Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Русский язык и культура делового общения. Учебно-методическое пособие
.pdf
При знакомстве в деловой обстановке бывает необходимо дать рекомендацию тому или иному сотруднику для участия его в том или
ином проекте, деле.
Репутация вежливого, корректного, воспитанного человека в сегодняшних деловых отношениях далеко не последнее дело. Быть человеком, с которым приятно общаться, – значит быть преуспевающим
бизнесменом при наличии хорошей профессиональной подготовки.
Светская беседа
В условиях неофициального общения обсуждение деловых вопросов может перемежаться с обсуждением самых различных сторон человеческой жизни. При этом важно помнить, что, согласно нормам западноевропейского этикета, в число нежелательных тем входят: политика, религия, секс, здоровье, финансовые проблемы.
К числу наиболее обсуждаемых тем относятся: спорт, культура, гастрономия (за столом), погода, виды на урожай и т. п., т. е. темы, которые нельзя отнести к числу «конфликтных». Светская беседа, в отличие от деловой, не направлена на решение обсуждаемых вопросов.
Она как бы скользит по поверхности обсуждаемых предметов, не проникая глубоко в их суть. Целью светского общения является поддержание доброжелательных отношений с людьми, получение удовольствия
от общения. Отсюда широкое использование иронии, юмора в самых
различных языковых формах – шутка, анекдот, шутливый намек, занимательный рассказ и т.п.
Коснемся теперь немного вопросов, связанных с особенностями
речи перед микрофоном и телевизионнной камерой. Ситуации, когда в
деловом общении прибегают к названным выше формам выступ ления,
не столь уж редки. Специфика таких ситуаций заключается в том, что
выступающий не видит своей аудитории, он лишен возможности регулировать средства воздействия на слушателей. Кроме того, радио- и
телевизионная публика не просто рассредоточена в пространстве – она
рассредоточена психологически. Люди становятся радио- и телеаудиторией случайно.
При формировании образа выступающего немаловажным является знание предмета разговора, искренность и убежденность в своей позиции, умение донести ее до слушателей, проявление уважения
к аудитории и умение общаться с ней на равных (не поучать, не заискивать и т.п.).
В речевом поведении человека, выступающего в эфире (на радио и
ТВ), требуется соединить устно-литературную норму с нормой непринужденной разговорной речи при сохранении информативности, ясно-
81
сти сообщения. Чтобы этого достичь, необходимо строить выступление, используя принципы 1) разговорности; 2) диалогизации; 3) интимизации речи.
Принцип разговорности подразумевает экономное использование
лексики, четкую структурную организацию выступления, иформативную точность и доказательность тезисов.
Принцип диалогизации реализуется при наличии желания и готовности у обоих партнеров выразить свою позицию по отношению
к обсуждаемой проблеме, готовности воспринять и оценить позицию
партнера и активно взаимодействовать, наличии у партнеров общей
основы и определенных различий в решении обсуждаемой проблемы.
Принцип интимизации предполагает поиск особых форм выражения, рассчитанных на каждого слушателя в отдельности. Интимизация
снижает официальность общения, делает его более непринужденным.
Для достижения большего контакта со зрителем/слушателем, большей
доходчивости вполне допустимы использование неправильного порядка слов в предложении (инверсия), риторические вопросы, высказывания с вводными словами и предложениями и другие конструкции разговорного синтаксиса, а также соответствующей лексики.
Соблюдение принципа удобства звукового воспроизводства и слухового восприятия достигается:
– выделением в особые фразы (после точки, двоеточия, точки с запятой) придаточных предложений, вводимых союзами потому что, при-
чем, хотя, ибо, так как и т. п., а также фраз, присоединяемых к предыдущей фразе при помощи союзов а, и, но и др.;
– заменой громоздких цитат пересказом; расчленением в необходимых случаях сложных предложений на ряд простых; заменой конструкций с причастными оборотами, с отглагольными существительными, страдательными оборотами, с «нанизыванием» одинаковых падежей (чаще всего родительных) синонимичными синтаксическими
конструкциями (обычно с личным глаголом действительного залога);
– объяснением малоизвестных узкоспециальных терминов; заменой
словосочетаний типа выше было сказано, о чем будет сказано ниже
(выше и ниже – не для эфира) разговорными я уже говорил об этом,
об этом я скажу позже;
– умеренным использованием цифрового материала (в необходимых случаях можно округлять дробные наименования в больших числах, употреблять вместо цифр слова вдвое, больше половины и т. д.);
– заменой сокращенных слов (типа и т. д., и т. п., и др., т. е.) полными;
82
– обозначением апострофом места ударения в словах, вызывающих
затруднения у готовящего текст.
