книги из ГПНТБ / Савицкий Б.П. Механизация и централизация учета в грузовых автотранспортных предприятиях

Ф о р м а 5. 1

Карточка количественного учета материалов

На основании оформленных первичных документов кладовщик ежедневно записывает в карточки данные о поступлении и расходе материалов по складу. После каждой записи кладовщик выводит в карточке остаток.

Периодически (1 раз в пятидневку или декаду) кладовщик сдает первичные документы в учетно-контрольный отдел (группу) предприятия. Для этого он подбирает первичные документы по группам, а внутри них—по операциям прихода и расхода. Прини­ мает документы от кладовщика бухгалтер учетно-контрольного отдела (группы), который сверяет записи, сделанные кладовщиком в карточке, с записями первичных документов, после чего просчи­ тывает данные, проверяя правильность выведенного в карточке остатка. Приняв документы от кладовщика, бухгалтер расписы­ вается в каждой карточке, подтверждая своей подписью правиль­ ность остатка и факт приемки документов. Принятые первичные документы группируют в пачки по балансовым счетам и передают на вычислительную обработку в МСБ, которая заключается в так­ сировке и подсчете сумм по многострочным документам и пачкам (для контрольных целей).

Если используются вычислительные машины (типа САР, ВММ-2, КЕЛ, «Искра» и др.), то на них производят таксировку и ее контроль, а затем суммирование — на машинах типа СДМ-107, «Аскота» и др.

Полученные итоги по пачкам записывают в журнал приемки и контрольных чисел. Журнал ведется отдельно по приходным и расходным операциям, а внутри по балансовым счетам, субсчетам и группам. В дальнейшем итоги, накопленные в журнале, исполь­ зуют для выверки отчетных регистров. —

198

Для таксировки первичных документов, особенно многостроч­ ных, можно использовать бухгалтерскую машину «Аскота-170» с приставкой ТМ-20. В этом случае документ заправляется на валик каретки с таким расчетом, чтобы в графе «Сумма» записать полу­ ченное при таксировке произведение. Такие реквизиты, как коли­ чество и цена, набираются на цифровой клавиатуре, но не печа­ таются. Печатаются только произведения в графе «Сумма». Для этих целей в МСБ настраивают шину управления бухгалтерской машины «Аскота-170» согласно форме 5.2.

В графе «Сумма» включается счетчик 00 для подсчета общего итога по многострочным документам (или по пачке). В графе «Ко­ личество» числа необходимо набирать с одинаковым числом деся­ тичных знаков, поскольку в графе «Цена» настраивается отсечение определенного количества знаков для отбрасывания в произведе­ нии трех разрядов.

Еще лучше использовать бухгалтерскую машину «Аскота-170»

сприставкой ТМ-20 для выполнения таксировки (или ее контроля)

содновременной группировкой полученных сумм по определенным признакам.

Группировка данных производится одновременно с таксиров­ кой, что значительно снижает трудоемкость обработки информации и способствует быстрейшему выявлению ошибок.

Для механизированного учета материалов применяются следу­ ющие коды: цехов, складов и отделов предприятия, материальных ценностей по развернутой номенклатуре, направлений затрат.

199

Рационально организованный учет требует правильной эконо­ мической классификации материальных ценностей. Для этой цели применяют следующую группировку: материалы, автомобильное топливо, запасные автомобильные части и агрегаты, автомобиль­ ные шины, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы.

Кматериалам относятся все материальные ценности, находя­ щиеся на складе и предназначенные для эксплуатации, техниче­ ского обслуживания и ремонта подвижного состава, ремонта обо­ рудования, а также для всех прочих хозяйственных нужд. Топливо включает все виды автомобильного топлива и смазочных материа­ лов. Группа «Запасные автомобильные части и агрегаты» вклю­ чает хранящиеся на складе запасные части и агрегаты. В группе «Автомобильные шины» учитываются автомобильные шины, чис­ лящиеся в составе оборотных фондов, т. е. находящиеся на складе

ив ремонте.

Кмалоценным п быстроизнашивающимся предметам относятся инвентарь, инструменты, спецодежда и другие предметы стои­

мостью ниже 50 руб. за единицу или служащие менее одного года независимо от их стоимости.

200

i

Шифры балансовых счетов, применяемые при механизирован­ ной обработке документов по оплате поступивших материальных ценностей по дебету балансовых счетов 60 и 78.5 в корреспонден­ ции с разными счетами и по приходу материальных ценностей по кредиту балансовых счетов 60 и 78.5 в корреспонденции с раз­ ными счетами, приведены в табл. 5.2.

Шифры балансовых счетов для обработки на бухгалтерской машине «Аскота-170» документов по расходу материальных цен­ ностей приведены в табл. 5.3.

