Официально-деловой стиль в профессиональной деятельности. Учебное пособие

рядку и будете демонстрировать рассеянность и на работе — стоит ли вас тогда брать?.

Приходить следует, по крайней мере, минут за 10 до назначенного времени. Ни в коем случае нельзя опаздывать, не надо объяснять труд-

ности с транспортом или ссылаться на другие объективнее причины. Точность — вежливость не только королей, это вежливость деловых людей.

Первое, что необходимо сделать, это четко представиться и по-

благодарить за то, что вам уделяют время. Целесообразно соблюдать следующие правила:

–не садитесь, пока вас не попросят;

–сидите прямо, не откидываясь на спинку стула;

–это поза активного слушания;

–старайтесь улыбаться, будьте приветливы. но не будьте неесте-

ственно веселы;

– вопросы выслушивайте внимательно, даже если вопрос понятен,

подумайте, прежде чем ответить;

–отвечайте на вопросы прямо, коротко и честно;

–просите разъяснения, если не поняли деталей вопроса;

–избегайте жаргона, вульгаризмов, не используйте в своей речи слова, точного значения которых вы не знаете;

–избегайте упоминания о своих личных проблемах, но будьте го-

товы отвечать на вопросы «личного» характера;

– сохраняйте контакт взглядом с собеседником.

Во время всего разговора не старайтесь «подавить» собеседника своими знаниями и способностями. В собеседовании должен лидиро-

вать и доминировать тот, кто нанимает вас, а не вы. Отвечайте только на вопросы.

Если в процессе интервью наниматель решает принять вас на работу, то вам необходимо поинтересоваться деталями вашего трудо-

устройства. Не будет невежливым попросить отсрочки на 1–2 дня для дачи ответа, если у вас есть желание обдумать предложенные условия.

Видя, что собеседование близится к завершению, внимательно следите за сигналами окончания разговора (собеседник посматривает на

71

часы, встает, рассеянно отвечает на вопросы и т. п.). Уходя с собеседования, улыбнитесь, еще раз поблагодарите за уделенное вам время.

Все эти правила помогут вам произвести максимально благоприятное впечатление на того, кто с вами разговаривает.

ЗАДАНИЯ

Задание 1. Уместно ли употребление этикетных формул в приве-

дённых ниже примерах? Какой эффект может вызвать использование моделей речевого этикета: а) если оно стилистически немотивирова-

но; б) если оно обусловлено определённой стилистической задачей?

Позвольте от вас звякнуть? Разрешите с вами покалякать? Был весьма рад с вами поболтать. Премного благодарен вам, дети. Привет, уважаемый Анатолий Петрович! По какому поводу плачешь, девочка?

Какими судьбами, многоуважаемая Людмила Васильевна! Наше вам с кисточкой, господин директор!

Задание 2. Назовите, какие формулы речевого этикета вы ис-

пользуете, если вам придётся обратиться:

1)к пожилому человеку, чтобы узнать, который час;

2)к милиционеру, чтобы уточнить, как проехать на выставку;

3)к секретарю в приемной, чтобы узнать, когда начнется совеща-

ние у начальника;

4)к руководителю организации, чтобы узнать решение по вашему заявлению;

5)к приятелю, чтобы попросить у него учебник;

6)к преподавателю, чтобы попросить его принять у вас досрочно

экзамен.

Задание 3. Чем вызвано нарушение смысловой точности выска-

зывания в приведённых ниже фрагментах деловых посланий?

1. Эти данные позволили автору основать следующие выводы и предложения. 2. Стала очевидной нетождественность замыслов программы социальным условиям жизни. 3. Необходимо еще раз обсчитать все данные. 4. Следует затвердить это на собрании. 5. Мне было отказа-

72

но под благоприятным предлогом. 6. Был провозглашен приговор суда. 7. Это достигалось самыми неугодными средствами. 8. На заводе воз-

никло нестерпимое положение.

Задание 4. Постарайтесь сократить фразы с неумеренным использованием канцелярских оборотов.

1. Чтобы было больше поголовья животных, надо добиваться, чтобы каждая голова крупного рогатого скота женского рода, как пра-

вило, прежде чем пойти под нож на мясо, дала себе замену для последующего воспроизведения потомства.

2. Путем проведения субботников и воскресников была проведена определенная работа по наведению чистоты и порядка в благоустрой-

стве села.

3.Необходимо последовательно добиваться отсутствия случаев нарушения норм санитарного состояния на фермах.

4.Со стороны заведующего фермой было проявлено халатное от-

ношение к делу контроля за своевременным доением и кормлением крупного рогатого скота.

Задание 5. Определите, каким требованиям к качествам деловой речи (правильность, точность, уместность, ясность, богатство и др.) не соответствуют следующие высказывания депутатов. Исправьте речевые недочеты.

1.Раскрутка реформ за последние три месяца затронула жизненно важные интересы всех россиян.

2.В нашей стране резко снизилось душевное потребление мяса.

3.Некоторые депутаты, позабыв про регламент, демонстрационно покинули зал.

4.Мы должны использовать всевозможные возможности для улучшения благосостояния и зажиточности людей.

