Теория анализа хозяйственной деятельности

Для получения большей степени объективности нужно привлечь несколько экспертов-менеджеров, чтобы они дали оценки показателям, определяющим чистое колебание де­ нежных средств предприятия. При этом нечеткое число, представляющее обобщенное мнение экспертов, будет яв­ ляться средним нечетким числом для высказываний каждо­ го эксперта-менеджера, что в конечном счете увеличивает степень правдоподобия финансового анализа.

общество живет в период небывалого роста информационных потоков. Это относится как к экономике, так и к социальной сфере. Наибольший рост объемов информации наблюдается в промышленности, торговле, финансово-банковской сфере и составляет примерно 15% в год, что признается необходимым условием научно-технического прогресса и экономического развития общества. Рыночные отношения предъявляют повы­ шенные требования к своевременности, достоверности и полноте информации, без которой немыслима эффективная деятель­ ность предприятий.

На получение, обработку и хранение информации расходу­ ются труд и материальные ресурсы. В связи с этим любая общественно полезная информация характеризуется стоимос­ тью. Сохранность и рациональное использование информации — одна из важнейших задач предприятий и хозяйственных орга­ низаций, которые ею владеют. Таким образом, к известным видам материальных, трудовых и финансовых ресурсов приба­ вился новый, ранее не учитываемый вид — информационный ресурс. Только на основе своевременного накопления и перера­ ботки информационного ресурса возможно рациональное уп­ равление любой сферой человеческой деятельности, оптимальное принятие управленческих решений. Особенно это актуально для развития экономики.

Любое управление, в том числе деятельностью предприя­ тий и хозяйственных организаций, предполагает принятие решений, основанное на достоверной информации.

Информация приобретает ценность только при ее востре­ бовании, при взаимодействии потребителей и источников информации. Связь между ними следует из определения: ин­ формация — это новые сведения, принятые, понятые и оценен­ ные как полезные конечными ее потребителями. Информация уменьшает неопределенность, энтропию, снимает неясность, которая неизбежно возникает при недостатке данных. Она может быть выражена набором букв, цифр, других условных знаков (символов) и осмысливается в результате чувственного восприятия и представлений человека.

Для качественного управления необходимо оптимальное количество достоверной информации, так как ее недостаток не позволяет получить полного представления об изучаемом предмете. При недостатке информации трудно как следует ра­ зобраться в ситуации, оценить ее и принять правильное реше­

ние. С другой стороны, избыточность информации препятствует ее быстрой обработке, анализу и обобщению, в результате чего можно прийти к необоснованным выводам. С целью уменьше­ ния объема информацию стремятся сжать путем кодов, шиф­ ров, специальных методов, что одновременно тювышает ее полезную емкость, эффективность. Особенно успешно решается данная проблема при использовании современных информа­ ционных технологий, устраняющих поток ненужной, избыточ­ ной информации.

Различают два понятия: «данные», получаемые в результате фиксации тем или иным способом изменений в хозяйственных процессах и явлениях, и «информация», накапливаемая путем соответствующей обработки данных. Понятие «данные» не­ редко заменяют понятием «исходная информация», а «инфор­ мация» — понятием «результативная информация», так как сбор данных обычно влечет за собой и принятие управленческих решений. В тех случаях, когда нет необходимости подчерки­ вать различие между информацией и данными, они употреб­ ляются как синонимы.

Информацию нельзя считать доступной для использова­ ния до тех пор, пока она не зафиксирована. Информация обычно регистрируется на носителях документальной формы и на машинных носителях, а применяемая в оперативном экономическом анализе может быть выражена и в устной форме.

Экономическая информация представляет собой совокуп­ ность сведений о деятельности предприятий, их структурных подразделений и ассоциаций, отражаемую в экономических показателях. Она сопровождает процессы производства, рас­ пределения, обмена и потребления материальных благ и услуг. Значительная ее часть связана с производством продукции, ра­ бот, услуг и может быть названа производственной информа­ цией. Производство на современном предприятии отличается глубиной и сложностью связей, высокой степенью разделения труда, динамизмом технологических, экономических, соци­ альных и других процессов. Деятельность предприятий состо­ ит из значительного количества событий и явлений, каждое из которых представляет собой источник информации.

