Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Экологический аудит в подземном строительстве. Учебное пособие
.pdf
определятьи обеспечиватьпрограмму необходимыми ресурсами
Улучшение
Компетентность и
Выполнение
Проверка
(схемапроцессауправленияпрограммойаудитаприведенанарис.1.1).
Если в организации, в которой проводится аудит, одновременно
действуютсистемы менеджмента качества и экологического менеджмента, то возможно, что программа аудита будет включать комплексныйаудит.
РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОЛНОМОЧИЙ ПО ПРОГРАММЕ АУДИТА
Разработка программы аудита:
• цели и объем;
• ответственные;
• ресурсы;
• процедуры
Планирование
При совместном аудите согласно программе сотрудничают две
илиболеепроверяющиеорганизации.Приэтомнеобходимообратить
особоевниманиенаразделениеобязанностей,обеспечениедополнительными ресурсами. Аудиторские группы должны обладать дополнительной компетентностью и иметь соответствующие процедуры.
Этивопросынеобходимосогласоватьдоначалааудита.
Программааудитатакжевключаетпланирование,обеспечениересурсами,разработкупроцедурдляпроведенияаудитоввобъемепрограммы.
Для того чтобы спланироватьаудиты и провестиих, необходимо
определитьцелипрограммаудитов.
Внедрение программы аудита:
• план-график аудиторов;
• оценивание аудиторов;
• формирование аудиторской группы;
• руководство работами по аудиту;
Действие
• ведение записей
программы аудита
Мониторинг и анализ программы
• мониторинг и анализ;
• определение потребностей в
корректирующих и
предупреждающих действиях;
• идентификация возможностей для
улучшения
аудита:
оценка аудиторов
Деятельность в
области аудита
Рис.1.1.Последовательностьпроцессов
управленияпрограммойаудита
11
Дляопределенияцелейнеобходиморассмотреть[2]:
приоритетыруководства;
коммерческиенамерения;
требованиясистемыменеджмента;
законодательныетребования,требованиярегламентовитребова-
ния,предусмотренныеконтрактом;
необходимостьоценкипоставщика;
требованияпотребителя;
потребностизаинтересованныхсторон;
рискиорганизации.
На объем программы аудита влияют размер, вид деятельности,
сложностьструктурыпроверяемойорганизации,атакже:
область, цели и продолжительность каждого осуществляемого
аудита;
частотапроводимыхаудитов;
количество,важность, комплексность, степень сходства, место-
положениеподразделений,подлежащихаудиту;
стандарты,законодательные,нормативныеиконтрактныетребо-
ванияидругиекритерииаудита;
потребностиваккредитацииилирегистрации/сертификации;
заключенияпорезультатампредыдущихаудитовилианализре-
зультатовпредыдущихпрограммаудитов;
любые проблемы, связанные сязыком,культуройилисоциаль-
нымивопросами;
мнениязаинтересованныхсторон;
существенныеизмененияворганизацииилиеедеятельности.
Ответственность за управление программой аудита возлагают на одноили на нескольких лиц, имеющих общее представление
опринципахаудита,компетентностиаудитораипримененииметодов
аудита. Эти лица также должны обладать навыками менеджмента,
техническимииэкономическимизнаниямивтойобласти,котораябудетпроверяться.
Ответственныезауправлениепрограммойаудитадолжны[2]:
определятьцелииобъемпрограммыаудита;
определятьответственностьипроцедуры,атакжегарантировать
обеспечениенеобходимымиресурсами;
внедрятьпрограммуаудита;
вестизаписипопрограммеаудита;
осуществлятьмониторинг,анализиулучшениепрограммыаудита.
12
При определении ресурсов для программы аудита необходимо
учитывать:
финансовые ресурсы для развития, внедрения, управления и
улучшениядеятельностипоаудиту;
методыпроведенияаудитов;
процессы по достижению и поддержанию компетентности и
улучшениюдеятельностиаудиторов;
наличие аудиторов и технических экспертов,обладающих ком-
петентностью, требуемой для достижения конкретных целей программыаудита;
объемпрограммыаудита;
времявпутиаудиторов,обустройствоидругиепотребностидля
проведенияаудита.
