Основы документационного обеспечения управления. Рабочая тетрадь для обучающихся по направлению подготовки бакалавриата «Менеджмент»

Задание 10.

Из представленного списка стандартов выберите те, которые имеют основополагающее значение в организации делопроизводства:

1.ГОСТ Р 7.08-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

2.ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

3.ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».

4.ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования».

5.ГОСТ Р ИСО 14001-98 «Системы управления окружающей средой. Требования и руководство по применению».

Задание 11.

Сформулируйте основные требования, которым должна отвечать

Задание 12.

Документ — это информация, зафиксированная на любом материальном носителе, имеющая юридическую силу, содержащая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать.

Определите содержание понятия «юридическая сила документа».

Юридическая сила документа — это

.

Задание 13.

Перечислите свойства документа и раскройте их содержание:

1)

;

11

2)

.

Задание 14.

Раскройте содержание функций документа:

1. Информационная —

.

2. Организационная —

.

3. Коммуникативная —

.

4. Юридическая —

.

5. Воспитательная —

.

6. Учебная —

.

Задание 15.

Все документы в зависимости от отражаемых в них вопросов деятельности делятся на два класса. Определите их значение. Приведите примеры форм управленческих документов, принадлежащих к данным классам.

1. Документы по общим и административным вопросам:

.

12

2. Документы по функциям управления:

.

Задание 16.

Документ состоит из двух частей:

1)формулярной;

2)текстовой.

Дайте определение формуляра-образца документов.

Формуляр-образец документа — это

.

Назовите нормативно-методический акт, в содержании которого представлен формуляр-образец управленческих документов:

.

Задание 17.

Произведите классификацию нижеперечисленных форм управленческих документов (табл. 2). Для выполнения задания использовать таблицы 3, 4, 5, 6.

Таблица 2

1.Заключение экспертной комиссии санитарно-эпидемиологической службы по г. Краснодару № 1119 от 12.10.20__ г.

2.Отчет руководителя отдела продаж ООО «Консул» Симонова А. П. «Об объемах продаж за 1-е полугодие 20__ г.»

3.Договор купли-продажи основных средств от 10.10.20__ г. б\н (поступил от ООО «Радуга»)

13

10.Гарантийное письмо об оплате товаров, поступившее от покупателя ИП Ульянова А. Н.

Таблица 3

Классификация документов по содержанию

Таблица 4

Классификация документов по месту составления

14

Таблица 5

Классификация документов по виду оформления (юридической силе)

Таблица 6

Классификация документов по степени гласности

Вопросы для самоконтроля по теме 1

1.Что является предметом изучения в документоведении?

2.Дайте определение документационного обеспечения управления.

3.Назовите исторические этапы развития системы государственного делопроизводства в России.

4.Что такое документ?

5.Перечислите основные этапы организации работы с документами.

6.Какие формы организации делопроизводства Вы знаете?

7.Назовите современные федеральные институты, регламентирующие организацию работы с документами в России.

15

8.Назовите основные законодательные и нормативнометодические акты, регламентирующие правила работы с управленческой документацией.

9.В чем заключается процесс унификации и стандартизации документов?

10.Что такое информация? Перечислите основные требования, которым должна отвечать управленческая информация.

11.Раскройте содержание функций документа.

12.Что такое юридическая сила документа?

13.Назовите основные свойства документа.

14.Что такое формуляр-образец документа?

15.Перечислите признаки классификации управленческих документов. Приведите примеры.

Тестовые задания для самоконтроля по теме 1

1.Синоним делопроизводства —…

а) документальность; б) документационное обеспечение управления; в) судопроизводство.

2.Выберите определение, соответствующее понятию термина «документационное обеспечение управления»:

а) процесс управления, направленный на обучение сотрудников организации в области документирования управленческих процессов;

б) процесс, связанный с организацией хранения управленческой документации;

в) процесс документирования управленческой деятельности хозяйствующих субъектов и организация работы с документами;

г) отрасль управленческой деятельности, связанная с документированием организации предпринимательской деятельности хозяйствующих субъектов.

3. Официальное возникновение термина «делопроизводство» в области документирования управленческих процессов впервые зарегистрировано:

а) в конце ХV в.;

б) в конце ХVII в.;

в) в конце ХVIII в.; г) в конце ХХ в.

