153

Возможными вариантами реакции покупателя на обработанные в

вышеуказанном журнале данные являются:

1.Письменная благодарность потенциальному партнёру за продуктивные переговоры, имевшие место в ходе работы выставки.

2.Оперативная досылка необходимой информации для принятия потенциальным поставщиком решения о заключения договора поставки или участия в предстоящих процедурах конкурентных закупок.

3.Последующие коммуникации для поддержания деловых отношений и взаимоинформирования с потенциальными поставщиками по различным каналам связи.

4.Определение потребности (составление спецификаций) и отправка обещанных документов, подробно описывающих все нюансы предстоящих конкурентных процедур, или заказов на необходимую покупателю продукцию.

5.Назначение следующих деловых встреч.

6.Информирование о возможных направлениях и перспективах дальнейшего сотрудничества и партнерства.

7.Поздравления по поводу государственных и общенародных праздников

изначимых для партнёра событий и дат.

VI. Анализ и оценка эффективности работы на стенде и / или посещения выставки специалистами-закупщиками предприятия.

Анализ и оценка могут осуществляться в два этапа. Первый этап начинается сразу после окончания выставки, на нём составляется аналитический отчёт, содержащий следующую информацию:

1. Оценка достижения поставленных целей (если нет, то по каким причинам).

154

2. Оценка посетителей стенда и результатов посещения стендов:

а) общее количество посетителей стенда – представителей потенциальных поставщиков (можно определять по количеству розданных рекламных материалов, или методом опроса), общее количество посещенных специалистами-закупщиками стендов потенциальных поставщиков;

б) доля посетителей стенда – представителей предприятий -

потенциальных поставщиков, пришедших на стенд по предварительному приглашению (пришедшие по приглашению / общее количество посетителей) и стендов предприятий-поставщиков, посещённых нашими закупщиками по предварительному приглашению заинтересованных поставщиков.

Отделы маркетинга, сбыта и закупки предприятия-покупателя по специально сформированным адресным базам данных существующих и потенциальных поставщиков готовят предварительные приглашения для посещения своего стенда и осуществляют их почтовую рассылку (можно использовать и другие каналы доведения информации до респондентов). Для привлечения посетителей, в том числе представителей предприятий – потенциальных поставщиков на стенд покупателя, перед выставкой может проводится рекламная кампания. По оценкам специалистов-коммуникаторов грамотная работа перед выставкой в данном направлении увеличивает количество посетителей стенда в среднем на 40 %.

Предприятию-экспоненту желательно в процессе работы выставки:

упоминаться в выставочном каталоге;

звучать в объявлениях по внутривыставочному радио или телевидению;

распространять у входа на выставку при помощи своих сотрудников или специально нанятых промоутеров приглашения на свой стенд (в журнале посещений должен вестись учёт о том, какие средства коммуникации

155

привели посетителей на стенд и с какой степенью успешности);

приглашать силами стендистов посетителей на стенд лично и по телефону;

привлекать посетителей посредством проведения на стенде интересных событийных мероприятий.

в) сравнение состава посетителей стенда, в том числе и потенциальных поставщиков необходимых предприятию-экспоненту материально-

технических ресурсов, с данными по прошлым выставкам для определения тенденций;

г) расходы на контакты в расчёте на одного посетителя, посещаемого;

д) анализ состава посетителей, экспонентов (например, региональный,

по отношению к отраслям, по размерам предприятия, по видам производимой продукции и т. д.);

е) доля посетителей, составляющих целевые сегменты фирмы с позиций организации закупок.

3.Общее количество проведённых переговоров.

4.Количество переговоров, закончившихся предварительным согласием поставщиков на участие в конкурентных закупочных процедурах, заказом на ресурсы, подписанием протокола намерений, непосредственным заключением договора. Предложения и замечания производителей и поставщиков, а также их неудовлетворённые просьбы и пожелания по совершенствованию закупочной деятельности предприятия-покупателя.

5.Оценка месторасположения стенда, его размеров, технического и информационного оснащения по сравнению со стендами предприятий - конкурентов.

6.Квалификация и уровень подготовки персонала, работающего на стенде, в том числе закупщиков.

7.Обзор поведения основных конкурентов, в том числе в области их закупочной деятельности.

8.Достижения предприятия в области формирования и улучшения

156

имиджа престижного и надёжного покупателя:

обзор резонанса работы предприятия на выставке в прессе;

презентации, проведённые предприятием, и те, в которых было осуществлено его долевое участие;

конференции и брифинги, проведённые сотрудниками предприятия в рамках работы выставки.

Второй этап анализа и оценки эффективности осуществляется через 3–6 месяцев после окончания работы выставки, составляются отчёт и сводный отчёт. Отчёт, по нашему мнению, должен содержать следующую информацию:

суммарные затраты на посещение выставки или на участие в работе стенда представителей службы закупок;

расходы на переговоры с потенциальными поставщиками, определяемые как отношение суммарных расходов на участие представителей службы закупок в работе выставки к количеству переговоров о поставках или об участии в конкурентных закупках, имевших практические последствия;

количество поставщиков, принявших после завершения выставки участие в конкурентных закупочных процедурах или заключивших договоры на поставку за 3–6 месяцев после окончания работы выставки; общий объём покупок по этим договорам;

соотношение количества менеджеров по закупкам на стенде с количеством имевшихся в последствии деловых контактов. Как правило, присутствие специалистов коммерческой службы по оценкам специалистов увеличивает количество экономически перспективных переговоров на 25–

30%.

Сводный отчёт должен содержать:

оценку эффективности участия предприятия в работе выставки,

которая определяется, как правило, методом экспертных оценок;

подробный анализ оценки эффективности и развёрнутые предложения по совершенствованию процедур посещения выставки закупщиками