201

ПОРЯДОК ОТРАЖЕНИЯ В ТЕКУЩЕМ УЧЕТЕ ОПЕРАЦИЙ ПО ПОСТУПЛЕНИЮ, ВЫДАЧЕ, РЕМОНТУ И ХРАНЕНИЮ АВТОМОБИЛЬНЫХ АГРЕГАТОВ, УЗЛОВ И БАЗОВЫХ ДЕТАЛЕЙ

К агрегатам относятся: двигатель, коробка передач, передний

и задний мост, рулевое управление.

Узлы и базовые детали включают подъемный механизм плат­ формы, газобаллонное оборудование, радиатор, раму, кабину, ку­ зов легкового и грузового автомобиля, бензобак, аккумулятор, редуктор в сборе и т. п.

Под запасными агрегатами, узлами и базовыми деталями по­ нимаются такие из них, которые хранятся на складе автотранс­ портного предприятия.

Под оборотными агрегатами, узлами и базовыми деталями понимаются годные к дальнейшему использованию агрегаты, узлы и базовые детали, поступившие от разборки выбракованных автомобилей, а также снятые с ходовых автомобилей для капи­ тального ремонта.

Оборотные агрегаты могут храниться на складе или в мастер­ ских автотранспортного предприятия.

Все поступившие в АТП новые агрегаты, узлы и базовые дета­ ли приходуются на складе и учитываются в прейскурантных ценах на балансовом счете 08.2 «Агрегаты на складе».

Агрегаты, узлы и базовые детали, поступившие от разборки выбракованных автомобилей, а также поступившие из капиталь­ ного ремонта, могут храниться как на складе, так и в мастерских, но обязательно отдельно от новых агрегатов, узлов и базовых деталей.

Оборотные агрегаты, узлы и базовые детали учитываются на балансовом счете 08.3 «Агрегаты в обороте».

Контроль за движением оборотных агрегатов, узлов и базовых деталей, учет постановки их на автомобили, снятие с автомобиля, отправка в ремонт и получение из ремонта, а также учет сдачи их на склад и получения со склада осуществляются технической службой на учетных карточках, которые открываются на каждый агрегат, узел и базовую деталь в обороте.

Бухгалтерские записи составляются лишь при оприходовании или списании (выбраковке) оборотных агрегатов, узлов и базовых деталей. По движению оборотных агрегатов внутри автотранспорт­ ного предприятия при отправке на авторемонтные заводы и при получении их из ремонта бухгалтерские записи не составляются.

При инвентаризации .фактическое наличие оборотных агрега­ тов, узлов и базовых деталей на складе, в мастерских, а также находящихся в ремонте сопоставляется с данными бухгалтерского учета по счету 08.3 «Агрегаты в обороте» и с учетными карточка­ ми технической службы (наличие оборотных агрегатов, узлов и базовых деталей, находящихся в ремонте, подтверждается приемо­ сдаточными актами ремонтных предприятий).

202

Оборотные агрегаты, узлы и базовые детали, окончательно из­ ношенные и не подлежащие ремонту, выбраковывают и списывают в порядке, установленном «Инструкцией о выбраковке и списании автомобилей».

Стоимость выбракованных агрегатов списывается с кредита счета 08.3 «Агрегаты в обороте» на дебет счета 23 «Вспомогатель­ ные производства» субсчет 6 «Капитальный ремонт агрегатов».

Полученные от разборки выбракованных агрегатов запасные части, годные для дальнейшего использования, а также металло­ лом приходуют на склад в прейскурантных ценах с кредита счета 23.6 «Капитальный ремонт агрегатов».

Если капитальный ремонт агрегатов осуществляется авто­ транспортным предприятием (хозяйственным способом), затраты собираются на дебете балансового счета 23.6 «Капитальный ремонт агрегатов», на дебет этого счета относят также расходы, связан­ ные со снятием агрегатов, узлов и базовых деталей с автомобиля, доставкой их в капитальный ремонт и из капитального ремонта.

Ежемесячно сумма расходов, собранная на балансе автотранс­ портного предприятия на дебете счета 23.6, передается на баланс централизованной бухгалтерии (авизо или счетом) на дебет ба­ лансового счета 78.5 «Расчеты с управлением по прочим опера­ циям».

Стоимость капитальных ремонтов, выполненных хозяйственным способом и отраженных на дебете счета 23.6, определяют по прей­ скуранту с коэффициентом 09.

