38. Учет расходов на доставку сотрудников в целях налогообложения прибыли

38.1. При каких условиях доставка (оплата проезда) сотрудников к месту работы и обратно признается расходом для целей налога на прибыль (п. 25 ст. 255, п. 26 ст. 270 нк рф)?

Согласно п. 25 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся выплаты в пользу работников, предусмотренные коллективными и (или) трудовыми договорами.

Не признается расходом п. 26 ст. 270 НК РФ оплата проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом, за исключением сумм, подлежащих включению в состав расходов в силу технологических особенностей производства, и за исключением случаев, когда такая оплата предусмотрена трудовыми и (или) коллективными договорами. Это закреплено в п. 26 ст. 270 НК РФ.

Налоговым кодексом РФ не установлено, достаточно ли выполнения одного из условий или необходимо, чтобы доставка сотрудников была предусмотрена коллективным или трудовым договором и обусловлена технологическими особенностями производства одновременно.

Согласно позиции Минфина России затраты на оплату проезда к месту работы и обратно учитываются в расходах, если предусмотрены трудовым (коллективным) договором. Есть Письмо УФНС России по г. Москве, судебные акты и работы авторов, подтверждающие такую позицию.

Ранее Минфин России указывал, что расходы на доставку работников, предусмотренную трудовым договором, можно учесть, если у работников нет возможности добраться до работы общественным транспортом. Есть судебный акт, согласно которому расходы на доставку работников до места работы можно учесть, если это предусмотрено коллективным договором и если нельзя общественным транспортом вовремя добраться до места работы.

Письмо Минфина России от 21.04.2014 N 03-03-06/1/18198

Ведомство рассмотрело вопрос учета затрат на доставку сотрудников к месту работы и обратно в соответствии с трудовым договором в связи с отсутствием (недостаточностью) рейсов общественного транспорта, удаленностью места работы от населенных пунктов.

Разъясняется, что такие расходы учитываются, если это предусмотрено трудовым и (или) коллективным договором. Основанием для вывода послужили положения п. 25 ст. 255 НК РФ.

Письмо УФНС России по г. Москве от 02.09.2008 N 21-11/082829@

Разъяснено, что затраты на оплату проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, предусмотренные коллективным и (или) трудовыми договорами, рассматриваются в качестве расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль, если являются частью системы оплаты труда.

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.12.2012 по делу N А21-9527/2011

Суд установил, что строительные объекты располагались на значительном расстоянии от местонахождения налогоплательщика. Коллективным договором предусмотрено, что в случае их удаленности налогоплательщик обязался осуществлять доставку работников. Таким образом, налогоплательщик правомерно признал расходы по доставку сотрудников к месту работы и обратно.

Постановление ФАС Московского округа от 08.10.2008 N КА-А40/8061-08 по делу N А40-7918/08-109-27

Суд указал, что согласно трудовым договорам и правилам внутреннего трудового распорядка налогоплательщик обязан доставлять сотрудников к месту работы и обратно, в связи с чем признание расходов на такую доставку является правомерным.

Постановление ФАС Поволжского округа от 30.05.2008 по делу N А65-16782/07

Суд указал, что в п. 26 ст. 270 НК РФ установлена альтернативность условий, при которых затраты на доставку работников можно учесть в расходах. В связи с этим наличие в трудовых договорах соответствующих положений позволяет учитывать расходы на проезд работников до места работы.

Консультация эксперта, 2012

Затраты на приобретение проездного билета к месту работы могут учитываться в составе расходов, если они предусмотрены трудовым договором с сотрудником или действующим в организации коллективным договором.

Статья: Доставка работников к месту работы (Кирюшина И.) ("Новая бухгалтерия", 2006, N 8)

Для того чтобы признать расходы на доставку сотрудников до места работы и обратно ведомственным транспортом, достаточно предусмотреть такие выплаты в коллективном или трудовых договорах. В этом случае понесенные затраты будут учитываться как расходы на оплату труда.

Аналогичные выводы содержит:

Статья: Комментарий к Письму Минфина России от 04.12.2006 N 03-03-05/21 ("Консультант", 2007, N 4)

Статья: Перевозка сотрудников и решение налоговых проблем (Ризванова М.В.) ("Главбух", 2006, N 14)

Статья: Признание транспортных расходов (Левин Л.) ("Финансовая газета. Региональный выпуск", 2006, N 41)

Письмо Минфина России от 21.01.2013 N 03-03-06/1/18

Финансовое ведомство разъясняет, что предусмотренные трудовым договором затраты на доставку сотрудников до места работы можно учесть в расходах, если у работников отсутствует возможность добраться до производственной или офисной территории общественным транспортом.

Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 15.03.2013 по делу N А27-11302/2012

Суд отметил, что работа общественного транспорта не позволяет обеспечить доставку сотрудников к месту работы вовремя. По его мнению, налогоплательщик правомерно учел в расходах затраты на доставку сотрудников служебным транспортом, так как данное положение предусмотрено коллективным договором.

Письмо Минфина России от 20.05.2011 N 03-03-06/4/49

Финансовое ведомство разъясняет, что организация может учесть расходы на доставку сотрудников, если такие затраты предусмотрены коллективным или трудовыми договорами и обусловлены технологическими особенностями производства.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо Минфина России от 04.12.2006 N 03-03-05/21

Письмо Минфина России от 02.08.2005 N 03-03-02/43

Письмо Минфина России от 11.05.2006 N 03-03-04/1/435

В Письме указано, что расходы на доставку сотрудников, которая необходима в силу технологических особенностей производства, не учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль, если доставка не предусмотрена коллективным либо трудовыми договорами.

Аналогичные выводы содержит:

Письмо Минфина России от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434

Письмо УФНС России по г. Москве от 23.03.2005 N 21-18/98

Письмо УФНС России по г. Москве от 27.06.2008 N 20-12/060976

Разъясняется, что затраты на доставку сотрудников к месту работы и обратно учитываются в расходах, если она вызвана технологическими особенностями производства и предусмотрена в трудовых или коллективных договорах. При этом такие расходы можно учесть при условии ведения персонифицированного учета в отношении каждого сотрудника и документального подтверждения соответствующих затрат.

38.2. Можно ли учесть для целей налога на прибыль расходы на доставку сотрудников, если помимо них транспортом организации пользуются иные лица для целей налога на прибыль (п. 25 ст. 255, п. 26 ст. 270 НК РФ)?

Согласно п. 25 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся выплаты в пользу работников, предусмотренные коллективными и (или) трудовыми договорами.

В соответствии с п. 26 ст. 270 НК РФ оплата проезда к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом не признается расходом. Исключение составляют суммы, подлежащие включению в состав расходов в силу технологических особенностей производства, а также случаи, когда такая оплата предусмотрена трудовыми и (или) коллективными договорами.

Общим требованием ко всем расходам, признаваемым в целях налога на прибыль, является условие об их экономической обоснованности и направленности на получение дохода.

В связи с этим возникает вопрос: можно ли учесть расходы на доставку сотрудников, если помимо них транспортом организации пользуются и иные лица?

Официальной позиции нет.

Есть судебные акты, согласно которым, в случае когда оплата услуг является почасовой или осуществляется по тарифу за километр проезда, расходы на доставку работников учитываются при налогообложении прибыли, даже если фактически транспортными услугами пользовались и посторонние лица.

Постановление ФАС Центрального округа от 20.12.2011 по делу N А14-12623/2010

Суд указал, что к месту расположения организации не было маршрутов городского транспорта. При этом в коллективном договоре предусмотрено право сотрудников на бесплатную доставку к месту работы и обратно.

Суд пришел к выводу о том, что расходы на транспортные услуги можно учитывать, поскольку общество тем самым выполняло обязательство, предусмотренное коллективным договором. Кроме того, оплата услуг была почасовой, в связи с чем количество перевезенных работников и возможные случаи попутной перевозки сторонних лиц не имеют значения для учета затрат.

Постановление ФАС Поволжского округа от 06.03.2007 по делу N А57-24993/05-25 (Определением ВАС РФ от 29.06.2007 N 7755/07 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)

Суд установил, что коллективным договором предусмотрена обязанность организации обеспечивать своевременную доставку работников на работу. Согласно договору, заключенному с транспортной организацией, налогоплательщик оплачивал перевозку исходя из тарифа за каждый километр; часть затрат несли сами пассажиры.

По мнению инспекции, налогоплательщик не имел права учитывать расходы на доставку работников, поскольку транспортными услугами пользовались и посторонние лица. Однако суд отклонил этот довод и указал, что услуги перевозчика оплачивались независимо от количества перевезенных лиц. Применяемый налогоплательщиком порядок расчетов экономически оправдан.