Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Управление информационными ресурсами. Методическое пособие для бакалавров по специальности 6.030502 «Экономическая кибернетика»
.pdf
21
образованием, здравоохранением, социальной защитой и тому подобное.
Органы социальной защиты населения, труда и занятости обслу-
живают около 14 млн. пенсионеров, плательщиков разных видов денежных выплат и адресной помощи.
Услуги по обеспечению граждан, предприятий, учреждений и организаций нормативно-правовой информацией предоставляют, в частности:
– ЗАО «Информтехнология» (компьютерная правовая система
«Нормативные акты Украины» с объемом информации около 50 000
документов);
– информационно-аналитический центр «Лига» (компьютерная
правовая библиотека «Закон» с объемом информации около 50 000
документов).
2.4. Вопросы для самоконтроля по теме № 2
1. Основная задача «Национальной программы информатизации
Украины».
2. Основные направления государственной информационной поли-
тики в области информационных ресурсов.
3. Назначение «Концепции формирования системы национальных
электронных информационных ресурсов».
4. Понятие системы национальных ресурсов. Понятие реестра ре-
сурсов.
5. Основа нормативно-правового обеспечения формирования, ис-
пользования и защиты национальных ресурсов Украины.
6. Основные категории государственных информационных ресур-
сов Украины.
7. Стратегия формирования системы ресурсов органов государст-
венной власти Украины.
8. Организационная структура системы национальных ресурсов
Украины.
9. Реализация государственной политики в сфере негосударствен-
ных ресурсов (задачи).
10. Фактическое состояние дел в формировании государственных
информационных ресурсов Украины.
22
Тема 3. Формирование и управление информационными ре-
сурсами организации
3.1. Информация – стратегический ресурс фирмы.
3.2. Источники стратегической информации.
3.3. Каналы получения информации.
3.4. Требования к системе управления информационными ресурса-
ми организации.
3.5. Реализация электронного документооборота средствами OP-
TIMA-WorkFlow.
3.6. Вопросы для самоконтроля по теме № 3.
3.1. Информация – стратегический ресурс фирмы
Любая организация – это динамическая структура, состояние кото-
рой определяется как внешним взаимодействием с окружающей средой, так и внутренним взаимодействием между ее элементами.
Предприятие должно иметь как можно более полную информацию
о состоянии и динамике как внешней, так и внутренней среды.
Информационные ресурсы создают условия для реагирования на
изменение внешней среды. Информация является тем средством, которое создает условия для адекватной реакции фирмы на вызов внешней среды, а это и есть понятие стратегического ресурса. Стратегическая информация является обязательным сырьем для выработки любого решения, без которого наилучшие планы обречены на неудачу.
Информационный поток – это совокупность сообщений, которые
циркулируют в системе и необходимы для осуществления процессов
управления. Информационный поток характеризуется источником
возникновения, направлением, периодичностью, степенью постоянства, структурой, объемом и плотностью, видом носителя информации,
информационной емкостью отдельных сообщений, степенью использования.
В целом выделяют три типа информационных потоков, которые
касаются состояния предприятия (рис. 3.1.): внешний, внутренний,
исходящий [15, 18].
Внешний информационный поток характеризует внешнюю сре-
ду фирмы, которая состоит из фонового потока и делового.
Внутренний информационный поток характеризует производственный, технологический, научный, трудовой потенциал организации,
научно-технологическую политику, которую проводит фирма, взаимоотношения в коллективе, преимущества руководства.
23
Предприятие
Внешний
Внутренний
Исходящий
Рис. 3.1. Информационные потоки предприятия
Предприятие
Информация, используемая предприятием
Внешняя
Внутренняя
Сведения о научно-технических
достижениях в сфере деятельности
предприятия
Оперативные показатели,
характеризующие состояние
деятельности предприятия
Показатели интенсивности
вложения средств
Показатели состояния и тенденции
развития рынков продукции
(основных, смежных,
перспективных)
Информация об изменениях в
политике, законодательстве и
социальной сфере
Прогнозная информация о
вероятных точки прорыва в сфере
деятельности предприятия
Показатели оперативного
производственного потенциала
предприятия
Показатели интенсивности
вложения средств
Показатели уровня НИОКР
Показатели перспективы развития
предприятия
Данные о динамике кадров и
кадровое обеспечение предприятия
Показатели защиты технической и
интеллектуальной собственности
Исходящий информационный поток характеризует внутреннюю
среду фирмы и предназначен для внешних пользователей.
Структура внешней и внутренней информации, которая использу-
ется предприятием, приведена на рисунке 3.2 [14, 18].
Рис.3.2. Структура информации, которая используется предприятием
24
Кроме того, информационные потоки различают по направлению
движения: горизонтальный и вертикальный.
Горизонтальный информационный поток связывает объекты,
которые находятся на одном уровне управления. Например, на предприятии горизонтальный поток могут создавать:
совещания руководителей смежных подразделений, задейство-
ванных в исполнении общих заданий;
совещания руководителей подразделений, которые имеют похо-
жие производственные задачи;
работа в пределах рабочих групп (управление проектом).