Одно из требований культуры звучащей речи – благозвучие – достигается путем подбора слов, удобных для произнесения и приятных
для слуха. Именно поэтому стоит избегать навязчивого повторения одинаковых и сходных звуков (например, отражательная звонкость может
возникнуть при произнесении таких согласных, как эти не-
достатки можно преодолеть с помощью четкой артикуляции, несколько сниженного темпа, устойчивого выдоха (чтобы избежать взрывного звучания)), употребления неблагозвучных словоформ, труднопроизносимых сочетаний звуков при соединении слов. В речевом потоке
звуки должны быть подобраны так, чтобы речь была легко произносимой и в то же время отчетливой. Поэтому стечение многих согласных или столкновение гласных создает неблагозвучную речь. Важна в
устном выступлении интонация, а также темп речи, паузы, тембр, тон
речи, мелодика, логическое ударение и словоударение. Еще одним советом, который поможет грамотно провести выступление на радио и
ТВ, будет такой: не следует изменять расстояние от микрофона, надо
говорить прямо в микрофон, учитывая, что он обладает сверхчувствительностью к шумам, возникающим, когда его передвигают, стучат по
нему и т. п.; микрофон подчеркивает голосовые и дикционные дефекты.
Среди советов, которые дают специалисты выступающим перед телекамерой, можно назвать следующие: 1) держитесь в поле зрения телезрителя, т. е. в рамках телеэкрана; 2) ваши жесты не должны быть
размашистыми, но должны быть радушными; 3) продумайте детали
одежды и (для женщин) макияж – они не должны быть слишком яркими и вызывающими.
а) Вы знакомитесь с руководителем учреждения (директор школы,
один из руководителей вуза), куда вы приняты на работу.
б) Вы участник международной конференции, знакомитесь со своим коллегой в неофициальной обстановке, ваш мотив – провести совместную конференцию или круглый стол.
83
1. Говорят: кто не знает и не поет песен, тот должен жить в хлеву,
а не в доме… 2. Как сказал один мудрец: «Человек в жизни либо катится, либо карабкается». 3. Царь Соломон сказал: «Празднуй каждый
день!» 4. Правильно говорят: лучше сто раз протянуть руки, чем один
раз – ноги. 5. Говорят: любое настроение хорошо, если его есть с кем
делить. 6. Древние говорили: сорванный цветок должен быть подарен.
7. Русская поговорка гласит: «В тесноте люди поют, а на просторе волки воют». 8. На Кавказе говорят: время, проведенное с гостями, не засчитывается в возраст.
1. За замечательное человеческое качество – доброту! 2. За верность человека своей мечте! 3. За то, чтобы сбылись все ваши мечты
и надежды! 4. За то, чтобы вы были счастливы в вашей новой квартире! 5. За твой замечательный успех! 6. За моих любимых родителей!
7. За человека, без которого я не могу представить своей жизни! 8. За
тех, кто всю душу вкладывает в детей!
84
Деловая речь – это совокупность стандартов письменной речи, которые выражаются в различных жанрах документации. Организационнораспорядительная документация – вид деловой письменности, наиболее полно представляющий ее специфику. Вместе с различными видами законодательной речи (лицензия, правила, устав, указ и т. п.)
организационно-распорядительная документация представляет собой
центр деловой письменности, ядро официально-делового стиля.
Документы не пишутся, а составляются, разрабатываются специалистами. Поэтому в них сплошь используются клишированные стандартные фразы. Подчеркнутая логичность, безэмоциональность изложения при стандартном расположении текстового материала на листе
также весьма существенно отличают письменную деловую речь от устной. Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты,
но и все элементы оформления текста, носящие обязательный характер, – реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный государственным стандартом –
ГОСТом. Реквизит – это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе. Форма служебного документа – это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности, расположения и взаимной связи.
Деловое письмо – разновидность документов. В современном мире
эпистолярный жанр по-прежнему сохраняет своё значение. За границей
оформлению корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас.
Сотрудничая с иностранными партнёрами, следует соблюдать принятый
85
везде международный этикет переписки. Итак, как оформлять деловое
письмо, как расположить текст на листе бумаги, если письмо адресовано за рубеж? Вот некоторые правила оформления деловой переписки.
