616

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Пермский государственный технический университет»

С. Г. Ахметова

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ

Утверждено Редакционно-издательским советом университета

в качестве учебного пособия

Издательство Пермского государственного технического университета

2007

УДК 004.451 ББК 32.973.2 А95

Рецензенты:

деканфакультетаинформационныхтехнологийИПКРМЦПК, кандидаттехническихнаук, М.С. Королев;

доцентПГТУ, кандидаттехническихнаук, С.И. Косякин

Ахметова, С.Г.

А95 Информационные технологии управления: учеб. пособие / С.Г. Ахметова. – Пермь: Изд-во Перм. гос. техн. ун-та, 2007. – 181 с.

ISBN 978-5-88151-808-0

Одним из основных факторов влияния научно-технического прогресса на все сферы деятельности человека является широкое использование новых информационных технологий. Среди наиболее важных и массовых сфер, в которых информационные технологии играют решающую роль, особое место занимает сфера управления.

Рассматриваются возможности проведения экономического анализа и построения моделей для принятия управленческих решений средствами электронной таблицы Microsoft Excel; создание презентаций средствами Microsoft PowerPoint, Интернета и его сервисов, а также основные понятия электронного бизнеса.

Представлены лекции, тренинги и методические указания по их выполнению, а также контрольные вопросы и контрольные задания.

Предназначено для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальности «Менеджмент организации», и слушателей системы повышения квалификации и переподготовки кадров.

УДК 004.451 ББК 32.973.2

Издано в рамках приоритетного национального проекта «Образование» по программе Пермского государственного технического университета «Создание инновационной системы формирования профессиональных компетенций кадров и центра инновационного развития региона на базе многопрофильноготехническогоуниверситета».

ISBN 978-5-88151-808-0 © ГОУ ВПО «Пермский государственный технический университет», 2007

4

РАЗДЕЛ 1. ЭКОНОМИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ СРЕДСТВАМИ EXCEL

1. Анализ продаж с использованием функции БДСУММ

Как Вы видели в предыдущих тренингах (базовый курс Excel), работать с автофильтром легко и просто. Но если требуется постоянно видеть отфильтрованный по каким-либо критериям список, то удобнее сделать выборку из базы данных, которая будет автоматически перевычисляться при добавлении новой информации.

Представьте такую ситуацию: Вам необходимо подсчитать итоги сбыта товаров, используя информацию таблицы (рис.1). Таблица содержит данные о продаже товаров разными продавцами в феврале. Эта таблица в течение месяца ежедневно дополняется новыми записями. Необходимо вычислять итоги работы каждого менеджера на любую дату месяца. Эту задачу мы решим с Вами в следующем тренинге.

Рис. 1

Тренинг 1. Выборка из базы данных

Если у Вас не сохранился список (рис. 1), введите его на лист «февраль» и перейдите на новый лист «выборка».

В ячейке А1 введите название выборки Продажи менеджеров за февраль.

В ячейке А3 введите Менеджер, а в ячейку В3 – Сумма.

5

В ячейкиА4:А5 введитефамилиименеджеров Иванкин иСергеев.

Оформите таблицу в соответствии с рис. 2.

Сейчас в ячейках В4 и В5 против фамилий каждого менеджера введем формулы для вычисления сумм продаж

Рис. 2

Активизируйте ячейку В4 и вызовите функцию БДСУММ из категории «Работа с базой данных».

На экране появится диалоговое окно для задания параметров выбранной функции. Заполним его, для чего:

–в поле «база данных» следует ввести диапазон ячеек, содержащих базу данных, на основании которой будет вычисляться функция. Переведите адреса ячеек диапазона в абсолютные;

–в поле «поле» введите столбец, из которого функция будет извлекать данные для вычисления. В нашем примере это Сумма. Введите ее в кавычках (или щелкните на заголовке этого столбца в исходной таблице и превратите адрес в абсолютный);

–в поле «критерий» необходимо указать диапазон ячеек, задающих условия для функции. В качестве критерия может использоваться любой интервал, который содержит, по крайней мере, одно название столбца и одну ячейку. В нашем примере в качестве критерия мы используем диапазон ячеек

6

А3:А4 на листе «выборки». Этот критерий имеет смысл: Менеджер=Иванкин. Не забудьте превратить адрес А3 в абсолютный.

