2. Бюджет проекта.

Чтобы определить затраты проекта, разбейте их на следующие категории:

Персонал. Это, как правило, самая крупная часть вашего бюджета. Включили ли вы все затраты на нынешних ваших служащих и на тех работников по контракту, которых вам, возможно, придется нанять или пригласить дополнительно.?

Поездки. Будут ли все работы выполняться на месте или служащим придется приезжать с других мест?

Профессиональная подготовка. Все ли члены команды знают, как использовать оборудование, необходимое для выполнения проекта? Обладают ли они всеми необходимыми умениями и знаниями? Будет ли профессиональная подготовка проводиться на месте или для этого придется куда – то поехать?

Поставки. Нужны ли какие – то особые или необычные виды оборудования, помимо обычных (компьютеров, ручек, бумаги, компьютерных программ и т.д.)?

Место. Надо ли переводить членов команды с тех мест, где они сейчас работают? Сколько помещений им потребуется и во что это обойдется?

Исследования. Придется ли вам покупать исследования или данные, необходимые для проекта? Какой объем исследований придется выполнить вашей команде? Во что это обойдется?

Капитальные расходы. Какое дополнительное дорогое оборудование и какая модернизация имеющегося потребуется? Окупят ли себя капитальные расходы и через какое время это произойдет?

Накладные расходы. Каковы планируемые накладные расходы? При их расчетах пользуйтесь стандартными нормами определения накладных расходов, принятых в вашем ОУ?

Не упустили ли вы из виду следующие расходы:

А) затраты на профессиональную подготовку членов команды, особенно если ее придется проводить очень оперативно.

Б) затраты на подготовку пользователей, чтобы они могли применять на практике результаты вашего проекта.

В) постоянные затраты, связанные с персоналом.

Г) постоянные эксплуатационные расходы, связанные с новыми помещениями.

Д) затраты на страхование.

Е) платежи за лицензии.

Реализация проекта.

При реализации проекта необходимо ответить на следующие вопросы:

1. Что важно для успеха проекта?

2. Что мы пытаемся делать для этого?

3. Какие части проекта особенно критичны и поэтому их надо внимательно отслеживать и контроливать?

4. Каковы важнейшие точки, в которых следует вести контроль?

При отслеживании бюджета проекта обращайте внимание на те причины, из – за которых ваш проект выходит за рамки бюджета. Чаще всего это:

1. неожиданная инфляция в течение длительно выполняемых проектов.

2. незапланированные расходы, связанные с персоналом, на которые придется идти, чтобы проект не отставал от графика, в том числе из – за дополнительной сверхурочной работы.

3. незапланированная потребность в дополнительных помещениях.

4. незапланированные затраты на дополнительную профессиональную подготовку.

5. оплата консультантов, приглашенных для решения непредвиденных проблем.

Ситуации, снижающие затраты:

1. капитальные затраты не так велики, как ожидалось.

2. процентные ставки ниже ожидаемых.

3. персонал не пришлось переводить в другое место как планировалось.

Делегирование полномочий руководителя в ходе реализации проекта.

Выбор задач, которые следует делегировать.

1. Оцените собственную рабочую нагрузку и определите, какие задачи и функции требуют именно ваших навыков и умений или ваших полномочий.

2. Определите рутинные виды деятельности или функции, которые легко могут сделать другие члены вашей команды или которые можно передать для выполнения другим структурам.

3. Определите задачи или функции, которые могут выполнить члены команды после дополнительной профессиональной подготовки или работы с наставником (им можете быть вы сами или один из ваших коллег).

4. Определите задачи или функции, которые могут потребовать опыта и навыков, отсутствующих у людей вашей организации.

Механизм делегирования задач.

1. Выясните возможности вашей команды.

2. Доверяйте членам команды, исходя из того, что они могут выполнять порученную работу.

3. Фокусируйтесь на результатах: позвольте членам команды самим определить, как они будут решать поставленные перед ними задачи.

4. Рассматривайте делегирование как способ приобретения знаний и развития умения у членов вашей команды.

5. Всегда делегируйте на самый низкий из возможных уровней, чтобы наилучшим образом использовать педагогов.

6. Четко объясняйте сущность задания и предоставляйте ресурсы для его успешного выполнения.

7. Избегайте обратного делегирования: не занимайтесь решением проблем, за которые отвечают члены вашей команды.

Контроль качества.

1. Не откладывайте проверку качества до последнего дня. Расходы на устранение проблем обычно выше, чем расходы на их предупреждение или устранение до того, как они выйдут из под контроля.

