Добавил:
ivanov666
Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз:
Предмет:
Файл:Внутренний аудит. Учебное пособие
.pdf
81
Как правило, заключительное совещание проводится в конце аудита. На нем
обычно присутствуют те, кто был на вводном совещании.
До заключительного совещания аудитор должен удостовериться, что он/они
подготовлены, чтобы сообщить о результатах руководству участка.
Заключительное совещание проводится под председательством руководителя
группы для сообщения о результатах аудита руководству аудируемого участка, а
также определения любых последующих действий. Аудиторы должны сообщать о
результатах аудита полностью, а не ограничивать отчет несоответствиями. Все
положительные наблюдения должны быть также сообщены.
В повестку собрания должно быть включено следующее:
1. Благодарность аудируемым за оказанную помощь.
2. Повторное представление группы аудиторов.
3. Краткое заключение по объему аудита.
4. Разъяснение причины и цели аудита и метода, который был использован.
5. Здесь должно быть сказано, что аудит был выборочным, и поэтому не все
несоответствия были выявлены.
6. Еще раз подтвердить конфиденциальность.
7. Просьба о том, что все вопросы и обсуждения следует перенести на конец
собрания.
8. Сообщение каждого члена группы по его области аудита. Только факты.
9. Приглашение проверяемых принять участие в обсуждении любых специ-
фичных моментов.
10. Согласование сроков завершения корректирующих действий.
11. Объяснение, где это применимо, последующих действий.
12. Предоставление всех индивидуальных отчетов о несоответствиях и итого-
вого отчета. Если это рукописный вариант (что бывает необходимо), то за ним
должна последовать идентичная напечатанная копия.
В ходе внутренних аудитов все встречи имеют тенденцию быть довольно не-
официальными, если это небольшая организация. Вводное и заключительное совещание по усмотрению высшего руководства могут не входить в обязательные
этапы внутреннего аудита.
8. Последующие действия после аудита
После истечения согласованного срока руководителю группы аудита следует
сделать «последующий» визит или проанализировать представленные документированные доказательства для того, чтобы проверить, выполнены ли корректирующие действия; убедиться, что они оказались эффективными и останутся таким
же в будущем; что они были надлежащим образом документированы и доведены
до всех заинтересованных сторон. Затем отчет должен быть соответственно подписан.
Никакой аудит не может считаться законченным, а тем более эффективным,
если не были выполнены указанные действия с удовлетворительным итогом. Важно во время аудита согласовать соответствующие корректирующие действия. В
равной степени важно решить вопрос о разумных временных рамках для окончания этих действий.
82
По достижению срока завершения корректирующих действий аудитор или
его представитель должен убедиться, что они выполнены, а если этого не произошло, он должен выяснить причину невыполнения и принимать меры к тому,
чтобы вопрос был ускорен. Но еще важнее убедиться в правильности этого выполненного действия, поскольку в будущем в нужный момент будет трудно проверить это с большей точностью, и, честно говоря, персонал, испытавший на себе
эти корректирующие действия, будет точно знать, стала ли его работа легче или,
наоборот, тяжелее в результате этого действия и необходимо ли вообще это действие.
Частью задач руководителя группы аудиторов является выполнение «после дующих действий» после аудита — по истечении согласованного срока для проверки эффективного выполнения корректирующих действий; если они по какимто причинам не выполнены, руководитель группы должен привлечь внимание
высшего руководства к этому факту.
До тех пор пока не будут проведены надлежащие последующие действия и не
будет проверена эффективность корректирующих действий, вся работа по аудиту
может представлять собой не более чем пустую трату денег и времени.
2. Формы, методы, приемы и объекты внутреннего аудита.
1. Метод рабочей встречи
Основное преимущество метода рабочей встречи заключается в том, что он
требует активного участия руководителей подразделения, осуществляющего самооценку. Руководители отвечают за сбор и предоставление данных. Собранная
информация является отправной точкой для принятия согласованного решения.