После закрытия диалогового окна появится сумма продаж, осуществленных менеджером Иванкиным – 16100, а в строке формул – формула, по которой она вычислена,

Таким образом, функция БДСУММ «просматривает» поле «Сумма» указанной базы данных, выбирает из нее все значения, соответствующие критерию Менеджер=Иванкин, и суммирует их.

Ввод формулы для вычисления итогов продаж вторым менеджером осуществляется на основе редактирования первой формулы:

Скопируйте формулу в ячейку В5. Для этого:

–убедитесь, что ячейка В4 выделена;

–нажмите кнопку «копировать» на панели «стандартная». Вокруг ячейки появится бегущая рамка выделения;

–щелчком мыши выделите ячейку В5;

–нажмите кнопку «вставить». В выделенной ячейке появится сумма 37440;

–клавишей esc отмените бегущую рамку вокруг ячейки В4.

В таком виде формула будет извлекать из базы данных и суммировать все продажи обоих менеджеров. Чтобы в ячейке отображались только продажи Сергеева, необходимо исключить из этой суммы продажи Иванкина.

Переместите курсор в конец строки формул и введите – «-В4». В окончательном виде формула должна иметь вид

На рис. 3 представлена диаграмма по продажам менеджеров.

7

Рис. 3

Введите в базу новые записи по менеджерам и посмотрите, как пересчитываются итоги продаж выборок. Чтобы было легче проследить изменения, введите, например, для Иванкина новую запись с суммой 2000, а для Сергеева – 3000. Убедитесь, что введение новых записей автоматически изменяет и график.

2. Составление консолидированных отчетов

Консолидация собирает воедино данные таблиц отдельных листов (или рабочих книг) в единое целое, суммирует их (или выполняет другие функции) и помещает в указанный рабочий лист. Эта функция Excel может быть полезной при составлении отчетов о продажах (отчетов о закупках) от разных филиалов, магазинов, торговых представителей и т.п. В консолидации могут участвовать до 255 об- ластей-источников.

В следующем тренинге мы составим отчет о продажах фирмы, имеющей два филиала.

Тренинг 2. Составление консолидированного отчета на основе таблиц одной рабочей книги

Откройте новую книгу и назовите ее «консолидация». Присвойте имя первому рабочему листу «отчет», второму –

«филиал 1», третьему – «филиал 2». Настройте данные для консолидации:

Убедитесь, что все диапазоны данных представлены в формате списка: первая строка каждого столбца содержит подпись, ос-

8

тальные строки — однотипные данные, пустые строки или столбцы в списке отсутствуют.

Разместите каждый диапазон на отдельном листе. Не помещайте диапазоны на лист, на котором должна выполняться консолидация.

Убедитесь, что макеты всех диапазонов совпадают.

Убедитесь, что подписи столбцов или строк, которые требуется объединить, совпадают с учетом регистра букв.

Введите исходные данные по первому и второму филиалам

(рис. 4, 5)

На новом листе щелкните на левый верхний угол области (ячейка А1), в которой требуется разместить консолидированные данные.

В меню Данные выберите команду Консолидация.

Выберите из раскрывающегося списка Функция функцию, ко-

торую требуется использовать для консолидации данных (в нашем случае это сумма).

Щелкните поле Ссылка , откройте лист, содержащий первый диапазон данных для консолидации, введите этот диапазон и нажмите кнопку Добавить. Повторите этот шаг для всех диапазонов.

Если таблицу консолидации требуется обновлять автоматически при каждом изменении данных в каком-либо исходном диапазоне, а позже точно не потребуется изменять или добав-

9

лять диапазоны исходных данных для консолидации, устано-

вите флажок «Создавать связи с исходными данными».

Установите флажок в поле «значения левого столбца» (рис. 6).

Если необходимо составить консолидированный отчет по дате, то дату в таблицу следует вводить как текст.

Рис. 6

На рис. 7 представлен полученный консолидированный отчет.

Рис. 7

Вы можете раскрыть отчет, щелкнув на соответствующих кнопках.

10