2. Определите показатели качества на этапе планирования. Учтите такие факторы, как политика качества, проводимая в организации, требования заинтересованных лиц, масштабы проекта, а также любые предписания внешних регулирующих органов или другие правила, которыми необходимо руководствоваться.

3. Проверяйте результаты работ, используя для этого самые подходящие инструменты, например, детальные инспекции, контрольные списки или статистически обоснованные выборки.

4. Принимайте завершенные работы (или не принимайте их) на основе заранее установленных показателей.

Управление проблемами.

Как контролировать задержки проекта?

Повторное обсуждение и перенесение окончательных сроков выполнения проекта.

Используйте скрытые резервы для восстановления ситуации. Изучите еще раз сметные показатели и графики и посмотрите, можно ли где – то выкроить дополнительное время и ресурсы педагогов.

Сократите масштабы проекта. Откажитесь от всех несущественных элементов, которые можно исключить, что позволит снизить затраты и сэкономить время.

Используйте больше ресурсов. Можно ли привлечь больше людей или оборудования? Сравните требующиеся для этого затраты и важность завершения проекта к установленному сроку.

Рассмотрите вариант замены. Можно ли заменить менее дорогостоящий компонент, который еще не поступил, на более дешевый, уже имеющийся в наличии?

Изучите возможность использования альтернативных источников. Можно ли использовать поставки из другого источника, если из того, который вы запланировали, поставки задерживаются?

Требуйте соблюдения условий, оговоренных в контрактах. Чтобы получить нужные результаты, требуйте от людей то, о чем вы с ним договорились. Используйте поддержку высшего руководства.

Основные сигналы проблемы:

1. Повышенные напряжение и раздражение.

2. Снижение энтузиазма к работе.

3. Нетерпеливость и суетливость.

4. Неспособность принимать решение.

Основные проблемы команды: представлены в таблице 15.

Таблица 15. Основные проблемы команды.

Проблемы	Возможные причины	Потенциальное воздействие	Рекомендуемые действия
Связанные со структурой команды
Межличностные проблемы
Связанные с производительностью

Управление проектом на конечном этапе.

Отчет о выполнении проекта должен содержать следующее:

Текущее положение дел с проектом. Каковы были первоначальные цели, чего удалось добиться?

Будущий статус. Что произойдет дальше с проектом, который завершен? Будет ли он переведен в состояние постоянного процесса; стал ли он частью более крупного проекта; был ли он отдельной группой заданий, которые после достижения целей считаются полностью выполненными?

Статус продолжающихся критичных задач. Каково нынешнее положение дел с продолжающимися задачами, которые имеют либо высокий уровень технического риска, либо должны выполняться внешними продавцами или субподрядчиками, над действиями которых менеджер по проекту имеет очень ограниченный контроль?

Оценка риска. Если у проекта были или есть какие – то риски, могут ли они быть потенциально опасными, то есть привести к финансовым потерям, неудачному завершению проекта или обретению тяжелых обязательств?

Ограничение аудита. Существуют ли какие – то факторы, которые снижают достоверность результатов аудита? Есть ли допущения, которые можно изменить, или информация, которая отсутствует или не вызывает доверия? Есть ли кто – то в команде, кто не предоставляет полную информацию?

Приложение 1.