Экономическая информация может быть разделена на

плановую, нормативную, учетную и отчетную. В связи с ускоренным развитием общественного производства, внед­

рением достижений научно-технического прогресса, услож­ нением хозяйственных связей ее объем непрерывно растет. По оценкам ученых, объем информации, необходимой для управ­ ления экономическими и социальными процессами, каждые 6-8 лет удваивается. В связи с этим важное значение имеют ее минимизация и рациональное использование. Причем для принятия управленческого решения руководителям, специа­ листам, менеджерам необходима специфическая, хорошо структурированная информация об объекте управления.

Формирование и использование экономической информа­ ции основано на системном подходе, что позволяет конструи­ ровать систему в соответствии с поставленными целями, раскрывая многообразие связей и информационных потоков объекта. Под системой в данном случае понимаются набор элементов и их информационных связей, обеспечивающих оптимальное управление экономикой предприятий.

Система управленческой информации отличается сложнос­ тью. Причем наблюдается тенденция усложнения взаимосвя­ зей в информационных потоках. Происходит систематический рост объемов информации, ее избыточности при одновременной качественной недостаточности для принятия оптимальных уп­ равленческих решений. К тому же экономическая информа­ ция весьма неоднородна. Все это усложняет ее использование в управлении хозяйственной деятельностью предприятий.

Экономическая информация, характеризуя количествен­ ную и качественную стороны производственных, торговых и других процессов, занимает промежуточное место между хо­ зяйственной деятельностью (управляемой системой), где она зарождается, и менеджментом (управляющей системой), где она фиксируется, перерабатывается и анализируется для принятия управленческих решений.

Деятельность предприятий ведется по заранее составлен­ ным планам. В связи с этим одним из основных видов инфор­ мации является планово-нормативная. В процессе анализа хозяйственной деятельности используются плановые показа­ тели, разрабатываемые на предприятиях, а также доводи­ мые вышестоящей организацией. С переходом к рыночным отношениям и расширением самостоятельности предприя­ тий увеличивается объем показателей, планируемых непос­ редственно субъектами хозяйствования.

В экономическом анализе широко используются нормы расхода сырья, материалов, топлива, горючего, электроэнер­ гии, расценки, тарифные ставки, нормы выработки, аморти­ зационных отчислений, данные технических паспортов и проектно-сметных документов. К планово-нормативной ин­ формации с определенной условностью можно отнести сведе­ ния о достижениях науки и техники в области основной деятельности предприятия, справочно-нормативные матери­ алы, правовые акты, документы финансовых и банковских учреждений, приказы и решения предприятия и вышестоя­ щей организации.

Планово-нормативная информация имеет высокую сте­ пень агрегации, что определяет ее относительно-небольшой объем.

Второй вид экономической информации — учетно-от­ четная. Она является базой планирования и управления и обеспечивает действенный контроль за выполнением планов, прогнозов, эффективностью использования материальных, трудовых, финансовых и природных ресурсов. На ее долю приходится более 70% управленческой информации. Значи­ тельно возрастает значимость учетно-отчетной информации при рыночных отношениях, для которых характерны повы­ шение эффективности хозяйствования, высокие темпы науч­ но-технического прогресса, интенсивная маркетинговая и другая сбытовая деятельность и т.п.

В условиях формирования и развития рыночной экономи­ ки анализ хозяйственной деятельности не только опирается на планово-нормативную и учетно-отчетную информацию, но и активно использует научно-техническую, несистемную ин­ формацию, отражающую разные аспекты рыночных отноше­ ний субъектов предпринимательской деятельности (динами­ ку спроса и предложения, цен, стратегии фондового рынка и т.п.). Широко используются в аналитической работе машин­ ные источники информации: оперативная память ПЭВМ, гибкие диски, машинограммы. При анализе также могут использоваться внеучетные источники информации: мате­ риалы внешнего и внутреннего аудита, внутриведомствен­ ных и вневедомственных ревизий, проверок деятельности предприятий налоговой службой, кредитными и другими учреждениями, региональных отделов статистики, СМИ, Интернет и т.п.

