Официально-деловой стиль в профессиональной деятельности. Учебное пособие

Например: вносить — вносить предложение; претензия — предъявить претензию.

Возложить, высказать, достигать, заключить, заслушать, затребовать, обеспечить, объявить, оказывать, предъявлять, погашать, про-

длить, принять, предпринять, рассмотреть, расторгнуть, составить. Благодарность, виза, выговор, договор, договоренность, документ,

задолженность, заявка, иск, кредит, отчѐт, письмо, повестка, подпись, порицание, постановление, предложение, претензия, приказ, расписка,

резолюция, резюме, рекомендация, решение, санкция, содействие, справка, счет, требование, учет, характеристика, цена.

Задание 13. Составьте со следующими словами словосочетания,

употребив зависимые слова в правильном падеже.

Например: препятствовать внедрению.

Указывать, анализировать, договор, контроль, долг, согласие, соглашение, содействовать, содействие, идентичный, сходный, распола-

гать, иметь, плата, оплата, платить, оплатить.

Задание 14. Раскройте скобки и поставьте слова в нужном падеже.

1.Согласно (наша договоренность) товары должны быть отгружены не позднее 2 сентября сего года.

2.Прошу оплатить услуги согласно (договор).

3.Согласно (приложение к лицензии) разрешены следующие ви-

ды работ.

4. В соответствии с (принятая ранее договоренность) прошу вы-

слать в наш адрес образцы товара и упаковки.

5.В соответствии с (принятые обстоятельства) отправляем в Ваш адрес образцы нашей продукции.

6.Согласно (прилагаемый список) наградить работников денеж-

ной премией в размере месячной зарплаты.

7. Согласно (настоящий контракт) Исполнитель оплачивает рабо-

ту Агентства в сумме восемьсот тысяч рублей.

21

Задание 15. Перепишите предложения, вставляя вместо точек предлоги благодаря, ввиду, вследствие.

1. ... ожидаемых заморозков принять меры предосторожности и провести профилактику оборудования.

2. … ремонта железнодорожного полотна пассажирский поезд пришел с опозданием.

3. ... мужеству и самообладанию водителя авария была предотвращена.

4. … большого наплыва посетителей время работы выставки увеличено с 10 до 19 часов.

5. ... повышения цен на энергоносители решение об изменении оптовых и розничных цен на товары и услуги будут согласовываться с членами комиссии.

6. ... активной деятельности экологических служб города экологи-

ческая обстановка в городе и его окрестностях начала улучшаться.

Задание 16. Определите, какие сокращения не соответствуют правилам унификации сокращений в деловой документации, исправьте их. При выполнении задания используйте «Список наиболее употребительных сокращений в профессиональной сфере общения» (см. — При-

ложение 1).

ЧП (частное предприятие), д. (деревня), г-н (господин), н-р (например), пер. (переулок), зам. нач. (заместитель начальника), смотр. (смотри), и др. (и другие), ст. преп. (старший преподаватель), г.г. (годы),

р/н (район), стр. (страница), в.в. (века).

Задание 17. Прочитайте предложения, взятые из деловых бумаг, найдите лексические ошибки, определите характер и исправьте их.

1. Гражданка Н. Ф. Сидорова обратилась с заявлением о разводе

брака.

2.Споры нередко доходили до прямых оскорблений во лжи.

3.Пишите Ваши инициалы полностью.

4.Эффективность режима экономии во многом зависит от того, насколько лимитируются финансовые расходы.

22

5.На вверенной Вам территории необходимо еще возвести баню для жителей села.

6.Сообщаем наши реквизиты: Москва, 123298, ул. Народного ополчения.

7.Сим письмом извещаем Вас, что вышепоименованный документ приобщаем к делу.

Задание 18. Отметьте случаи ошибочного употребления сокра-

щенных написаний (см. — Приложение1).

1. Ом-ий неф. з-д просит выделить дополнительные фонды на ме-

талл по следующему списку.

2. Московская об., гор. Щелково, Лесной пр., д. 7. Маслову Н. Н.

З. Граж. Петрову оплатить ком-у в двухдневный срок.

4.Т. Иванцову освободить от занимаемой должности.

5.Протокол тех. сов. при зам.. дир-ра зада «Красный Пр-й».

6.Коллектив взял обяз. на 2021-22ой год и не выполнил их.

7.Поручить гл. инж-у ин-та Козлову продолжить раб. по проектированию цеха.

