6. Сводная таблица

Группировку данных по двум или даже трем параметрам позволяет выполнить "Сводная таблица" (Данные/ Сводная таблица). Покажем специфику ее использования на рассмотренном ранее примере производства на фабрике "Рога и копыта". Расширим нашу транспонированную таблицу, где столбцами являются поля "Квартал", "Месяц", "Лисицин" и др., добавлением дополнительного столбца - "Товар", где совершенно произвольно вы можете записать либо рога, либо копыта. В поле "Товар" поочередно введите "Рога» и «Копыта" (копированием пар). Укороченный вариант таблицы приведен на рис. 2.19.

Рис. 2.44. Производство рогов и копыт

Н а основе этой совершенно неинформативной таблицы попытаемся построить таблицу, где приведено поквартальное суммирование с разделением данных по типу товара. Нас интересует упорядоченная информация по каждому индивидууму.

Для решения поставленной задачи:

• Поставьте курсор внутри исходной таблицы. Выполните: Данные/Сводная таблица. В результате вызывается «Мастер сводных таблиц», который позволяет получить требуемое решение.

• На первом шаге выбирается источник данных и вид создаваемого отчета (сводная таблица в списке данных). На втором шаге указывается диапазон данных (устанавливается автоматически или указанием курсором всей таблицы, включая названия полей). На третьем шаге указывается место назначения сводной таблицы (левый верхний угол) и выбираются ее дополнительные параметры.

• Далее выполняется конструирование структуры сводной таблицы (рис. 2.20). В поле "Строка" переносятся из списка название поля, которое характеризуют построчное деление. Пусть это будет "Товар". В "Столбец" переносится название поля, значения которого будут формировать столбцы. В нашем случае это поле "Квартал"(рис. 2.20).

В поле "Данные" переносятся названия тех полей (не обязательно всех оставшихся), для которых выполняется операция группировки. Пусть это будут данные поля "Зайцев". В результате формируется сводная таблица (рис. 2.21).

• Рис. 2.45. Конструктор сводных таблиц

  

Рис. 2.46. Сводная таблица

Сводную таблицу можно формировать не только для одного поля данных, но при большом числе полей данных таблица уступает по информативности. Содержимое ячеек сводной таблицы редактируется и форматируется обычным образом.

• Замените данные Зайцева на данные Медведева (перетащите поле «Сумма по полю Зайцев» в список полей сводной таблицы и перенесите из списка в поле данных Медведева).

• Включите в поле данных остальные категории.

• Просмотрите функции кнопок на панели «Сводная таблица» (если на экране ее нет – выполните: Вид/Панели инструментов/Сводные таблицы).

• Измените функцию суммы на максимум. Для этого выделите поля, где происходит суммирование (формируются числа), в дополнительном ИМ раскройте панель «Сводная таблица»". Выберите опцию «Параметры поля» (проще это было бы сделать через контекстное меню) и далее функцию "Максимум". Что еще позволяет сделать последняя диалоговая панель?

9. Внешняя среда

   1. Экспорт и импорт данных. Связь документов

Экспорт и импорт объектов является одной из важнейших функций, поскольку идеология Windows ориентирована на то, чтобы каждый объект обрабатывался своим инструментарием, в частности таблицы и диаграммы - Excel, текст - Word, базы данных - Access, рисунки - графическим редактором и т.д. Поэтому объекты должны легко переноситься из одной среды в другую. Наиболее простой способ переноса - через буфер.

• Скопируйте таблицу (предварительно убрав «Итоги») со страницы «Смета» рабочей книги в документ редактора Word. Для этого выделите таблицу и скопируйте ее в буфер. Загрузите Word. Выполните вставку содержимого буфера.

• Средствами Word приведите таблицу к самому лучшему, на ваш взгляд, виду. Выполните сортировку таблицы по величине затрат. Выделите таблицу и перенесите ее на свободное место листа «Смета» рабочей книги Excel. Какие изменения вы обнаружили при последовательном переносе объекта? Попытайтесь объяснить причину несовпадения результата.

• Выполните предыдущую работу, но реализуя при этом в документе Word специальную вставку (Правка/Специальная вставка/Текст в формате RTF).

• Скопируйте таблицу в документ Word в режиме специальной вставки как лист Excel, установив при этом флажок «Связать». Замените на исходном листе «Смета» число разрядников 110 кВ на 20. Что изменилось в таблице Word? Число разрядников здесь также должно измениться. Между документами Excel и Word установлена жесткая, синхронная связь.

• Создайте на листе Excel какую-либо диаграмму, например гистограмму затрат. Выполните ее копирование в документ Word в режиме связи. Измените какие-либо данные, влияющие на диаграмму. Что с диаграммой в документе Word? Выполните на ней «двойной клик». Что произошло?

• Закройте ваш Excel-файл. Вставьте в вашем документе Word в качестве объекта только что закрытый (не загруженный в данный момент) файл Excel (Вставка/Объект/Создание из файла). Как выглядит документ Excel в документе Word? Активизируйте (двойной щелчок мыши) вставленный фрагмент. Где вы? Как выглядит инструментальное меню? Измените что-либо в листе (таблицу на листе «Смета», диаграмму и др.). Щелкните мышкой вне вставленного поля. Где вы? Как выглядит инструментальное меню? Загрузите книгу Excel, с которой вы только что работали. Остались ли сделанные вами изменения?

• Выполните связку документа Word c рабочей книгой Excel.