Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Практика делового общения. Учебное пособие
.pdf
В сопроводительном письме всегда употребляются стандартные
выражения: направляем, посылаем, высылаем. В конце текста сопроводительного письма делается отметка о наличии приложения.
Пример оформления сопроводительного письма:
Направляем перечень необходимых учебно-методических материалов для подготовки средней общеобразовательной с углубленным изучением английского языка школы № 1 г. Ставрополя
к новому учебному году.
Приложение: на 1 л. в 1 эк
Письма-запросы. Письмо-запрос направляется в тех случаях,
когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Они
обычно используются в деловых взаимоотношениях разных юридических лиц. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов.
Пример оформления письма-запроса:
Комитет по начальному профессиональному образованию
Владими
в отдел воспитательной работы и социальной защиты учащихся
информацию о состоянии воспитательной работы и профилактики правонарушений за 2011–2012 гг. (форма прилагается).
вопросы:
работы с учащимися училища. Перечислите наиболее интересные
общеучилищные меропри
системы начального профессионального образования.
группах в течение учебного года?
правонарушений рассматривались на педагогических советах, инструктивно-методических совещаниях, советах при директоре?
рушений, работа с неблагополучными семьями.
рской области просит представить до 10 июля т. г.
В пояснительной записке необходимо отразить следующие
1. Основные направления, формы и методы воспитательной
2. Какие тематические классные часы прошли в учебных
3. Внеурочная занятость учащихся, кружковая работа.
4. Работа с родителями.
5. Какие вопросы воспитательной работы и профилактики
6. Совместная работа с отделом по профилакт
7. Работа совета по профилактике правонарушений.
з.
ятия, в том числе посвященные 60-летию
ике правона-
111
8. Оцените степень выполнения плана совместной работы
с правоохранительными органами и другими организациями по
правовоспитательной работе.
9. Сотрудничество с органами социальной защиты, здраво-
охранения, психолого-педагогическими службами в процессе воспитания и обучения учащихся.
Отчетные сведения о совершенных преступлениях и правонару-
шениях за январь – июнь 2012 г. согласовать с отделом милиции.
Письма-благодарности. В послед
ты органов государственного и муниципального управления стали
часто использоваться письма-благодарности.
Пример оформления письма-благодарности:
В период с 15 по 25 апреля 2012 года в г. Владимире успешно
прошел IV областной фестиваль «Театр кукол на пороге нового
тысячелетия», организованный по решению совета по культуре
Владимирской области.
В фестивале приняли уч
из 6 кукольных театров Владимирской области и городов Золотого кольца России.
Оргкомитет фестиваля выражает благодарность Вам
за финансовую помощь, благодаря которой Владимирский государственный областной театр кукол стал участником важного
события в культурной жизни центрального федерального округа.
Надеемся, что руководство области будет и в дальнейшем
оказывать поддержку кукольникам области пр
атральных фестивалей.
Информационные письма. Цель информационного письма
заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. Для такого письма бывает достаточно подписи референта или секретаря.
Однако в зависимости от значимости излагаемых событий или
фактов письмо может быть подписано соответствующим должностным лицо
писывает руководитель предприятия, организации, учреждения.
Объем информационного письма может варьировать от размера обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. Нередко к информаци-
м. В целом принято, что информационные письма под-
астие 140 творческих работников
нее время в практике рабо-
и проведении те-
112
онным письмам прибегают с целью пропаганды деятельности отдельных организаций.
Пример оформления информационного письма:
Совместным решением коллегии Госстроя России и Президиума
ЦК профсоюза работников местной промышленности и коммунально-бытовых предприятий Российской Федерации по итогам Всероссийского конкурса за 2011 год на лучшую организацию предприятие
сферы жилищно-коммунального хозяйства по эффективности работы в новых эк
с присуждением диплома I степени УЖКХ Октябрьского района
г. Ставрополя. Директору А. В. Кирееву объявлена благодарность.
Благодарю Вас за содействие в проведении Всероссийского
конкурса, желаю дальнейших успехов в деле развития жилищнокоммунального хозяйства.
Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа
(отказа) следующая: 1) повторение просьбы, на кот
ет ответ; 2) обоснование причины отказа (если письмо-отказ);
3) констатация отказа.
Пример оформления письма-ответа (отказа):
Сообщаем Вам о том, что Ваше предприятие не может выступить покупателем в соответствии со статьей закона...
