2.1. Принципы принятия решений при закупке товаров промышленного назначения

50

Сама последовательность этапов закупки на рисунке является отражением реальных практических закупочных процессов, и в специальной литературе она приводится (с небольшими вариациями в количестве этапов и их названий) достаточно часто, мы же обратим внимание на содержание представленных этапов, а также на основных проблемах, возникающих и решаемых в ходе их (этапов) прохождения.

Констатация наличия потребности. Процесс закупки начинается с признания потребности и точного описания её характеристик, таких как объём, показатели качества, технические параметры необходимой продукции, желаемые сроки получения ресурсов и т.д. Для того чтобы инициировать закупку, сама потребность должна быть не только конкретизирована, но и предъявлена в виде обоснованной заявки на приобретение определённого ресурса отделу закупки от соответствующего подразделения предприятия.

52

эффективность производства; выхода на рынок с новыми товарами и тому подобное. Все эти причины возникновения потребностей диктуют необходимость принятия творческих решений закупочными службами предприятия по поводу ресурсного обеспечения этих потребностей.

Потребности, возникающие у различных структурных подразделений предприятия, должны в конечном итоге найти свое выражение в форме заявки на конкретные необходимые продукты. Эти обоснованные заявки направляются подразделениями предприятия непосредственно в отдел закупок, так как отдел обязан заранее знать о нуждах производственных подразделений, чтобы не производить срочные закупки на вынужденных,

невыгодных условиях. Заявка является сигналом - командой отделу закупки приступить к закупочным процедурам.

Наиболее сложно и трудоёмко происходит формирование заявок на приобретение технически сложного и дорогостоящего оборудования. При этом следует учитывать необходимость эффективного использования выделенных денежных средств; желательный темп возврата вложенных средств; другие возможные направления применения этих средств; стоимость эксплуатации; влияние на структуру и величину налогов предприятия;

затраты на необходимое техническое обслуживание закупаемого оборудования. Вопросы этого плана относятся к компетенции высшего руководства, специалистов по проектированию и конструированию или инженеров-эксплуатационников. В соответствии с этим признание наличия потребности в капитальном оборудовании связано с выполнением солидного объема разнообразных предварительных исследований. Если в их результате будет определено, что возникшая потребность подлежит удовлетворению,

принимается решение о типе закупаемого оборудования и общих требованиях к нему. Эти решения должны предшествовать передаче заявки в отдел закупок. Их принятию обычно предшествуют совещания и согласования между специалистами различных профилей, во время которых разрабатываются эскизы чертежей и проекты технических спецификаций.

53

Если речь идет об определенных типах нестандартного или уникального оборудования, то к обсуждению и уточнению его, требуемых потенциальному покупателю характеристик, привлекаются ведущие специалисты предприятийпроизводителей, обладающих потенциальными возможностями проектировать и изготавливать подобное оборудование, они помогают в разработке рабочих чертежей и технических спецификаций и активно взаимодействуют со специалистами предприятия-покупателя.

Решения о путях и источниках удовлетворения выявленной потребности. Процесс принятия этих решений можно разбить на два следующих этапа:

1.Анализ имеющихся альтернативных путей получения необходимого ресурса.

2.Выбор одного или нескольких поставщиков-партнеров.

Покупатель товаров производственно-технического назначения должен сделать выбор из нескольких основных способов удовлетворения возникшей потребности, которые имеются в его распоряжении: самостоятельно изготовить нужную ему продукцию, получить и сопоставить предложения от группы конкурирующих потенциальных поставщиков (как правило, это делается с помощью проведения закупочных торгов), провести с возможными, отобранными поставщиками конкурентные переговоры с целью подбора наилучшей комбинации особо значимых условий сделки (параметров качества, уровня технического обслуживания, цены и тому подобное).

Решение самостоятельно изготовить требующиеся компоненты, загрузив для этого свои производственные мощности, связано с далеко идущими экономическими и социальными последствиями. В определённых условиях промышленному предприятию приходится самому изготавливать нужные ему оборудование и ресурсы по той причине, что их никто не производит или их просто нет на рынке. Это может быть связано с применением особых, трудоёмких или дорогостоящих технологий обработки требуемых изделий или с потреблением очень небольших количеств данной специализированной продукции, изготовление которой возможными производителями этой продукции по различным причинам невыгодно.

54

Предприятия, зависящие от материалов или оборудования, отличающихся специальными характеристиками или конструкциями, иногда производят их сами во избежание перебоев в поставках или колебаний качества или чтобы сохранить за собой «ноу-хау» на конструкцию и технологию производства

этого оборудования (особенно самого передового).