Как показал опыт, для более эффективной реализации метода желательно дополнительно привлекать двух опытных экспертов-консультантов. Лучше всего, если
один из них является сотрудником того подразделения компании, которое осуществляет самооценку, а второй — сотрудником другого подразделения компании.
Метод рабочей встречи включает в себя следующие этапы:
• Обучение
• Сбор данных
• Рабочая встреча для подсчета баллов
• Согласование действий
• Анализ достигнутого прогресса
Обучение начинается с изучения учебных материалов, в которых рассматриваются типичные ситуации, возникающие в процессе самооценки. Желательно
сделать это накануне дня занятий. Непосредственно в день занятий на утреннем
заседании участникам раздают краткое описание модели качества и инструкцию с
правилами подсчета баллов, после чего проводится обсуждение материала, прочитанного накануне. После обеда обучаемые упражняются в практическом подсчете баллов, в результате чего удается проанализировать всевозможные ситуации, которые могут возникнуть в процессе непосредственного применения метода.
83
Следующий этап — сбор данных. Опыт применения метода рабочей встречи
показывает, что начинать необходимо со сбора данных. Для выполнения этой задачи у руководителей должно быть достаточное количество времени.
После завершения сбора данных проводится рабочая встреча для подсчета
баллов. Ниже приводится примерный план действий отдельных руководителей по
сбору и предоставлению информации по каждой из составляющих частей кри-тер
ия. Порядок обсуждения представ ленных результатов должен соответствовать
порядку, в котором исследовались критерии.
План исследования каждой составляющей критериев:
• Составляющая часть критерия описывается одним из руководителей.
• Предварительно собранная информация передается другим руководителям в
виде перечисления сильных сторон и областей деятельности, требующих дальнейшего совершенствования.
• Остальные руководители анализируют полученную информацию, пытаясь
выявить неучтенные проблемы, которые являются важными с точки зрения данной составляющей критерия.
• Проводится обсуждение, в ходе которого согласовываются сильные сторо-
ны и области деятельности, требующие дальнейшего совершенствования.
• Каждый из членов команды подсчитывает баллы.
• Проводится обсуждение полученных баллов.
• Достигается единое согласованное мнение.
Как правило, рабочая встреча проводится в течение одного дня или полутора
дней.
Выбор критериев зависит от множества факторов, в том числе от выбранной
руководством компании модели управления качеством. Наиболее часто оцениваются следующие основные критерии:
• Руководство
• Политика и стратегия
• Кадровая политика
• Ресурсы
• Процессы
• Удовлетворение потребностей клиентов
• Удовлетворение потребностей персонала
• Влияние на общество
• Эффективность работы
Сразу после окончания рабочей встречи считается целесообразным переходить к этапу планирования действий. Метод предполагает, что руководители назначают конкретную дату, когда они соберутся для согласования плана действий.
Обычно отдельные руководители берут на себя ответственность за подготовку
решений по конкретным областям деятельности, входящим в сферу их компетенции, а также подготавливают ряд конкретных предложений, которые будут представ лены на рабочей встрече по согласованию плана действий.
Необходимо организовать работу таким образом, чтобы анализ прогресса,
достигнутого в результате выполнения действий по результатам самооценки, осу-
84
ществлялся бы во время традиционного обсуждения дел в компании (например,
Реализован ли в Вашей компании процесс,
поддерживаемый сотрудниками, предполагающий
систематическое оценивание их деятельности, а
также повышение квалификации и служебный
рост сотрудников ?
Обеспечены ли эффективные взаимоотношения руководства с персоналом, считают ли сотрудники , что они достаточно информированы и что
сих мнением считаются?
на планерках), а не выглядел бы специфическим мероприятием.
Как и в случае использования других методов, метод рабочей встречи жела-
тельно применять систематически.
Использование опросных листов или анкет является еще одним способом са-
мооценки. Метод анкетирования является одним из наименее ресурсоемких, и при
наличии разработанного и проверенного вопросника самооценка может быть осуществлена довольно быстро. Этот метод очень удобен для определения мнений
сотрудников компании.
