
- •Українська мова за професійним спрямуванням
- •2011 Зміст
- •І. Культура професійного мовлення. Лексичні норми сучасної української мови в професійному спілкуванні
- •3. Культура ділового мовлення
- •3.1. Ознаки культури мовлення, вимоги до нього
- •Заповіді оратора
- •Формули звертання
- •Формули вітання
- •Формули прощання
- •Ведення
- •Організація прийому
- •5.2. Спеціальні терміни та професіоналізми
- •5.3.Типи термінологічних словників
- •Типи словників Перекладні словники
- •Тлумачні словники
- •Етимологічні словники
- •Словники синонімів, антонімів, паронімів
- •Орфографічні, орфоепічні та інші словники правильності мови
- •Фразеологічні словники
- •6.Точність і доречність мовлення
- •6.1.Складні випадки слововживання
- •Багатозначність, паронімія, омонімія у професійному мовленні.
- •Загальний – такий, що охоплює всіх, стосується всіх, поширюється на всіх (правила, збори, право, повинність).
- •7.Орфографічні норми сучасної української літературної мови
- •9.Морфологічні норми сучасної української літературної мови
- •10. Синтаксичні норми сучасної української літературної мови
- •11.Складання професійних документів
- •11.1. Загальні вимоги до складання документів
- •11.2. Текст та основні реквізити документа
- •11.3. Класифікація документів
- •11.4. Укладання документів щодо особового складу
- •11.5. Довідково-інформаційні документи
- •Автобіографія вчителя
- •Автобіографія
- •Характеристика (зразок) учня 10 класу
- •Наказ № 1-к
- •По особовому складу
- •Генеральний директор _________піб
- •ТзОв «Гарант»
- •Довідка
- •Положення про оплату праці
- •I. Загальні положення та визначення
- •II. Порядок оплати праці працівників Підприємства
- •III.Відповідальність
11.Складання професійних документів
11.1. Загальні вимоги до складання документів
Базові поняття діловодства
Ділова сфера є однією з найбільш важливих і визначних у людському житті. Організація та функціонування цієї галузі неможливі без документації, основна функція якої визначається як регулятивна.
Наука про документ, яку прийнято називати документознавством, перебуває сьогодні у стадії свого формування через недостатню визначеність власного об'єкта, предмета, структури, законів, закономірностей, методів і понятійно-категоріального апарату, а відтак не має однозначного тлумачення, як, власне, і базове поняття "документ".
Наука про документ у своєму становленні і розвитку пройшла декілька етапів, яскравим виявом яких є формування її назви: документаційна наука, книго-архіво-музеєзнавство, бібліологія, документологія, документалістика, діловодство, загальне та спеціальне документознавство. Визначитися щодо її назви не зміг навіть основоположник науки про документ – бельгійський учений Поль Отле. У своєму "Трактаті про документацію" (1934 р.) він використовував декілька назв: документаційна наука, бібліологія, документологія. Заслуга бельгійського вченого полягає в тому, що він першим 70 років назад обґрунтував об'єктивну необхідність синтезованої науки про документ. Згідно з його концепцією, документологія – це наука, яка синтезує загальні знання про книгу і документ, у сучасному розумінні – про опубліковані і неопубліковані документи. Однак до реалізації ідеї формування інтегрованої науки вчені повернулися лише через більше ніж півстоліття потому.
Діловодство – це діяльність, яка стосується питань організації роботи в управлінській сфері загалом і документування зокрема. Дотримання стандартів укладання документів зумовлює чітку організацію роботи, а опанування прийомів раціональної роботи з документацією економить час.
Сучасне діловодство ускладнюється тим, що триває процес переведення документації на державну мову та впроваджуються комп’ютерні системи оброблення та друкування документів
"Проникнення" документів у всі сфери людської діяльності – науку, практику, освіту, управління тощо – зумовило об'єктивне зростання їх типо-видового розмаїття, формування документних потоків, масивів, систем документів і документації, а саме поняття "документ" набуває багатозначності та розглядається в різних концепціях.
Документ (від лат. doceo – «пояснює, викладає справу»; documentum – абстрактне поняття, яке означає «зразок», «взірець») – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища дійсності, оформляється у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу.
Функції документа: інформаційна, соціальна, комунікативна, культурна, управлінська, правова, історична.
Оформляють документи на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті. У практичній діяльності установ, організацій і підприємств найчастіше використовуються текстові документи, інформація яких фіксується рукописним, машинописним чи друкарським способом.
Основні вимоги до документа:
документ укладається повноважним органом або особою відповідно до її компетенції;
документ не може суперечити чинному законодавству ;
документ повинен бути достовірним і базуватися на фактах;
документ слід складати за встановленою формою;
документ має бути бездоганно відредагований і оформлений відповідно до вимог ОДС.
Рівні стандартизації: документи з невисоким ступенем стандартизації (автобіографія, протокол, доручення, звіт, розписка та ін.): у них можна передбачити лише компоненти формуляра, сам же спосіб викладу – добір слів і словосполучень, будова речень, зв’язки між ними – залежить від ситуації, від певних обставин ділового спілкування; документи з високим ступенем стандартизації (довідка, накладна) – в них може бути передбачений не лише формуляр документа, а навіть слова, словосполучення й речення, як правило, виготовляються на бланку.
Класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців.
Усі наявні в обігу документи можна згрупувати за кількома ознаками:
за способом фіксації інформації (письмові, графічні, фото- й кінодокументи, фонодокументи);
за змістом (організаційно-розпорядчі /організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні, з кадрових питань, особові, офіційні/, фінансово-розрахункові, постачально-збутові);
за назвою (накази, положення, протоколи, розпорядження, інструкції, статути та ін.);
за походженням ( службові, офіційні, особисті);
за видами (типові, трафаретні, індивідуальні);
за складністю (прості, складні);
за місцем складання (внутрішні, зовнішні);
за призначенням (розпорядчі, статутні, виконавчі, інформаційні);
за терміном виконання (термінові, нетермінові);
за ступенем гласності (звичайні, для службового користування, таємні, конфіденційні);
за юридичною силою (справжні, або істині / чинні, нечинні /, фальшиві, або підроблені);
за стадіями виготовлення (оригінали, копії /відпуск, витяг, дублікат/);
за терміном зберігання (постійного зберігання, тривалого – понад 10 років зберігання, тимчасового – до 10 років зберігання);
за родом діяльності виділяють системи документації, які класифікують таким чином: організаційно-розпорядча; стандартів та технічних умов; планова; звітно-статистична; конструкторська; технологічна розрахунково-грошова; з ціноутворення та ін.