	Вам свойственны следующие качества
1	Отражение психологичеких особенностей других людей (быстро, часто невербально, неосознанно)
2	Не только отражение эмоционального состояния человека, но и умение управлять им.
3	Проектное мышление. Это происходит быстро, невербально и неосознанно
4	Глобальное мышление. Сопровождается схемами и диаграммами
5	Сопереживание человеку вне зависимости от ситуации
6	Конкурентность, желание побеждать
7	Цели легко формулируются
8	Легко и естественно проводится анализ
9	Обостренная чувствительность в восприятии эмоциональной составляющей книг, кинофильмов и театральных постановок
10	Высокая креативность
11	Высокая избирательность к той информации, которая нужна для дела
12	Высокая избирательность к правдивой, правильной информации, которая нужна для дела
13	Адекватная, быстрая, четкая психологическая характеристика людей
14	Характеристика людей через сравнения, ранняя потребность в достижении цели и завершении дела
15	Внутренняя потребность в достижении цели и завершении дела
16	Внутренняя потребность в структурировании
17	Избирательность общения, что проявляется в выборе подходящего собеседника из массы людей
18	Неизбирательность в общении, проявляющаяся в стремлении быть окруженным массой людей
19	Избирательность общения, проявляющаяся в выборе подходящего для дела человека из массы людей
20	Избирательность в общении, склонность не обсуждать, а просто высказывать свое мнение
21	Избирательно – психологическая память, обусловленная наблюдательностью и внимательностью к человеку
22	Избирательная память, проявляющаяся в воспоминаниях о ярких или позитивных событиях
23	Избирательно – деловая память, обусловленная прагматическими интересами
24	Избирательно – деловая память, обусловленная логикой, полезностью и правильностью
25	Желание объяснить поведение людей психологическими причинами
26	Не склонность к сомнениям относительно своей чистоты и нравственности
27	Склонность к организационной, менеджерской деятельности
28	Склонность к аналитике, структурированию
29	Уверенность в силах, способностях, возможностях людей
30	Самоуверенность как фактор, ставящийся во главу угла при достижении целей и решении задач
31	Уверенность в своих силах, способностях, возможностях и решительность
32	Ощущение уверенности только в тех вопросах, в которых компетентен (профессионален)
33	Способность поставить себя на место другого человека
34	Умение думать и рассуждать с точки зрение людей с целью влиять на них
35	Способность эффективно разрешать ситуации
36	Способность к стратегическому планированию и контролю
37	Распределение обязанностей в коллективе с учетом индивидуальныъх особенностей людей
38	Распределение обязанностей в коллективе с эгоистической точки зрения
39	Делегирование ответственности другим людям
40	Способность увидеть общую картину
41	Быстрая ориентация в ситуациях, требующих прктического применения знаний людей
42	Хорошая ориентация в ситуациях, требующих быстрого и творческого подхода
43	Быстрая ориентация в ситуациях, требующая практического применения планирования и организации людей
44	Концептуальное видение стратегии развития
45	Находчивость при использовании психологического состояния и настроения людей в данной ситуации
46	Находчивость в применении технологий влияния
47	Находчивость в использовании ресурсов
48	Умение анализировать любую информацию
49	Способность мотивировать людей с учетом их интересов, как материальных, так и нематериальных
50	Способность мотивировать людей, использую свою харизму
51	Способность эффективно управлять временем и деньгами
52	Умение работать в иерархической структуре (в том числе и бюрократической)
53	Понимание личных симпатий и антипатий, а также психологических различий людей при выполнении совместной деятельности
54	Желание находиться в центре внимания
55	Умение требовать и добиваться от других людей принятия ответственности и выполнения обязательств
56	Умение составлять приказы и подчиняться им
57	Хорошая обучаемость при формировании организаторских знаний, навыков и умений
58	Хорошая переносимость неопределенных и рисковых ситуаций
59	Хорошая обучаемость при формировании организаторских знаний, навыков и умений, способствующих достижению целей
60	Желание видеть смысл в информации, действиях и т.д.
61	Решение практических вопросов с учетом возможностей команды и индивидуальных способностей каждого исполнителя
62	Решение практических вопросов с учетом своей и чужой интуиции
63	Решение практических вопросов с учетом возможностей команды и индивидуальных возможностей каждого исполнителя
64	Решение практических вопросов путем самоконтроля и контроля сотрудников
65	Чувство меры во взаимоотношениях и взаимодействиях с людьми с учетом рамок, выход за которые нарушает взаимный контакт
66	Чувство меры в желании всегда быть хорошим
67	Умение взять ответственность на себя
68	Умение быть ответственным за высказанное мнение
69	Речевая адаптация к разным людям, даже при первой встрече, отсутствие речевого шаблона
70	Переносимость конфликтов
71	Чувство меры в принятии ответственности
72	Терпение в следовании правилам и процедурам
73	Общение с людьми в зависимости от их индивидуальных особенностей
74	Умение «разруливать» конфликтные ситуации, «не заводясь»
75	Умение расставлять приоритеты и следовать им
76	Умение расставлять приоритеты на основе логического анализа
77	Чувство ситуации
78	Умение выбрать оптимальную модель поведения в зависимости от ситуации
79	Умение выстраивать цель во взаимосвязи различных задач, действий, операций
80	Желание видеть смысл в информации, действиях и т.д.
81	Учет внешних факторов, которые влияют на взаимоотношения внутри группы
82	Учет внешних факторов , которые влияют на взаимоотношения внутри группы, для достижения своих целей
83	Учет множества факторов при принятии решений
84	Глубокий анализ факторов при принятии решений
85	Чуткость, внимательность, участливость в отношении к людям
86	Яркость, неординарность поведения
87	Умение принимать решения в условиях неопределенности
88	Умение принимать решения в условиях четкого понимания структуры
89	Чувство справедливости, этическое обоснование действий
90	Чувство конкурентности
91	Способность к профилактике «сгорания»
92	Осторожность в принятии решений

Приложение 2.