Практикум по подготовке юридических документов. Учебное пособие

Ввводной части необходимо написать вступительное обращение и обозначить вопрос или вопросы или определить проблему, о которых необходимо написать в деловом письме. В вводной части указывают причины, основания, цели составления документа. Они нередко сопровождаются ссылками на даты, факты, документы.

Текст вводной части не должен быть большим, достаточно двухтрех предложений.

Ввводной части применяются стандартные выражения, указывающие на причину его написания:

- по причине задержки оплаты ...; - в связи с неполучением счета-фактуры ...;

- ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям ...;

- ввиду задержки получения груза ...; - вследствие изменения цен на товары ...;

- учитывая, что производственные показатели снизились на ...; - учитывая социальную значимость объекта ... .

Вводная часть делового письма также может содержать указание на цель:

- в целяx скорейшего решения вопроса ...; - в целях выполнения распоряжения ...; - для согласования спорных вопросов ...; - во исполнение Вашего требования …; - для решения вопроса, связанного с ...;

- в целях безопасности прохождения груза ...; - в ответ на Ваш запрос ...; - во избежание конфликтных ситуаций ... .

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации. Стандартные фразы и речевые обороты позволяют обеспечить официальный тон письма, точность и определенность формулировок, краткость изложения текста:

- благодарим, выражаем надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование;

81

-ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;

-заявляем что, подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;

-приказываю, постановляю, прошу, настаиваем, обращаемся к Вам с просьбой и т.д.

В констатирующей части делового письма необходимо уточнить характеристику состояния дел, ответить на вопросы, поставленные в письме, если письмо является ответным. Необходимо дать краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Нерешенные проблемы должны быть выделены отдельно и кратко описаны их причины.

Как правило, здесь текст состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Ссылки на документы или обстоятельства выглядят обычно так:

-ссылаясь на Вашe письмо от ...;

-в соответствии с достигнутой ранее договоренностью ...;

-ссылаясь на Ваш запрос от …;

-ссылаясь на устную договоренность ...;

-в ответ на Ваше письмо (запрос) ...;

-в соответствии с нашей договоренностью ...;

-на основании нашего телефонного разговора ...;

-на основании устной договоренности ...;

-согласно постановлению правительства ...;

-согласно Вашей просьбе ...;

-согласно статье … Гражданского кодекса Российской Федерации …;

-в соответствии с протоколом о взаимных поставках ...;

-согласно спецификации ...;

-ссылаясь на переговоры ... .

82

Для связи аспектов и содержательных фрагментов в деловых письмах используются стандартные выражения:

-во-первых ..., во-вторых ..., в-третьих ...;

-прежде всего ...;

-затем ...;

-переходя к следующему вопросу ...;

-что касается вопроса о ...;

-учитывая все вышесказанное ...;

-исходя из вышесказанного ...;

-в связи с необходимостью ...;

-подводя итоги, необходимо подчеркнуть ...;

-учитывая вышеизложенное … .

Стандартизована в деловых письмах сочетаемость слов:

-контроль — возлагается;

-цена — устанавливается;

-задолженность — погашается;

-сделка — заключается;

-претензия — предъявляется;

-платеж — производится;

-счет — выставляется;

-вопрос — ставится;

-скидки — предоставляются;

-оплата — производится;

-возможность — предоставляется;

-договоренность — достигается;

-кредит — погашается.

В заключительной части делового письма должны содержаться выводы и предложения относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности.

83

Заключительная часть письма обычно представляет собой формулы вежливости:

-надеемся, что наша просьба будет выполнена;

-надеемся на дальнейшее сотрудничество;

-пожеланиями успехов;

-убедительно просим Вас не задерживать ответ;

-просим извинить нас за задержку с ответом;

-буду благодарен за обратную связь.

Завершается письмо также использованием стандартных фраз:

-с наилучшими пожеланиями;

-с теплыми пожеланиями;

-искренне Ваш;

-с уважением;

-заранее спасибо и т.д.

3. Редактирование делового письма.

После подготовки и составления черновика делового письма следующим этапом будет его редактирование. В текст вносятся исправления, добавления, структурируется и выравнивается содержание, текст проверяется на грамматические, пунктуационные и стилистические ошибки.

4. Приложения.

Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

5. Подпись и отправка делового письма.

Готовое письмо подписывается руководителем или уполномоченным лицом, письму присваивается исходящий регистрационный номер. Отправка письма осуществляется либо посредством электронной почты, либо на бумажном носителе почтовой связью, курьером или вручается лично.

84

Образец делового письма

Вадрес ООО «Виктория и партнеры» были направлены информационное извещение и форма решения собственника для голосования на общем собрании собственников помещений многоквартирного дома, расположенного по адресу: _________.

Сообщаем, что ООО «Виктория и партнеры» не является собственником помещения, занимаемого по указанному адресу, нежилое помещение принадлежит нашей организации на праве аренды.

Всоответствии со ст. 48 Жилищного Кодекса РФ правом голосования на общем собрании собственников помещений в многоквартирном доме по вопросам, поставленным на голосование, обладают только собственники помещений в данном доме. Права собственника имущества на помещение, расположенное по адресу: ________ осуществляет _________________. Пакет для голосования возвращается

вВаш адрес, рекомендуем обратиться с данным вопросом к собственнику помещения.

Приложение: копия договора аренды.

85

Доверенность.

В соответствии со ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации, доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами.

Доверенность является одним из важнейших видов гражданских правоотношений. Если человек по уважительным причинам не имеет возможности лично участвовать в гражданско-правовых отношениях (например, находится в другом городе, больнице, проходит контрактную или срочную военную службу и так далее), то он может оформить специальный письменный юридический документ, подтверждающий полномочия представителя действовать от его лица.

