Основы документационного обеспечения управления. Рабочая тетрадь для обучающихся по направлению подготовки бакалавриата «Менеджмент»

ТЕМА 2. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Контрольные вопросы

1.Общие правила оформления документов.

2.Бланк документа и его виды.

3.Состав и назначение реквизитов документа.

Задание 1.

Из предложенного списка выберите нормативно-методический акт, устанавливающий общие правила оформления управленческих документов в РФ:

1.Указ Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050 «Об утверждении Положения о Государственном гербе в Российской Федерации».

2.Указ Президента РФ от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне».

3.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ».

4.Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ. «Об акционерных обществах».

5.ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

6.Федеральный закон от 30 декабря 2001 г. № 195-ФЗ «Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях».

Задание 2.

Из предложенного списка выберите понятие, соответствующее

термину «реквизит документа»:

1)порядок формирования управленческого документа;

2)обязательный элемент оформления официального документа;

3)регламент работы с документами.

Задание 3.

Перечислите общие требования, предъявляемые к оформлению современных управленческих документов в России:

1)

;

2)

;

21

3)

;

4)

;

5)

.

Задание 4.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организаци- онно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» на современном этапе определены 30 реквизитов документа. Исходя из их назначения, произведите классификацию реквизитов (табл. 7).

22

18Текст документа

19Отметка о приложении

20Гриф согласования документа

21Виза

22Подпись

23Отметка об электронной подписи

24Печать

25Отметка об исполнителе

26Отметка о заверении копии

27Отметка о поступлении документа

28Резолюция

29Отметка о контроле

30Отметка о направлении документа в дело

Задание 5.

Раскройте содержание нижеперечисленных реквизитов документа. 1. Товарный знак (знак обслуживания)

.

2. Код формы документа

.

3. Наименование организации — автора документа

.

23

4. Наименование должности лица — автора документа

.

5. Справочные данные об организации

.

6. Гриф утверждения

.

7. Подпись

.

8. Печать

.

24

Задание 6.

Перечислите виды бланков управленческих документов и признаки их классификации:

1) по автору документов:

;

2) по ?

;

3) по ?

.

Задание 7.

Оформите общий бланк организации на основании исходных данных. Недостающие реквизиты внесите самостоятельно.

Исходные данные:

1. Общество с ограниченной ответственностью «Алькор» (ООО «Алькор»).

2.Юридический адрес: 350000, г. Краснодар, ул. Суворова, 16.

3.ИНН 2310944562 / КПП 231001001.

4.Реквизиты банка: расчетный счет 40702510400000555667 в КБ «Кубань кредит ООО», корреспондентский счет банка

30101810200000000722, БИК 040349722.

5.Тел. (fax) 8 (861) 255 64 32.

6.Электронная почта: alkor.mail.ru.

05 (наименование организации)

08 (юридический адрес), ИНН/КПП

08 (реквизиты банка)

08 (Тел.(fax.), e-mail)

Поле для оформления текстовой части документа

25

Задание 8.

Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Внесите недостающие реквизиты, расположив их в соответствии с установленными правилами (Приложение В).

350065, г. Краснодар, ул. Трудовой Славы, д.1, офис 7

ООО«Краснодарсельхозстрой»

266 88 44

Главе администрации Карасунского округа г. Краснодара

Иванову И. И.

Уважаемый Иван Иванович!

ООО «Краснодарсельхозстрой» просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности нашей организации и оказать содействие в решении вопросов, затрудняющих внешнеэкономическую деятельность компании.

Заранее благодарны за оказанную помощь, по поручению дирекции ООО «Краснодарсельхозстрой», коммерческий директор С. А. Семенов Приложения:

1.Бизнес-план ООО «Краснодарсельхозстрой», 6 л.

2.Заявление ООО «Краснодарсельхозстрой» в Департамент экономического развития и торговли Краснодарского края о выделении квоты на экспорт на 20__ г.

26

Герб субъекта РФ Наименование организации

Адрес

Директору предприятия «Максидом» Григорьеву В. Н.

___№__________

Т е к с т д о к у м е н т а

Герб субъекта РФ Наименование организации

Адрес

Петрову Г. И.

___№________

Т е к с т д о к у м е н т а

27

При этом сообщаем следующее: взаимозачеты за полученное сырье с Оренбургского комбината хлебопродуктов № 3 производились своевременно. Текущая задолженность по состоянию на 10.03.20__ г. составляет 125 млн руб.

С П Р А В К А

Дана Петрову Геннадию Ивановичу в том, что его месячный оклад составляет 14 000 рублей.

28

Вопросы для самоконтроля

1.Определите роль и назначение реквизитов документа.

2.Каким нормативно-методическим актом предусмотрен состав

иправила оформления реквизитов документа?

3.Что такое формуляр-образец документа?

4.Каковы общие правила оформления управленческих документов?

6.Какие реквизиты документа относят к постоянным (обязательным)?

7.Какие реквизиты документа относят к переменным (дополнительным)?

8.Что такое бланк документа?

9.Какие виды бланков Вы знаете?

10.Каковы общие требования к изготовлению бланков документов?

Тестовые задания для самоконтроля по теме 2

1. Оформление управленческой документации по единым стандартам позволяет:

а) включать документы в единую для страны систему делопроизводства;

б) увеличивать оперативность обработки и исполнения документов; в) расширять систему законодательных и нормативных актов

в области делопроизводства; г) сокращать затраты труда делопроизводителей.

2. Под оформлением документов понимают:

а) процесс создания и обработки документов; б) документирование управленческих процессов;

в) соблюдение в ходе составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки документов в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах РФ.

29

3.Современные правила оформления управленческой документации излагает:

а) Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»;

б) ГОСТ Р 7.097-2016;

в) ГОСТ Р 6.30-2003.

4.Реквизит документа — это:

а) набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности;

б) ясность и логичность построения текстов служебных документов; в) обязательный элемент оформления официального документа.

5.Общее количество реквизитов документа, предусмотренное положениями ГОСТ 7.097-2016, составляет:

а) 45; б) 30; в) 50.

6.Код организации (ОКПО) отражается в составе реквизита:

а) наименование организации — автора документа; б) гриф утверждения; в) справочные данные об организации.

7.Код ОКПО организациям, предприятиям и учреждениям присваивается:

а) внебюджетными социальными фондами; б) подразделениями Росархива; в) органами Росстата; г) налоговыми службами.

8.ОГРН юридического лица входит в состав реквизита:

а) товарный знак (знак обслуживания); б) справочные данные об организации;

в) наименование организации — автора документа; г) наименование структурного подразделения — автора документа.

9. ОГРН юридического лица отражается в документе:

а) свидетельстве о постановке на налоговый учет; б) свидетельстве о внесении в ЕГРЮЛ (ЕГРИП); в) уставе организации.

30