Качество используемой при анализе хозяйственной дея­ тельности информации оценивается по четырем основным признакам:

•полнота (при минимальном ее объеме);

•достоверность;

•своевременность формирования;

•возможность использования.

Одновременно должны быть обеспечены комплексность информации; ее формирование по единым признакам (с уче­ том агрегации и дисагрегации); возможность группировки, перегруппировки и компьютерной обработки; доступность для восприятия и актуальность.

Ценность экономической информации может рассматри­ ваться в трех аспектах: потребительном — ее полезности для управления, экономическом — ее стоимости и в эстети­ ческом — ее восприятии человеком. Ценность информации обычно определяется экономическим эффектом функциони­ рования объекта управления, вызванным ее потребительной стоимостью. Основным требованием к информации является ее полезность при принятии решений. Для обеспечения.этого требования информация должна быть понятной, уместной,

достоверной, а также отвечать идее гармонизации и стан­ дартизации.

Основой достоверности информации является ее правди­ вость, преобладание экономического содержания над юриди­ ческой формой, нейтральность, осмотрительность, полнота и сопоставимость (сравнимость). Правдивость информации оз­ начает, что все факты хозяйственной деятельности предприя­ тия должны быть объективно отражены при их документаль­ ном оформлении. Преобладание экономического содержания информации над юридической формой предполагает отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности ис­ ходя не столько из правовой формы, сколько из их сущности и условий хозяйствования. Нейтральность информации пред­ полагает отсутствие в ней пристрастных оценок. Информация не должна представляться выборочно с целью влияния на реше­ ния пользователей. Осмотрительность информации заключа­ ется в большей степени отражения потенциальных убытков, а не потенциальных прибылей, и в оценке активов по наи­

меньшей, а обязательств — по наибольшей стоимости. Инфор­ мация должна быть полной, то есть охватывать все факты хозяйственной деятельности предприятия. Сопоставимость информации обеспечивает заинтересованным пользователям возможность сравнивать ее за разные периоды деятельности одного субъекта хозяйствования, а также по разным субъек­ там с целью объективной оценки экономического и социально­ го развития, определения реального финансового состояния и тенденций его изменения.

В процессе экономического анализа в первую очередь изу­ чается информация, содержащаяся в периодической и годо­ вой отчетности, так как в ней данные о выполнении планов, динамике развития основных показателей хозяйственной и другой деятельности, составе, размещении и использовании активов, источниках их формирования и т.п. представлены в обобщенных показателях. Отчетная информация нередко включает неагрегированные данные, что позволяет глубже исследовать деятельность предприятий. Наиболее подробная информация о хозяйственных процессах содержится в годо­ вых отчетах, к которым прилагается пояснительная записка. В ней отражается информация о выполнении планов, биз­ нес-планов, прогнозов, динамике экономического и социально­ го развития, соблюдении нормативов и норм расходования ма­ териальных, трудовых и финансовых ресурсов и многие другие данные, которых нет в действующих формах отчетности.

Для углубления результатов анализа хозяйственной дея­ тельности, выявления причин отклонений от плана и в динамике по изучаемым показателям используются данные регистров бухгалтерского учета (машинограмм, журналов-ордеров, де­ бетовых и накопительных ведомостей и др.), бухгалтерского аналитического учета, статистического и оперативно-техни­ ческого учета, первичных и сводных документов. Эти источни­ ки информации содержат обширный аналитический материал. Так, по данным регистров бухгалтерского учета и приложен­ ных к ним документов можно изучить причины перерасходов, уплаты штрафов и других недостатков в работе; установить виновных; проверить законность, целесообразность и эффек­ тивность совершенных хозяйственных операций. Необходи­ мо отметить, что данные бухгалтерского, статистического и оперативно-технического учета чаще всего изучаются выбо­ рочным путем.