В централизованной бухгалтерии ведется централизованный учет остатков й движения средств по балансовым счетам: 01 «Ос­ новные средства»; 02 «Износ основных средств»; 03 «Капитальный ремонт»; 85 «Уставный фонд»; 86:2 «Амортизационный фонд на капитальный ремонт». Централизованная бухгалтерия ведет также и централизованные расчеты с подрядчиками (авторемонтными заводами) по капитальному ремонту автомобилей и агрегатов.

Затраты на капитальный ремонт, выполненный в мастерских АТП хозяйственным способом, централизованная бухгалтерия на основании счета или авизо отражает по дебету счета 03 «Капи­ тальный ремонт» и по кредиту счета 78.5 «Расчеты с автотранс­ портными предприятиями по прочим операциям», законченный капитальный ремонт «а основании тех же документов отражается по дебету счета 86.2 «Амортизационный фонд на капитальный ремонт» и по кредиту счета 03 «Капитальный ремонт» с одновре­ менным отражением этой операции по дебету счета 02 «Износ основных средств» и по кредиту счета 85 «Уставный фонд».

При подрядном выполнении капитальных ремонтов, если эти ремонты оплачиваются автотранспортным предприятием, стои­ мость оплаченных ремонтов с кредита балансового счета 51 «Рас­ четный счет» относится по балансу АТП на дебет балансового сче­ та 78.5 «Расчеты с управлением по прочим операциям».

Централизованная бухгалтерия дальнейшие записи по этой опе­ рации отражает аналогично примеру, приведенному выше.

203

Если централизованная бухгалтерия ведет расчеты с подряд­ чиками по капитальному ремонту агрегатов централизованно, то при оплате стоимости ремонтов делается запись в дебет счета 03 «Капитальный ремонт» и кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками

и подрядчиками».

Рассмотрим порядок документального оформления операций по движению агрегатов.

Поступление на склад и выдача со склада новых агрегатов, узлов и базовых деталей оформляется материальными приходорасходными документами (приемные акты, требования, наклад­ ные), но с обязательным указанием следующих реквизитов: по­ ставщик (только в приходных документах), наименование агрега­ та, узла или базовой детали, заводской номер, марка автомобиля, прейскурантная стоимость, наименование склада или фамилия кладовщика, принявшего агрегат.

Поступление на склад и выдача со склада агрегатов, узлов и базовых деталей, полученных из капитального ремонта, оформ­ ляется таким же порядком, как поступление и выдача новых агре­ гатов, с той лишь разницей, что стоимость бывших в ремонте агрегатов в приходо-расходных документах указывается не прейс­ курантная, а согласно прилагаемому ценнику.

Кроме того, в приходо-расходных документах на агрегаты, узлы и базовые детали, поступившие на склад из капитального ремонта, ставится не заводской номер, а номер, проставленный авторемонтным заводом.

Оборотные агрегаты, узлы и базовые детали, поступившие в результате разборки выбракованных автомобилей, приходуют на основании акта выбраковки автомобиля по приходной накладной, в которой указывают марку автомобиля, его городской номер, наи­ менование полученных от разборки автомобиля агрегатов, узлов и базовых деталей, их заводской или ремонтный номер, стоимость по ценнику, наименование мастерской, цеха или мастера, приняв­ шего агрегат, подписи.

Накладную составляют в трех экземплярах, из которых 1-й при­ кладывают к акту на выбраковку автомобиля и передают в учетно­ контрольную группу АТП, 2-й передают технику, ведающему учетом оборотных агрегатов, 3-й остается у мастера (начальника цеха), принявшего агрегат.

Техник по учету агрегатов, получив 2-й экземпляр приходной накладной на вновь поступивший оборотный агрегат, узел или базовую деталь, присваивает оборотному агрегату порядковый номер и открывает на каждый предмет карточку учета оборотных агрегатов, которая хранится до его списания.

Оформление оборотных агрегатов, узлов и базовых деталей, • которые появляются в автотранспортном предприятии в результате снятия их с автомобиля в связи с необходимостью отправки их в капитальный ремонт, производится так же, как и в вышеуказан­ ном случае. В этом случае составляется акт на постановку авто­ мобильного агрегата, узла или базовой детали, полученных со

204

дебет счета 23,6 «Вспомогательные производства (капитальный ремонт агре­ гатов)»,

кредит счета 08.2 «Агрегаты на складе» по прейскурантной цене, кредит счета 08.6 «Транспортно-заготовительные расходы и наценки на за­

пасные части и агрегаты» (на сумму расходов, связанных с приобретением и транспортированием новых агрегатов, узлов и базовых деталей пропорциональ­ но стоимости списанных новых агрегатов).

