Тыловое и финансовое обеспечение ОВД РФ. Под ред. Ю.Г. Наумова

можно с высокой точностью спрогнозировать. Поле АZ включено в порядке исключения, по причине высокой стоимости товаров, хотя они и характеризуются стохастическим потреблением. Внедрение интегрированного АВС- и XYZ-анализа в практику работы тыловых подразделений обеспечит эффективное управление товарным ассортиментом, что будет способствовать эффективному товарообороту, уменьшению излишков товарно-материальных запасов, снижению риска их списания, а потому минимизации суммарных затрат, связанных с товарно-материальными запасами.

§2. Факторы, влияющие на величину товарно материальных запасов

Создаваемые на складах в подразделениях ДТ МВД России то- варно-материальные запасы оцениваются по ряду показателей: их сумма в ценовом выражении; количество в натуральном выражении; размер товарно-материальных запасов в днях оборота.

Управление товарно-материальными запасами в ДТ МВД России предполагает эффективное регулирование их уровня. Неверные решения по определению уровня товарно-материальных запасов ведут либо к потерям в объемах снабжения ресурсами, либо к излишним расходам на хранение.

При периодическом контроле следует обеспечивать поставку ресурсов в объеме размера заказа через равные интервалы времени. Если же контроль непрерывный, то необходимо размещать новый заказ тогда, когда уровень товара достигнет точки заказа.

Точка заказа определяется из условий минимизации суммарных затрат системы управления товарно-материальными запасами, которые складываются из следующих основных компонентов:

где Lпр – затраты на приобретение, Lоф – затраты на оформление заказа, Lдост – затраты на доставку заказа, Lхр – затраты на хранение заказа, Lдеф – потери от дефицита ресурсов или товаров, Lпот – затраты на потерю заказа.

Затраты на приобретение становятся важным фактором, когда цена единицы продукции зависит от размера заказа, ведь существуют оптовые скидки и цена единицы продукции уменьшается

151

с ростом размера заказа1. Затраты на оформление заказа связаны с выбором товара и подготовкой документов. Они обычно мало зависят от размера заказа и во многих моделях определяются как величина постоянная. Когда организовываются поставки мелкими партиями, затраты на оформление растут пропорционально количеству этих партий, а увеличение размера партии поставки, соответственно, снижает их.

Следующие затраты, которые следует учитывать, это затраты на доставку заказа. Они могут быть постоянными для каждой партии (в случае, когда вся партия доставляется единым транспортным средством и не превышает его размеры) и пропорциональными размеру партии.

Затраты на хранение заказа представляют собой расходы на аренду или покупку помещений, зарплату складского персонала, содержание запасов на складах, например, энергозатраты на холодильные или нагревательные установки и т. д. В зависимости от системы хранения эти затраты могут быть пропорциональны размеру максимального количества запаса (при организации больших складских помещений) или пропорциональны произведению текущего количества запаса на время его хранения (если запасы малы). Затраты на хранение запаса обычно возрастают с увеличением уровня запаса.

Из сумм штрафных санкций складываются затраты на дефицит. Затраты на потерю заказа или его части представляют собой потерю прибыли из-за порчи товаров, их устаревания или истече-

ния срока годности.

На рис. 14 показана зависимость затрат каждого вида и суммарных затрат от размера партии заказа. Видно, что при некотором оптимальном объеме партии заказа достигается минимум совокупных

затрат – Lmin.

Оптимальный размер партии поставляемых товаров и, соответственно, оптимальная частота завоза зависят от следующих факторов:

1)объема спроса (оборота);

2)расходов по доставке товаров;

3)расходов по хранению запаса.

Оптимальным считается такой размер партии, при котором размер совокупных расходов по доставке и хранению минимален, поскольку и те, и другие зависят от размера заказа. Расходы по доставке товаров при увеличении размера заказа уменьшаются, так как перевозки осу-

1 Уоллас Т. Планирование продаж и операций: практическое руководство. СПб., 2012. С. 111.