Предприятие может также решить, что изготовление необходимой продукции обойдется ему дешевле покупки, хотя такие условия встречаются не так часто. Бывают ситуации, когда себестоимость изготовления изделия одинакова для поставщика и для потребителя, но рыночная цена является чрезвычайно высокой вследствие монопольного положения поставщика на

рынке, каких-то законодательных норм или сговора между поставщиками.

В период снижения объёмов сбыта своей продукции промышленное предприятие может изготовить нужные ему ресурсы с целью использования простаивающих производственных мощностей. Даже в периоды нормального уровня сбыта руководство может принять решение об изготовлении, а не о покупке некоторых компонентов, если это приведет к уменьшению расходов

на производство единицы конечной продукции.

Следует отметить, что существует достаточно много серьезных доводов против рассмотренных выше решений о самостоятельном изготовлении ресурсов. Одним из них является отсутствие административного и технического опыта для организации производства необходимых, но непрофильных для данного потребителя оборудования и материалов.

Решение о самостоятельном производстве может повлечь за собой затраты на покупку и освоение нового оборудования, необходимость привлечения новых специалистов и дополнительного административного персонала,

серьезна также и угроза утраты предприятием своего выгодного положения на рынке его основной продукции. Она может произойти вследствие несовершенства, технической отсталости либо пониженного качества компонентов или узлов, используемых для изготовления конечного продукта,

которые были изготовлены им самостоятельно. Предприятия,

55

самостоятельно изготовляющие нужные им продукты в порядке побочного производства, лишь в редких случаях могут уделить этим работам нужное внимание и, как правило, отстают от тех предприятий, для которых производство этих товаров является основным видом деятельности.

Предприятие, имеющее возможность самостоятельно изготовить хотя бы часть нужных ему ресурсов, как правило, занимает гораздо более сильную позицию на переговорах со своими поставщиками, чем предприятие, у

которого такие возможности отсутствуют. Но, с другой стороны самостоятельное изготовление вместо покупки может привести к утрате благожелательного отношения к покупателю со стороны поставщика, так как делает его (поставщика) позиции весьма уязвимыми на переговорах о будущих поставках, возможные последствия чего для поставщика понятны и очевидны.

Ценность взаимоотношений с благожелательно настроенным поставщиком бывает трудно выразить достаточно определённо (в

конкретных цифрах), но пренебрегать ими предприятию-покупателю никогда не следует. Добрые отношения могут складываться годами, что требует зачастую значительных затрат и усилий с обеих сторон, а подорвать их основы можно посредством одного неверного шага, например, приводящего к потере имиджа надежного, лояльного партнера.

Негативное последствие, которое почти обязательно провоцируется фактом самостоятельного изготовления предприятием значительной части нужных ему товаров, – это утрата гибкости в использовании материалов,

узлов и агрегатов. Как покупатель предприятие может остановиться при выборе поставщиков на наилучшей комбинации качества, технического обслуживания и цены, а также менять и перераспределять источники поступления необходимых ресурсов. Все эти возможности отсутствуют у предприятия по тем позициям, по которым руководство приняло решение самостоятельного изготовлять нужные ему материалы и оборудование.

56

Процесс выбора предприятий-поставщиков может состоять не только в оценке прошлого опыта работы с ними, но и в знакомстве с предприятиямипоставщиками с выездом на место, в подробных беседах с представителями их служб сбыта, в расспросах их представителями покупателя. Чем крупнее покупка, тем тщательнее должно быть изучение поставщиков. В последние годы имеет место практика использования в процессе знакомства с потенциальными поставщиками специальных служб экономической разведки для сбора информации, которую поставщик либо не может, либо не хочет предоставить возможному будущему покупателю. На предприятии, которое не может по той или иной причине закупить нужные ему товары с использованием торгов, руководитель службы закупок или другое уполномоченное лицо должны вести переговоры с потенциальными поставщиками.

Любые сомнения покупателя в способности поставщика поставлять продукцию, стабильно отвечающую требованиям его спецификаций, в нужных количествах и в нужные сроки, значительно ухудшают его перспективы стать поставщиком, невзирая на все другие, даже экономически весьма значимые соображения. Руководители служб закупки высоко оценивают поставщиков, обладающих таким значимым достоинствами, как

честность и надёжность.

Наличие свидетельств нечестности даже интересного и перспективного поставщика по отношению к данному предприятию или к другим своим покупателям, как правило, отодвигает его в конец или вообще убирает его из списка потенциальных партнеров. Не менее важна его способность постоянно и неизменно удовлетворять требования покупателя в отношении качества, количества и сроков поставки.

Стабильное финансовое положение является еще одним весомым качеством, привлекательным для потребителя в потенциальном поставщике. Кроме того, в поставщике обычно ценится репутация предприятия, уделяющего достаточное внимание научно-исследовательским и опытноконструкторским работам, применяющего передовую технологию и интересующегося новыми научными достижениями в своей отрасли.