Процедуры программы аудита включают в себя:
планированиеисоставлениепланов-графиковаудитов;
обеспечение компетентности аудиторов и руководителей групп
поаудиту;
подбор соответствующих аудиторских групп и распределение
ролейиответственности;
проведениеаудитов;
выполнениедействийпорезультатамаудита,еслитребуется;
поддержаниезаписейпопрограммеаудита;
мониторингпоказателейрезультативностипрограммыаудита;
отчетность перед высшим руководством по всей проделанной
работепопрограммеаудита.Длямалыхпредприятийупомянутаядеятельностьможетбытьвыполненаввидеоднойпроцедуры.
Внедрение программы аудита включает в себя:
доведениепрограммыаудитадоучаствующихсторон;
координацияикалендарноепланированиеаудитовидругойдея-
тельности,связаннойспрограммойаудита;
определениеиподдержаниепроцессаоценкиаудиторовиихне-
прерывногопрофессиональногороста;
формированиеаудиторскихгрупп;
предоставлениенеобходимыхресурсовгруппампоаудиту;
проведениеаудитоввсоответствииспрограммойаудитов;
управлениезаписямипоаудиту;
анализиутверждениеотчетовпоаудитуиихрассылказаказчи-
камаудитовизаинтересованнымсторонам;
действияпорезультатамаудита,еслиэтотребуется.
13
Записи по программе аудита должны включать в себя:
записи,связанныесотдельнымиаудитами:планыаудита,отчеты
(акты)поаудиту,отчетыонесоответствиях,отчетыпокорректирующимипредупреждающимдействиям,отчетыодействияхпорезультатамаудита,еслиэтотребуется;
результатыанализапрограммыаудита;
записио персонале, привлекаемом к аудиту:оценкакомпетент-
ности аудитораиегодеятельности,выбораудиторскойгруппы,поддержаниеиповышениекомпетентности.
Записидолжныхранитьсяидолжнымобразомбытьзащищены.
Должен проводиться мониторинг внедрения программы аудита,
ачерез определенные интервалывремени– анализ достижения це-
лейиидентификациявозможностейулучшенияпрограммы.Орезультатаханализанеобходимодокладыватьвысшемуруководству.
Показателидеятельностидолжныбытьиспользованыдлямониторингаследующиххарактеристик:
возможностиаудиторскойгруппыреализоватьпланаудита;
соответствиепрограммамаудитовипланам-графикам;
обратнаясвязьот заказчиковаудита,проверяемыхорганизаций
иаудиторов.
Анализпрограммыаудитадолженохватывать:
результатымониторингаиустановленныетенденции;
соответствиепроцедурам;
выявлениепотребностейиожиданийзаинтересованныхсторон;
записипопрограммеаудита;
альтернативныеилиновыеметодикивобластиаудита;
согласованностьдействийаудиторскихгруппвсходныхситуациях.
Результатыанализапрограммыаудитамогутпривестиккорректирующимипредупреждающимдействиямиулучшениюпрограммыаудита.
Типоваяблок-схемапроведенияаудитаприведенанарис.1.2.
Начальнымэтапомпроведенияаудитаявляетсяегоорганизация.
Впервуюочередьответственныезауправлениепрограммойаудитадолжныназначитьруководителяконкретной аудиторскойгруппы.
Припроведениисовместногоаудитадоначалааудитаважнодостичь
соглашениямеждупроверяющимиорганизациямиотносительнообязанностей каждой организации и, в частности,относительно полномочийруководителяаудиторскойгруппы,назначенногонааудит.
14
Длякаждогоаудитанеобходимоопределитьцели,областьикрите-
ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТА:
Проведение аудита на месте:
ЗАВЕРШЕНИЕ АУДИТА
риивпределахпрограммыаудита.