152

Любой товар относится к категории товарного запаса вплоть до момента реализации, и является постоянно существующей величиной, поскольку реализуется не сразу, а постепенно, т. е. регулярно возобновляется. Размер товарных запасов зависит от конкретных хозяйственных условий. Абсолютная величина товарных запасов все время изменяется при поступлении и реализации товаров. Поэтому товарные запасы соизмеряются с товарооборотом и выражаются в днях. Этот показатель относительный, он характеризует величину товарного запаса, существующего на определенную дату, и показывает, на сколько дней снабжения в ДТ МВД России хватит этих запасов. Товарные запасы в днях оборота исчисляются делением абсолютной величины запасов на однодневный товарооборот соответствующего периода1:

1 Ковалев К. Ю., Уваров С. А., Щеглов П. Е. Логистика: как построить эффективную сеть. СПб., 2010. С. 49.

153

где ТЗдн – уровень товарных запасов, дни оборота, ТЗ – сумма товарных запасов на определенную дату в рублях, Орто – объем однодневного товарооборота в рублях.

Размеры товарных запасов непосредственно связаны со скоростью обращения товаров. При неизменном объеме товарооборота ускорение оборачиваемости товаров приводит к снижению товарных запасов, и наоборот, замедление оборачиваемости требует большей массы товарных запасов.

Как известно, скорость обращения товаров или время, в течение которого реализуются товарные запасы, называется товарооборачиваемостью, которая выражается числом оборотов или количеством дней, необходимых на один оборот.

Товарооборачиваемость в днях показывает время, в течение которого товарные запасы находятся в сфере обращения, т. е. количество дней, за которое оборачивается средний товарный запас.

Средний товарный запас рассчитывается по средней хронологической формуле:

где ТЗср – средние товарные запасы в рублях, ТЗ0, ТЗ1, ТЗ2 … ТЗn – товарные запасы на конкретные даты в рублях, n – количество перио-

дов, либо по средней арифметической простой формуле:

где ТЗн – товарные запасы на начало периода в рублях, ТЗк – товарные запасы на конец периода в рублях.

Для расчета товарооборачиваемости в днях необходимо средний запас за определенный период разделить на однодневный товарооборот этого же периода:

154

где Тоб – товарооборачиваемость или время обращения в днях, ТЗср – средние товарные запасы в рублях, Орто – объем однодневного товарооборота в рублях.

Товарооборачиваемость может выражаться и числом оборотов:

где Тоб – коэффициент товарооборачиваемости, число оборотов. Показатели времени и скорости товарного обращения обратно

пропорциональны. Увеличение скорости и уменьшение времени товарного обращения позволяют осуществить больший объем товарооборота при меньших размерах товарного запаса, что снижает расходы на хранение товаров, сокращает товарные потери и т. д.

Таким образом, товарооборачиваемость – это один из показателей эффективности хозяйственной деятельности конкретного склада.

Оборачиваемость товаров можно ускорить только за счет совершенствования всей экономической деятельности конкретного склада, что требует учета различных факторов, оказывающих влияние на формирование товарных запасов.

Существуют основные факторы, влияющие на оборачиваемость и величину товарно-материальных запасов.

Сложность ассортимента. Время обращения товаров сложного ассортимента, как правило, превышает время обращения товаров простого ассортимента. Так, на складе, реализующем товары сложного ассортимента, например швейные изделия, постоянно должен быть широкий выбор форменного обмундирования разного размера, которое необходимо сортировать и готовить к реализации. Такие операции требуют определенного времени и создания дополнительных запасов.

Потребительские и физико-химические свойства товарноматериальных запасов. Они уменьшают или увеличивают время оборота. Если товар можно хранить долго, то можно сделать и изрядный его запас. На отдельные товары в силу их физико-химиче- ских свойств устанавливают не сроки хранения, а сроки реализации, ограниченные несколькими часами. Соответственно, не следует создавать их большие запасы.

Организация и частота завоза товаров на склады. Чем чаще завозятся товары на склады, тем меньше их требуется для выполнения плана снабжения. В свою очередь частота завоза зависит от местонахождения складов, условий транспортировки, размеще-

155

ния производственных предприятий. Например, время завоза товаров на Крайний Север, в высокогорные и отдаленные районы может быть ограничено из-за природных условий и трудностей транспортировки. Естественно, в этих районах время обращения товаров намного продолжительнее, чем в других. Чем ближе расположены промышленные предприятия или оптовые базы к районам снабжения, тем меньше времени затрачивается на их доставку. Высокая частота завоза характерна для скоропортящихся товаров.

Состояние материально-технической базы и основных фондов конкретных складов ДТ МВД России. Наличие развитой сети, оснащенной современным оборудованием для хранения товаров на складах, позволяет создавать их широкий ассортимент, обеспечивая сохранность и качество.