Гарантийные письма. Гарантийные письма составляются
с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адрес
уются организациям или отдельному лицу. Слово «гарантия» вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее письмо
может быть гарантийным. Гарантироваться могут: плата за выполненную работу, качество, сроки выполнения работ, оплата продукции, оплата аренды и т. д. В таких письмах используются следующие
стандартные выражения: гарантируем, фирма гарантирует, п
выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии).
Пример оформления гарантийного письма:
Просим дать разрешение на аренду зала 25 февраля 2012 г. с 17.00
до 20.00 для организации отчетного концерта СТЦ «Баланс».
Оплату аренды зала гарантируем.
1. Какова структура делового письма?
2. Каковы принципы составления деловых писем?
ономических условиях признано победителем
орую составля-
росим
Контрольные вопросы
113
3. Перечислите черты деловой переписки.
4. Для каких целей в служебных письмах оформляется рекви-
зит «отметка об исполнителе»? Каким образом он оформляется?
5. Какова структура информационного письма, рекламного
письма, письма-запроса, письма-претензии, гарантийного письма?
6. Какие реквизиты входят в формуляр-образец служебного
письма?
7. Как располагаются реквизиты на бланках служебных пи-
сем? Назовите реквизиты на бланке.
8. Какой ви
наличии приложения» и как он оформляется?
9. Как оформляются реквизиты: «адресат» и «адрес»?
10. Кто может быть автором письма?
11. Кто подписывает письмо? В каких случаях на письме ста-
вятся две подписи?
12. Все ли служебные письма перед текстом имеют заголовок?
13. Как о
14. Какова структура письма-запроса, письма-просьбы, пись-
ма-ответа, сопроводительного письма?
д служебного письма имеет реквизит «отметка о
формляются совместные письма организаций?
114
8. ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ОТЧЕТА И РЕЗЮМЕ
8.1. Отчеты, предложения и их разновидности
Основная задача отчета состоит в том, чтобы проинформировать читателя о том, что имело место в прошлом. Однако с точки
зрения более частных целей отчеты совсем неоднородны. Прежде
всего, с точки зрения глубины анализа и последствий, которые
может повлечь отчет, следует противопоставить друг другу:
1) информационные отчеты, в которых сообщается информа-
ция или обобщаются данные. Как пра
вило, ин формация в таких
отчетах не подвергается интерпретации: она просто предоставляется сотрудникам или подразделениям, которые в ней нуждаются.
Например, информационным является отчет, в котором описываются результаты деятельности отдела за месяц;
2) исследовательские отчеты, в которых обобщается информа-
ция, полученная в результате изучения проблемы или сфер
ы деятельности. В отличие от предыдущего типа, исследовательские
отчеты всегда предполагают интерпретацию, осмысление информации, а следовательно, содержат выводы, значимые с точки зрения деятельности организации. Примером такого отчета может
быть изложение результатов анализа возможных сфер, в которые
могут быть инвестированы средства, или исследования рынка,
а также данные о причинах снижения у
ровня продаж;
3) аналитические отчеты (отчеты-предложения), в которых
не только сообщается и интерпретируется информация, но и содержатся возможные решения проблемы. В конкретном случае
такие отчеты должны содержать, например, рекомендации относительно выбора объекта для инвестиций, вложения средств в производство нового товара, мер по преодолению объема продаж.
С точки зрен
ия оформления выделяют:
– текстовые отчеты, в которых автор излагает информацию
в свободной форме;
– отчеты на бланках (стандартные отчеты), имеющие, как пра-
вило, вид таблиц.
Преимущество отчетов последнего типа заключается в том,
что они позволяют компактно и однообразно представить информацию, а потому облегчают ее поиск и обработк
у. Кроме того, они
115
снимают неопределенность и для составителя, поскольку в таблице всегда указывается, какая именно информация должна быть
внесена в отчет. Такие отчеты позволяют сэкономить время, так
как не требуют особых усилий для обдумывания формулировок и
т. п. Такая форма отчетов может использоваться далеко не всегда,
поскольку предполагает, что имеется однотипная информация,
которая легк
Дж. Лэйхифф и Дж. Пенроуз в зависимости от целей выделя-
ют несколько разновидностей отчетов:
1) промежуточные отчеты предназначены для вышестоящего
начальства и содержат информацию о том, в каком состоянии находится тот или иной проект, насколько его выполнение соответствует графикам. Кроме того, в нем могу
дальнейшего развития событий, в частности, возможности уложиться в установленные сроки;
2) периодические отчеты составляются регулярно, через кон-
кретные промежутки времени (например, каждую неделю или каждый месяц). Основная цель таких отчетов состоит в том, чтобы
информировать начальство, других сотрудников или подразделения о состоянии дел в той или иной сфе
3) пояснительный отчет содержит объяснение причин, по ко-
торым необходимы или, напротив, нежелательны какие-либо изменения в деятельности. Например, такой отчет может содержать
представление сущности предложения, описание существующего
производственного процесса, а также преимуществ от нововведения и затрат на реализацию.