• назначение руководителя аудиторской группы;
• определение целей, области и критериев аудита;
• определение возможности аудита. Выбор аудиторской группы;
• установление начального контакта с проверяемой организацией
• анализ соответствующих документов системы менеджмента, включая
записи и определение их адекватности, исходя из критериев аудита
• разработка плана аудита на месте;
• распределение работ в аудиторской группе;
• подготовка рабочей документации
• проведение предварительного совещания;
• обмен информацией во время аудита;
• роль и обязанности сопровождающих и наблюдателей;
• сбор и верификация данных;
• работа с выводами по аудиту;
• подготовка заключения по результатам аудита;
• проведение заключительного совещания
Подготовка, утверждение и рассылка отчета (акта) по аудиту:
• подготовка отчета по аудиту;
• утверждение и рассылка отчета
Выполнение анализа документов:
Подготовка к аудиту на месте:
Выполнение действий по результатам аудита
Рис.1.2.Типоваясхемапроведенияаудита
Целиаудитавключаютвсебя:
определениестепенисоответствиясистемыменеджментапрове-
ряемойорганизацииилиеечастейкритериямаудита;
оценку возможности системы менеджмента обеспечиватьсоот-
ветствиезаконодательнымтребованиям,нормативнымтребованиями
требованиямконтракта;
15
оценкурезультативностисистемыменеджментадлядостижения
кон-кретныхцелей;
идентификацию областей потенциального улучшения системы
ме-неджмента.
Областьаудитаописываетсодержаниеиграницыаудита,месторасположение, структурные подразделения, деятельность и процессы,
которыеподвергаютсяаудиту,атакжесрокиаудита.
Критерииаудитаиспользуютввидеосновыдлясравнения,покоторойопределяютсоответствие.Критериимогутвключатьполитику,
процедуры,стандарты,законы,нормы,регламенты,требованияксистемеменеджмента,требованияконтрактовилисводыправилсекторовэкономикиилипредпринимательскойдеятельности.
Цели аудита определяет заказчик аудита. Область и критерии
аудитаопределяетзаказчикаудитаируководительаудиторскойгруппывсоответствииспроцедурамипрограммыаудита.Любыеизмененияцелей, области или критериев аудитадолжныбытьсогласованы
сучаствующимисторонами.
При комплексном аудите руководитель аудиторской группы долженобеспечитьсоответствиецелей,областиикритериеваудитасущностикомплексногоаудита.
Припроведенииаудитаследуетучитыватьследующиефакторы:
достаточность и наличие необходимойинформациидля планированияаудита;
адекватноесотрудничествоспроверяемойорганизацией;
наличиевремениинеобходимыхресурсов.
В случае невозможности проведения аудита необходимо предложить заказчику альтернативное решение на основе консультаций
спроверяемойорганизацией.
После решения о возможности проведения аудита необходимо
сформироватьаудиторскуюгруппусучетомкомпетентности,необходимойдлядостиженияцелейаудита.Еслиаудитпроводитодинаудитор,ондолженвыполнятьвсеобязанности,возлагаемыенаруководителяаудиторскойгруппы.
Приопределении численности и составааудиторскойгруппынеобходимоучитыватьследующиефакторы:
цели,область,критерииипродолжительностьаудита;
видаудита(комплексныйилисовместный);
общуюкомпетентностьгруппыпо аудиту, необходимуюдлядо-
стиженияцелейаудита;
16
законодательные требования, требования регламентов, требова-
нияконтрактовитребованиеоргановпоаккредитации/сертификации;
необходимостьобеспечениянезависимостиаудиторскойгруппы
отпроверяемойдеятельностииизбежанияконфликтаинтересов;
возможностичленоваудиторскойгруппырезультативносотруд-
ничатьспроверяемойорганизациейисовместноработать;
языкаудитаипониманиеспецифическихсоциальныхикультур-
ныхценностейорганизации(сучетомсобственногоопытааудиторов
илиприподдержкетехническогоэксперта).
Процессобеспеченияобщейкомпетентности аудиторскойгруппы
долженвключатьследующиеэтапы:
определение знаний и навыков, необходимых для достижения
целейаудита;
выборчленоваудиторскойгруппытакимобразом,чтобывгруп-
пепоаудитуимелисьвсенеобходимыезнанияиопыт.
