической системе для достижения поставленных перед ней целей.
Логистика включает в себя оптимальное управление определен-
ной разновидностью потоков. Виды потоков усложнялись с развитием логистики (табл. 4.1).
Таблица 4.1
Взаимосвязь этапов развития логистики с основными функциями и
видами управляемых потоков [18]
Развитие информационно-коммуникационных технологий усилило
понимание того, что наравне с материальными необходимо управлять
сопутствующими информационными потоками, и именно тогда возник термин «информационная логистика».
62
4.2. Сущность информационной логистики
Логистический менеджмент
Логистика производствен-
ных запасов
Распределительная логистика
Закупочная логистика
Транспортная логистика
Основные
подсистемы
Обеспечивающие подсистемы
Информационная логистика
Финансовая логистика
Сервисная логистика
Место информационной логистики в общей системе логистики
может быть определено аналогично с местом подсистемы информационного обеспечения в системе управления организацией (рис. 4.1).
Рис. 4.1. Взаимосвязь основных и обеспечивающих подсистем в
системе логистического менеджмента [18]
Информационную логистику можно рассматривать и как функциональную отрасль логистического менеджмента, и как систему
управления информационными ресурсами предприятия, которая базируется на основных логистических принципах и подходах (согласованность, рациональность и точный расчет).
Информационная логистика – наука об управлении информаци-
онным обеспечением производственно-хозяйственных процессов организации, которая базируется на основных принципах логистики.
Вместе с распространением логистических систем на предприятиях все более становится ощутимой необходимость развития и внедрения в практику логистических информационных систем.
Объектом управления в логистической информационной системе
является информационный поток.
Логистическая информационная система – интерактивная
структура, включающая в себя персонал, оборудование и процедуры
(технологии), объединенные информационным потоком, который используется логистическим менеджментом для планирования, регулирования, контроля и анализа функционирования логистической системы.
63
Информационный поток – поток сообщений в устной, документ-
ной (бумажной или электронной) и других формах, сопутствующий
материальному или сервисному потоку в рассматриваемой логистической системе и предназначенный, в основном, для реализации управляющих функций.
Информационная функция – целеустремленный специализиро-
ванный вид управленческой деятельности, который генерируется информационной системой и характеризуется однородностью действий с
информацией любого вида.
Информационная процедура – часть информационной функции,
которая возникает в результате ее декомпозиции и характеризуется
совокупностью операций, связанных действиями с информацией.
Информационная операция – элементарное действие, которое не
подлежит дальнейшей декомпозиции в пределах информационной
процедуры и направлено на превращение или передачу информации.
Информационная сеть – совокупность компьютерно-
программных средств и пользователей информационных ресурсов,
которые объединены единственным информационным каналом с целью эффективной обработки и передачи информационных потоков.
Информационная цепь – множество звеньев информационной
системы, которые являются линейно-упорядоченными по информационным потокам с целью анализа или проектирования информационных процедур.
Информационный канал – объект взаимосвязи множества звень-
ев информационной системы, который служит для принятия и передачи информации.
Логистическая информационная система функционирует в соот-
ветствии с целями и задачами оптимального управления материальными и сопровождающими их потоками, причем эти задачи объединены как внутренними целями бизнес-организации, так и внешними целями.
В отличие от понятий «система» и «логистическая система» ин-
формационная логистическая система включает не только организацию процесса, но и его эксплуатацию.
Компонентами логистической информационной системы яв-
ляются компьютерные средства, которые функционируют на базе определенных программных средств, управляемые соответствующим
персоналом.
Информационный поток в логистической системе полностью гене-
64
рируется материальным потоком.
4.3. Цели и задачи логистической информационной системы
Все организации, независимо от формы собственности, в разной
степени зависят от сырья, материалов и услуг, которыми их обеспечивают другие организации, а конечный результат их деятельности прямо определяется реализацией готовой продукции.
Организация закупок и снабжение, распределение готовой продукции — в числе основных функций каждой организации, осуществление которых на должном уровне стало возможным лишь в результате
повсеместного внедрения компьютерных систем, которые способствуют повышению оперативности принятия управленческих решений и
их обоснованности.
Цель управления любой организацией – эффективное использование всех технических, экономических, организационных и социальных
возможностей для достижения высоких результатов деятельности организации. Главная цель информационной логистики – оптимально
обеспечить этот процесс необходимой информацией.
При формировании системы целей деятельности организации
должно быть обеспечено соблюдение требований подчиненности целей, их полноты, сравнимости, взаимосвязи, непротиворечивости, определенности, реальности.