57

Поставщики, которые могут дать рекомендации покупателю по снижению себестоимости выпускаемой им (покупателем) продукции, а также способствовать её техническому совершенствованию или повышению уровня техобслуживания производимого оборудования, как правило, котируются у предприятий-покупателей особенно высоко.

Опыт в производстве товаров и географическое местоположение также важны с точки зрения покупателей. Производственный опыт играет большую роль, когда речь идёт о технически сложных или очень дорогостоящих изделиях. Местоположение важно с точки зрения транспортных расходов или риска повреждения товара в пути, а также в случаях проведения в жизнь политики благоприятствования развитию местных производителей.

Серьёзные покупатели товаров промышленного назначения, как правило,

располагают большим разнообразием источников получения информации о возможных поставщиках, что позволяет им формировать и своевременно выверять и корректировать информационную базу поставщиков. Самым и надежным и легкодоступным источником являются собственные данные предприятия-покупателя, однако следует отметить, что сбор и систематизация информации о поставщиках – работа достаточно сложная и трудоёмкая. Если собственные данные содержатся в порядке, то по ним можно составить представление о таких характеристиках перспективного поставщика, как его готовность назвать цены или представить другую информацию, распорядиться забракованным товаром, принять заказы или урегулировать претензии и тому подобное. Специалисты сбытовой службы поставщика также являются ценным источником информации не только о самом поставщике, но и об общем состоянии и уровне развития отрасли, к

которой поставщик относится.

Каталоги – распространённый источник получения информации о поставщиках. Особенно ценны каталоги оптовиков, содержащие сведения о многих товарах различных предприятий, а также каталоги, распространяемые производителями машин и оборудования. Каталоги содержат спецификации,

58

цены и источники поставки не только самого оборудования, но и, как правило, запасных частей к нему. Поставщики, желая обеспечить более частое обращение к своим каталогам, включают в них общие сведения о товаре и отрасли, представляющие интерес для клиентуры. Ценность каталогов и частота обращения к ним зависят от формы их издания и легкости работы с ними. Удобный в работе, логично составленный и хорошо изданный каталог долго сохраняется покупателем, постоянно напоминает о продавце и является средством продвижения его товара, особенно в интервалах между посещениями представителя службы сбыта продавца

(напоминающая функция весьма важна в рекламе и коммуникациях).

Еще один популярный источник сведений о поставщиках – отраслевые журналы и торговые справочники. Эти публикации весьма многочисленны и значительно отличаются друг от друга как по объемам и качеству,

содержащейся в них информации, так и по уровню их полиграфического исполнения. Отраслевые журналы, являются не только источниками общих сведений об отрасли, о новых товарах, новых технологиях, новых областях и сферах применения производимой продукции, но и носителями рекламных обращений как производителей (поставщиков), так и покупателей товаров.

Значимость рекламы для покупателей товаров промышленного назначения вопрос дискуссионный, однако, следует отметить, что те, кто читает рекламные обращения, несомненно, испытывают на себе их воздействие. На практике покупатели считают рекламно-информационные издания весьма полезными, поскольку они содержат достаточно подробную информацию о рекламируемом товаре, дающую возможность рассматривать его в свете существующих или будущих нужд своего предприятия, помогают покупателям ориентироваться на рынках поставщиков.

Рекламно-информационные издания формируют знания о поставщике,

обеспечивают возможность задать ему интересующие покупателя вопросы или сохраняются покупателем как источник информации на будущее, когда возникнет потребность в рекламируемом товаре. Тем не менее, существует

60

поставщики настаивают на подписании официальных договоров-контрактов, дающих им большую гарантию, особенно в вопросах, не упоминаемых в бланке заказа. Степень неуступчивости поставщиков зависит при этом от ситуации на рынке, сложности сделки и положения участников сделки (относительной значимости сделки для каждого из них).

Заказ является юридическим документом, защищающим выдавшее его предприятие от возможных проблем во взаимоотношениях с поставщиком, возникающих по причинам, имеющим как субъективный, так и объективный характер. Выдача заказа до его принятия к исполнению не означает заключения сделки, в большинстве случаев заказчик требует от поставщика официального подтверждения его получения и принятия к исполнению.

Заключение сделки. Выбор поставщика или поставщиков, как правило, ведёт к заключению и юридическому оформлению сделки, в результате чего появляется возможность осуществлять контроль хода выполнения условий сделки, проверку бухгалтерских сопроводительных документов, получение и приёмку по количеству и качеству поступающих партий товара, передачу на хранение сведений о заключенной сделке.