Еслиаудиторываудиторскойгруппене обладают необходимыми
знаниямииопытом,вгруппувключаюттехническихэкспертов.Техническиеэкспертыдолжныработатьподруководствомаудиторов.
Вгруппупоаудитуможновключатьстажеров,ноонинедолжны
за-ниматься аудитом без руководства или методической помощи со
стороныаудиторов.
Изаказчик,ипроверяемаяорганизацияимеютправотребоватьзамены членов аудиторской группы по объективным причинам (член
аудиторской группы работал ранее в проверяемой организации или
же оказывал ей услуги по консалтингу, предыдущее неэтичное поведение). Причины доводят до сведения руководителя аудиторской
группыиответственногозауправлениепрограммой аудита,которые
должнысогласоватьсзаказчикомаудитаипроверяемойорганизацией
решениепозаменечленоваудиторскойгруппы.
Первоначальный контакт официального или неофициального характераспроверяемойорганизациейдляпроведенияаудитаустанавливаетответственныйзауправлениепрограммойаудитаилируководительаудиторскойгруппы.Цельпервоначальногоконтакта:
определение каналов обмена информацией с представителем
проверяемойорганизации;
подтверждениеполномочийдляпроведенияаудита;
предоставление информации попредлагаемомуграфику аудита
исоставуаудиторскойгруппы;
получениеразрешения на доступ к соответствующимдокументам,включаязаписи;
17
определениенеобходимыхправилобеспечениябезопасностира-
ботнаместе;
определениеподготовительныхмероприятийкаудиту;
согласование присутствия наблюдателей и сопровождающих
дляаудиторскойгруппы.
Прежде чем начать деятельность по аудиту на месте, анализиру-
ют документыпроверяемойорганизации,документыпосистемеменеджмента,записи,атакжеотчетыпопредыдущимаудитамсцелью
определениясоответствиясистемыдокументами критериям аудита.
Анализдолженучитыватьразмер,виддеятельностиисложностьорганизации,атакжецелииобластьаудита.Внекоторыхслучаях этот
анализ можетбыть отложен до начала проведения аудита на месте,
если это не нанесет ущерба результативности проведения аудита.
Вдругихслучаяхможетоказатьсянеобходимымпосетитьместопроведенияаудитадляполучениянеобходимойинформации.
Если документация признана неадекватной, то руководитель аудиторской группы должен проинформировать заказчика аудита, ответственных за управление программой аудита и проверяемую организацию. Необходимо принять решение по продолжению или
приостановкеаудитадо техпор,покапроблемыс документациейне
будутразрешены.
Руководитель аудиторской группы должен подготовить план
аудитадля согласованияс заказчикомаудита,аудиторскойгруппойи
проверяемойорганизацией.Наоснованиипланауточняютсрокивыполненияотдельныхработ,предусмотренныхпланом.Впланеаудита
должнынайти отражение область и уровень сложности аудитавзависимости,например,оттого,первоначальныйэтоилипоследующий
аудит,внутреннийиливнешний.Планаудитадолженбытьдостаточногибким,чтобыпомереосуществленияаудитанаместепринеобходимостиможнобыловнестиизменения,например,вобластьаудита.
Планаудитадолженвключать:
целиаудита;
критерииаудитаиссылочныедокументы;
областьаудита,включаяидентификациюорганизационныхифунк-
циональныхподразделенийипроцессов,которыебудутпроверяться;
датыиместапроведенияаудита;
ожидаемое время и продолжительность проведения аудита
наместе,включаясовещаниясруководствомпроверяемойорганизацииисовещаниягрупппоаудиту;
18
ролииобязанностичленоваудиторскойгруппыисопровождаю-
щихлиц;
распределение соответствующих ресурсов по «критичным ме-
стам»проведенияаудита.
Принеобходимостивпланаудитавключают:
определениепредставителейпроверяемойорганизациидляучастия
ваудите;рабочийязыкиязыкотчета(акта)поаудитутам,гдеонотличаетсяотродногоязыкааудитораи(или)проверяемойорганизации;
содержание отчета (акта) по аудиту; материально-техническое
обеспечение(средствапередвижения,оборудованиенаместеидр.);
все,чтокасаетсяобеспеченияконфиденциальности;
любыедействияпорезультатамаудита.