Доверенность необходима для третьих лиц и служит для удостоверения полномочий представителя перед ними. Благодаря доверенности, участвовать в совершении сделки могут не только ее стороны, а и другие уполномоченные на то лица.

Доверенность может выдаваться и реализовываться как физическими, так и юридическими лицами.

Если доверенность выдана физическим лицом, это лицо должно быть дееспособным гражданам. Дееспособными являются граждане, достигшие 18-летнего возраста, либо эмансипированные несовершеннолетние граждане или вступившие в брак до достижения восемнадцатилетнего возврата в случаях, установленных законом.

Гражданам в возрасте от 14 до 18 лет законом разрешено самостоятельно оформлять доверенность в пределах тех прав, которые могут осуществлять сами, для совершения иных сделок доверенность выдается только с письменного согласия родителей, усыновителей или попечителей. Доверенности от имени малолетних и от имени недееспособных граждан выдают их законные представители.

Если доверенность выдана юридическом лицом, то юридическое лицо должно обладать специальной правоспособностью. Доверенность может быть выдана только для совершения законных сделок, не противоречащих целям их деятельности, закрепленным в законе и в учреди-

86

тельных документах. Если коммерческое юридическое лицо выдает доверенности для совершения сделок, противоречащих целям, указанным в его уставных документах, то данные сделки могут быть оспорены в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством.

Для оформления доверенности всегда обязательна письменная форма. В зависимости от того, кто является доверителем и случаев, при которых будет необходимо предъявление доверенности, будет необходимо нотариальное закрепление доверенности.

Доверие представляет собой одностороннюю сделку, так как доверитель наделяет другое лицо определенными полномочиями для совершения необходимых действий и доверенность — тот юридический документ, который фиксирует факт совершения сделки. Доверенность, как сделка, имеет две стороны, это: доверитель (лицо, которое уполномочивает) и доверенное лицо (представитель; лицо, которому передают полномочия). В случае выдачи доверенности нескольким представителям, каждый из них обладает полномочиями, указанными в доверенности, если в доверенности не предусмотрено, что представители осуществляют их совместно.

Доверенность является срочным юридическим документом, в доверенности должен быть указан срок ее действия. Если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу в течение года со дня ее совершения. Доверенность, в которой не указана дата ее совершения, является ничтожной.

Виды доверенностей.

В зависимости от объема представительских полномочий доверенности бывают нескольких видов:

1.Разовая доверенность. Она оформляется для исполнения одного юридического действия. Разовые доверенности выдаются для совершения строго определенной сделки. По разовой доверенности передаются полномочия на подписание какого-либо определенного документа или однократного получения конкретного товара.

2.Специальная доверенность. Такой вариант документа получают для совершения ряда однотипных действий, к примеру на под-

87

писание отчетов, получения пенсии или товаров либо на действия в одной сфере, к примеру, на ведение дела в суде, на регистрацию прав на недвижимость.

3. Генеральная доверенность. Это доверенность с передачей поверенному большого количества полномочий, например, на управление и распоряжение имуществом, подписание документов, управление и распоряжение банковскими счетами, осуществление финансовых расчетов, представление интересов в организациях.

Форма доверенности (рис. 2).

Существует две формы доверенности: простая письменная форма и нотариальная.

Доверенность может быть оформлена в простой письменной форме во всех случаях, когда закон или соглашение сторон не требуют ее обязательного удостоверения у нотариуса.

Нотариальная форма доверенности. Данная форма доверенности предусмотрена для совершения сделок, требующих нотариальной формы.

К ним относятся доверенности, уполномочивающие представителя на отчуждение имущества, права на которое зарегистрированы в реестре (например, заключение договоров купли-продажи, мены, дарения в отношении такого имущества), а также на установление ограниченных вещных прав на него (в частности, установление сервитута или ипотеки).

Законодательством предусмотрены также иные случаи, когда требуется нотариальная форма доверенности: в налоговых правоотношениях представитель индивидуального предпринимателя или физического лица, не являющегося индивидуальным предпринимателем, осуществляет свои полномочия на основании нотариально удостоверенной доверенности, либо доверенности, приравненной к нотариально удостоверенной.

Доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий или на полу-

88

чение корреспонденции, за исключением ценной корреспонденции, может быть удостоверена организацией, в которой доверитель работает или учится, и администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на излечении. Такая доверенность удостоверяется бесплатно.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами.

Нотариальная форма доверенности требуется также в случае, когда лицо, которому выдана доверенность, передает свои полномочия другому лицу в порядке передоверия. Данная доверенность (выдаваемая в порядке передоверия) должна быть нотариально удостоверена.

Гражданский кодекс Российской Федерации приравнивает к нотариально удостоверенным доверенностям, следующие:

–доверенности военнослужащих и других лиц, находящихся на излечении в госпиталях, санаториях и других военно-лечебных учреждениях, удостоверенные начальниками, их заместителями по медицинской части, старшим или дежурным врачом;

–доверенности военнослужащих, а в пунктах дислокации воинских частей, соединений, учреждений и военно-учебных заведений, где нет нотариальных контор и других органов, совершающих нотариальные действия, также доверенности рабочих и служащих, членов их семей и членов семей военнослужащих, удостоверенные командирами (начальниками) этих частей, соединений, учреждений и заведений;

–доверенности лиц, находящихся в местах лишения свободы, удостоверенные начальниками мест лишения свободы;

–доверенности совершеннолетних дееспособных граждан, находящихся в учреждениях социальной защиты населения, удостоверенные администрацией этого учреждения или руководителем (его заместителем) соответствующего органа социальной защиты населения.

89