Задание 19. Подберите к данным словам широкого употребления синонимы, относящиеся преимущественно к официально-деловой сфере.

Получатель, запрещѐнный, немедленный, решить, отсрочка, про-

сить, преступление, человек, устанавливать, продлить, указание, прошедший, сделанное, нужный, наблюдение, обесценивание, копия, огра-

ничение, важный, подписать, продажный.

Слова для справок: лимит, отлагательство, пролонгировать, адре-

сат, девальвация, предписание, дубликат, правонарушение, истекший, завизировать, коррупционный, лицо, констатировать, актуальный, по-

становить, ходатайствовать, недозволенный, безотлагательный, содеянное, надлежащий, мониторинг.

Задание 20. Составьте словосочетания, выбрав правильный ва-

риант предложно-падежного управления.

Аванс (представительские расходы), апеллировать (закон), базиро-

ваться (результаты эксперимента), действовать вопреки (запрет), декла-

23

рировать (свои доходы), идентичный (прошлогодняя ситуация), компетентный (данный вопрос), курировать (процесс производства), несогла-

сованность (действия), преимущество (другие сотрудники), приемлемый (все мы), равняться (опытный сотрудник), удовлетворять (запросы по-

требителей), заведующий (кафедра), управляющий (отдел), начальник (отдел), следовать (рекомендации), рекомендовать (должность), обеспе-

чение (техническая документация), сделать отчет (выполнение плана), отчитаться (выполненная работа), заниматься согласно (расписание),

проявлять осведомлѐнность (действительное положение дел).

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1.Дайте определение официально-деловому стилю.

2.Назовите подстили официально-делового стиля и кратко оха-

рактеризуйте их.

3.Роль языка в профессиональной деятельности.

4.Языковые признаки официально-делового стиля.

5.Какова сфера употребления официально-делового стиля?

6.Какие специфические черты официально-делового стиля вам из-

вестны?

7.Существует ли официально-деловой стиль в устной форме?

8.Назовите лексические особенности официально-делового стиля.

9.Назовите грамматические особенности официально-делового

стиля.

10.Назовите стилистические особенности официально-делового

стиля.

24

РАЗДЕЛ 2

СЛУЖЕБНАЯ И ЛИЧНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

2.1 Понятие о документе. Документ и его функции

Документы фиксируют каждый шаг жизни людей, начиная с мо-

мента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и раз-

вод, уход человека из жизни.

В документах отражается и учитывается деятельность организа-

ции: заключение договоров, ведение бухгалтерских, кадровых, учётных, распорядительных и других документов. При проверке работы органи-

зации проверяют прежде всего документы, в которых зафиксирована деятельность организации. Составление, оформление документов и ор-

ганизация работы с ними регламентированы законодательными и нор- мативно-методическими актами, знание и выполнение которых обяза-

тельны для каждого, имеющего дело с документами.

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информа-

цию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum — доказательство, свидетельство.

Документ (документированная информация) — «зафиксирован-

ная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяю-

щими ее идентифицировать» (закон «Об информации, информатизации и защите информации»).

Информация — «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления» (за-

кон «Об информации, информатизации и защите информации»). Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее

сохранение и накопление, возможность передачи, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных

25

вопросов. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация).

Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ обладает организационной функцией, функцией управления. С помощью документа обеспечивается воздействие на кол-

лективы людей для организации координации их деятельности. Документ выполняет воспитательную функцию: он дисципли-

нирует исполнителя.

Хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты,

но и все обязательные элементы оформления текста — реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, преду-

смотренный государственным стандартом — ГОСТом.

Реквизит — это обязательный информационный элемент доку-

мента, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе. Наименование, дата, регистрационный номер, сведения о состави-

теле и т.д. постоянно располагаются в одном и том же месте — первые три в верхней части, а последний — в нижней части листа после подпи-

сей. Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документов. Формуляр-образец устанавливает максимальный со-

став реквизитов и порядок их расположения.

Форма служебного документа — это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности, расположения и взаимной связи. К эле-

ментам оформления документа относятся его реквизиты, а к элементам содержания — структурные части основного текста.

