Введение в проектную и научно-исследовательскую деятельность. Учебное пособие

1.4. Управление коммуникацией в проекте

зданы для того, чтобы актуализировать цели проекта и действия по их достижению, вовлекать и информировать заказчиков и других заинтересованных лиц. Правила взаимодействия должны быть проработаны, задокументированы и внедрены в практику.

Давайте определим, как сформировать правила взаимодействия и организацию коммуникации именно внутри команды. Хотя эти принципы вполне применимы в коммуникации и с более широким слоем участников. Итак, какая польза от организации коммуникации? Можно выделить основные задачи, которые решаются за счет организации коммуникации в команде.

Организация коммуникаций в команде позволяет решить задачи:

–обеспечение вовлеченности участников в совместную работу;

–координация при выполнении работ;

–поддержка информированности участников о состоянии проекта;

–обеспечение контроля для руководителя проекта и для заинтересованных лиц;

–хранение рабочей информации.

Но все-таки хочется поменьше говорить и побольше делать. Естественно время, которое проводится во время обсуждений, нужно ограничивать. При этом нужно как-то мириться с тем, что деятельность руководителя практически состоит только из коммуникаций. Некоторые аналитики даже считают, что эта деятельно состоит на 90 % из коммуникаций. И отсюда очевидное желание, чтоб все общение было по делу и максимально подготовленным.

Давайте посмотрим, какие есть ключевые требования к организации коммуникации:

1.Представлять цели коммуникации. Какой вопрос необходимо решить или какое действие необходимо инициировать.

2.К обсуждениям приступать, когда участники достаточно подготовлены и обладают исходной информацией.

3.Минимизировать спонтанные отвлечения сотрудников несрочными

иневажными вопросами.

Если вы будете выполнять эти три требования, то значительно повысите эффективность коммуникаций.

И теперь обсудим системный подход к управлению коммуникациями. Для обеспечения продуктивной совместной деятельности в проекте созда-

41

1. Проектная деятельность

ется система управления коммуникациями. Мы не будем затрагивать, конечно, психологические особенности коммуникации, а сосредоточимся на формальной стороне вопроса.

Типовая система управления коммуникациями в проекте состоит:

–из организованной структуры и ролей в проекте;

–плана коммуникаций;

–информационной системы сопровождения проекта; Что такое план коммуникаций?

План коммуникаций – компонент плана управления проектом, описы-

вающий как будет происходить планирование, структурирование, мониторинг и контроль коммуникации по проекту. И первым делом стоит установить требования к коммуникации со стороны участников проекта. Такие требования могут применять как к содержательной части коммуникации, т. е. к тому, о чем вообще стоит общаться, так и к механизмам передачи информации, т. е. тому, как будет передаваться информация.

Обычно требования к коммуникациям можно структурировать следующим образом:

–требования в интересах управления;

–требования в интересах взаимодействия команды;

–требования в интересах информационного обеспечения заказчика;

–личные требования участников команды.

Требования собираются, фиксируются, обсуждаются и на их базе собираются правила, составляющие основу плана коммуникаций.

О чем еще стоит здесь упомянуть. Правила могут менять в течение проекта. Представьте, что в ходе работ над проектом может выясниться, что в плане коммуникаций мы не учли что-то важное, забыли зафиксировать, а где же хранить конечную версию документа, или напротив, заложили в план неработающее правило. К примеру, вы договорились встречаться в 8 утра каждый день. Тогда есть возможность внесения изменений в план коммуникаций. И тут важно, чтоб эти изменения были как можно скорее донесены до участников проекта и заинтересованных лиц.

Итак, план коммуникаций проекта представляет собой комплексный документ, который включает в себя три основных раздела.

1.План регулярных коммуникаций.

2.Типичные задачи взаимодействия участников команды.

3.Методы и технологии, используемые для передачи информации.

42

1.4. Управление коммуникацией в проекте

Давайте теперь разберем подробно каждый из разделов плана коммуникаций.

1. План регулярных коммуникаций включает в себя все мероприя-

тия по взаимодействию участников коммуникации, которые должны выполнять на регулярной основе. Например, такие как совещание команды, совещание с исполнителем и заказчиком, подготовка отчета. Наличие такого плана значительно облегчает проведение таких встреч. Теперь о них не надо договариваться специально, согласовывать время, искать место. Отклонение от данного плана без внесения корректив – сигнал о том, что в проекте не все хорошо с управлением, возможны проблемы с ходом реализации. Обратите на это внимание.

2. Второй раздел плана управления коммуникациями – типичные задачи взаимодействия между участниками проекта. В данном разделе плана перечисляются типичные задачи, которые требуют коммуникации. Например, постановка задач в команде проекта. Решение сложных вопросов. Все эти требования сводятся в таблицу и подбирается наиболее подходящий режим коммуникаций с учетом требований всех участников.

Типичные задачи взаимодействия участников команды.

Задача: Кто? С кем? Как?

Постановка задачи в команде: Руководитель проекта, участники команды.

Система постановки задач: Личная встреча, совещание.

