Официально-деловой стиль в профессиональной деятельности. Учебное пособие

–вы не успели подготовить необходимую вашему руководству документацию,

–на время летней практики вы берете на кафедре аппаратуру,

–вы не можете прийти на занятия в ближайшие 3 дня, так как вступаете в брак,

–ваши родственники просят вас помочь им в покупке дачи,

–ваш друг разрешает вам управлять его машиной.

Задание 15. Прочитайте предложения и выберите из скобок одно из слов-паронимов (см. — Приложение 4).

1. Стороны приняли решение заключить (военный, воинский) договор.

2. Несколько солдат самовольно покинули (военную, воинскую)

часть.

3.Сообщение о результатах пресс-конференции было (информативным, информационным).

4.На днях мы получили (информативный, информационный) бюллетень.

5.При приѐме на работу у Вас с собой должно быть (рекомендательное, рекомендованное) письмо.

6.В конце пособия приведен список (рекомендательной, рекомендованной) литературы.

7.В этом районе ведѐтся (типичное, типовое) строительство.

8.Перед нами пример (типичного, типового) письма-рекламации,

т. е. письменной претензии.

9. К концу календарного года Вам необходимо (заплатить, выпла-

тить, оплатить) ипотечный кредит.

10. Кондуктор обязан просить пассажиров (заплатить, выплатить,

оплатить) за проезд при входе в транспорт.

11. Нам необходимо (заплатить, выплатить, оплатить) все квитан-

ции по счѐту.

12. По истечении (гарантийного, гарантированного) срока претен-

зии по качеству товара не принимаются.

13. Вы получите (гарантийный, гарантированный) доход.

41

14.На основании решения суда Вам будет выдан (исполнительный, исполнительский) лист.

15.Необходимо чѐтко обозначить (исполнительную, исполнительскую) деятельность данного органа государственного управления.

Задание 16. Исправьте ошибки, связанные с неточным выбором

слова и нарушением лексической сочетаемости.

1.Эти факторы не могут мотивировать человека на поиск новых решений.

2.Массовый приток западных инвестиций пока трудно предполо-

жить.

3.Все, о чем говорил докладчик, — моменты одной концепции.

4.Шесть процентов опрошенных указали, что все стороны их бытия в городе их удовлетворяют.

5.Успех может быть достигнут только на путях комплексного подхода к организации труда.

6.Основной критерий хозяйственной деятельности — прибыль — сигнализирует о нежизнеспособности таких методов.

7.В городе построены новые улицы, воздвигнуты ансамбли красивых современных зданий.

8.Некоторые рабочие допускают дефекты в работе станков.

9.Коллектив старается изжить критические замечания в свой адрес.

10.Инженерами разработан спектр механизмов для контроля качества изделий.

11.Взяла старт выставка строительных машин.

12.Пейзаж города обогатился новыми зданиями.

13.На ряде предприятий до сих пор бытуют нескорректированные штатные расписания должностей.

14.Теперь каждый гражданин получил возможность обладать собственностью.

15.Все изменения параметров налоговой системы вносятся только

вновом финансовом году.

42

Задание 17. К данным словам подберите определения, выраженные прилагательными и причастиями и имеющие официально-деловой оттенок:

лицо, жалоба, наказание, приговор, обязательства, порядок, меры,

нарушения, органы.

Задание 18. Укажите, какие из приведенных слов и устойчивых сочетаний имеют функциональную окраску официально-делового стиля.

Прийти к согласию, подписать соглашение; отсрочка, отложить на завтра; предписывать, подписаться (на), дать подписку о невыезде; кра-

сивое лицо, юридическое лицо, официальное лицо; чудесный случай, страховой случай; страховка, страховой полис; правильный, надлежа-

щий; интересная работа, дипломная работа; соблюдать обычаи, соблюдать порядок, несоблюдение; установленный порядок, порядочный че-

ловек; учебное пособие, единовременное пособие, пособие по нетрудоспособности; ответ, ответчик; искать, истец; платить, выплата; прямой характер, прямые обязанности; настоящий герой, настоящий документ, в настоящее время; поставить в угол, поставить на вид; принять к све-

дению, принять к исполнению, принять участие; проводить исследование, проводить собрание, проводить время; жилье, жилое помещение,

жилищный фонд; извлечь выгоду, извлечь уроки; таковой, тот, такой; иметь место, иметь отношение; провожать, сопровождать.