Вертикальный информационный поток связывает объекты раз-
ных уровней. Вертикальные информационные потоки могут быть:
восходящими – отчеты о выполнении заданий, предложения
относительно усовершенствования технологии и др., с помощью которых руководство информируют о текущих и возможных проблемах, о
возможных вариантах решений;
нисходящими, то есть направленными от органов управления
высшего уровня к более низкому, они сообщают подчиненным о текущих заданиях, конкретных поручениях, изменении приоритетов и
др.
С точки зрения доступности информация может быть:
- общедоступной, то есть это та информация, которую можно
получить свободно и бесплатно (библиотеки, периодические издания и
тому подобное) или на коммерческой основе (например, на основе заключения договора об информационном обслуживании с любым специализированным агентством);
- частную, то есть конфиденциальную информацию, которая
контролируется ее владельцем (например, для банков – список банковских клиентов и счетов или полный перечень акционеров банка, с
указанием судьбы каждого акционера).
С точки зрения менеджмента, необходимо составить матрицу, которая классифицирует информацию, имеющуюся в компании (табл.
3.1).
25
Матрица классификации информации в компании
Явная
Неявная
Декларативная информация (записи,
отчеты, показатели)
ДЯ:
Систематизированная
информация в корпоративной БД и хранилищах
данных
ДН:
Первичные массивы и
файлы данных, личные
данные и заметки
Процедурная информация (политика, правила, регламент)
ПЯ:
Документируемые корпоративные стандарты (в
т.ч. правила принятия
решений)
ПН:
Личные и недокументируемые бизнес-правила и
процедуры реализации
деятельности
Каждый из квадрантов этой матрицы задает необходимость реше-
ния определенных задач:
ДН: выделение ценной информации и перевод ее в квадрант
ДЯ.
ДЯ: повышение уровня структурированности и интерпретиро-
ванности данных, системное представление информации – от «целей к
рабочим отчетам и записям».
- ПН: выделение недокументируемой деятельности – ценных биз-
нес-правил и процедур, перевода их в квадрант ПЯ.
- ПЯ: повышение качества и уровня системности документов формировнаие структурированного пакета корпоративных стандартов
«от миссии к рабочтм инструкциям».
В зависимости от субъекта, который получает, распространяет и
прорабатывает информацию (орган управления или его работник),
различают аналитическую, прогнозную, справочную, ознакомительную, рекомендательную и другую информацию.
Источником информации может быть как объект, отражением
которого является информация, так и субъект, который создает и распространяет ее.
С точки зрения пользователя к качеству информации выдвигаются
такие требования:
1. Соответствие и своевременность информации.
2. Достоверность информации.
3. Сравнимость информации.
4. Доступность и понятность информации.
5. Конфиденциальность информации.
Таблица 3.1
26
Барьеры на пути информационных потоков в организации:
Клиент
Конкурент
Поставщик
Исследовательские
центры
Специальные ресурсы
Предприятие
1.Искривление сообщений (неумышленные, преднамеренные).
2. Информационные перегрузки.
3. Неудовлетворительная структура организации.
В целом стратегическое управление внешними информационными
потоками – средство современного менеджмента, использование которого во многом решает задачу повышения конкурентной способности
предприятия.
3.2. Источники стратегической информации
Использование информации для принятия стратегических решений
требует от фирмы умения отбирать полезные для себя сведения, поскольку объем данных о ее окружении может быть очень большим
(рис. 3.3). Важным вопросом информационных служб является выбор
источников, которые являются наиболее рациональными с точки зрения оперативности, достоверности, полноты, полезности и стоимости
предоставляемой информации. Полезность источника информации
определяют два качества - актуальность и конфиденциальность.
Для эффективного сбора информации необходима четкая постановка целей, определение соответствующих средств, установление
пределов и объемов информационных потоков. Информационный интерес фирмы должен быть сосредоточен в первую очередь на тех областях, относительно которых у предприятия существует наибольшая
Рис. 3.3. Источники информации
27
неопределенность [11, 14, 18].
Сбор
Источники
Обработка
Стратегические информационные потребности включают в себя
все, что может долгосрочно влиять на деятельность предприятия. Это
могут быть тенденции развития отрасли, в которой действует предприятие, поведение потребителей, действия существующих или потенциальных конкурентов, а также разного рода случайности (климатические условия, изменения моды и т. д.).
На основе обнаруженных потребностей целесообразно составить
картотеку направлений для наблюдения:
1.Технологический процесс: сырье, технологии, окружение, кото-
рое влияет на деятельность предприятия.
2. Действующие лица (игроки): действующие конкуренты (информация по каждому из них), акционеры и союзники, объединение с другими фирмами, поглощение других предприятий, бюджет и его распределение, кадровые изменения.
3.Потенциальные конкуренты: производители оборудования и похожих продуктов, торговый оборот, кадровые изменения в руководстве, поглощение других предприятий.