Метод может применяться одновременно с методом рабочей встречи, обеспе-
чивая более сбалансированную оценку ситуации
В ходе применения некоторых глубинных методов самооценки (таких, на-
пример, как метод рабочей встречи) некоторые компании используют для сбора
данных простейшие опросники, предполагающие два варианта ответа — «да» или
«нет».
Некоторые компании для анализа своих сильных сторон, областей деятельно-
сти, требующих дальнейшего совершенствования, и для составления плана мероприятий по развитию бизнеса используют более сложные опросники. Такого рода
опросники предполагают целый список альтернативных ответов
Пример фрагмента такого опросного листа приведен на рис. 4.
Существует огромное количество разнообразных анкет. Они содержат исчерпывающий список вопросов, с помощью которых можно проанализировать реальное положение дел на предприятии. Анкеты могут быть взяты из известных изданий по экономике и менеджменту либо же разработаны внутри самой компании.
Кадровая политика d c b a
Буквы D, C, B, A обозначают следующее:
D — нет абсолютно
C — да в определенной степени
B — да в значительной степени
A — да полностью
Рисунок 4- Фрагмент опросного листа
85
Несмотря на многочисленные преимущества, метод обладает рядом недостатков, из числа которых можно обратить внимание на следующие:
• Увлечение использованием опросника может оказаться малоэффективным
— какая степень подробности ответов обеспечивает обоснованный ответ?
• Не всякий сотрудник компании в состоянии правильно понять смысл вопро-
сов.
• Метод требует аккуратного целенаправленного использования, поскольку
его систематическое применение может повысить уровень запросов сотрудников.
• Анализ анкет позволяет понять, что думают люди, но не разъясняет, почему
они придерживаются данной точки зрения.
• Не формируется список сильных сторон и областей деятельности, требую-
щих дальнейшего совершенствования.
• Точность результатов зависит от качества задаваемых вопросов.
2. Метод равного участия
Этот метод сравним с методом моделирования конкурса с точки зрения полноты предоставляемой информации, затрат времени и ресурсов. Его отличительной особенностью является то обстоятельство, что он обеспечивает подразделению, осуществляющему самооценку, абсолютную свободу в подготовке документов, на основании которых осуществляется анализ. В одном из крайних случаев
это может быть просто пакет документов, отчетов, графиков и т. д., а в другом нечто напоминающее заявку на участие в конкурсе на присуждение Европейской
Премии Качества.
Метод предполагает активное взаимодействие администрации подразделения с опытными экспертами из числа управляющих, не являющихся сотрудниками данного подразделения. Они должны помочь подразделению объективно разобраться в своей деятельности, но при этом в их обязанности не входит вынесение
какого-либо суждения, предоставление совета или консультации.
Комбинирование усилий администрации с посещением компании независи-
мыми экспертами в состоянии обеспечить высокую точность подсчета баллов и
аккуратный учет мнений, высокую степень ответственности подразделения и всестороннее функциональное изучение ситуации экспертами.
Основные этапы реализации метода равного участия[33]: Этапы 1 и 2Если под-
разделение принимает решение о проведении самооценки, то организуется рабочее совещание с участием представителей администрации, во время которого
члены команды ближе знакомятся с процедурой самооценки, распределяют роли
и ответственность, собирают некоторые исходные показатели в соответствии с
моделью управления качеством
Этап 3. Собираются данные о подразделении, необходимые для самооценки
в соответствии с моделью управления качеством. Этот этап может заключаться в
обычном сборе и сортировке различных документов или же он может потребовать
существенных усилий всего подразделения по подготовке документа, аналогичного заявке на участие в конкурсе на присуждение Европейской Премии Качества. Для получения необходимой информации можно разослать конфиденциальный опросник случайно отобранным сотрудникам подразделения.
86
Этап 4. Собранные данные анализируются командой опытных экспертов, ко-
торые встречаются накануне посещения подразделения и подготавливают план
проведения экспертизы.