Задание 19. Дайте письменные ответы на вопросы так, чтобы они звучали как официальные объявления.

1.Можно ли в метро продавать книги, газеты, журналы?

2.Можно ли обменять валюту без паспорта?

3.Можно ли купить лекарство в аптеке без очереди?

4.Можно ли обменять удостоверение, если у меня нет новой фотографии?

5.Можно ли ездить в метро в спецодежде?

6.Можно ли возить в автобусах, трамваях и троллейбусах жидкости, которые могут легко загораться (воспламеняться)?

43

Задание 20. Соедините названия жанров документов канцелярского подстиля с определениями, приведенными ниже.

Названия жанров: доверенность, расписка, автобиография, заявление, отчет, деловое письмо.

1.Описание жизни какого-либо лица, написанное им самим.

2.Документ, служащий средством общения между учреждениями

имежду учреждениями и частными лицами.

3.Документ, дающий право кому-либо действовать от лица, кото-

рое его написало.

4.Документ, который содержит просьбу о чем-либо.

5.Документ, подтверждающий получение чего-либо.

6.Документ о выполнении какого-либо задания.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ

1.Расскажите об основных видах документов.

2.Специфика делового документа.

3.Что такое документ?

4.Классификация деловых документов.

5.Что такое реквизиты?

6.Культура деловой переписки.

7.Что такое клише? Приведите пример языковых клише.

8.Что такое канцеляризмы?

9.Что такое штампы?

10.Интегральные свойства русской официально-деловой письменной речи.

11.Приемы унификации языка служебных документов.

12.Какие служебные документы относятся к личным?

44

РАЗДЕЛ 3

ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ

3.1 Виды и формы делового общения

Любое общее дело предполагает общение и взаимодействие участников как необходимое средство обеспечения его эффективности. Деятельность не может ни возникнуть, ни осуществляться без интен-

сивного общения.

Деловое общение представляет собой особую форму взаимодей-

ствия людей в процессе определенного вида трудовой деятельности, которая содействует установлению нормальной морально-

психологической атмосферы труда и отношений партнерства между руководителями и подчиненными, между коллегами; создает условия для продуктивного сотрудничества людей в достижении значимых целей, обеспечивая успех общего дела.

Деловое общение — это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен деятельностью, информацией и опытом,

предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.

Деловое общение можно условно разделить на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (когда между партнерами суще-

ствует пространственно-временная дистанция).

Прямое деловое общение обладает большей результативностью,

силой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенное.

В целом деловое общение отличается от обыденного (неформаль-

ного) тем, что в его процессе ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения. В деловом общении мы не можем прекра-

тить взаимодействие с партнером (по крайней мере, без потерь для обеих сторон). В обычном дружеском общении чаще всего не ставятся кон-

кретные задачи, не преследуются определенные цели. Такое общение можно прекратить (по желанию участников) в любой момент.

Деловое общение реализуется в различных формах:

Деловая беседа — речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм для

45

установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.

Деловые переговоры — форма делового общения между собеседниками, которые обладают необходимыми полномочиями от своих организаций (учреждений, фирм и т. д.) для установления деловых отношений, заключения договоров, разрешения спорных вопросов или выработки конструктивного подхода к их решению.

Деловое совещание — это общепринятая форма делового обще-

ния группы по обсуждению производственных вопросов и проблем, требующих коллективного осмысления и решения. Коммуникантами в этой ситуации становятся: коммуникативный лидер (например, руководитель подразделения, отдела или один из ведущих сотрудников, кото-

рому поручено подготовить и провести совещание) и участники совещания, как правило, специалисты, в чьей компетенции находится дан-

ная проблема, или те, кому придется ее решать.

