Организационная психология. Учебное пособие

ду собой и с целым. Если между элементами нет разорванных, излишне слабых или натянутых связей, то они прочны. Раздутый штат предприятия, когда люди дублируют друг друга, часто не знают, чем заняться, не знают всех членов своего коллектива, является примером отсутствия уровня целостности в такой организации и показателем ее низкой эффективности.

Иерархичность системы

Этот признак характеризует способность системы состоять одновременно из элементов и самой быть элементом более крупной системы. Через иерархичность можно проследить связи системы с другими системами и анализировать их взаимодействие.

Взаимодействие с внешней средой

Большинство систем действует с учетом внешней среды, даже при стремлении не контактировать с внешними условиями приходится учитывать влияние среды или на среду.

Внешняя среда — совокупность условий, окружающих и воздействующих на систему так же, как и система воздействует на них. Выделяют несколько видов внешней среды:

1)социально-бытовая;

2)социально-экономическая;

3)социокультурная;

4)социально-политическая;

5)природно-экологическая.

Более подробно внешняя среда будет рассмотрена ниже.

Динамизм системы

При создании системы управляющий должен заботиться о наличии у нее этого признака. Динамизм — способность системы к изменению при сохранении основных параметров работы. Очень ча- сто системы создаются жесткие, без достаточного запаса гибкости и при любом изменении требуется ломать систему, а внесение изменений — необходимый способ ее совершенствования. Очень часто при назначении нового руководителя предприятие проходит момент спада и ухудшения отношений между сотрудниками, потому что его предшественник не думал о гибкости своей системы работы.

Целеустремленность системы

Этот признак — обязательное условие существования системы. Цель определяет существование системы, является системообразующим условием, и чем конкретнее она определена, тем прямее движение к ней. Цель — это осознанно запрограммированный конечный

31

результат деятельности. Какой бы деятельностью не занимался руководитель, он всегда будет работать над вопросом создания системы работы для достижения цели» и знание признаков системы, системный анализ позволят ему делать это более оптимально.

Существует несколько классификаций систем. Существует несколько групп классификаций систем. Выделяют системы: механические, биологические, социальные; открытые, процессы, в которых, определяются влиянием внешней среды; закрытые, в процессе работы которых используется информация, выработанная внутри системы; детерминированные, законы работы, которых точно известны и будущие результаты работы можно предвидеть; вероятностные, для которых нельзя сделать точного предсказания их будущего поведения. Искусственные — сконструированные человеком; естественные — действующие без вмешательства че- ловека. Целостные; суммативные, находящиеся в момент становления целостности, у которых каждый элемент автономен; связи неустойчивы, нет разделения элементов по функциям, интеграция низкая.

При создании любой системы управляющий проходит ряд этапов, на основании которых разработан алгоритм создания системы:

1.Выбор цели. Руководителю необходимо конкретнее и подробнее сформулировать цель системы, зачем она создается.

2.Отбор элементов. Нужно отобрать столько элементов, сколько нужно для достижения цели оптимальным путем.

3.Определение функций элементов (задач). Руководитель должен сформулировать задачу каждого элемента и его деятельность.

4.Определение связей. Как должны взаимодействовать элементы для скорейшего достижения цели.

5.Соотнесение цели с результатом. Разработав систему, руководитель сопоставляет свою модель системы с полученным результатом.

Рассматривая процесс управления как систему, выделим составные части — цели, задачи управления, принципы, содержание, формы, методы управления, результат управления. Рассматривая связи между элементами системы, необходимо отметить зависимость частей друг от друга с целью выделения сильных и слабых элементов. Цели

èзадачи управления зависят от полученных ранее результатов; принципы отбираются, исходя из целей и задач и, в свою очередь, определяют отбор содержания, форм и методов управлений; содержание управления определяет формы и методы управления, вместе с которыми непосредственно влияет на полученный результат.

Таким образом, самыми сильными элементами системы управления являются принципы и содержание управления, которые со-

32

ставляют ядро системы. Принцип, в переводе с латинского, означает «руководящая идея, основа». Принципы управления — это положения, которые определяют нормы поведения руководителя, его отношение к управленческой деятельности. Принципы управления можно рассматривать как критерии оценки качества деятельности руководителя. Управленческая деятельность будет качественной, если реализуется система принципов.

Требование: процесс управления нужно рассматривать как систему. Все принципы управления связаны между собой. Нарушение одной связи приводит к изменению характера управленческой деятельности, к снижению ее качества.

Í à ï ð è ì å ð :

1.Нарушение связи между принципами экономичности и гуманности приводит к постановке античеловечных целей.