43

1. Проектная деятельность

Согласование решения: участники команды – все, кого это затрагивает написать в общий чат / инициировать внеплановое совещание / выступить на регулярном совещании.

Решение срочных вопросов: Участник команды. Руководитель проекта. Личная встреча / написать в общий чат / инициировать внеплановое совещание.

3. Третий раздел – это методы и технологии использования и пере-

дачи информации. Спектр возможных форм и инструментов коммуникации чрезвычайно широк, он достаточно быстро меняется.

Обсудим процесс выбора инструментов. Одна из задач выбора инструментов коммуникации – это определить, какие инструменты будут использованы.

Методы и технологии, используемые для передачи информации:

–для общения команды;

–для общения один на один;

–для оповещений и для предоставления отчетов;

–для хранения информации.

Какие технологии выбрать? Безусловно, многое определяется предпочтениями для обеспечения комфорта взаимодействия. Давайте вначале посмотрим, какие бывают неудачные решения по выбору инструментов коммуникации.

1.Обсуждение всех вопросов происходит в общем чате (при этом информация по разным темам сливается в один канал). Что можно здесь сказать? Работа у такого чата непродуктивна. Здесь стоит подумать, какие каналы подходят наилучшим образом, и какие темы будут обсуждаться.

2.Хранение документов в электронной почте. По электронной почте удобно переслать информацию, но очень сложно найти последнюю версию документа по прошествии нескольких дней. Поэтому совет – размещайте документ в общем хранилище, а об оповещениях отправляйте ссылки. Если по почте получен документ, который понадобится в дальнейшем, сразу же размещайте его в хранилище.

3.Третье неудачное решение – это попытка решить сложные вопросы

впереписке. К сожалению, письмо редко передает правильную интонацию, часто появляется двусмысленность. Поэтому хорошим выходом будет – в переписке обозначить вопрос, затем обсудить при встрече, а результаты сформированного решения разослать всей команде.

44

1.5. Представление отчетности по проекту

Сейчас мы рассмотрели три неудачных решения по выбору инструментов коммуникации и возможные варианты выхода.

А теперь логично поинтересоваться, а как же понять, хорошие ли получились правила, насколько эффективна коммуникация в проекте? Да, такие критерии существуют.

Критерии эффективных коммуникаций.

1.Участники команды знают актуальные цели проекта и свою роль

впроекте. То есть не руководитель проекта думает, что все все знают, а действительно каждый участник может ответить на вопрос про цели проекта правильно.

2.Нагрузка на участников распределена в соответствии с планом работ. В проекте нет ситуаций, когда работа, закрепленная за одним участником, регулярно делает другой или вообще руководитель проекта. Каждый выполняет свою работу.

3.Участники не отвлекают друг друга неважными и несрочными вопросами в рабочее время. Все оповещения стараются писать в электронном виде, а общение приурочить к командному совещанию в заранее согласованное время. То есть время тратится максимально по делу.

Оценивая по этим критериям организацию коммуникации в своем проекте, вы сможете понять, эффективно вы выстроили процесс или стоит еще над ним поработать.

Вопросы для самоконтроля

1.Что такое «кoммуникации в проекте»?

2.В каких случаях требуется специально разрабатывать методы коммуникаций и выполнять планирование коммуникаций?

3.Какие методы и технологии коммуникаций бывают? В чем их преимущества и недостатки?

4.Что содержит плaн коммуникаций?

5.Назовите основные критерии эффективных коммуникаций в проек-

те.

1.5.Представление отчетности по проекту

На начальном этапе планирования проекта вам необходимо подготовить краткую аннотацию проекта. Следуйте плану.

45

1. Проектная деятельность

Из чего состоит проект?

1.Титульный лист.

2.Название проекта.

3.География проекта.

4.Сроки реализации.

5.Краткая аннотация.

6.Описание проблемы, решению, снижению остроты которой посвящен проект.

7.Основные целевые группы.

8.Цель и задачи.

9.Методы реализации.

10.Календарный план реализации проекта.

11.Количественные и качественные показатели.

12.Мультипликативность.

13.Смета проекта.

Постановка проблемы

1.Что мы хотим изменить?

2.Что нам мешает это сделать?

3.Где была выявлена проблемная ситуация?

4.Насколько широко она распространена?

5.Насколько серьезна и важна?

6.Кто и на что она влияет?

7.Кто затронут проблемой?

8.Скольких людей она затрагивает?

9.Кто и какую выгоду получит от ее решения?

46

1.5. Представление отчетности по проекту

Задачи проекта

– описывают конкретные шаги, которые нужно сделать для достижения цели.

Методы реализации

1.Какие ресурсы будут привлечены?

2.Кто будет осуществлять действия?

3.Что будет сделано?

4.Как?

5.Когда?

Ожидаемые результаты

Количественный результат – что будет сделано? – фиксирует количество оказанных услуг, участников мероприятий, получателей конкретной помощи, количества выпущенных книг и т.д.

Качественный результат – что изменится? – отражает позитивные изменения, которые произойдут в результате проведения мероприятий, оказания услуги и т.д.