5.Мы сегодня женщину рассматриваем только как рабочую силу, забыли, что она предназначена для воспроизводства нового поколения.

6.В моей телеграмме заложены чаяния моих избирателей, на волне которых я стою на этой трибуне.

7.Обождите, товарищи, еще одно выступление, и я закругляю.

73

8.Сегодня такой раскардаш идет в стране, что сердце замирает от

тревоги.

9.Микрофоны надо перенести взад.

10.Поезд приехал поздно, и наша встреча с народом была испор-

чена.

11.У нас есть альтернативные люди на этот пост.

12.Я не могу не сказать своего голоса.

Задание 6. Найдите, объясните и исправьте речевые недочеты в деловой речи.

1.Основные причины преступности среди несовершеннолетних — пагубное и отрицательное влияние социальной среды и двора в условиях нехватки наличия координации и согласования в деятельности педагогов, учителей, общественности и милиции.

2.Ветеран рассказал собственную автобиографию и посоветовал не бояться из-за трудностей на службе.

3.Жители микрорайона говорили о неудовлетворительной организации досуга и свободного времени.

4.После бурного собрания домочадцев ЖЭК споро начал ремонт дома и двора.

5.Больные, не пришедшие на прием, передаются в архив.

Задание 7. Объясните сущность и назначение следующих характеристик делового общения.

1.Регламентированность — подчинение установленным правилам

иограничениям.

2.Соответствие собеседников ролевому амплуа (начальника, врача, милиционера).

3.Нормативность языковых средств.

4.Повышенная ответственность участников делового общения за его результат.

5.Повышенная роль этикета.

74

Задание 8. Как Вы оцените следующие заключительные реплики во время беседы по телефону? Прокомментируйте их.

Как будто все...

Кажется, ничего не забыл...

Ну, кажется, все...

Так, ну это я сказал, это я выяснил...

Ладно, будут вопросы — я перезвоню! Все, мне некогда…

Задание 9. Работа в парах. Разыграйте ситуацию: вам необхо-

димо напомнить о себе после отправки резюме по электронной почте. Продумайте, как вы построите беседу по телефону?

Задание 10. Работа в парах. Участникам предлагается проде-

монстрировать свое умение разговаривать по телефону. Участники данного тренинга задают друг другу три последовательных (логически связанных) вопроса в ситуации трудоустройства. Вопросы можно подготовить заранее. Главная задача — провести разговор правильно, об-

ходясь минимальным количеством слов. По окончании каждого разговора проводится его анализ в группе.

Задание 11. Вы получили письма с предложением о сотрудниче-

стве. Сделайте телефонный звонок, отвечая на каждое из полученных писем. Мотивируйте согласие или отказ.

Задание 12. Прочитайте диалог и выделите этикетные формы приветствия. Какие правила соблюдены, какие нарушены?

—Разрешите?

—Входите, пожалуйста.

—Мне нужен Петр Федорович Никитин.

—Это я.

—Меня зовут Виктор Орлов. Я ....

—Да-да, я знаю. Мне недавно звонил директор. Давайте сделаем так: вы познакомитесь с условиями работы в нашей фирме, а затем мы побеседуем.

75

Задание 13. Сейчас в деловом языке появилось много новых слов, которые в повседневной жизни часто неправильно произносятся. Оши-

бочное произнесение этих слов можно услышать и с экранов телевизоров. Незнание этих слов, их неправильное произнесение серьезно ком-

прометирует говорящего в серьезных деловых ситуациях. Не допускайте ошибок в этих словах!

Произнесите правильно:

Объясните значения этих слов, придумайте предложения с этими словами.

Задание 14. Разыграйте телефонные диалоги для приводимых ниже ситуаций.

Вы звоните в приемную комиссию интересующего вас учебного заведения секретарю приемной комиссии, чтобы узнать о вступительных экзаменах, сроках их проведения, времени работы приемной ко-

миссии и т. д. Используйте правила официального общения и речевые стереотипы:

Добрый день! Это говорит… Меня зовут… Я по вопросу… Простите, с кем я разговариваю?

(Простите), могу ли я узнать, как Вас зовут? Очень приятно.

Обращаясь по имени (и.о.):

Порекомендуйте, посоветуйте, подскажите, пожалуйста, с кем из членов приемной комиссии я могу поговорить по вопросу…

Я хотел(а) бы поговорить с человеком, отвечающим за… Простите, как его зовут? Его должность? А как ему можно позво-

нить?

Подумайте, как построить диалог, если секретаря приемной комиссии нет или он занят.

76

Задание 15. Разыграйте завершение телефонного разговора в соответствии с правилами этикета.

Ваш собеседник говорит вам: — Ну, кажется все.

Ваша задача завершить разговор одним из следующих способов:

Подведите итоги: Да, кажется, мы все обсудили. У меня тоже все. Одним словом,…

Поблагодарите за уделенное время, приятное общение: Спасибо за уделенное мне время. Знаю вашу занятость, не стану вас бо-

лее/больше задерживать.

