4. Вычисление итогов

Накапливаемые таблицы содержат повторяемые по отдельным позициям данные, причем разница в данных может быть столь несущественна, что даже не отражена в таблице (например, дата поступления оборудования). Для успешного анализа, как правило, требуется объединение данных по некоторому критерию. Например, необходимо знать распределение затрат по видам оборудования и суммарные затраты. Эту задачу решает функция списков «Вычисление итогов».

При работе с данной функцией необходимо определить поля, по которым осуществляется объединение, и поля, подвергаемые некоторой функциональной обработке (например, суммирование). Для рассматриваемой таблицы «Смета» логично назначить внешним критерием объединения наименование, а внутренним – номинальное напряжение оборудования. Вероятно, затраты и количество должны суммироваться. Операции «Вычисление итогов» должна предшествовать операция сортировки, причем по иерархии вложенности групп (сначала по наименованию, а затем по напряжению).

• Выполните упомянутую сортировку данных. Выполните группировку списка по наименованию: Установите курсор в поле таблицы и выполните: Данные/Итоги. Ознакомьтесь с панелью «Промежуточные итоги».

• В поле "При каждом изменении в" установите "Наименование". В поле "Операция" выберите сумму (Какие еще функции предлагает Excel?). В поле "Добавить итоги по" установите (флажок) категории «Количество», «Затраты, тыс.руб.» и «Затраты, тыс.$». Нажмите [ОК]. Что изменилось в таблице? Попытайтесь экспериментально определить назначение кнопок «+», «-» в поле слева.

Для следующего иерархического уровня итогов (по напряжению) предыдущая операция повторяется. Однако на данном этапе убирается флажок «"Заменить текущие итоги".

Перейдите на лист «Рога», где хранится таблица производства рогов на фирме "Рога и копыта". При взгляде на великое множество цифр невольно возникает вопрос: А нужно ли столько? Нельзя ли ограничиться только поквартальными показателями? Попробуем сделать это. Однако таблица в существующем виде не удовлетворяет требованиям списка (базы данных). Этот дефект таблицы нетрудно исправить.

• Транспонируйте таблицу (копирование + специальная вставка с транспонированием), предварительно представив ее в стандартном формате (чтобы не мешались различные полоски от рамок). Удалите строку "Всего" (оказывается, Excel умеет формировать строку "Всего" не хуже нас). Получите поквартальные итоги производства рогов всеми участниками соревнования.

• Дополнительно в итогах получите среднемесячное в каждом квартале производство рогов для каждого участника (для того чтобы итоги по обоим критериям были представлены в таблице, перед нажатием клавиши [OK] следует отменить опцию "Заменить текущие итоги").

5. Консолидация данных

Пусть требуется составить таблицу суммарных доходов наших студентов, которые работают не только на фирме "Рога и копыта", но и в артели "Эх, прокачу".

• Добавьте новый лист и назовите его «Союз». С листа «Рога» скопируйте на лист «Союз» транспонированную таблицу производства рогов (блок A2:F14) и назовите ее «Доход на фирме "Рога и копыта"» (в ячейке А1). Повторите копирование через столбец направо (блок H2:M14) и назовите таблицу «Доход на фирме "Эх, прокачу!"» (Н1). Постарайтесь, чтобы их доходы различались (для скорости заполнения сделайте помесячные доходы на новой фирме одинаковыми).

• На свободном месте (например, начиная с ячейки А22) скопируйте столбцы «Квартал» и «Месяц» (блок A22:F34)). Эта операция необходима для обозначения названий строк. Если бы мы ограничились только месяцем, то предварительное копирование было бы излишним.

• Активизируйте левую верхнюю ячейку (С22) итоговой таблицы. Выполним Данные/Консолидация. На диалоговой панели выбирите функцию СУММ. В поле “Ссылка” идентифицируйте (мышкой) первую исходную область (С2:F14) консолидируемых данных (вместе с именами полей). Нажмите кнопку “Добавить”. Идентифицируйте вторую область (J2:M14). Установите флажок "В верхней строке". Посмотрите, что получилось.

• В первой таблице поменяйте местами доходы первого и второго студентов. Выполните консолидацию на новом месте. Сопоставьте полученные результаты и сделайте выводы.