4. Диверсификация: наблюдение за теми отраслями деятельности,
в которых используется продукция фирмы, пожарная служба, работы с
химическими продуктами, работы с ядерными материалами, авиация,
космонавтика, транспорт.
После выделения направлений для наблюдения определяются источники информации, происходит сбор информации и ее обработка –
«малый цикл информации» (рис. 3.4).
Рис. 3.4. Малый цикл информации
«Малый цикл информации» входит в «большой цикл информации», представленный на рис. 3.5.
28
Цель
Необходимость
Базы
Источники
Сбор
Обработка
Распределение
Окружающий
мир
Действия
Рис.3.5. Большой цикл информации
На основе результатов обработки происходит распределение ин-
формации по определенным направлениям. В частности, это те направления, в которых проявилась необходимость в информации. В соответствии с полученной информацией предприятие действует дальше.
Если полученные результаты полностью удовлетворяют предприятие, то «большой цикл информации» на этом завершается, а если нет
– возникает новая необходимость в информации, и «большой цикл
информации» продолжается.
3.3. Каналы получения информации
Источники информации многочисленны и разнообразны, например, от одного клиента вам стало известно, что ваш конкурент готовится выпустить новую продукцию; поставщик известил, что этот
конкурент предоставил ему важный заказ на поставку; банкир сообщил, что осуществил кредитование и т.д. Вся эта информация может
поступать разными каналами.
Можно выделить следующие каналы поступления информации
[18]: текст, фирма, консультант, беседа, «джокер».
Канал текст охватывает такие источники: общие публикации,
специальные публикации и банки данных.
Канал фирма, который появляется в результате контактов персонала предприятия со всеми партнерами. Он объединяет такие источники: клиенты, поставщики, банкиры, распорядители и агенты. Вместе
с персоналом, который в известной мере контактирует с другими организациями, – этот канал составляет внутреннюю сеть предприятия.
Канал консультант объединяет общественные службы, консультантов и администрацию. Он предоставляет информацию в форме
консультаций, экспертиз и т.д.
29
Канал беседа охватывает такие источники, как ярмарки, салоны и
конференции.
Канал «джокер» – канал, через который поступает информация
случайно.
3.4. Требования к системе управления информационными ресурсами организации
Руководителям фирм, которые планируют улучшить свой бизнес,
осуществляя эффективное управление информационными ресурсами,
стоит принять во внимание следующие рекомендации [12, 18]:
1. Наличие информации само по себе не решает все проблемы
управления, лишь только определяет перечень мероприятий, которые
необходимо осуществить.
2. С полученной информацией необходимо работать.
3. Работа с информацией сократит запас свободного времени лично
руководителя и сотрудников.
4. Придется сдерживать сопротивление лиц среднего и низшего
уровня управления.
5. Оценивайте стоимость получаемой информации, чтобы цена не
стала выше коммерческой стоимости результата ее использования.
6. Информация, предоставленная специалисту, является для него
сырьем и инструментом; чем качественнее сырье и совершенней инструмент, тем эффективнее и производительнее будет труд специалиста
при решении проблемы.
Требования, предъявляемые к управлению информационными ресурсами организации, выражаются в решении следующих задач:
1. Управление процессами обработки и обмена информацией.
Включает в себя следующие мероприятия:
- регуляция информационных потоков - информация должна быть
структурирована по определенным категориям, должны быть определены потребители каждой категории информации и каналы ее получения;
- организация системы обратной связи, с помощью которой орган
управления получает информацию о текущем состоянии объекта
управления;
- внедрение современных информационных технологий.
Современные концепции управления информационной деятельностью на предприятиях широко применяют идеи информационной логистики для построения моделей информационной деятельности пред-
30
приятия, которые отражают взаимосвязи между информационными
Использование
информации
Создание, сбор, хранение, поиск
и просмотр информации
Определение целей и информации,
необходимой для их достижения
потоками.
Внедрение компьютерных технологий позволяет применять ме-
неджмент деловых процессов (workflow management), который представляет собой управление информационной логистикой на базе компьютерной технологии и имеет целью обеспечение деятельности по
выполнению хозяйственных задач необходимой информацией соответствующего вида, объема, качества, в соответствующие сроки и в
соответствующем месте [21].
Ввиду того, что значительную часть информационных потоков в
организации составляет персональная, или скрытая, информация, в
последние годы интерес специалистов нацелен на концепцию управления знаниями - knowledge management. Управление знаниями – это
организация управленческих действий на базе всех информационных
ресурсов фирмы. Цель – обнаружить и преобразовать в интересах
фирмы всю имеющуюся информацию, опыт и квалификацию работников для повышения качества обслуживания клиентов и сокращения
периода реагирования на смену рыночных условий.
2. Управление использованием информации основывается на кон-
цепции жизненного цикла информационного ресурса, модель которого
представлена на рис. 3.6. [14]
Рис. 3.6. Жизненный цикл информационного ресурса
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]