Этап 5. Команда экспертов посещает подразделение. В первый день они
встречаются с администрацией и пытаются получить представление о политике,
стратегии и основных методах работы подразделения, а также о достигаемых результатах. На второй день эксперты встречаются с небольшими группами управляющего персонала высшего и среднего уровней и пытаются определить процессы, которые в состоянии повысить эффективность методов, используемых в подразделении. На третий день эксперты активно обмениваются мнениями со случайным образом отобранными группами сотрудников и пытаются выяснить их
мнение о перспективах развития подразделения.
Результатом посещения подразделения является «Диаграмма данных» подразделения, выраженная в терминах позитивной или негативной информации. Основное преимущество данного подхода заключается в том, что он позволяет всесторонне оценить деятельность подразделения, и в этом оценивании участвуют
все его части.
Этап 6. Далее эксперты в течение дня самостоятельно анализируют «Диа-
грамму данных» с точки зрения выбранной ими модели управления качеством для
развития бизнеса. В последний день эксперты собираются и вырабатывают общее
мнение о сильных сторонах деятельности подразделения, областях деятельности,
требующих дальнейшего совершенствования, и подсчитывают общий балл подразделения.
Этап 7. В соответствии с выбранной моделью управления качеством для раз-
вития бизнеса подготавливается заключение (отчет), которое содержит информацию о сильных сторонах, областях деятельности, требующих совершенствования,
и итоговый балл. Вскоре после посещения подразделения эксперты встречаются с
администрацией для обсуждения заключения.
Этап 8. На последнем этапе на основании заключения разрабатывается план
мероприятий, направленных на дальнейшее совершенствование работы подразделения. На этой стадии решения принимаются администрацией подразделения без
непосредственного участия экспертов.
Процесс самооценки необходимо систематически повторять, причем время между
повторениями должно быть достаточным для внесения необходимых изменений.
Для достижения максимальной отдачи, как, впрочем, и в случае использования
других методов, необходимо заручиться одобрением высшего руководства компании. Это одобрение может быть гарантировано в том случае, когда в качестве
экспертов выступают старшие управляющие, ответственные за различные
направления деятельности компании. Основные преимущества данного метода:
• Метод не содержит такого количества предписаний, как метод моделирования конкурса. От подразделения, осуществляющего самооценку, не требуется
подготовки подробного исчерпывающего отчета, он может быть изложен в любой
подходящей форме.
87
• Метод обеспечивает участие в процессе самооценки не только сотрудников
подразделения, но и их коллег из других отделов компании Это позволяет осуществить обмен опытом и более всесторонне исследовать критерии как со стороны
экспертов, так и со стороны администрации компании.
Метод обеспечивает исчерпывающий список сильных сторон и областей деятельности, требующих дальнейшего совершенствования
3. Определение понятия документирование внутреннего аудита. Цели доку-
ментирования. Основные этапы документирования внутреннего аудита: ре-
гламентация функции внутреннего аудита.
Внутренние аудиторы должны документировать соответствующую информа-
цию в целях обоснования выводов и результатов аудиторского задания.
Документация должна давать обоснование сделанным выводам и рекомендаци-
ям. Как правило, рабочая документация:
документально подтверждает достижение целей задания;
облегчает процесс контроля выполнения задания;
дает основания для оценки качества программы внутреннего аудита;
полезна в таких ситуациях, как подача заявления о страховом случае, рас-
следование фактов мошенничества, судебные разбирательства;
указывает на соответствие деятельности внутреннего аудита стандартам.
Руководитель внутреннего аудита должен разработать правила хранения доку-
ментов, относящихся к заданию, независимо от формы носителя информации. Эти
правила должны соответствовать внутренним организационно-распорядительным
документам организации и нормам законодательства.