2.Нарушение связи между принципами эффективности, экономичности и общественного характера управления приводит к росту эксплуатации.

ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ

1.Какие элементы можно выделить, рассматривая процесс управления как систему?

2.Какие элементы являются сильными в этой системе?

3.Какие основные принципы управления выделяют в системе прин-

ципов?

4.Какие требования предъявляются к управленческой деятельности на основе принципов управления?

5.Как можно оценить качество деятельности руководителя?

6.К чему приводит нарушение связи в системе принципов?

7.Какие основные подходы выделяют в управлении и на основании

÷åãî?

8.Что такое «система», «системный подход» и чем это знание может помочь руководителю?

9.Какие виды систем выделяют?

10.Каков алгоритм создания системы?

33

ЛЕКЦИЯ 4. Содержание управленческой деятельности в организации и факторы взаимовлияния организации и среды

Содержание управленческой деятельности в организации — важный элемент системы управления. Именно содержание определяет формы и методы управления системой и непосредственно влияет на достижение результата. Наиболее общая формулировка цели деятельности менеджера — перевод организации как системы в новое, более высокое качество. Такой постановкой цели менеджмента мы воспользуемся для рассмотрения процессов, происходящих в управляемом объекте, то есть организации. Старое качество организации мы назовем моделью состояния объекта, а новое качество — моделью развития объекта. Нам нужно найти ответ на вопрос: что должен сделать руководитель для перевода организации из одного состояния в другое? Будем считать, что общая цель сформулирована. Первое, что должен сделать менеджер — это собрать и оценить (проанализировать) информацию о состоянии объекта для того, чтобы составить точную, конкретную и объективную модель. Второе, что предстоит управленцу — это при анализе модели выделить в системе самое слабое звено, усиление или устранение которого позволит системе повысить качество работы. Третье — это сформулировать узкую конкретную цель деятельности руководителя, разработать систему мер (план), которые, помогут достичь цель. Четвертое — это создать такую структуру организации, которая будет способствовать быстрейшему достижению цели. Пятое — это реализовать план че- рез побуждение к качественной работе всех сотрудников, через сбор информации о ходе реализации плана и принятие необходимых корректив. Затем руководителю предстоит снова собрать информацию о новом состоянии объекта и ставить новую цель. И так до тех пор, пока организация не достигнет совершенства (то есть до бесконечности) или не прекратит своего существования. Деятельность по сбору и оценке информации о состоянии объекта по постановке цели и разработке системы мер называется планированием. Деятельность по разработке структуры организации — организацией. Деятельность

34

по побуждению к работе — мотивацией, по сбору информации о выполнении плана, ее оценке и принятию корректив — контролем (рис. 2).

Рис. 2. Схема процесса управления организацией

Ход реализации (организация деятельности по достижению цели) не совпадает с планом, а мотивация и контроль помогают руководителю сблизить организационный процесс с запланированным. Полу- чив представление о том, как в целом осуществляется процесс управления, как создаются системы и какое значение имеют принципы управления, мы рассмотрим каждую функцию управления более детально. Функции управления — виды деятельности в процессе постановки и достижения целей организации. Планирование, организация, мотивация и контроль — четыре основных функции управления, которые рассматриваются сами как процессы системы управления. Процесс планирования обеспечивает основу для всех управленческих решений, именно при планировании, выбираются пели организации и пути их достижения. В процессе планирования выделяют два этапа: 1) стратегическое планирование; 2) планирование реализации стратегии. Таким образом, мы можем дать определения функциям управления. Планирование — вид деятельности руководителя по разработке и принятию развернутого управленческого решения на основе анализа среды. Организация — вид деятельности руководителя по определению объема работ, дроблению ее на участки, координации усилий сотрудников. Мотивация — вид деятельности руководителя по побуждению сотрудников к достижению цели. Контроль - вид деятельности руководителя по установлению стандартов, измерению и сравнению с ними достигнутого, принятию корректирующих действий. Все функции менеджмента тесно связаны между собой:

1) сердцевиной каждой является принятие решений (принятие плана, распределение задач сотрудникам, принятие мер по стимулированию и коррекции),

35

2)базой всех функций является информация (или коммуникация),

3)все функции реализуются в единой логике действий:

—прием информации; -сравнение с эталоном ; -классификация (разделение);

—абстрагирование (выделение главного); -прогнозирование; - систематизация (установление новых связей) ; -конкретизация (выбор решения);

—передача информации.