3. Стоимость агрегатов, узлов и базовых деталей, снятых с ав­ томобилей и требующих капитального ремонта, отражается следу­ ющим образом:

а) при приемке их на склад или в мастерскую автотранспорт­ ного предприятия:

дебет счета 08.3 «Агрегаты в обороте», кредит счета 23.6 «Вспомогательные производства» с оценкой агрегатов соглас­

но ценнику;

б) при отправке оборотных агрегатов на завод в капитальный ремонт бухгалтерской записи не делают, а лишь оформляют доку­ менты (накладные) для отражения в карточках учета оборотных агрегатов;

в) при получении отремонтированных агрегатов с авторемонт­ ных заводов и при оплате счета за ремонт делается запись:

дебет счета 23.6 «Вспомогательные производства», кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» или счета 78,5

«Расчеты с управлением по прочим операциям», если расчеты с авторемонтными заводами централизованы.

Затем стоимость капитального ремонта передается на баланс централизованной бухгалтерии следующей записью:

дебет счета 78.5 «Расчеты с управлением по прочим операциям», кредит счета 23.6 «Вспомогательные производства» (капитальный ремонт аг­

регатов) .

В централизованной бухгалтерии делается запись по кредиту счета 78.5 «Расчеты с автотранспортными предприятиями по про­ чим операциям» по дебету счета 03 «Капитальный ремонт» и далее по дебету счета 86.2 «Амортизационный фонд на капитальный ре­ монт основных средств» по субсчету того автодорожного комби­ ната, который произвел затраты с одновременным отражением этой операции по дебету счета 02 «Износ основных средств» и кре­ диту счета 85 «Уставный фонд».

4. Если на автомобиль поставлены новые агрегаты, а снятые с него старые агрегаты могут быть в дальнейшем использованы и не нуждаются в капитальном ремонте, делаются следующие записи:

дебет счета 23.6 «Вспомогательные производства» (капитальный ремонт аг­ регатов),

кредит счета 08.2 «Агрегаты на складе» по прейскурантной стоимости новых агрегатов, узлов и базовых деталей, поставленных на автомобили;

дебет счета 08.3 «Агрегаты в обороте», кредит счета 23.6 «Вспомогательные производства» (капитальный ремонт аг­

регатов); дебет счета 78.5 «Расчеты с управлением по прочим операциям»,

кредит счета 23.6 «Вспомогательные производства».

206

ОРГАНИЗАЦИЯ УЧЕТА ТОПЛИВА

Централизованная бухгалтерия, осуществляя расчеты со снаб­ женческими организациями по материально-техническому снабже­ нию предприятий, в том числе по снабжению топливом и смазоч­ ными материалами, выполняет также операции по централизован­ ному снабжению всех автотранспортных предприятий талонами на топливо-смазочные материалы.

Для централизованного снабжения автотранспортных пред­ приятий талонами и расчетов по ним производственно-технический отдел управления ежеквартально, не позднее чем за 15 дней до на­ чала следующего квартала, сообщает централизованной бухгалте­ рии сведения о фондах на топливо-смазочные материалы, выделен­ ных управлению на предстоящий квартал.

Сведения представляются по видам топливо-смазочных мате­ риалов и с разбивкой по автотранспортным предприятиям. На базе снабжения Главнефтеснаба согласно условиям заключенного с ней договора на выделенные управлению фонды открывается еди­ ный лицевой счет без разбивки по предприятиям.

Талоны на топливо-смазочные материалы в пределах выделен­ ных управлению фондов получает кассир централизованной бух­ галтерии в сроки, согласованные с базой снабжения Главнефте­ снаба. Доставляются талоны на предприятия экспедитором централизованной бухгалтерии.

Ежедневный учет движения и остатков талонов в кассе центра­ лизованной бухгалтерии осуществляется в специальной книге по наименованиям топливо-смазочных материалов с указанием номе­ ров и серий талонов.

Стоимость оплаченных талонов учитывается на балансовом счете 06 «Топливо» по субсчету 3 «Оплаченные талоны на топливо».

Для учета движения и остатка фондов на топливо-смазочные материалы, а также для учета движения и остатка талонов в от­ деле учета финансово-расчетных операций централизованной бух­ галтерии выделяется специальный работник.

Поступление и выдача талонов оформляется приходными и расходными накладными, которые имеют силу кассового фондового ордера и подписываются главным бухгалтером (начальником) централизованной бухгалтерии или его заместителем.

Кассир централизованной бухгалтерии ежедневно составляет отчет по движению талонов на топливо-смазочные материалы по форме кассового отчета.

Учет движения и остатков топлива на автотранспортных пред­ приятиях ведется на субсчете 06.1 «Топливо на складе». При этом учет ведется раздельно по топливу в емкостях и по топливу в тало­ нах. Талоны на топливо-смазочные материалы находятся на ответ­ ственном хранении у кассира либо у техника по учету топливо­ смазочных материалов.

207