План должен быть проанализирован, принят заказчиком аудита
ипредставленпроверяемойорганизациипередначаломаудитанаместе.
Любыевозражениясостороныпроверяемойорганизациидолжны
быть разрешены с руководителемаудиторской группы и заказчиком
аудита.Любойпересмотренныйпланаудитадолженбытьсогласован
сзаинтересованнымисторонами.
Руководитель аудиторской группы должен распределить ответственность между членами группы за аудит конкретных процессов,
подразделений, участков, областей или видов деятельности. Такое
распределениедолжноучитыватьпотребностьвнезависимости,компетентности аудиторов и результативном использовании ресурсов,
атакжеразличнуюответственностьаудиторов,стажеровитехническихэкспертов.Длядостиженияцелейвпроцессеаудитамогутбыть
сделаныизменениявраспределенииответственности.
Членыаудиторскойгруппыдолжны анализироватьинформацию,относящуюсякраспределениюответственности,иготовитьдлярегистрациирезультатоваудитарабочиедокументы:контрольныелистыипланы
выборок для аудита; формы для регистрации данных, таких как подтверждающиесвидетельства,выводыаудитаипротоколысовещаний.
Использованиеконтрольныхлистовиформнедолжноограничиватьобъемпроверокприаудите,которыемогутизменитьсяврезультатеанализасобранныхвовремяаудитаданных.
Рабочиедокументы,включаязаписи,являющиесярезультатомиспользованиядокументов,следуетхранитьдозавершенияаудита.Документы,содержащиеконфиденциальнуюиличастнуюинформацию,
должнысохранятьсянадлежащимобразом.
19
Припроведении аудита на местепроводятпредварительноесовещаниесруководствомпроверяемойорганизацииили,гдеэтовозможно,стеми,ктоотвечаетзапроверяемыеподразделенияилипроцессы.
Цельпредварительногосовещания:
подтверждениепланааудита;
предоставлениекраткогообзорапланавыполненияаудита;
подтверждениеканаловобменаинформацией;
предоставление возможностейпроверяемойорганизации задать
вопросы.
В зависимости от сложности аудита может возникнуть необхо-димостьвзаключенииофициальногосоглашенияпообменуинформацией
входеаудитамеждуаудиторскойгруппойипроверяемойорганизацией.
Ваудиторской группе периодически проводятобменинформацией, оценивают ход аудита и, при необходимости, перераспределяют
обязанностимеждучленамиаудиторскойгруппы.
Вовремяаудитаруководительаудиторскойгруппыдолженпериодически обмениватьсяинформациейоходеаудитаивсехсвязанных
с этим вопросах с проверяемой организацией и заказчиком аудита.
Свидетельство, полученное во время аудита, относительно предполагаемого непосредственного и существенного риска (например,
связанногос безопасностью, охраной окружающей среды или качеством) должно быть без задержки доведено до сведения проверяемойорганизациии,еслинеобходимо,заказчикааудита.Информация,
выходящая за пределы области аудита, должна также приниматься
во внимание и доводиться до сведения руководителя аудиторской
группы,чтобыосуществитьобменинформациейспроверяемойорганизациейизаказчикомаудита.Еслисвидетельствоаудитауказывает
наневыпол-нимостьцелейаудита,руководительаудиторскойгруппы
должендоложитьпроверяемойорганизацииизаказчикуопричинах
принятиясоответствующихмер,включающихкорректировкуипереутверждениепланааудита,изменениецелей или области аудитаили
прекращениеаудита.
Любыеизмененияобластиаудита,которыемогутбытьзаметными
входевыполненияаудита,следуетанализироватьиутверждатьдолжнымобразом.
Сопровождающие лица и наблюдатели не являются аудиторами,
поэтомуонинедолжныоказыватьвлияниянапроведениеаудитаили
вмешиватьсявпроведениеаудита.Сопровождающиелица,назначенные проверяемой организацией, должны оказывать помощь группе,
20
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]