Прежде чем принять решение и его реализовать, руководителю нужно собрать информацию, необходимую для принятия решения, затем сравнить информацию с эталоном, то есть с предварительно определенным стандартом, нормативом, целью, задачей. На основании этой информации руководитель разделяет связи между элементами объекта управления и выделяет главный элемент или связь, на который и будет направлено решение. Затем управленцу необходимо мысленно забежать вперед, определяя возможное направление действий по развитию объекта, то есть спрогнозировать события. Следующее действие — систематизация, установление новых связей (или пересмотр старых), за счет которых принятие и реализация решения будут результативнее. Конкретизация — действие, которое направлено на выбор одного из равных вариантов решения, на основании которого руководитель передает необходимую для реализации принятого решения информацию. Затем руководитель начинает принимать информацию о ходе выполнения решения и цикл действий повторяется.

Процесс обмена информацией (коммуникация) и процесс принятия решения называют в управлении связующими процессами.

Âпроцессе коммуникации выделяют 5 элементов:

1.Цель (зачем передается информация).

2.Отправитель (кто передает).

3.Сообщение (что передается).

4.Канал (как передается).

5.Получатель (кому передается).

Передавая информацию, руководитель должен учитывать, что по исследованиям психологов человек воспринимает информацию иначе — как? кто? зачем? что? Поэтому важно обращать внимание на удобный для получателя способ доставки информации.

Решение — это выбор альтернативы. Менеджеры говорят, что принимать решения легко, нужно выбрать лишь направление действий; трудно принять хорошее решение. Различают три типа решений:

36

1.Интуитивные — выбор, сделанный только на основе ощущения руководителем того, что он правилен.

2.Основанные на суждениях — выбор, обусловленный, знаниями

èнакопленным опытом руководителя. Такие решения опираются на здравый смысл руководителя, но здравый смысл встречается редко.

3.Рациональные — выбор на основе объективного анализа ситуации руководителем.

Важное значение в менеджменте придается месту, роли и лич- ности руководителя: лидерство, власть, стиль управления.

Таким образом, управленческую деятельность можно рассматривать как систему процессов по принятию решений руководителем на основе приема, обработки и передачи необходимой информации.

Несколько раз мы использовали понятие «организация». Необходимо разобрать основные стороны этого явления как фундаментального понятия организационной психологи. Поскольку организацию можно определить как систему совместно работающих людей, различающихся профессионально-социальными функциями и положением в этой системе и объединенных для достижения общих целей, то перед ней неизбежно встает целый ряд не только собственно организационных, экономических, но и психологических проблем, успешное решение которых отнюдь не в последнюю очередь обуславливает эффективную жизнедеятельность организации.

На эффективность деятельности организации оказывают влияние различные факторы, которые можно разделить на две группы: внутренние и внешние. Внутренние факторы влияют непосредственно на людей, а люди — на изменение этих факторов. Принято выделять материальные факторы, технологические и социально-психоло- гические факторы, то есть в каких условиях люди работают, как компенсируются их материальные затраты и какие отношения установлены между ними. Все это и определяет то, в каком состоянии находится организация. Внешние факторы называют внешней средой. Внешняя среда влияет на деятельность организации так же, как

èорганизация оказывает влияние на окружающие ее условия. Можно разделить внешнюю среду на 5 основных видов: социально-быто- вую, социокультурную, социально-экономическую, социально-поли- тическую и природно-экологическую. Визуально взаимосвязи организации и представленных выше сред можно представить следующим образом (рис. 3):

37

среда

организация

группа

Рис. 3. Взаимовлияние организации и среды

Поскольку организацию можно определить как систему совместно работающих людей, различающихся профессионально-социальными функциями и положением в этой системе и объединенных для достижения общих целей, то перед ней неизбежно встает целый ряд не только собственно организационных, экономических, но и психологи- ческих проблем, успешное решение которых отнюдь не в последнюю очередь обуславливает эффективную жизнедеятельность организации.

Для того, чтобы организация действовала успешно, ее руководству необходимо не только учитывать влияние всех этих факторов

èусловий, но и умело управлять этим влиянием. Поскольку влияние организации направлено на человека (людей, работающих внутри организации), на общество (людей, пользующихся продукцией организации), и на природу (из которой организация берет ресурсы

èкуда отправляет отходы), то управление организацией разделяется на управление ресурсами, управление внутренними факторами (менеджмент) и управление с учетом внешних факторов (маркетинг). Все виды управления тесно связаны между собой, и только результативность всех трех позволяет эффективно управлять организацией в целом.

38

ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ

1.Какая общая цель управленческой деятельности в организации?

2.Что необходимо сделать руководителю для реализации общей цели?

3.Какие функции управления выделяют?

4.Какова логика действий руководителя?

5.Какие процессы в управлении называют связующими?

6.Как передается и принимается информация?

7.Какие типы решений выделяют?

8.Основные факторы управления организацией.

40