Общие правила и этапы проведения инвентаризации
Инвентаризации подлежат все имущество учреждения независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств, а кроме того, производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бюджетном учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки и т. п.), и имущество, не учтенное по каким-либо причинам.
Инвентаризация имущества производится по его местонахождению (цех, лаборатория, класс, мастерская и т. п.) и по каждому материально ответственному лицу.
Порядок подготовки и проведение инвентаризации можно разбить на следующие этапы:
Издание приказа (распоряжения, постановления) о проведении инвентаризации.
Приказ о проведении инвентаризации должен быть издан руководителем учреждения заблаговременно, чтобы работники бухгалтерии, материально ответственные лица могли к ней подготовиться. Рекомендуем издать такой документ не позднее 1 декабря текущего года.
Приказом назначается председатель инвентаризационной комиссии, ее состав, в нем указываются объекты инвентаризации, сроки проведения инвентаризации.
Проверка фактического состояния имущества учреждения, опись имущества и обязательств
Определение остатков имущества и обязательств по учетным данным.
Для этого до начала проверки членам инвентаризационной комиссии надлежит получить все приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
К началу инвентаризации материально ответственные лица дают расписки о том, что все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, а также о том, что все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
Проверка количества и качества фактического наличия материальных ценностей.
Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.
На момент начала инвентаризации все операции с объектами инвентаризации должны быть прекращены. Если в ее ходе происходит поступление материальных ценностей, их помещают в отдельном месте и составляют на них специальную опись.
В случае проведения инвентаризации имущества в течение нескольких дней помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
Члены инвентаризационной комиссии определяют фактическое наличие имущества путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. При проведении инвентаризации перед составлением годового отчета проверка фактического наличия материальных ценностей осуществляется, как правило, сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Это процесс достаточно трудоемкий, но правила проведения инвентаризации позволяют применять упрощенные способы проверки лишь в очень немногих случаях.
Составление инвентаризационных описей и актов инвентаризации. Самостоятельно разработанные регистры могут содержать дополнительные реквизиты и показатели, которые учитывают специфику учета и хранения имущественно-материальных ценностей в конкретном учреждении. Однако все формы регистров должны содержать обязательные реквизиты и показатели, предусмотренные данным приложением. Кроме того, они должны быть утверждены соответствующим приказом руководителя учреждения.
В инвентаризационные описи и акты инвентаризации (далее описи) вносятся сведения о фактическом наличии имущества и реально принятых на учет финансовых обязательств. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Описи составляются не менее чем в двух экземплярах.
Сопоставление данных учета и данных инвентаризации
Подписанные членами комиссии инвентаризационные описи и акты передаются в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения форм, подсчетов и сравнивает фактические сведения с данными бухгалтерского учета.
При сопоставлении данных инвентаризации и данных бюджетного учета необходимо учитывать пересортицу товарно-материальных ценностей (неправильный учет товаров одного сорта в составе другого сорта), суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Необходимо также произвести списание потерь в пределах норм естественной убыли.
На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные ведомости.
Оформление результатов инвентаризации
Результаты инвентаризации утверждаются инвентаризационной комиссией, ее заседание оформляется протоколом, в котором фиксируются выводы, решения и предложения по результатам проведенной инвентаризации, проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей. В протоколе приводятся сведения о производственных запасах, пришедших в негодность, с указанием причин порчи и виновных в этом лиц.
В документах, представляемых для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ от взыскания ущерба с виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специализированных организаций (инспекций по качеству и др.).
Руководитель учреждения принимает окончательное решение о зачете. Он издает приказ, в соответствии с предписаниями которого расхождения должны быть исправлены, а в бюджетном учете отражены результаты инвентаризации.
Отражение результатов инвентаризации в бюджетном учете
Оформленные учреждением в установленном порядке материалы на суммы недостач и хищений, отнесенных на виновных лиц, необходимо представить для предъявления гражданского иска либо возбуждения уголовного дела в судебные органы. При получении решения суда суммы недостач и хищений следует уточнить в соответствии с исполнительным листом.
Вопросы и задания для самопроверки:
В каких случаях проводится обязательная инвентаризация?
Перечислите этапы проведения инвентаризации.
Литература:
Артемьева Т.В., Тульчинский Г.Л. Фандрейзинг: привлечение средств на проекты и программы в сфере культуры и образования: Учебное пособие. – СПб.: Издательство «Лань»; Издательство «ПЛАНЕТА МУЗЫКИ», 2010. – 288с., ил.
Игнатьева Е.Л. Экономика культуры: Учебное пособие. 2-е изд., уточн. и доп. – М.: ГИТИС, 2006, 231с.
Тульчинский Г.Л., Щекова Е.Л. Менеджмент в сфере культуры: Учебное пособие. 4-е изд., испр. И доп. – СПб.: Издательство «Лань»; «Издательство ПЛАНЕТА МУЗЫКИ», 2009. – 544с.
Щекова Е.Л. Управление учреждениями культуры в современных условиях: учебное пособие. – Спб.: Издательство «Лань»; Издательство «ПЛАНЕТА МУЗЫКИ», 2014. – 416 с. - (Учебники для вузов. Специальная литература).