Мультипликативность

– необходимо указать, как будет (если будет) распространяться опыт по реализации проекта в других регионах, т.е. каким образом можно растиражировать ваш положительный опыт реализованного проекта.

Смета расходов

– оптимальность финансирования, соответствие заложенных финансовых затрат мероприятиям, запланированным в ходе реализации проекта.

47

1. Проектная деятельность

Руководство по написанию отчета о проекте

Следующие примечания предоставляют руководство для написания отчета. Даже если ваш проект не удался так, как вы надеялись, нет никаких причин, по которым вы не должны получать высокую оценку за отчет, если вы готовы работать над ним.

1. Почему отчет?

Создание хорошего технического документа для отчета о проекте – такая же часть проекта, как и выполнение экспериментальной работы. Какой бы замечательной и оригинальной ни была работа над проектом, если результаты не могут быть доведены до сведения других людей, работа не может считаться законченной! Информирование о результатах исследования в ясной и полезной форме является ключевой частью науки и является причиной того, как много усилий уделяется этому аспекту.

2. Какой уровень?

Основная часть отчета должна быть понятна всем. Если необходимо включить более подробную информацию о некоторых аспектах (например, о сложном математическом выводе, только основной результат которого важен для основного обсуждения), рассмотрите возможность включения этой информации в качестве приложения.

3. Сколько деталей включать?

Не обязательно или даже не желательно описывать каждую минуту подробно, что и как было сделано. Один из самых важных аспектов хорошего технического письма должен быть кратким, но оставаться информативным. Способность выбирать то, что важно, и опускать то, что является просто второстепенными деталями, является навыком, который должен развить каждый ученый. Ввиду этого основная часть вашего отчета должна быть в пределах пункта, указанного в соответствующем описании модуля. Слишком длинный отчет получит более низкую оценку, чем он того заслуживает.

48

1.5.Представление отчетности по проекту

4.Основные моменты.

Должны быть представлены два экземпляра. Студенты, которые работали в парах, должны писать и представлять независимые отчеты, подчеркивая те аспекты проекта, за которые они несут личную ответственность.

5. Формат отчетов.

Хотя это и не обязательно, существуют веские причины для традиционного формата отчета. Разделы, которые вам нужно включить:

•Заглавие

•Авторы

•Аннотация

•Оглавление

•Вступление

•Экспериментальные техники и методы

•Результаты и обсуждение

•Резюме / выводы

•Рекомендации

•Приложения (если используются)

5.1.Первая страница должна содержать название, автора (ов) и дату. Заглавие должно передать область и масштаб проекта.

5.2.Вторая страница.

Вторая страница должна состоять только из аннотации. Идея аннотации состоит в том, чтобы предоставить краткое резюме отчета. Читатель должен понять из аннотации, каковы были цели проекта, что было реализовано, и то, что было обнаружено. Аннотация не должна пересказывать отчет. Обычно аннотация должна содержать не более 200 слов.

5.3.Третья страница должна содержать оглавление с указанием номеров страниц различных разделов.

5.4.Четвертая страница и далее.

Вступление. Здесь вам необходимо изложить основные концепции (и, если требуется, краткую версию любой теории), необходимые для обсуждения проекта.

Результаты и обсуждение.

Представьте свои результаты в логической последовательности, подчеркнув, что важно, и как полученные данные были проанализированы, чтобы получить результаты, о которых вы пишите. Представьте выводы,

49

1. Проектная деятельность

использую критический подход. Убедитесь, что все диаграммы, графики и т. д. правильно оформлены и имеют подписи. Аккуратная нарисованная от руки диаграмма предпочтительнее плохо составленной компьютерной схемы или изображения с плохим разрешением, скопированного из Интернета.

Резюме и заключение.

Это раздел, в котором вам нужно собрать все результаты вместе. Он должен быть информативным и содержать все выводы по проделанной работе. Здесь можно указать какие проблемы у вас были и как вы собираетесь продолжить исследование. Страницы, диаграммы, ссылки и таблицы должны быть пронумерованы.

6. Ссылки.

Оформление ссылок очень важно. Читатель должен понимать, какие источники вы использовали в своей работе для того чтобы иметь возможность прочитать эти научные работы.

7.Оценка работы.

8.Отчет.

Предлагаем использовать следующий план написания отчета:

1.Определите, что вы хотите сказать. Часто это можно сделать с помощью диаграмм и графиков данных, которые вы хотите включить.

2.Составьте план того, что вы хотите сказать, и как это соответствует диаграммам / графикам, которые вы хотите использовать.

3.Расширьте свой план до схемы, которая включает все заголовки разделов, которые вам понадобятся.

4.Проверьте схему, чтобы увидеть, что последовательность имеет смысл и что ничего важного не было проигнорировано.

5.Проверьте ваш план с кем-то еще, например, с сокурсником, или научным руководителем.

6.Напишите черновик отчета.

7.Проверьте первый черновик на предмет согласованности, очевидных ошибок и пропусков (например, отсутствуют подписи к рисункам, ссылки еще предстоит сделать).

8.Пересмотрите черновик и перепроверьте, пока все замечания не будут устранены.

9.Отправьте отчет.

50