Ведення

Обов’язки голови наради:

• Організовувати нараду

• Стежити за ходом дискусії

• Добирати запитання

• Аналізувати відповіді, робити висновки

• Об’єктивно поводитися

• Створювати доброзичливу атмосферу

• Дотримуватися культури мовлення

Недоліками, який має уникати головуючий, є затримання наради, довге вступне слово, тиск на учасників, виявлення прихильності до когось, відхилення від регламенту, надмірне використання жестів, міміки.

Секретар повинен:

• Протоколювати нараду

• Доводити учасникам потрібну інформацію

• Надавати технічну допомогу

Учасники повинні дотримуватися таких правил:

• не відходити від теми засідання,

• не перебивати один одного,

• бути ввічливими, не показувати свого роздратування чи поганого настрою,

• бути тактовними, не ображати один одного,

• бути небайдужими до проблеми, що обговорюється,

• дотримуватися ділового, спокійного тону, п

• ромовляти з дружніми інтонаціями, чіткою дикцією.

Прийом відвідувачів

Приватне усне ділове мовлення – це засіб спілкування людей у процесі виконання службових обов’язків, а також прийом працівниками установи відвідувачів в години їх прийому.

Треба розрізняти публічне і приватне спілкування: хоча і два співрозмовники, але публічне спілкування ведеться офіційно.

Хочеш бути розумним – навчись розумно питати, уважно слухати, спокійно відповідати й переставати говорити, коли нема чого більше сказати.

У.Лафатер

Підготовка:

• визначити графік прийому відвідувачів, довести до відома

• на дверях кабінету має бути табличка з потрібною інформацією: прізвище, ім.’я, ім.’я по батькові, посада, години прийому, можливе коло питань

• підготувати місця для очікування відвідувачів.

Вимоги до особи, що проводить прийом:

• діловитість, чуйність, уважність, ввічливість, коректність, доброзичливість, повага

• не відволікатися на телефон і підписання документів

• голос спокійний, розважливий

• дотримуватися культури мовлення

• знайти розв’язання справи

Спочатку треба встати, привітатися, запропонувати сісти, дати відвідувачу самостійно почати розмову. Не забувати про доброзичливість. Уважно, не формально ставитися до кожної справи. Поважати співрозмовника – не дратуватися, не переривати його. Під час проведення прийому треба не забувати і про загальні правила ввічливості: з особливою увагою ставитися до старших, жінок.

Небажані перешкоди: телефон, підписання документів, негайні справи.

Треба відкинути негативні емоції.

Особливу увагу треба приділити мові (тон спокійний, розважливий, змінювати темп, використовувати лише літературну мову без експресивно-забарвлених слів тощо).

Необхідно створити невимушену обстановку. Треба вміти вислухати людину, не відмахуючись від неї.

Говорити треба коректно.

Обов’язково треба знайти розв’язання справи.

Вимоги до відвідувача:

• прийти раніше визначеного часу, принаймні не запізнюватися

• перевірити зовнішній вигляд

• представитися, визначити проблему

• вести розмову стисло, лаконічно

• поводитися скромно, із самоповагою

Організація прийому

За неї відповідає секретар. Він же вирішує дрібні питання, підготовлює відповідні документи, інформацію.

Хід продумують той, хто приймає і той, хто відвідує.

Прийом

Вхід до кабінету особи, що здійснює прийом, – в порядку черги. Треба прибрати таблички типу «Не смітити» – бо це ображає людей.

Співбесіда – вид ділового спілкування, у процесі якого обидві сторони мають визначитися стосовно подальшої співпраці. Важливо пам’ятати, що це двосторонній процес: роботодавець чи спонсор намагається визначити, чи маєте ви необхідні знання та навички, кваліфікацію та особисті якості для ефективної роботи, а Ваше завдання – використати співбесіду, щоб оцінити можливості професійного росту та кар’єри у даній організації, отримати інформацію для роздумів.

Поради:

• обдумати відповіді на типові питання типу Чому ви бажаєте працювати з нами? Що ви знаєте про нашу організацію? Чому претендуєте на це місце? Чим ваші знання та досвід можуть бути корисні для нас? У чому ваші слабкі/ сильні сторони? Як ви бачите розвиток своєї кар’єри? Розкажіть про себе. Як Ви уявляєте свої повноваження?

• Мати при собі документи: паспорт, резюме, диплом, трудова книжка

• Триматися впевнено

• Дивитися на співрозмовника прямо й відкрито. Якщо на співбесіді більше однієї людини, підтримуйте зоровий контакт з усіма

• Посміхайтеся

• Одягніться по-діловому, трохи урочисто

• Спочатку подумайте, потім говоріть спокійно й упевнено (я думаю замість мені здається)

• Тримайте в голові перелік питань, які хочете поставити

• Уникайте заплутаних і затягнутих відповідей

• Уникайте односкладних відповідей, завжди давайте пояснення Ваших тверджень

• Не варто себе недооцінювати

• Добре підготуйтеся, захопіть із собою потрібні матеріали

• Цілком припустимо перепитати чи уточнити поставлене питання замість відповідати на додумано.

Після співбесіди, отримавши пропозицію, можна обговорювати заробітну плату. Якщо вам нічого не повідомляють більше двох тижнів, варто зв’язатися та запитати про причини відмови – це неоціненний досвід.

Співбесіда (інтерв’ю) – далеко не найдосконаліший спосіб відбору, тому сьогодні деякі компанії використовують на додаток тести.

5. Терміни і термінологія

1. Загальнонаукові терміни

Словник професійного мовлення

Лексика, що обслуговує сферу професійної діяльності певної групи мовців, складає словник професійного мовлення. Серед його засобів на особливу увагу заслуговують терміни, професіоналізми та канцеляризми.

Терміни неоднакові за ступенем спеціалізації їхнього значення.

Залежно від ступеня спеціалізації значення терміни можна поділити на 3 основні групи:

1.      Загальнонаукові терміни, тобто терміни, які вживаються практично в усіх галузевих термінологіях, наприклад: система, тенденція, закон, концепція, теорія, аналіз, синтез і под. До цієї категорії відносять і загальнотехнічну термінологію (машина, пристрій, агрегат).

2.      Міжгалузеві терміни - це терміни, які використовуються в кількох споріднених або й віддалених галузях. Наприклад, економічна наука має термінологію, спільну з іншими соціальними, природничими науками, наприклад: амортизація, екологічні витрати, технополіс, приватна власність.

3.      Вузькоспеціальні терміни - це терміни, характерні лише для певної галузі, наприклад: ресори, стіжок, десерт і под.