Секретар (підпис) в.О. Прохорова

21.02.2001

Приєднання до справи нових документів супроводжується новим

надписом із посиланням на відповідний акт і засвідчується начальником канцелярії чи завідувачем архівом.

3. Опис документів постійного й тривалого зберігання.

Опис є основним обліково – довідковим документом щодо складу й змісту внесеної в нього документації й складається за єдиною для всіх установ формою. Описи складаються окремо на справи постійного зберігання, тривалого (понад 10 років) і на справи по особовому складу всієї установи в цілому або на справи кожного структурного підрозділу й складаються з річних розділів. Конкретні варіанти узгоджуються з державним архівом, якому установа передає документи.

Справи, незавершені діловодством протягом року, вносяться в річний розділ опису кожного наступного року, протягом якого тривало діловодство за такою формою:

Документи за цей рік див. також у розділі за_______ рік, №______.

Річні описи розділів на справи постійного зберігання й по особовому складу, призначені для передачі в державний архів, затверджуються експертною комісією архівної установи не пізніше двох років після завершення справ у діловодстві.

Перед складанням описів справи систематизують: справи діючих установ систематизують за роками (на момент початку справи) а в межах кожного року – за структурними підрозділами установи згідно з номенклатурою справ. Для безструктурних установ справи в межах року систематизують за предметно – тематичними ознаками. Для навчальних закладів справи систематизуються за навчальними роками (за роком, указаним першим: справу, розпочату в 2000 - 2001 навчальному році, слід віднести до 2000 року).

У межах року й структурного підрозділу справи систематизують за такою схемою:

• документи керівних органів (постанови, накази, розпорядження тощо);

• розпорядчі документи самої установи в тій же послідовності;

• протокольна документація й матеріали до неї;

• плани, кошториси;

• звіти;

• доповіді, довідки;

• листування (спочатку з керівними установами, потім із підвідомчими).

Накази, особові рахунки тощо систематизують окремо від особових

справ. Особові справи й картки звільнених, трудові книжки систематизують окремо за роками, а в межах кожного року – за алфавітом.

Річні розділи описів справ постійного зберігання складаються в 4-х екземплярах, засвідчуються особою, яка відповідає за діловодство, головою експертної комісії й узгоджується з керівником установи. Два екземпляри опису із двома екземплярами історичної довідки передаються в державну архівну установу; перший екземпляр залишається в ній, другий, затверджений державним архівом, повертається в установу.

Описи справ тривалого зберігання складаються в двох екземплярах, оформляються аналогічним чином, але в державний архів не передаються.

Історична довідка складається із двох частин: у першій викладається історія установи, де утворено документи, у другій – історія фонду.

У першій частині вказується:

• дата створення установи, її повна й скорочена назва, відомча підлеглість, масштаб діяльності, основні функції, підвідомчі організації;

• зміни, які сталися в установі до моменту складання історичної довідки, у вищевказаних пунктах (назві, основних функціях тощо);

• назви установ, які були приєднані чи виділені з неї, причини реорганізації чи ліквідації, назва установи, якій передано функції установи - фондоутворювача.

У другій частині наводяться дані про історію фонду:

• обсяг фонду, кінцеві дати документів, їх фізичний стан;

• відомості про передачу фонду чи його частин в інші установи, архіви;

• відомості про знищення документів, які не підлягають зберіганню;

• дані про використання фонду з науково – практичною метою тощо.

При підготовці історичної довідки використовуються положення про

установу, штатні розклади, структурні схеми, довідки про реєстрацію установи у фінансових органах, річні звіти тощо. Довідка засвідчується завідувачем канцелярії, підписується керівником установи й засвідчується печаткою (цих же вимог дотримуються й при складанні додатків до історичної довідки).

При передачі справ у державний архів мають в описах має бути:

• зміст;

• список скорочень слів в алфавітному порядку (розміщується після змісту);

• передмова (коротка історія установи й документального фонду, порядок побудови опису, особливості оформлення й опису справ);

• покажчик (розміщується в кінці опису за останнім річним розділом; предметний, іменний, змішаний – залежно від характеру документів);

• лист – засвідчення (розміщується після річних розділів; у ньому вказується кількість листів у описі, загальна кількість справ у ньому, рік його початку й закінчення);

• при першій передачі справ - лист – заголовок опису (після нього розміщують зміст опису з позначенням річних розділів, структурних підрозділів із відповідно вказаними листами опису, де вони розміщені).

Опис ведеться з єдиною валовою нумерацією справ протягом

кількох років (термін узгоджується з архівною установою). Листи закінченого опису нумерують єдиною валовою нумерацією.

14.4. Забезпечення збереження документів у діловодстві.

З моменту заведення й до здачі в архів установи справи зберігаються в робочих кімнатах чи спеціальних приміщеннях. Справи видаються у виняткових випадках з дозволу керівника установи. Копії й витяги з документів для громадян чи установ видаються з дозволу керівника установи чи уповноважених осіб.

При видачі документів співробітникам установи на їх місці залишають лист-замінювач, у якому вказується кому, коли й на який час видано документ. Після закінчення року документи зі справи не видаються. При необхідності видається справа, у якій знаходиться документ. На видану справу заповнюють картку. У ній вказується підрозділ, у який видано справу, її номер, дату видачі й повернення, прізвище й посада особи, яка отримала справу, графа для підпису цієї особи про одержання справи.

14.5. Передача справ в архів установи.

В архів справи постійного й тривалого зберігання передаються через рік після їх завершення. Справи тимчасового зберігання (до 10 років) можуть передаватися в архів за рішенням керівника установи.

Справи здаються за графіком, затвердженим керівником установи. Справи передаються упорядковані й описані за описами й номенклатурами. Разом із ними передаються реєстраційні картки на документи. Завідувач архівом розписується про прийом справ на всіх екземплярах річних розділів описів, указує дату прийому й кількість прийнятих справ. Один екземпляр річного розділу опису повертається в структурний підрозділ, другий залишається в архіві установи.

В архівах вищих органів влади й органів державного управління справи зберігаються 15 років; в архівах обласного й окружного підпорядкування – 10 років, міського й районного підпорядкування – 5 років. Документи по особовому складу зберігаються в архівах установ 40 років, записи актів громадянського стану – 75 років. Після завершення цих термінів зберігання документи постійного зберігання передаються з архівів установ у відомчі та державні архіви.