При документировании внутреннего аудита, составлении отчета внутреннего
аудитора, его согласовании и представлении руководству могут быть использованы зарубежный опыт, Временные правила аудиторской деятельности в Российской Федерации и существующие аудиторские стандарты:
“Документирование аудита”;
“Письменная информация аудитора руководству экономического субъекта по
результатам проведения аудита”;
“Порядок составления аудиторского заключения о бухгалтерской отчетно-
сти”;
“Дата подписания аудиторского заключения и отражение в нем событий,
происшедших после даты составления и представления бухгалтерской отчетности”;
“Применимость допущения непрерывности деятельности”.
Внутренний аудит не требует составления официального аудиторского за-
ключения, поэтому мы можем считать, что требования данного стандарта носят
для него рекомендательный характер.
Отчет внутреннего аудитора составляется в форме, соответствующей анали-
тической части аудиторского заключения, предусмотренного для внешнего ауди-
88
та, с выводами и рекомендациями, а также с оценкой степени налоговых рисков
проверяемого подразделения.
Из требований правила (стандарта) аудиторской деятельности “Дата подпи-
сания аудиторского заключения и отражение в нем событий, происшедших после
даты составления и представления бухгалтерской отчетности” для внутреннего
аудита применим раздел 3, в котором говорится об ответственности аудитора за
события, происшедшие до даты подписания аудиторского заключения (в нашем
случае — отчета внутреннего аудитора), но после окончания проверяемого периода.
Служба внутреннего аудита должна достичь уверенности в том, что все су-
щественные обстоятельства и события, которые подлежат отражению в бухгалтерской отчетности, вплоть до даты подписания отчета, должным образом ею
определены, оценены и проверены.
Службе внутреннего аудита необходимо оценить допущение непрерывности
деятельности филиала, т.е. его возможность продолжать свою деятельность в обозримом будущем (не менее 12 месяцев, следующих за отчетным периодом) и исполнять свои обязательства после даты составления бухгалтерской отчетности.
Службе внутреннего аудита следует также оценить неопределенные обязательства филиала, например незаконченный судебный процесс, разногласия с налоговыми органами, гарантии по обязательствам третьей стороны и т.д.
С учетом международного опыта рекомендуется ознакомить с результатами
отчетов проверяемую организацию, обсудить представленные материалы и возможность практической реализации предложений внутренних аудиторов. Отдельные незначительные недостатки могут быть устранены в процессе проверки. И
только после этого, получив ответы от лиц, в чей адрес были высказаны замечания и рекомендации, следует направить отчет головной организации с указанием,
что практически реализовано, а что неэффективно с позиции величины затрат или
с других позиций.
В отличие от этого отчетом контрольно-ревизионной службы является акт
ревизии, который составляется по материалам проверки, отражает все недостатки,
даже незначительные, и направляется в адрес вышестоящего органа для ознакомления и принятия решения по пресечению и профилактике нарушений и злоупотреблений.
3. Методы и процедуры получения аудиторских доказательств.
Напомним, что главной целью аудита является выражение аудиторского
мнения о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемого
лица и соответствии совершенных им финансовых операций и хозяйственных
процессов действующему законодательству. В свою очередь аудиторское мнение
должно основываться на полученных в процессе проверки аудиторских доказательствах.
Аудиторские доказательства — вся информация, используемая аудитором
при формировании выводов, на которых строится аудиторское мнение, включая
89
информацию, содержащуюся в учетных записях, на основе которых составляется
бухгалтерская (финансовая) отчетность, а также иную информацию.
Аудиторская процедура — определенный порядок и последовательность
действий аудитора, направленные на получение аудиторских доказательств.
Таким образом, аудиторские доказательства можно получить посредством
выполнения определенных аудиторских процедур в отношении учетных записей,
содержащихся в учетных регистрах и составленных на основании первичных
учетных документов, рабочих расчетов, справок, записей, результатов сверок и
других бухгалтерских документов. Выполнение аудиторских процедур позволяет
аудитору определить, согласуются ли учетные записи между собой и с данными
бухгалтерской (финансовой) отчетности. Поскольку одни только учетные записи
не предоставляют достаточных и надлежащих аудиторских доказательств для
формирования обоснованных выводов, па которых может базироваться аудиторское мнение, аудиторская организация должна получить дополнительные аудиторские доказательства, используя при этом иную информацию, а именно: протоколы заседаний, подтверждения третьих лиц, отчеты специалистов-аналитиков,
сопоставимые данные деятельности конкурентов, регламенты системы внутреннего контроля и др.
