10.9 Учет расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги.

В таких случаях, для оплаты указанных расходов, работнику выдаются наличные денежные средства из кассы в виде подотчетного аванса.

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие, авансом денежные средства из кассы.

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам.

Предприятия выдают наличные деньги под отчет:

• для оплаты хозяйственных (канцелярских, почтово-телеграфных) расходов;

• для предстоящих командировочных расходов;

• для оплаты расходов, связанных с приобретением материалов по мелкому опту в розничной торговле;

• на другие хозяйственные расходы (приобретение горюче-смазочных материалов и т.п.) и др.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличным денежным средствам ведется организацией на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций. При этом на сумму денежных средств, выданных в подотчет, делается запись:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» -

К-т 50 «Касса»

Под служебной командировкой понимается поездка работника, связанная с выпуском продукции (работ, услуг) или направленная на обеспечение условий функционирования организации в целом (общехозяйственные нужды). Расходы по таким командировкам планируются и учитываются в составе сметы на соответствующие виды расходы. При этом в бухгалтерском учете делаются следующие записи:

Д-т 08 «Вложения во внеоборотные активы»,

20 «Основное производство",

23 «Вспомогательные производства»,

25 «Общепроизводственные расходы»,

26 «Общехозяйственные расходы» и др. –

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

- отражено списание расходов, связанных с капитальным строительством, с нуждами основного (вспомогательного, обслуживающего) производства, с управленческой деятельностью организации и т.д.

Возврат сотрудником суммы неизрасходованного аванса в кассу организации отражается следующим образом:

Д-т 50 «Касса»

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» -

В случае выдачи денежных средств в счет перерасхода по авансовому отчету:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

К-т 50 «Касса»

Пример 10.7

Главный бухгалтер ОАО «ЗКИ «Керамика» получил 6 500 руб. для командировки в Москву на инструктивное совещание по составлению годового отчета.

По завершении командировки главный бухгалтер представил авансовый отчет с оправдательными документами:

- проездные билеты туда и обратно 590 руб. (в том числе НДС – 90 руб.);

- счет гостиницы за проживание (4 дня х 1180 руб.) – 4720 руб. (в том числе НДС – 720 руб.);

- командировочное удостоверение, подтверждающее нахождение в командировке (5 дней х 100 руб.) – 1000 руб.

Главный бухгалтер возвратил в кассу неиспользованную сумму аванса.

Решение.

При выдаче аванса:

Д-т 71 К-т 50 – 6 500 руб. – отражена выдача суммы под отчет на командировочные цели.

При утверждении авансового отчета:

Д-т 26 К-т 71 – 5 500 руб. – отражено списание командировочных расходов, связанных с управленческой деятельностью организации;

Д-т 19 К-т 71 – 810 руб. – отражен НДС;

Д-т 50 К-т 71 – 290 руб. – отражен возврат подотчетным лицом неизрасходованного аванса.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по ним списываются за счет целевых источников финансирования или на уменьшение прибыли организации.

Под хозяйственно-операционными расходами понимаются расходы работников на покупку в установленных пределах товаров, включая ГСМ, на оплату работ и услуг. При этом в бухгалтерском учете делаются записи:

Д-т 08 «Вложения во внеоборотные активы»,

10 «Материалы»,

19 «НДС по приобретенным ценностям»,

20 «Основное производство»,

23 «Вспомогательное производство»,

26 «Общехозяйственные расходы»

41 «Товары» и др. –

К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

- отражено оприходование ценностей или списание расходов, связанных с капитальным строительством, выполненным хозяйственным способом, с основным и вспомогательными производствами, а также управлением.

Денежные средства могут быть выданы работнику в подотчет на представительские нужды. Представительские расходы, связанные с коммерческой деятельностью - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, организаций и учреждений (включая иностранных), прибывших для переговоров с целью установления и поддержания взаимовыгодного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) предприятия и ревизионной комиссии.

Затраты, связанные с представительскими расходами в бухгалтерском учете отражаются следующим образом:

Д-т 26 «Общехозяйственные расходы»,