В левом верхнем углу листа следует написать адрес. Под ним об-
ращение отдельной строкой без абзаца. Например:
Дорогой (или уважаемый) господин Мюллер.
После обращения ставится запятая, а не восклицательный знак, как
это принято у русских.
В конце послания обычно пишут искренне ваш, надеюсь на скорую
встречу, желаю успехов в вашем начинании и т. д. В деловом письме
не спрашивают о здоровье, а сразу переходят к сути дела, это и есть
проявление вежливости.
Деловые письма пишутся только на лицевой стороне. Если получилось несколько страниц, то они нумеруются арабскими цифрами. В
международной практике писать длинные письма не принято. Складываются письма текстом внутрь. В конверт складываются таким образом, чтобы сгиб находился вверху. Особо важное письмо или документ
желательно не перегибать, а посылать в большом конверте.
Деловые письма печатаются на машинке или компьютере. Ширина поля слева – 2 см, текст через два интервала. Абзац слева – пять интервалов.
Однако сейчас всё больше следуют компьютерным правилам и чаще
пишут цельноблочным стилем, при котором абзацы начинаются не с
отступа, а вровень с левым полем страницы, но каждый новый абзац
печатается через 3–4 интервала.
Подпись ставится от руки в нижней правой стороне листа под заключительной фразой. Фамилия печатается под рукописной подписью.
Отвечать на письма полагается не позднее чем через 10 дней.
Адрес за границу пишется так: фамилия и имя получателя, затем
название офиса, улица, номер дома. После этого город и страна.
Например:
Г-н Альберт Герценберг, университет Рузвельта,
439 Мичиганская авеню, Чикаго, Иллинойс, 6060.
И ещё одна особенность: за границей (в Америке, странах Европы, в Китае) при написании даты принято сначала указывать месяц,
затем число и год. Например: 9.11.08. Это значит, что письмо написано одиннадцатого сентября 2008 года. Дата ставится в верхней правой строке письма.
Письмо-благодарность пишется только от руки. После обращения сразу следует благодарность (чудесный обед, приглашение в те-
86
атр, подарок). По правилам хорошего тона обязательно следует конкретизировать свою благодарность (за что: цвет шарфа, восхищение
игрой актёров и т. д.).
Организационно-распорядительные документы.В соответствии с
действующим законодательством органы правления издают распорядительные документы:
1) администрация предприятий: приказы, инструкции, указания;
2) кооперативные организации: решения;
3) властные и общественные организации: постановления, распо-
ряжения.
В тексте документа обычно 2 части: в первой излагаются причины, обоснования и цели составления документа, в другой – выводы,
предложения, распоряжения. Следует начинать с изложения сути вопроса: просьбы, предложения, а затем подкреплять их обоснованиями. Некоторые документы могут состоять из одной части. Это заявление, приказ, письмо.
Постановление:
1) правовой акт, принимаемый вышестоящими коллегиального
управления органами, в целях разрешения принципиально важных
задач;
2) документ, отражающий результаты деятельности коллегиальных
органов. Ключевое слово – «постановляю».
Решението же, что и постановление во 2-м значении. Ключевое
слово – «решил».
Приказдокумент, содержащий официальное распоряжение ор-
гана власти, руководителя учреждения. Это самый распространённый
вид распорядительного документа. Исполнение его обязательно для
всех работников данной организации.
Ключевое слово – «приказываю».
Оформляется на специальном бланке организации с указанием вида
документа – ПРИКАЗ.
Обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации, название вида документа, дата и №, место издания, заголовок к
тексту, подпись, визы.
Заголовок должен быть кратким и чётко выражать основное содержание документа.
Например:
О направлении на курсы повышения квалификации; О назначении
на должность.
В первой части указывается причина создания документа: В связи с…
87
Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ…
Если есть конкретный исполнитель, начинается с указания долж-
ности и фамилии исполнителя:
ПРИКАЗЫВАЮ: главному инженеру…
Срок исполнения даётся отдельной строкой: 20.12.18.
В заключительной части указывается ответственный за исполнение
приказа: Контроль за исполнением приказа возложить на…
Информационно-справочные документы.К ним относятся справ-
ки, акты, докладные записки, сводки, обзоры, письма и др. (они не являются обязательными к исполнению).