Деловой спор — особый вид речевой коммуникации. Под спором понимается всякое столкновение мнений, разногласие в точках зрения по какому-либо вопросу, предмету; борьба, при которой каждая из сто-

рон отстаивает свою правоту.

В русском языке для обозначения данного явления употребляют-

ся также синонимы: «дискуссия», «диспут», «полемика», «дебаты», «прения».

Например, дискуссией (от лат. discussio — исследование, рассмотрение, разбор) называют публичный спор, цель которого — выяс-

нение и сопоставление разных точек зрения, поиск, выявление истинного мнения, нахождение правильного решения спорного вопроса. Дис-

куссия считается эффективным способом убеждения, так как ее участники сами приходят к определенному выводу.

Слово диспут тоже пришло к нам из латинского языка (disputar — рассуждать, disputatio — прения) и первоначально означало публичную защиту научного сочинения, написанного для получения ученой степени. Сегодня в этом значении слово «диспут» не употребля-

ется, данным термином обозначают публичный спор на научную и общественно важную тему.

46

Другой характер носит полемика. Об этом свидетельствует и этимология этого термина. Древнегреческое слово polemikos означает «во-

инственный, враждебный». Полемику можно определить как борьбу принципиально противоположных мнений по тому или иному вопросу,

публичный спор с целью защитить, отстоять свою точку зрения и опровергнуть мнение оппонента. Цель полемики — одержать победу над противником, отстоять и утвердить собственную позицию.

Слово дебаты французского происхождения (debuts — прения,

дебаты). Прения — слово русское, зафиксированное в лексиконе XVII в. Словарь современного русского литературного языка определяет эти слова так: дебаты — прения, обмен мнениями по каким-либо вопросам, споры; прения — обсуждение какого-либо вопроса, публичный спор по каким-либо вопросам. Дебаты, прения возникают, как правило, при обсуждении докладов, сообщений, выступлений на собраниях, заседаниях,

конференциях и т. д.

Любой спор — это, с одной стороны, выдвижение и защита тезиса первым оппонентом, а с другой — опровержение вторым оппонентом выдвинутого тезиса и соответствующая аргументация.

Мозговой штурм — это метод группового коллективного продуцирования новых идей. Он используется в самых разных областях — от решения научно-технических, управленческих, творческих задач до поиска вариантов поведения в сложных социальных или личных ситуациях.

Сущность метода «мозгового штурма» состоит в коллективной творческой работе по обсуждению и разрешению какой-то сложной проблемы. Участники все вместе думают над проблемой, дополняют друг друга, подхватывают и развивают одни идеи, опровергают другие в поисках истины. Этот метод позволяет выявить и развить творческие способности и творческое мышление участников, чему способствует эмоциональный подъем участников — обязательный спутник творческой деятельности.

Деловая переписка — основная форма письменных речевых коммуникаций. Письма — одно из самых распространенных средств общения в сфере деловых коммуникаций. Они составляют до 80% общего объема документов любой организации. Письмо является своего рода «визитной карточкой» организации. Грамотно составленное и

47

оформленное деловое письмо говорит о высоком уровне культуры делового общения, что, несомненно, характеризует организацию с лучшей стороны.

Особенность деловой переписки заключается в том, что в ней употребляется стилистически нейтральная лексика, широко используются стандартные выражения и фразы, т.к. точность и лаконичность — основные требования к содержанию деловых писем.

Деловой телефонный разговор — это форма устного дистанци-

онного делового диалога, осуществляемого при помощи технических средств. Одной из особенностей телефонных разговоров (за исключени-

ем разговора с получением видеоизображения) является неиспользование таких важных средств невербального общения, как жесты, поза,

мимика, выражение лица, пространственное положение собеседников. Публичные выступления — передача одним выступающим ин-

формации различного уровня широкой аудитории с соблюдением правил и принципов построения речи и использованием ораторских приемов.

Партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта; общающихся людей отличает хорошее взаимопо-

нимание в вопросах дела; основная задача делового общения — продуктивное сотрудничество.

Деловое общение может происходить также в форме:

–заседания

–собрания

–презентации

–конференции

–консультации

–интервью

–отчета.

