Практикум по подготовке юридических документов. Учебное пособие

мерческой организации. В случае, когда определенный субъект или группа лиц решает создать организацию, он подает пакет документов на регистрацию организации в проверяющий орган. Компетентный орган проверяет документы не только на наличие ошибок заявленным регистрационным требованиям. После регистрации организации он может провести проверку на выполнение требований, установленных законом.

На этапе исполнения документа важную роль играет контроль, в который осуществляется соответствующим нормативно-правовым или иным органом, который имеет необходимые полномочия.

Единство правил юридического на всех стадиях документооборота обеспечивается применением унифицированных систем доку-

ментации (УСД). Унифицированные системы документации — это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Юридическое хранение.

На стадии хранения обеспечивается целостность документов. Хранение подразделяется на два вида:

-архивное хранение (хранение определенный срок);

-неархивное хранение (оперативное хранение).

В некоторых случаях документы обязаны храниться в архиве.

Обычно выделяют три группы документов, представляющих особую ценность:

1.Документы, представляющие историческую, политическую, культурную или экономическую ценность.

2.Документы содержащие государственную, коммерческую или медицинскую тайну.

3.Документы, связанные с важной или опасной информацией. По некоторым видам документов существуют определенные ар-

хивные требования. К таким относятся документы, касающиеся банковской деятельности, оборонной и медицинской промышленности и многие другие.

11

Срок хранения документов зависит от конкретного документа. Такие сроки устанавливаются соответствующим нормативно-право- вым актом или уполномоченным органом, создавшим документ. В случае, когда конкретные сроки хранения юридических документов не установлены, они будут храниться в соответствии с целесообразностью их использования. Это зависит от исковой давности или от юридической значимости самого документа.

Внастоящее время юридическое делопроизводство тесно связано с переходом на электронные технологии документооборота.

Всовременном обществе все больше увеличивается необходимость облегчить процедуру осуществления документооборота как между отдельными организациями, так и между структурными подразделениями одной организации, путем замены традиционной бумажной формы документов на их более удобные, технологические и отвечающие современным требованиям электронные формы документов.

Использование электронного документооборота значительно ускоряет выполнение операций, сокращает объемы бумажных документов, экономит время сотрудников и расходы предприятия, связанные с заключением договоров и соглашений, оформлением различных документов, обменом необходимой для осуществления производства документацией между организациями.

Все большая часть информации хранится и распространяется в электронном виде. И в данном случае особое значение начинает принимать обеспечение юридической силы электронного документооборота.

Действующее законодательство наделяет свойством юридической силы электронный документ.

Юридической силой обладает электронный документ, заверенный специальным реквизитом, в качестве которого в России в настоящее время рассматривается электронная подпись, которая является не только средством идентификации автора, но и очень важным инструментом, позволяющим подтвердить целостность и неизменность документа.

12

Электронный документооборот между государствами, предприятиями и гражданами становится невозможен без использования ЭЦП.

Несмотря на повсеместное внедрение компьютерных технологий и широкое распространение средств электронной техники, применение электронного документооборота, традиционное делопроизводство и сегодня востребовано и целесообразно.

В соответствии с современными требованиями электронный документ должен оформляться по общим правилам делопроизводства и иметь те же реквизиты, как и на бумажном носителе. Поэтому проблема совершенствования традиционного делопроизводства и сегодня сохраняет свою актуальность, тем более что в настоящее время особое внимание придается юридической значимости документов.

Требование бесспорности юридической силы документа важно, прежде всего, для юристов, в какой бы сфере они не работали. Делопроизводство юриста основано на принципах общего делопроизводства. Тем не менее его особенность состоит в том, что юрист занимается подготовкой специальных документов (исковые заявления, ходатайства, отзывы и т.д.), организует эффективный документооборот — регистрирует входящие, исходящие документы, которые он получает из суда, направляет их в суды или государственные органы, согласовывает внутри компании, обеспечивает хранение документов в привязке к делам.

13

2. ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ, РЕГУЛИРУЮЩИЕ ЮРИДИЧЕСКОЕ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ

ВРОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Всовременной России преобразования во всех сферах жизни нашего общества, в том числе экономической, политической, правовой, социальной, существенно изменили отношение к юридическому документу, как к доказательству фактов, как к источнику информации, как к инструменту для принятия решений.

С научно-техническим прогрессом рост объемов производства в обществе приводит к стремительному росту объемов информации. И как следствие, идет постоянный рост объема документации во всех сферах.

Вданной ситуации отставание законодательной базы, регулирующей порядок организации юридического документооборота недопустимо.

Для юристов, чья деятельность связана с юридической документацией, необходимы знания действующего законодательства, нормативных правовых актов, так как именно на них строится работа с правовыми документами.

Нормативные правовые акты, регулирующие юридическое документоведение в Российской Федерации — это нормативно-

правовая и методическая база делопроизводства, представляющая совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.

Законодательство Российской Федерации в соответствии с территориальным устройством разрабатывается на федеральном и региональном уровне. Среди нормативных документов одни прямо регу-

14

лируют вопросы документационного обеспечения управления, другие — косвенно.

Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. Законы принимаются представительными органами, обладают властной функцией и обязательны к применению в той области деятельности, на которую они распространяются.

Подзаконные акты издаются органами государственной власти и должностными лицами.

Нормативные правовые акты издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в пределах их компетенции.

Нормативно-правовую базу современного юридического делопроизводства составляют:

-законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

-указы и распоряжения Президента РФ;

-постановления и распоряжения Правительства РФ;

-правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерства, ведомства, комитеты, службы и др.);

-законодательные акты субъектов РФ;

-правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов РФ.