Таким образом, главная цель информационной логистики, или
управления логистическими информационными системами, может
быть сформулирована как рациональное управление информационным
потоком по всей логистической сети на всех иерархических уровнях
(рис. 4.2) [18].
65
Цель
Рациональность управления информационными
потоками по всей логистической сети на всех иерар-
хических уровнях
Основные задачи
1. Организация
эффективного
функционирования информационных потоков
2. Рациональное обеспечение организованных
информационных потоков необходимыми ресурсами
3. Координация и
регулирование эффективного функционирования информационных потоков
Рис. 4.2. Взаимосвязь цели и основных задач информационной логистики
Рациональное управление допускает системное выполнение сле-
дующих типичных элементов управленческого цикла, общих для всех
организаций:
прогнозирование и планирование;
организация работы;
координация и регулирование;
активизация и стимулирование;
контроль, учет и анализ.
4.4. Вопросы для самоконтроля по теме № 4
1. Понятие логистики.
2. Взаимосвязь этапов развития логистики с основными функция-
ми и видами управляемых потоков.
3. Взаимосвязь основных и обеспечивающих подсистем в системе
логистического менеджмента.
4. Три основных логистических принципа.
5. Информационная логистика и логистическая информационная
система.
6. Информационный поток, информационная функция.
7. Информационная процедура и информационная операция.
8. Информационная сеть, информационная цепь и информацион-
ный канал.
9. Компоненты логистической информационной системы.
10. Цели и задачи логистической информационной системы.
66
Тема 5. Информационные технологии в управлении документооборотом
5.1. Цели внедрения системы электронного документооборота.
5.2. Требования к системам автоматизации документооборота.
5.3. Сравнение современных систем электронного документообо-
рота.
5.4. Особенности работы с модулями «Клиент» и «Диспетчер»
процессов в СЭД Optima-WorkFlow.
5.5. Вопросы для самоконтроля по теме № 5.
5.1. Цели внедрения системы электронного документооборота
Основной целью внедрения системы электронного документо-
оборота является создание на предприятии полноценной, развитой
системы управления потоками работ, в частности – документооборотом, механизмов выполнения технологических процессов обработки
документов, цепочек взаимосвязанных работ, а также организации
контроля и управления за этими процессами.
Для достижения этой цели необходимо:
обеспечить надежное хранение всех версий информационных
объектов, привлеченных к технологическим процессам обработки,
максимально удобную систематизацию хранилища в соответствии с
требованиями предприятия, например, по структурному, организационному и тематическому принципу;
организовать службы копирования – восстановление информа-
ции, которая хранится, обеспечение ее защиты от несанкционированного доступа;
формализовать деловые процессы обработки информации,
сформировать типичные маршрутные технологические схемы выполнения этих процессов;
определить круг лиц, которые привлекаются к участию в дело-
вых процессах обработки информации, уровней их полномочий и
прав;
автоматизировать использование средств криптографической
защиты и электронно-цифровой подписи и обеспечить за счет этого
повышение уровня безопасности данных;
автоматизировать работу пользователей по обработке инфор-
мации в рамках этапа технологического процесса в части обеспечения
доставки ему объекта обработки на рабочее место и рассылки обрабо-
67
танных версий объектов на дальнейшие этапы маршрутной технологической схемы;
автоматизировать функции управления процессами обработки
за счет извещения пользователей о документах, которые поступили на
обработку, об окончании нормативных сроков обработки, синхронизации работ в рамках одного технологического процесса и т.д.;
создать необходимые предпосылки для автоматизации кон-
кретных видов работ над информационными объектами на технологическом этапе: сканирование бумажных документов и распознавание
текста, взаимодействие со службами факсимильной связи, специализированными архивными системами и т.д.;
автоматизировать средства контроля над ходом выполнения
технологических процессов, касающихся обработки информационных
объектов или выполнения цепочки работ, за счет оперативного отражения текущего состояния процессов, отражение допущеных отклонений при выполнении работы от нормативных параметров, переопределение «критических путей» в маршрутных схемах и вычисление достоверного времени завершения процессов;
автоматизировать сбор данных о результатах выполнения тех-
нологических процессов и создание на их основе аналитических и статистических отчетов;
автоматизировать процессы регистрации документов по пра-
вилам делопроизводства, обеспечить механизмы аннотирования и
сбора резолюций, доставки отчетов о выполнении поручений.