Складам в системе Департамента по материально-техническо- му и медицинскому обеспечению необходима модернизация и техническое перевооружение, в частности приобретение новой техники, оргтехники для автоматизированного бухгалтерского, управленческого учета, анализа финансово-хозяйственной деятельности, автоматизированного учета движения конкретного ресурса или товара внутри склада или дальнейшего расширения ассортимента или иных услуг.

§3. Организация учета в МВД России и его место в единой системе народно хозяйственного учета

Эффективно руководить хозяйственной деятельностью можно только располагая точной, объективной, своевременной и достаточно подробной информацией о наличии ресурсов, направлениях их использования и эффективности конечных результатов деятельности. Учет, обеспечивая обратную связь в контуре управления, призван содействовать экономии и рациональному использованию материальных средств, трудовых и финансовых ресурсов. Возрастание объемов деятельности по получению материальных средств службами тыла и усложнение хозяйственных связей предъявляют повышенные требования к достоверности и анализу данных.

В последнее время в различных звеньях органов внутренних дел значительно укрепилась материально-техническая база ведения учета: шире стала применяться вычислительная техника, были унифицированы формы учетных документов, повысилась подготовка

156

лиц, ведущих учет. Но вместе с тем вопросы по ведению учета материальных средств в некоторых подразделениях решаются без соблюдения современных требований к учетной политике, хотя одним из основных условий ведения хозяйственной деятельности является глубокий систематический ее анализ.

Только путем анализа учетных данных выявляются внутрихозяйственные резервы, повышается степень влияния организационной работы на конечные результаты деятельности подразделений. Следовательно, учет – это не самоцель, а средство контроля результатов хозяйственных процессов и управления ими.

Перед учетом в системе МВД России стоит ряд конкретных задач, которые определяются как общими задачами народно-хозяй- ственного учета, так и спецификой деятельности Министерства.

Важнейшими задачами являются следующие:

1) своевременное обеспечение соответствующих должностных лиц и органов управления достоверными данными о наличии, движении и качественном состоянии материальных средств, необходимых для планирования и организации обеспечения ими подразделений и служб МВД России;

2) осуществление контроля за сохранностью, законностью

иэффективностью расходования материальных ценностей;

3)подготовка исходных данных для составления отчетных документов, установленных табелем срочных донесений.

Учет – это система организованного наблюдения, качественного изменения, отражения и контроля процесса планомерного развития народного хозяйства.

Учет в системе МВД России (ведомственный учет) – это один

из источников единого народно-хозяйственного учета.

Понятие «ведомственный учет» не раскрывает его сущности, а только указывает на сферу применения, т. е. его применения в системе МВД России. Ведомственный учет включает следующее:

–учет материальных средств, оформляемый установленными оправдательными документами;

–осуществление правильных и своевременных записей в книгах (карточках) учета (накоплениях информации ЭВМ) всех операций, связанных с движением и изменением качественного (технического) состояния материальных средств.

Существуют следующие виды народно-хозяйственного учета: 1) статистический; 2) оперативный; 3) бухгалтерский.

157

Статистический учет представляет собой систему изучения

иконтроля массовых общественных явлений и применяется для изучения процессов развития всего народного хозяйства и его отраслей. Задачей статистического учета является получение и своевременное представление государственным органам данных, отражающих ход выполнения предприятиями планов экономического

исоциального развития, показатели объема производства и т. д. Оперативный учет призван давать учетные данные, т. е. доста-

точно точную количественную, а при необходимости и качественную характеристику производственных операций и хозяйственной деятельности для оперативного управления процессами. Он широко используется в органах внутренних дел, т. е. применяется в тех случаях, когда другие виды учета не обеспечивают оперативное руководство. Обычно возрастает его значение и масштабы в экстремальной обстановке, когда обеспеченность подразделений МВД России

ипотребность их в материальных средствах резко изменяется. Бухгалтерский учет представляет собой систему непрерывного

исплошного документального отражения информации о состоянии

идвижении имущества предприятий (учреждений) методом двойной записи средств и источников в их денежном выражении в соответствии с законодательством Российской Федерации. Это систематический, непрерывный учет всех хозяйственных операций путем их оформления соответствующими документами с последующим отражением в книгах и карточках учета. На основании регистрации всех хозяйственных операций бухгалтерский учет дает обобщенные показатели о состоянии средств организации (учреждения) и осуществляемых ею за определенный отчетный период хозяйственных процессов. Бухгалтерский учет может быть мемориально- и жур- нально-ордерным.