Государство регламентирует юридическое документоведение в нескольких направлениях:

– закон содержит определение документа, документирования;

– законом установлены критерии юридической силы документов;

– законом определен состав документов, необходимых в той или иной области деятельности;

– закон определяет правовые основы и порядок хранения документов;

– законом установлено право собственности на отдельные виды документов;

15

–законом установлены единообразные правила подготовки и оформления документов;

–законодательными актами регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения);

–законом установлены требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, категории информации по уровням доступа к ней;

–регулируются процессы использования документированной информации в автоматизированных электронных системах;

–установлены нормы административной, гражданской и уголовной ответственности за работу с документами.

Огромное количество норм, правил и требований, регулирующих юридическое документоведение в Российской Федерации рассредоточены по многим законодательным и нормативным актам, в некоторых содержатся отдельные требования по организации делопроизводства и оформления документов, другие целиком посвящены этим вопросам.

Главный документ государства — Конституция РФ, обладающая наивысшей юридической силой. В ней указаны виды актов федерального уровня, принимаемых Советом Федерации, Государственной Думой, Президентом и Правительством РФ. Федеральный закон от 06.10.2003 № 131 «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» установил систему муниципальных правовых актов.

Все документы составляются на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации. Данное правило законодательно закреплено в Законах РФ «О языках народов Российской Федерации» от 25.10.1991

№1807-I (с изм. от 13.06.2023) и «О государственном языке Российской Федерации» от 01.06.2005 № 53-ФЗ.

Государственный язык является обязательным при опубликовании федеральных законов и других правительственных актов, право-

16

вых актов республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных областей и автономных округов, а также на русском языке ведется официальная переписка между субъектами Российской Федерации. Делопроизводственная деятельность организаций субъектов РФ может осуществляться и на русском или на национальном языке, а также одновременно на двух языках.

Воспроизведение государственного герба возможно на документах общегосударственного образца, выдаваемых органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния, а также на документах, оформляемых и (или) выдаваемых нотариусами, и регламентируется Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000

№2-ФКЗ.

Вконституционном законе указано на то, что государственный герб Российской Федерации не может быть использован в качестве геральдической основы гербов (геральдических знаков) субъектов Российской Федерации, муниципальных образований, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций. Организации и граждане также не имеют права использовать его изображение на своих бланках и печатях. Политические партии тоже не могут использовать символику Российской Федерации (как Государственный герб, так и Государственные гимн и флаг), ее субъектов, муниципальных образований и иностранных государств, об этом говорит Федеральный закон от 11.07.2001 № 95-ФЗ «О политических партиях».

За нарушение установленных федеральными конституционными законами правил использования государственной символики предусмотрена административная ответственность, которая установлена в Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ.

Отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации; при применении информационных технологий; при обеспечении защиты информации регулируются Федеральным законом от 27.07.2006

17

№ 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Данный закон закрепляет на законодательном уровне такие

важнейшие понятия для юридического документоведения, как:

1.Информация — это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

2.Информационные технологии — это процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.

3.Информационная система — совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств.

4.Информационно-телекоммуникационная сеть — технологическая система, предназначенная для передачи по линиям связи информации, доступ к которой осуществляется с использованием средств вычислительной техники.

5.Обладатель информации — это лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам.

6.Доступ к информации — возможность получения информации и ее использования.

7.Конфиденциальность информации — обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя.

8.Предоставление информации — действия, направленные на получение информации определенным кругом лиц или передачу информации определенному кругу лиц.

9.Распространение информации — действия, направленные на получение информации неопределенным кругом лиц или передачу информации неопределенному кругу лиц.

18

10.Электронное сообщение — информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети.

11.Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

12.Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Федеральный закон от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» устанавливает правовые, организационные, экономические, финансовые основы деятельности в области почтовой связи в РФ, определяет права и обязанности всех участников деятельности в области почтовой связи, порядок ее регулирования. Регулирует правоотношения, возникающие между операторами почтовой связи и пользователями услуг постовой связи.

Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» определяет систему принципы современной стандартизации: добровольное применение стандартов; максимальный учет при разработке стандартов законных интересов заинтересованных лиц; применение международного стандарта как основы разработки национального стандарта.

Делопроизводство, связанное с обращениями населения в орга-

ны государственной власти и управления, регламентировано в Федеральном законе от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Данный закон регулирует правоотношения, связанные с реализацией гражданами РФ конституционного права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, устанавливает порядок рассмотрения об-

19

ращений граждан. Закон устанавливает требования к письменному обращению, к его направлению, регистрации, содержит сроки ответа на требования. На основе этого закона в настоящее время строится организация работы с документами во всех государственных учреждениях.

Важную роль законодатель уделяет хранению документов. Важная функция государства — сохранить документы, то есть сохранить национальную историю, национальную память, и обновлять эту память, то есть свежие документы о текущих событиях должны своевременно поступать в архивы.

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Закон дает понятие архивного документа, как материального носителя с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Законом выделяются особо ценные документы и уникальные документы.

Не менее важное уделено вопросу защиты информации, доказательством чего является целый ряд нормативно-правовых актов, ограничивающих доступ к документам.

Федеральными законами установлены условия отнесения информации к сведениям, составляющим тайну, обязательность соблюдения конфиденциальности такой информации, а также ответственность за ее разглашение. В Федеральном законе от 21.07.1993 № 5485-I «О государственной тайне» определен перечень сведений, составляющих государственную тайну, порядок засекречивания этой информации.

20