16

4.Процесс создания и оформления документов называется:

а) архивацией; б) документированием; в) фиксацией; г) регистрацией.

5.Процесс документирования осуществляется на … языках:

а) только на естественном (рукописные и машинописные документы);

б) только на искусственном (магнитные и электронные носители информации);

в) на естественном и искусственном (все вышеперечисленное).

6.Информация, зафиксированная на любом материальном носителе, называется:

а) файлом; б) документом;

в) информационной справкой; г) каталогом; д) выпиской.

7.Наиболее древним видом документа на Руси считается:

а) указ; б) грамота;

в) отписка; г) протокол; д) доклад.

8. Свойства официального документа, сообщаемые ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления называют:

а) подлинником документа; б) копией документа;

в) юридической силой документа.

9. Организация делопроизводства на предприятиях, в организациях или учреждениях осуществляется с помощью… форм:

а) министерской; б) ведомственной;

в) централизованной; г) децентрализованной; д) коллежской; е) смешанной.

17

10.Законодательное регулирование делопроизводства на территории РФ осуществляется путем издания:

а) указов Президента РФ; б) приказов министров в отдельных министерствах; в) ГОСТов;

г) федеральных законодательных актов; д) решений и постановлений государственных коллегиальных

совещательных органов; е) типовых инструкций по делопроизводству.

11.Нормативное и методическое регулирование делопроизводства на территории РФ осуществляется путем издания:

а) указов Президента РФ; б) методических указаний в области организации

делопроизводства; в) ГОСТов, ОСТов, СТП;

г) федеральных законодательных актов; д) типовых инструкций по делопроизводству.

12.Нормативно-методическое регулирование деятельности служб ДОУ осуществляется путем издания инструктивнометодических актов федеральными институтами:

а) Министерством финансов РФ; б) Правительством РФ; в) Росстандартом РФ;

г) Государственной Думой РФ; д) Росархивом; е) Росстатом.

13.Общее методическое руководство по ведению документационного обеспечения управления в организациях осуществляет:

а) Правительство РФ; б) Росстандарт РФ;

в) Государственная Дума РФ; г) Росархив; д) Росстат.

14.Организация документационного обеспечения управления на предприятиях наличие нормативно-методических актов:

а) предполагает;

б) не предполагает.

18

15. Процесс приведения бланков управленческих документов к единой форме, единому типу, образу называют:

а) стандартизацией; б) унификацией;

в) документированием.

16.Каждой унифицированной форме документа присваивается код:

а) ОКВЭД; б) ОКУД; в) ОКПО; г) ОКОНХ;

д) все вышеперечисленные.

17.Код ОКУД представляет собой … цифровой код:

а) семизначный; б) восьмизначный; в) девятизначный; г) десятизначный.

18.Нормативно-методический акт, представляющий собой образец, эталон или модель оформления управленческого документа, называют:

а) классификатором; б) каталогом; в) выпиской; г) стандартом.

19.К стандартам в области документирования относят:

а) ГОСТы; б) РСТы; в) СТП; г) ОСТы; д) УСТы.

20. Основополагающими стандартами в области документирования управленческих процессов на современном этапе являются:

а) ГОСТ Р 6.30-2003;

б) ГОСТ Р 7.097-2016;

в) ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007; г) ГОСТ Р ИСО 9001-2001; д) ГОСТ Р ИСО 14001-98.

19

21. Требования к оформлению управленческой документации, предусмотренные ГОСТ Р 7.097-2016, применяются в организациях и предприятиях:

а) торговли; б) производственной деятельности;

в) федеральных административных и исполнительных органов власти;

г) во всех организациях и учреждениях независимо от вида и целей деятельности.

22.Управленческая информация, отражаемая в официальных документах, должна отвечать требованиям:

а) оперативности; б) системности; в) доступности; г) достаточности; д) адресности; е) логичности; ж) ясности;

з) достоверности.

23.Формуляр-образец документа — это:

а) последовательность расположения реквизитов в документе; б) набор реквизитов официального письменного документа, распо-

ложенных в определенной последовательности; в) правила оформления отдельных реквизитов документа;

г) свойства официального документа, сообщаемые ему действующим законодательством и установленным порядком оформления.

20