3.2 Этика делового общения

Этика делового общения — элемент общей этики. Понятие под-

разумевает комплекс нравственных норм и правил, используемых людьми в процессе работы. Соблюдение этики делового общения — ос-

нова успешного коллектива. Отношения, построенные на правилах

48

профессиональной этики и взаимном уважении, создают комфортную рабочую атмосферу, поддерживают мотивацию в коллективе.

Деловое общение, как любое другое, нуждается в регламентации. Этикет делового общения — свод гласных и негласных правил для тех,

кому приходится работать вместе каждый будний день. Без регламентированных норм деловое общение превращается в беспорядочный обмен информацией. Каждый человек по-своему воспринимает окружающий мир, своих коллег, руководителей и подчинённых.

Чтобы различное мировосприятие не мешало работе и не заставляло всех говорить на разных языках, важно соблюдать этикет и куль-

туру делового общения. Это касается как отношений внутри одного коллектива, так и внешних контактов (между сотрудниками разных от-

делов или филиалов, между сотрудником и клиентом).

Основные принципы этики делового общения

Этика делового общения имеет в первую очередь практическую цель. Её соблюдение сильно упрощает работу всего коллектива в целом и каждого сотрудника в частности, так как действовать согласно общепринятым правилам проще и быстрее. При этом сотрудники будут знать, чего ожидать друг от друга. Такой шаг помогает поднять общую производительность, избавляя сотрудников от мыслей вроде «А что же он имел в виду?».

Вторая задача деловой этики — создать в коллективе рабочую ат-

мосферу, в которой делу посвящается все время, а потехе отводится положенный час. Моральный комфорт играет в жизни большую роль, чем физический, а благодаря соблюдению деловой этики сотрудники в плане удовлетворения работой всегда будут чувствовать себя комфорт-

но. Более того, моральная сторона действия деловой этики также влияет на производительность: сотрудник, который чувствует себя комфортно на рабочем месте, будет более предан компании, будет стремиться сделать свою работу лучше. Приятная атмосфера, достигнутая благодаря соблюдению этических принципов делового общения, заставляет работников стремиться к совершенству в работе.

49

Правила поведения в профессиональной среде

1. Базовым правилом устного приветствия является принцип ― снизу вверх, то есть первым здоровается подчиненный с начальником, младший по возрасту со старшим, член делегации с руководителем, в

нашей стране мужчина с женщиной.

2. Для рукопожатий действует принцип ― сверху вниз, т. е. пер-

вым предлагает руку человек выше «по должности» или старше по возрасту. Рукопожатия не всегда обязательны. Например, когда к руково-

дителю входит посетитель, достаточно вежливо и корректно ограничиться словесным приветствием ― Доброе утро!, ― Здравствуйте!, при этом сделать легкий поклон головой и слегка улыбнуться.

3. В последнее время стали популярны рукопожатия между муж-

чиной и женщиной. Причем данное правило делового этикета пока не сформировано. Так, многие руководители по-прежнему считают, что инициатором рукопожатия должна быть женщина. В этом случае ориентироваться следует на сложившуюся в данный момент ситуацию.

4.Рукопожатие становится популярным и среди деловых женщин. Этим они демонстрируют уверенность и силу своей позиции.

5.Вошедший в помещение обязан (независимо от должностного ранга) первым приветствовать присутствующих. Отвечают на привет-

ствие, как правило, только те, кто ближе сидит, кому удобнее.

6. Приветствовать вошедшего можно не вставая со своего рабоче-

го места, но обязательно оторвавшись от работы на несколько секунд. 7. Если, войдя в комнату, где находится несколько человек, вы хо-

тите обменяться рукопожатием с одним человеком, этикетом предполагается обязательно протянуть руку и всем остальным (конечно, если их не слишком много).

8. При встрече с группой знакомых не нужно всем по очереди жать руку. Но, если уж остановились и пожали руку знакомому, который разговаривает с одним или несколькими незнакомыми, привет-

ствуйте всех, называя себя, как при первом знакомстве.

50