Аудиторские доказательства носят кумулятивный (накапливающийся) характер и могут включать аудиторские доказательства, полученные как в ходе проведения данного аудита, так и в результате предыдущих аудитов.
Единые требования к действиям аудиторов при получении аудиторских доказательств в ходе проведения аудита установлены правилами аудиторской деятельности «Аудиторские доказательства».
Аудиторские доказательства должны удовлетворять требованиям достаточности (количественный критерий) и надлежащего характера (качественный критерий).
Количество необходимых аудиторских доказательств зависит от риска существенного искажения информации (чем выше риск, тем больше аудиторских
доказательств требуется собрать) и качества самих доказательств (чем выше качество, тем меньше требуется доказательств).
Надлежащий характер предполагает уместность и надежность аудиторских
доказательств при подтверждении наличия либо отсутствия искажений на уровне
предпосылок подготовки бухгалтерской (финансовой) отчетности в отношении
групп однотипных операций, остатков по счетам бухгалтерского учета и раскрытия информации.
Предпосылки подготовки бухгалтерской {финансовой) отчетности — сделанные в явной или неявной форме утверждения руководства аудируемого лица в
отношении признания, оценки, представления и раскрытия отдельных элементов
бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Таким образом, достаточность и надлежащий характер аудиторских доказательств взаимосвязаны. Однако большое количество аудиторских доказательств
не может компенсировать их низкое качество.
90
При оценке степени надежности аудиторских доказательств необходимо
учитывать следующие обстоятельства:
• аудиторские доказательства более надежны, если они получены из незави-
симых, внешних по отношению к аудируемому лицу источников;
• аудиторские доказательства, полученные из внутренних источников, более
надежны, если соответствующие средства контроля аудируемого лица функционируют эффективно;
• аудиторские доказательства, полученные аудитором непосредственно (в
частности, через процедуры наблюдения за применением средств контроля), более надежны, чем аудиторские доказательства, полученные косвенным путем (через расспросы работников аудируемого лица о том, как они применяют средства
контроля) или в результате проведения аналитических процедур;
• аудиторские доказательства более надежны, если они представлены в документальной форме на бумажном, электронном или ином носителе информации
(так, протокол, составлявшийся в процессе заседания, является более весомым
доказательством, чем последующие устные заявления участников относительно
обсуждавшихся вопросов);
• аудиторские доказательства, представленные оригиналами документов,
надежнее, чем копии.
Аудиторские доказательства более убедительны, если не противоречат друг
другу. В случае несоответствия между аудиторскими доказательствами, полученными из различных источников, аудитор должен получить объяснения, подтверждающие свидетельства и доказательства, т.е. выполнить дополнительные аудиторские процедуры. Во многих случаях для подтверждения отдельных утверждений по содержанию аудиторского заключения аудитор должен получить разноплановые доказательства из различных источников.
Таким образом, надежность доказательства характеризует качество инфор-
мации и отсутствие в ней ошибок. Составляя аудиторское заключение, аудитор
должен быть уверен в том, что им собрано достаточное количество доказательств
надлежащего качества и они носят убедительный характер.
Источниками получения аудиторских доказательств являются:
• первичная документация проверяемой организации;
• регистры бухгалтерского учета и бухгалтерская (финансовая) отчетность
клиента;
• результаты анализа финансово-хозяйственной деятельности, проводимого
аудитором в процессе проверки;
• сопоставление различных документов проверяемой организации, а также
этих документов с документами третьих лиц (встречная проверка);
• результаты инвентаризации имущества субъекта предпринимательской деятельности;
• устные высказывания сотрудников проверяемой организации и третьих
лиц.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]