Докладная записка – жанр внутренней документации, документ
должностного лица, адресованный руководителю учреждения, информирующий об имеющем место явлении, факте, событии, о сложившейся ситуации, о выполненной работе. Носит информационный характер, отчётный или инициативный.
Цель – побудить руководителя принять определённое решение. Реквизиты: адресат ФИО должностного лица, жанр документа (докладная
записка), текст (информация, предложения с аргументами), список приложений, наименование организации и подпись адресанта, его должность. Дата. Ключевые слова: прошу, в соответствии с, возникла не-
обходимость чего?, в связи с.., согласовать вопрос.
Например:
Слева вверху – штамп металлургического завода.
Справа:
Заместителю директора
(название предприятия) Иванову И.П.
(кого?) зав.отделом (наименование)
Н.П. Нестерова
докладная записка.
В соответствии с распоряжением заместителя министра чёрной
металлургии от 12.03.2016 № 132 подготовлены материалы по работе завода за первый квартал 2016 г.
В связи с большим количеством информации возникла необходимость привлечения других вычислительных центров для их обработки. Прошу Вас согласовать вопрос привлечения к этой работе вычислительного центра Института экономики.
Дата
Зав. отделом (подпись) Н.П. Нестеров
88
Объяснительная записка – жанр внутренней документации, адресованный должностным лицом должностному лицу вышестоящей инстанции, содержащий информацию о каком-либо факте.
Например:
Начальнику сектора управления
имуществом Тизнюку И.С.
Кириенко В.Е., ведущего инженера
Дирекции по планированию
и управлению собственностью,
объяснительная записка.
Я отсутствовала на работе в период с 12.05.17. по 20.05.17. по
причине болезни. Медсправка прилагается.
Дата подпись.
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения и принятия решения на собраниях и заседаниях коллективных органов. В отличие от стенограммы, здесь фиксируются только основные положения, высказанные на собрании. Решения выносятся по каждому вопросу отдельно.
Части протокола: вид документа, дата, перечень присутствующих,
повестка дня, слушали, постановили, подпись.
Например:
Протокол № 7
собрания коллектива Коммерческой дирекции от 03.06.2018 г.
Повестка дня:
1. Доклад ведущего специалиста Латыш И.И. «О работе Дирек-
ции за …..».
2. Обсуждение работы по…Ферапонтовой М.Ю.
3. Разное.
По 1-му вопросу
Слушали: доклад ведущего специалиста Латыш И.И. «О работе
Дирекции за …..».
Вопросы: Кто и о чём (вопрос).
Постановили: признать работу… удовлетворительной.
По 2-му вопросу…
Подпись руководителя
Секретарь собрания…
89
Служебное письмо – средство общения между организациями и официальными лицами. Инициативные служебные письма –
письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-приглашение, письморекламация, письмо-рекомендация, гарантийное письмо, благодарственное письмо, письмо-подтверждение, письмо-отказ.
Используются речевые формулы: Мы вынуждены сообщить; на-
правляем вам рекламацию; Позвольте пригласить Вас; Соглашаясь с
вашим предложением, сообщаем…; Одобряем Вашу инициативу…;
просим принять участие в…; Доводим до Вашего сведения; В связи с
Вашей просьбой направляем Вам…
Сопроводительное письмо подтверждает факт отправки приложенных к нему документов. Текст может состоять из одного предложения, начинается с ключевого слова «направляем».
Например:
Слева штамп предприятия: АО «Росметалл».
Справа вверху – Фирма «Заря»
Директору Фомину А.А.,
главному бухгалтеру Петровой С.М.
(текст) По Вашему запросу направляем копии счетов № 233 и 234
от 02.21.2017 г. на оплату технических работ.
Приложение: на 2 л.в 1 экз.
Директор (подпись) В.И. Тимошин
Гл. бухгалтер (подпись) Е.Г. Маслова
Или:
Направляем Вам предварительно согласованный договор о творческом сотрудничестве.
Просим подписать, заверить печатью и выслать нам один экземпляр.
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Гарантийное письмо. Ключевые слова: гарантировать, войти с
кем-либо в договорные отношения.
Пример текста:
Просим в кратчайший срок определить стоимость проектных
работ и войти с нами в договорные отношения, работы начать немедленно. Оплату их стоимости завод гарантирует со своего счёта
(№ счёта) в отделении Стройбанка.
Директор завода (подпись) Петров С.А.
Гл. бухгалтер (подпись) Меркулова Н.Н.
90
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]