Выразите надежду на дальнейшие контакты: Созвонимся. Когда можно будет связаться с вами? Когда мне ждать вашего звонка? Было приятно поговорить с вами. Надеюсь, скоро созвонимся.

Используйте формулы прощания: До свидания. Всего самого доб-

рого. Всего доброго. До встречи.

Задание 16. Как надо поступить, если вам позвонили, а вы заня-

ты? Что надо сказать, предпринять?

Задание 17. Прочитайте пословицы, объясните их смысл. Применимы ли они в деловом общении? Сформулируйте на основе данных поговорок рекомендации по деловому общению.

Например: Хорошее слово — половина дела.

Смысл этой поговорки в том, что для достижения успеха в какомлибо деле важно уметь хорошо рассказать о том, как его надо сделать,

надо уметь воодушевить людей на выполнение этого дела. В деловом общении эта поговорка учит: «Учись хорошо говорить, умей хорошо объяснять задачу».

Материал для упражнения:

Сперва подумай, а там и скажи. Лучше запнуться ногою, чем языком.

Кто о ком за глаза говорит, тот того боится. Слово сказал, так на нем хоть терем клади.

Будь своему слову господин. Поклониться — всегда пригодится.

От вежливых слов язык не отсохнет.

77

Без рассуждения не твори осуждения. Своего спасибо не жалей, а чужого не жди.

Гордым быть — глупым слыть.

В чужой монастырь со своим уставом не ходи.

Говори, да не проговаривайся.

Задание 18. Как вы понимаете словосочетание «деловой человек»? Какими качествами должен обладать такой человек? Все ли лю-

ди должны быть деловыми? Всегда ли надо быть деловым человеком?

Задание 19. Используя данные пословицы, сформулируйте законы речевого воздействия.

1.Красна речь слушаньем, а беседа смиреньем.

2.Говори с другими поменьше, а с собою побольше.

3.Лишнее говорить — себе вредить.

4.Никто бы про тебя не знал, когда бы сам не сболтал.

5.Не все ври, что помнится.

6.Говорит — хорошо, а замолчит — еще лучше.

7.Слово — не стрела, а пуще разит.

8.Что у кого болит, тот о том и говорит.

9.Не всякое слово в строку.

Задание 20. Прокомментируйте приведенные утверждения в контексте этикета оратора. Сформулируйте, опираясь на эти утверждения, соответствующие советы-рекомендации оратору:

Талантом собеседника отличается не тот, кто охотно говорит сам,

а тот, с кем охотно говорят другие.

Догматический тон всегда является следствием глубокого невеже-

ства: лишь человек непросвещенный уверен в своем праве поучать других вещам, о которых сам только что узнал; тот же, кто знает много, ни на секунду не усомнится, что к его словам отнесутся внимательно, поэтому говорит с подобающей скромностью.

Манерность жестов, речи и поведения нередко бывает следствием праздности или равнодушия; большое чувство и серьезное дело возвра-

щают человеку его естественный облик (Ж. Лабрюйер).

78

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1.Каковы особенности делового общения?

2.Какие универсальные этические и психологические нормы и принципы делового общения вы могли бы назвать?

3.Каково влияние личностных качеств на характер общения?

4.Перечислите виды споров.

5.Объясните разницу между полемикой и дискуссией.

6.Каковы цели и задачи деловой беседы?

7.Каковы правила подготовки и проведения деловой беседы?

8.Назовите виды деловой беседы.

9.Что такое деловое совещание?

10.Почему в деловом общении приоритет отдается письменной

форме?

11.Назовите основные правила подготовки к собеседованию.

12.Перечислите правила поведения во время собеседования.

79

РАЗДЕЛ 4

СИТУАТИВНЫЕ ЗАДАНИЯ

4.1 Методические указания по выполнению ситуативных заданий

Предложенные ситуативные задания проблемного характера связаны с будущей производственной деятельностью и отношениями меж-

ду людьми.

Ситуативное задание должно способствовать речевому развитию будущего специалиста. Получая персональное поручение, напрямую связанное со своей отраслью подготовки, студент самостоятельно вы-

бирает линию речевого поведения, делая все для того, чтобы достичь положительного решения, вызвать одобрение слушателей. Таким обра-

зом, он на практике осваивает особенности устной формы профессиональной речи, применяет полученные знания терминосистемы профес-

сии. К тому же учится организовывать бесконфликтное взаимодействие с деловыми партнерами, овладевает некоторыми приемами целесооб-

разного красноречия.

Рекомендации студентам как подготовиться к публичному выступлению

Студент организовывает свою самостоятельную работу в такой последовательности:

–осмысление условия ситуативного задания;

–советы специалистов-практиков, консультации преподавателей специальных дисциплин (в случае необходимости) для выяснения наиболее важных положений задания;

–составление плана, композиционное решение;

–сбор фактического материала, в частности для выполнения той части задания, которая имеет профессиональное направление, а также изучение особенностей устной деловой речи, соблюдение формул вежливости и т. п.;

–поиск аргументов для основной части выступления: опыт пред-

шественников, собственные наблюдения, рекомендации специалистов, сведения с научной и художественной литературы, публицистики, вы-

80