5.2. Требования к системам автоматизации документооборота
Проблемы, которые решаются при автоматизации деятельности
компании, всегда специфические и во многом зависят от особенностей
ее бизнеса, инфраструктуры, административной структуры и многих
других факторов. Ко всем системам автоматизации офисной деятельности выдвигаются следующие требования:
простота и гибкость;
экономия;
открытость;
надежность.
Из всех офисных задач можно выделить две наиболее актуальные:
автоматизация коммерческой деятельности и автоматизация документооборота.
К системам автоматизации коммерческой деятельности, как прави-
68
ло, выдвигаются следующие требования:
обеспечение полного контроля за поступлением и продажей
товара;
взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского уче-
та;
разграничение доступа к информации;
максимальная автоматизация операций;
интеграция с корпоративным web-сервером;
регулярное обновление и поддержка системы фирмой-
производителем.
К системам автоматизации документооборота выдвигаются
следующие требования [21]:
наличие единого хранилища документов;
наличие полнофункциональной маршрутизации и средств про-
ектирования сценариев движения документов;
контроль за выполнением работ;
контроль за выполнением поручений;
развитая система построения отчетов;
возможность получения статистических и аналитических све-
дений;
работа в вычислительных сетях.
В наше время развитие информационных технологий привело к
появлению методов и средств, которые обеспечивают интегрированные решения по автоматизации офиса, что позволяет автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать
и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами. Появились информационные системы автоматизации документооборота.
Любая информационная система должна быть тесно связанной со
структурой организации. Таким образом, можно обеспечить безопасность данных, распределить полномочия пользователей. Современные
организации – это совокупность подразделений, филиалов, отделов и
офисов, которые обмениваются между собой информацией и выполняют отдельные части совместной работы. Основными фазами жиз-
ни неструктурированной информации в офисе являются [14]:
ввод информации в систему;
хранение, навигация, поиск и фильтрация документов;
коллективная работа с документами;
69
вывод информации из системы.
Схема жизненного цикла представлена на рис. 5.1.
Рис. 5.1. Схема жизненного цикла неструктурированной информации в
организации
Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с до-
кументами строятся на технологиях groupware и workflow.
Технология groupware ориентирована на небольшие рабочие
группы, характеризуется поддержкой выполнения одной коллективной
задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка
ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с
помощью разных методов доступа: сетевого доступа к файлам и базе
данных; локальной и глобальной электронной почты (включая конференции и дискуссии); терминального доступа, пересылки файлов и
электронных досок объявлений; пересмотром и интерпретацией гипертекстовых документов.
При коллективной работе важным является наличие блокирования
для решения конфликтов при общем использовании ресурсов, санкционирования доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности поддерживается шифровкой и электронными подписями. К
системам, построенным по технологии groupware, можно отнести следующие – Lotus Notes, Microsoft Office, Perfect Office.
Технологии класса workflow применяются для автоматизации до-
70
кументооборота в средних и больших офисах, и для них является ха-
ОбрабаАдресуется
Отвечает за
Влияет на
Участвует в
Несет в себе
Вмещает
Входит в
Объект
Процесс
Исполнитель
Событие
Операция
рактерной поддержка работы многопользовательского режима с несколькими задачами одновременно; четкая структуризация работ по
ролям и документам с контролем их выполнения. К системам, построенным по технологии workflow, можно отнести следующие –
Staffware, OPTIMA-WorkFlow [21], Action WorkFlow.
Буквальный перевод термина «workflow» – «поток работ». Более
информативным является определение продуктов класса workflow
как программных систем, которые обеспечивают полную или частичную координацию выполнения производственных операций (заданий,
работ, функций), которые складывают структурированные бизнеспроцессы предприятия.
В основе технологии Workflow лежат следующие понятия:
1. Объект – информационный, материальный или финансовый
объект, который используется в бизнес-процессе (письмо, оборудование, счет).
2. Событие – внешнее (не контролируемое в рамках процесса)
действие, которое состоялось с объектом (получение письма, поломка
оборудования, изменение ставки налога).
3. Операция – элементарное действие, выполняемое в рамках рас-
сматриваемого бизнес-процесса (подготовка письма, замена оборудования, оплата счета).
4. Исполнитель – должностное лицо, отвечающее за выполнение
одной или нескольких операций бизнес-процесса (менеджер, сотрудник архива, директор).
Взаимоотношения между базовыми понятиями технологии
workflow отражены посредством концептуальной информационной
модели, представленной на рис. 5.2 [18].
Рис. 5.2. Концептуальная информационная модель технологии
workflow
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]