Контроль хода выполнения условий сделки. На практике заказы не всегда оформляются покупателями безукоризненно, так что неправильное понимание их содержания поставщиками не исключено. Поставщики, в свою очередь, также не всегда готовы идти навстречу покупателю, они не всегда выдерживают сроки поставок, а при недостатке материалов или неплановой смене производственных циклов могут задержать поставку, не ставя в известность покупателя или хотя бы собственную службу сбыта.

Поставщики могут также отдать предпочтение более выгодному заказу и объяснить при этом возникшую задержку поставки поломкой оборудования или другой причиной. В результате практически во всех случаях возникает необходимость контроля хода выполнения заказа. Контроль этот обычно выполняется службой закупки. Он может выразиться в телефонном напоминании о наступлении (приближении) срока поставки, отправке нескольких напоминающих писем или иным способом. Предприятияпокупатели могут также обращаться к организациям, оказывающим услуги контроля и непосредственного осуществления процессов отгрузки и транспортировки продукции от поставщиков к покупателям. В других случаях обеспечение планомерного и своевременного поступления закупленных материалов требует постоянных усилий целой группы специалистов.

61

В России ещё со времён существования Советского Союза применяется практика использования «толкачей», проводящих большую часть своего рабочего времени на предприятиях-поставщиках и буквально выбивающих своевременные и комплектные отгрузки. Следует отметить, что необходимость в использовании толкачей в последние годы заметно снижается, так как производители всё более осознают угрозу, в случае невыполнения условий обязательств по поставкам, потери имиджа надежного поставщика и, как следствие, ослабления своих рыночных (сбытовых) позиций. Тем более что рынок промышленной продукции в России уже в значительной степени перестал быть рынком продавца (дефицит по подавляющему числу позиций продукции производственнотехнического назначения на российском рынке уже достаточно долгое время практически отсутствует).

Проверка бухгалтерских сопроводительных документов. Ни одна коммерческая сделка не может считаться завершённой без проверки и оплаты счёта-фактуры (инвойса), который обычно поступает с приложением списка отгруженной продукции, подлежащей проверке при её поступлении на склад предприятия-покупателя.

Поставщики зачастую не рассматривают выставление счетов как важную составляющую часть непосредственно сбытовой деятельности, нам это представляется совершенно неверным, так как ошибки и небрежности при выписке счетов, приводящие к дополнительной работе для покупателя и создающие ненужные ему проблемы, могут привести к неполучению неаккуратным поставщиком последующих заказов.

Получение и приёмка поступающих партий товара. Получение и приёмка поступающих партий товара в большинстве случаев, за исключением крупных диверсифицированных фирм, сосредоточено в одном подразделении (складе), прямо или косвенно подведомственном отделу закупок. Приёмка товара по количеству всегда предшествует оценке качества поступившей продукции. В некоторых случаях проверкой качества занимаются особые подразделения (лаборатории) предприятия или даже специально привлекаемые для этой цели сторонние организации и специалисты.

62

Характер принятия решения о закупке зависит от вида закупаемой продукции промышленно-производственного назначения. Когда предстоит закупить основное оборудование, решающее слово принадлежит инженерам, конструкторам и руководству производственного отдела. От них зависит тип приобретаемой машины и предъявляемые к ней требования. Может быть заслушано также мнение руководителей производства среднего звена (мастеров, прорабов, старших механиков), тех подразделений, на которых будут эксплуатироваться закупаемые механизмы.

Если речь идёт о значительных затратах на приобретаемый ресурс, директор или руководитель финансовой службы, а иногда и оба вместе должны дать своё разрешение на закупку или отклонить проект. Отдел закупок в этих случаях ограничивается только проведением переговоров и контролем хода выполнения заказа поставщиком.

Если материал повлияет на потребительские характеристики продукции предприятия, к принятию решения о его закупке могут быть привлечены представители служб сбыта и маркетинга. Когда речь идёт о закупке одного из основных материалов, главная роль принадлежит проектно-

конструкторским подразделениям, которые должны подготовить спецификации и сравнить достоинства предлагаемых вариантов закупки.

Поскольку рассматриваемый вопрос связан в данном случае со значительными затратами оборотного капитала, требуется согласие высшего руководства. Отдел закупок и здесь ограничивается переговорами и контролем хода выполнения заказа, однако в этом случае коммерческие переговоры могут быть полностью или частично взяты на себя руководством поставщика и покупателя.

Выбор вспомогательного оборудования и товаров, необходимых для технического обслуживания, ремонта и эксплуатации машин и основного оборудования, зависит от руководителей среднего звена, а иногда и от рабочих, которые будут ими пользоваться.

В случаях, когда стоимость сырья и материалов составляет значительную часть себестоимости продукции предприятия, кто-либо из высшего