Существует множество других оснований для классификации
отчетов: объем, предназ
использования) и т. д.
Предложение – это разновидность деловых текстов, в которых
описываются меры, направленные на решение какой-то проблемы
или инициирование изменений. Предложения по своей сути очень
близки к отчетам. Сближает их то, что и в отчетах, и в предложениях подробно и последовательно изл
ты, результаты исследований, приводятся аргументы в пользу каких-то точек зрения. Однако если в отчетах речь идет о том, что
было сделано, то есть о прошлом, то в предложениях уже имеющие место факты и уже достигнутые показатели используются
о описывается по ряду ограниченных параметров.
т приводиться прогнозы
ре деятельности;
начение (для внутреннего или внешнего
агаются и обобщаются фак-
116
в качестве основания для принятия решений. Предложения всегда
ориентированы на будущее.
В отличие от аналитических отчетов, в которых описываются
альтернативы, предложения всегда содержат указания, касающиеся одного (предпочтительного) варианта. Другими словами, предложения всегда носят рекомендательный характер. И это неслучайно. Как правило, причиной для создания предложения становится конкретная идея ил
и мера (например, способ реформирования структуры организации, то или иное нововведение), а предложение готовится для обоснования необходимости предлагаемой
меры. Аналитический отчет предполагает «разведку» ситуации и
выявление возможных вариантов развития событий; следовательно, содержащиеся в нем соображения не носят однозначного характера, исполняют роль «пищи для ума» других людей, на которых лежит гр
уз принятия решения.
8.2. Структура отчета и предложения
В западной традиции отчеты принято делать хорошо структурированными. Эту традицию перенимают и у нас. Это проявляется
в использовании большого количества заголовков, за которыми
идет небольшой по объему текст: от одного до трех абзацев, и перечней. Благодаря такому дроблению текст легче воспринимается,
читателю проще выявить его логику и найти ту информацию, которая предст
авляет для него особый интерес.
Однако даже если в отчете не используются заголовки, он все
равно должен быть хорошо структурирован. Поэтому, составляя
отчет, следует ориентироваться на стандартную структуру цельного текста, в которой обязательно должны присутствовать:
• введение, в котором формулируются цели отчета либо
стоящая в его центре проблем
а. Введение может иметь другое на-
звание; нередко его делят на дополнительные части (например,
«Цель» и «Резюме»);
• содержательная часть, в которой приводится детальная ин-
формация, а также решение и выводы. Содержательная часть,
в силу того что она самая объемная, обязательно должна быть разбита на отдельные фрагменты, каждый из которых пол
учает свое
собственное название;
117
• заключение, в котором подводится итог (выводы). При
создании отчетов и предложений авторы нередко допускают
ошибку, готовя выводы не на заключительных этапах работы.
Особенно это касается случаев, когда готовится отчет большого
объема. Делать это нежелательно, поскольку выводы в процессе
написания отчета могут измениться, например, из-за того, что вы
получите новую информацию, заме
учтете новые детали. Поскольку выводы – это главная часть аналитического отчета, им следует уделить много внимания и начинать готовить заранее. Однако имейте в виду, что до самого последнего момента это всего лишь черновик, который не следует
чисто механически присоединять к тексту отчета.
В отчеты и предложения часто включ
в смысловом отношении самостоятельные части текста, которые содержат какую-то дополнительную информацию, важную с точки зрения мотивов предлагаемых решений, и располагаются в конце текста.
Приложение – это факультативная, необязательная часть, и его следует
вводить только в том случае, если приведение в основной части какойто информац
текст утрачивает необходимую лаконичность, краткость).
Структура отчета во многом зависит от его особенностей,
прежде всего, от цели и характера информации. Возможен, например, простейший вариант – организация информации, в основе
которой лежит принцип логического деления. В этом случае необходимо выб
сти, временная последовательность, алфавитный принцип и т. д.
Так, например, в отчете производственного отдела вполне уместна
организация по алфавиту или категориям продукции.