Сущность двойной записи заключается в следующем: каждая хозяйственная операция записывается одновременно на двух счетах, причем на дебете одного счета и на кредите другого счета в одинаковой сумме, т. е. на одном счете сумма дебетируется, а на другом – кредитуется. Таким образом, суммы активов и пассивов организации равны.

Бухгалтерский учет ведется в хозрасчетных предприятиях и организациях в ценовых (денежных) показателях.

Ворганах внутренних дел учет материальных средств ведется по простой схеме. Это объясняется тем, что материальные средства, поступающие для обеспечения МВД России, предназначены для непосредственного потребления, а не для переработки и реализации.

158

Бухгалтерский учет по простой схеме ведется как в службах, так

ив подразделениях МВД, начальники которых ответственны за материальные средства.

Находясь в общей системе народно-хозяйственного учета, ведомственный учет МВД России имеет вместе с тем свои особенности: в отличие, например, от промышленных предприятий, где используется, главным образом, бухгалтерский учет, здесь нашел массовое применение бухгалтерский учет по простой схеме (жур- нально-ордерной).

Учет в системе МВД должен отвечать следующим требованиям:

–быть достоверным и точным без искажения действительности

инеправильного представления фактов;

–своевременно давать данные о состоянии обеспеченности подразделений и служб органов внутренних дел материальными средствами, о наличии их запасов и совершенных операциях;

–давать сведения о качественном состоянии материальных средств.

Формы учетных и отчетных документов должны быть простыми, ясными, доступными для их проверки и анализа.

Для организации и ведения учета, а также практического применения учетные документы, в зависимости от назначения, подразделяются на следующие виды:

–первичные документы;

–книги и карточки учета;

–документы вспомогательного характера.

Первичные документы служат для оформления операций, связанных с движением и изменением качественного состояния материальных средств. К ним относятся наряды, накладные, акты, чековые требования, раздаточные (сдаточные) ведомости, путевые, рабочие, производственные и раздаточные листы, аттестаты.

В книгах (журналах) и карточках учета отражаются наличие, движение и качественное состояние материальных средств за определенный период по службам, подразделениям и в целом по учреждению. По ним составляется отчетность, планируется и анализируется деятельность службы, подразделения тыла. Журналы (книги) и карточки учета являются накопительными документами, которые обобщают однородные операции, выполняемые первичными документами.

Учетные документы вспомогательного характера – это сводные и иные ведомости (кроме раздаточно-сдаточных), доверенности, квитанции, оправдательные и упаковочные листы, раскладки,

159

стеллажные ярлыки, описи материальных средств, извещения, донесения и подтверждения. Данные документы способствуют выполнению операций, связанных с движением и изменением качественного состояния материальных средств.

Каждая хозяйственная операция, связанная с отпуском (выдачей), передачей, сдачей, переработкой и расходованием материальных средств, признается законной, если она соответственно оформлена первичными документами.

Поскольку хозяйственные операции отражают поступление (приход) или убытие (расход) материальных средств, то первичные учетные документы делятся на приходные и расходные. В ряде случае один и тот же документ выполняет обе функции. Например, документ, оформляющий передачу материальных средств из одного подразделения в другое, для одного подразделения является расходным, для другого – приходным, а для соответствующей службы – приходно-расходным.

Каждый первичный учетный документ должен достоверно и достаточно полно отражать характер соответствующей хозяйственной операции.

Вего заголовочной части обязательно должны быть следующие данные:

– номер;

– основание (цель) и дата операции;

– наименование службы, выдавшей документ;

– грузоотправитель (сдатчик) и грузополучатель (приемщик);

– срок действия документа.

Всодержательной части документа указывается следующее:

–наименование материальных средств;

–код номенклатуры;

–единица измерения;

–количество материальных средств;

–иные данные, предусмотренные конкретной формой первичного документа.

Документы в обязательном порядке подписываются лицами начальствующего состава, а также другими ответственными должностными лицами. Все первичные документы (кроме чековых требований и аттестатов), составляемые в службе, регистрируются

вкниге учета, где порядковый номер регистрации является номером документа.

По документам, не подписанным должностными лицами, не зарегистрированным в книге учета и не имеющим оттиска печати (где

160