2.2 Классификация документов

Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации,

классифицируют по следующим признакам:

• видам деятельности (назначению): научно-технические, кон-

структорские, технологические, проектно-сметные, нормативные, орга-

26

низационно-распорядительные, учебно-методические, плановые, рас- четно-финансовые, отчетно-статистические, по личному составу и др.;

• наименованию: чертежи, схемы, графики, карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, ин-

струкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, доверенности, исковые заявле-

ния, авторские свидетельства и т. д.;

• способу фиксации информации: письменные (рукописные, ма-

шинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональныхЭВМ), графические и фотодокументы;

• месту составления: для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация в свою очередь делится на входящую и ис-

ходящую корреспонденцию;

• степени сложности: простые и сложные. Простые — это до-

кументы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов;

• степени гласности: открытые и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степе-

ни секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально»;

• юридической силе: подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействитель-

ным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом;

• срокам исполнения: срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответ-

ствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно»;

• стадиям подготовки:

–черновик — документ, подготовленный для дальнейшего оформления, выполненный, как правило, от руки;

–подлинник — единственный экземпляр документа, оформленный

иподписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями. С подлинника могут быть изготовлены копии, выписки из доку-

мента и дубликат подлинника;

27

–копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника;

–выписка из документа — заверенная часть текста подлинника;

–дубликат — второй экземпляр документа, имеющий одинако-

вую силу с подлинником;

•происхождению: служебные (подготовленные в организациях)

иличные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб);

•срокам хранения: постоянного и временного хранения. Доку-

менты временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет;

• степени обязательности: информационные, содержащие све-

дения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и

директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы;

• степени унификации:

– индивидуальные документы по содержанию являются специфи-

ческими, носящими характер разового документа;

–типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений;

–трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении в зависимости от конкретной ситуации. Эти документы являются шагом к их формализации и кодированию с последующим вводом в ЭВМ;

–анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в правую часть листа. Таким образом, анкета является следующим уровнем формализации текста;

–таблица. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифициро-

вать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, график от-

пусков и другие документы;

– примерные документы носят ориентировочный характер и ис-

пользуются для составления и оформления документов по аналогии;

28

• характеру содержания документы бывают первичные и вто-

ричные. Первичный документ содержит исходную информацию, кото-

рая суммируется, обобщается во вторичных документах.

Правила оформления документов

Правила оформления текстов деловых документов регулируются следующими стандартами: ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированная система документации. Требования к построению формуляра-образца. ГОСТ ИСО 8601-2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Представление дат и времени. Общие требования.

ГОСТ ИСО 15489:2001. Information and Documentation. Records Management.

Наиболее активно в деловой сфере используются информационносправочные документы и документы личного характера.

Информационно-справочные документы регламентируют отношения различных организаций, а также связи и отношения между под-

чиненными и руководством. Это служебные письма, докладные, объяснительные записки, справки и другие.

К документам личного характера относятся заявление, автобиография, доверенность, расписка и другие. Умение составлять такого ро-

да документы — показатель профессионализма работника любой сферы деятельности.

2.3 Объяснительная записка

Объяснительная записка — это документ, содержащий указание и объяснение причин, которые привели к каким-либо нарушениям в производственном или учебном процессе. Этот документ содержит ука-

зание адресата, текст, дату и подпись составителя.

Схема построения объяснительной записки в 1-м значении

(реквизиты)

1.Адресат.

2.Адресант.

29

3.Название документа.

4.Содержание.

5.Дата (слева), подпись и расшифровка подписи (справа).

Запомните:

1)Первые 2 пункта пишутся в правом верхнем углу.

2)Наименование адресата оформляется следующим образом:

должность, звание, фамилия, инициалы адресата пишутся с заглавной буквы в дательном падеже. Название организации пишется также с за-

главной буквы в родительном падеже.

3) Должность, звание (пишутся со строчной буквы), а также фами-

лия, инициалы адресанта употребляются в родительном падеже без предлога. Название организации пишется в родительном падеже без предлога.

4)Название документа пишется в центре страницы с заглавной

буквы.

5)Содержание объяснительной записки пишется с красной строки, затем следует констатация события или происшествия и объяснение его причины.

Образец объяснительной записки

Директору ОАО «Стиль» Петрову С. В.

Отдел реализации

Объяснительная записка

16.08.2022

О срыве поставки пиломатериалов

15 августа 2022 г. три вагона пиломатериалов не были своевременно направлены в адрес ООО «Сигма» в связи с поломкой автопо-

грузчика, в результате чего произошла задержка отгрузки товара.

30