В исследовательских отчетах принцип логического деления
в целом неприменим. Вызвано это тем, что в такого рода документах обычно содержится неоднородная информ
может быть упорядочена по какому-то одному признаку. По этой
причине структура отчета в большинстве случаев должна отражать
последовательность исследования. Другими словами, такой отчет
скорее всего будет состоять из четырех компонентов: 1) цель (ответ на вопрос, почему было предпринято исследование и какие
результаты нужно было получить); 2) методы и и
мации (эксперименты, опросы, обобщение данных, полученных другими людьми или организациями, анализ прессы и т. д.); 3) результа-
ии нецелесообразно (например, потому, что из-за этого
рать единое основание; им может быть степень важно-
тите какие-то новые связи или
ают приложения –
ация, которая не
сточники инфор-
118
ты (какие данные были получены); 4) выводы (обобщение данных
с точки зрения целей, стоявших перед исследованием).
В аналитические отчеты следует также включать раздел «Рекомендации», в котором будут описываться пути решения проблемы. Кроме
того, в отчетах этого типа первая часть должна содержать формулировку проблемы, которая привела к необходимости исследования.
Отклонения от этой схемы нежелательны; по крайней мер
е,
они всегда должны быть оправданы какими-то серьезными соображениями. В частности, если вы уверены, что сотрудники, которым адресован отчет, не смогут или не посчитают нужным ознакомиться с ним подробно, приведенную выше последовательность
можно изменить, например, поместив в конец отчета информацию
о методах и источниках информации (в этом слу
чае она будет чемто напоминать примечание, к которому читатель обратится, если
посчитает это необходимым).
Еще одно основание для изменения стандартной структуры
отчета связано с желательностью / нежелательностью результатов
проведенного исследования. Так, если выводы, к которым вы
пришли, скорее всего, не будут приняты читателем, их следует
располож
ить в конце. В этом случае выводы, несмотря на их не-
удовлетворительность, будут восприняты как обоснованные,
а следовательно, реакция на них будет более мягкой. Если же
выводы, напротив, в высшей степени удовлетворительны и соответствуют самым смелым ожиданиям, то их можно поместить
в начале: это сделает ваш отчет более привлекательным.
чае, если каждая из частей отчета велика по объему, сле-
В слу
дует прибегнуть к дополнительному структурированию соответствующих частей. Здесь можно использовать самые разные варианты. Это и введение подзаголовков, в том числе и в подбор с текстом, и нумерация частей, и самые разнообразные перечни, и выделение основных мыслей текст
а.
8.3. Структурирование текста.
Виды заголовков и правила составления перечней
Известно множество видов заголовков. В деловой практике
(например, при составлении отчетов) могут использоваться следующие разновидности:
1) тематические заголовки – слова или словосочетания, выра-
жающие основную мысль рубрики;
119
2) нумерационные заголовки – цифры, отражающие последо-
вательность рубрик;
3) литерные заголовки – буквы, отражающие последователь-
ность рубрик;
4) родо-нумерационные заголовки – сочетание слова или зна-
ка, обозначающего род рубрики (часть, глава, параграф...), с цифрой, указывающей место подраздела в ряду ему подобных;
5) родо-литерные заголовки – сочетание слова или знака, обозначающего род рубрики, и бу
в ряду ему подобных (то же, что и предыдущее, но с буквами);
6) нумерационно-тематические;
7) литерно-тематические;
8) графические заголовки;
9) немые заголовки – заголовки, выраженные только пробелом
или пробельным спуском в начале полосы в сочетании с концевым
пробелом предыдущей полосы.
Тип заголовка следует выбирать в зависимости от сти
ской принадлежности текста.
Литерные и нумерационные заголовки могут быть сквозными
и по разделам. В первом случае все рубрики одной степени нумеруются последовательно от первого до последнего заголовка. Во
втором случае нумерация или литерация осуществляется в пределах одной рубрики. Эти принципы могут сочетаться: обычно основные заголовки нумеруются насквозь, а подчи
в пределах раздела.
Все виды заголовков могут сочетаться. Нередко заголовки
различных степеней отличаются друг от друга тем, что в них используются арабские и римские цифры, а также кириллические,
латинские или греческие буквы.
Литерные и нумерационные заголовки, а также родовые заголовки обычно используют, если имеются внутритекстовые ссы
и если рубрикация текста очень дробная. Если этих условий нет,
то вводить их нецелесообразно.
Существует ряд требований к рубрикации текста.
1. Текст заголовка должен полно отражать содержание рубрики. Нельзя допускать, чтобы заголовок по смыслу был уже или
шире содержания рубрики.
2. Текст заголовка должен быть полным, чтобы можно было
сразу понять, для че
го предназначен данный раздел. Например,
квы, указывающей место подраздела
листиче-
ненные – только
лки
120
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]