Учет не только обслуживает другие функции управле­ ния экономикой, но и одновременно совмещает функции контроля и экономического анализа. Контроль и экономи­ ческий анализ могут и должны начинаться на стадии учета. Для этого необходима такая система учетных регистров, в которой отражались бы все хозяйственные операции с требуемой степенью аналитичности. К учету, как к любо­ му другому источнику анализа хозяйственной деятельнос­ ти, предъявляются требования экономичности. Другими словами, затраты на его ведение должны соответствовать ценности поставляемой им информации для управления де­ ятельностью предприятия.

Сегодня учет не всегда отвечает предъявляемым к нему требованиям. Например, имеет место многократное дублиро­ вание учетной информации. В то же время многие показате­ ли не находят отражения в первичных документах, учете и отчетности. В ряде случаев отсутствует стандартизация, уни­ фикация и рационализация составления и содержания доку­ ментов (особенно подготавливаемых неучетными отделами и службами предприятий и хозяйственных организаций).

Плановая и учетная информация не всегда может удов­ летворять потребности анализа хозяйственной деятельности, что вызывает необходимость привлечения внеучетных ис­ точников информации. К ним относятся данные ревизий, аудита, проверок и обследований, проведенных вышестоя­ щими и контролирующими органами; деловая переписка; протоколы балансовых комиссий, экономических советов, производственных совещаний и собраний; материалы пере­ писи оборудования, других основных средств и товарно-ма­ териальных ценностей; хозяйственно-правовые материалы (договоры, заявки и заказы на поставку сырья, материалов, топлива, горючего, товаров, решения суда); проектно-кон­ структорская, техническая и технологическая документация; информация по передовому опыту изучаемого и родственных (отечественных и зарубежных) предприятий, бюро рациона­ лизации и изобретений, данные лабораторного и оператив­ но-статистического контроля, печати и т.п.

При определенных обстоятельствах для получения ин­ формации необходимы специальные обследования. Так, путем выборочных и сплошных наблюдений, фотографирования и хронометража работы оборудования, машин, труда отдель­

ных работников, личных контактов с исполнителями, специ­ алистами и руководителями можно определить недостатки в хозяйственной деятельности предприятия и разработать меры по их устранению.

Комплексное использование перечисленных источников информации и правильное их сочетание в процессе экономи­ ческого анализа позволяют всесторонне и глубоко изучить все стороны основной (операционной) и другой хозяйствен­ ной деятельности и полнее выявить резервы экономического и социального развития.

Структура экономической информации обусловлена ее содержанием и назначением в управлении операционной и иной деятельностью предприятия. В зависимости^ от постав­ ленных целей и задач воздействия на управляемый объект экономическая информация может классифицироваться по определенным признакам:

•изменяемости — постоянная (условно-постоянная) и переменная. К постоянной относится информация, ко­ торая не изменяется в течение определенного периода времени (месяца, квартала, года);

•насыщенности — недостаточная, достаточная и избыточная;

•полезности — полезная и бесполезная;

•способу изображения — текстовая, графическая (гра­ фики, диаграммы, схемы, чертежи) и мультимедиа'

•функциональному назначению — плановая, норматив­ ная, учетная и отчетная;

•отношению к процессу обработки данных — обрабаты­ ваемая и необрабатываемая;

•степени обработки — первичная, промежуточная (под­ вергавшаяся соответствующей обработке) и результат­ ная;

•отношению к управляемому объекту — внутренняя (об­ разуемая на самом предприятии) и внешняя (поступаю­ щая из-за его пределов), входящая (поступающая на управляемый объект) и исходящая (поступающая от управляемого объекта);

•объему необходимых сведений для управления эко­ номикой предприятий — комплексная и тематическая,