Информационная характеристика сотрудника

Вопросы, связанные с циркуляцией информации внутри орга­низации, а также между организацией и внешней средой, представ­ляют несомненный интерес. Этот интерес возник одновременно с попытками приложения к анализу организации теории информации. Наш подход к информационному обмену позволяет уделить внимание не только лидерам, но и рядовым сотрудникам.

Место информационного обмена в организации

Конечной целью информационного обмена в организации яв­ляется создание выраженной, достаточно специализированной отно-| сительно общих целей организации системы обратных связей между ее различными элементами, подструктурами, а также внешними партнерами.

Информационный обмен необходим для возникновения, поддержания и укрепления различных сторон согласия. Согласие понижается как единство в понимании и принятии сотрудниками целей деятельности организации и способов их достижения. Такое согласие может возникнуть как функция правильно организованного информационного обмена.

Через информационный обмен происходит идентификация ме­жду различными сторонами намерений партнеров. Он позволяет со­здавать и развивать механизмы кооперативной взаимопомощи, коор­динацию действий и организацию всей структуры деятельности боль­шой сложности.

Направления оценки информационного обмена

Серия достаточно последовательных исследований с подобной позиции проведена в научно-исследовательском центре Стенфорд-ского университета Э.Роджерсом и Р.Агарвала-Роджерс. Исследо­ватели выделили ряд ведущих проблем, с которыми сталкиваются ор­ганизации, руководство которых стремится оптимизировать информа­ционный обмен и коммуникацию.

Основные направления оценки, без анализа которых невозмо­жны реконструкция и коррекция информационного обмена в органи­зации:

1) основные цели коммуникации (определяют содержание информа­ционных сообщений, передаваемых от одной подструктуры дру­гой);

2) структура направленности коммуникативного взаимодействия и ин­формационных потоков (предполагает анализ и реконструкцию слабых и сильных сторон информационного обмена);

3) основные проблемы коммуникативного взаимодействия (выделя­ются на основе соразмерности и направленности информационных потоков, а также особенностей выполнения информационных функций отдельными сотрудниками и подструктурами организа­ции);

4) оценка важности коммуникации (предполагает определение тех форм информации, которые'в наибольшей степени могут быть ре­левантны целям, преследуемым организацией).

Информационные функции

Основными информационными функциями являются:

а) порождение (уничтожение) информации, связанное с осознанием тех или иных новых явлений в окружающей действительности;

б) преобразование информации;

в) передача состоит в переводе информации от одной к другой вза­имодействующей подструктуре;

г) накопление информации предполагает ее прием, хранение и вос­произведение;

д) контроль за функционированием информационных потоков со­стоит в мониторинге нормально циркулирующей информации, выделении нарушений потока и его коррекции.

Имеет смысл различать внутренние и внешние информацион­ные функции. Первые направлены на поддержание информационно­го обмена между подструктурами организации. Вторые реализуют информационный обмен между организацией и внешней средой.

Принято различать горизонтальные, вертикальные и наклон­ные информационные потоки.

Каждая из перечисленных функций может осуществляться в одном или нескольких направлениях как внутри организации, так и между организацией и внешней средой.

Каждая функция может выполняться одним или несколькими сотрудниками. Поскольку чаще всего информационные функции вы­полняются сотрудниками, принято говорить об информационной по­зиции, занимаемой сотрудником или их группой.

"Чистой" информационной позицией сотрудника можно на­звать такую позицию, при которой он преимущественно специализи­рован на одной функции.

; Смешанной позиция называется в том случае, если сотрудник .. выполняет несколько информационных функций одновременно. I Конечно, смешанные позиции встречаются значительно чаще, чем чистые. Однако важно не путать позицию с собственно субъек­том. Кроме того, на специфику информационной позиции большое влияние оказывает различение формальной и неформальной струк­туры организации. Позиции могут реализовываться в обеих указан­ных структурах.