Работа со зрителями

Волонтеры функции «Работа со зрителями» - лицо Выставки. Функция «Работа со зрителями» обеспечивает теплый прием зрителей на объектах Выставки. Команда волонтеров «Работы со зрителями» дружелюбно приветствует зрителей и других посетителей Выставки, создает гостеприимную атмосферу на мероприятиях, комфортные условия для пребывания на объекте.

Позиция: Волонтер функции «Работа со зрителями»

Функции:

- Распределение людских потоков на территории объекта;

- Оказание сервисов на мероприятии, включая помощь при рассадке;

- Предоставление информации клиентским группам на объекте о программе мероприятия, пунктах питания, медицинском обслуживании и пр.;

- Проведение активностей на зрительских зонах;

- Развлечение зрителей в перерывах мероприятия;

- Помощь в бюро находок.

Требования:

- Владение английским языком (на уровне Elementary);

- Коммуникабельность;

- Умение ориентироваться на объекте;

- Знание своих обязанностей;

- Активность.

Для эффективной работы на мероприятиях волонтеры должны быть знакомы с общими принципами их организации и проведения.

В зависимости от целей мероприятия и требований, которые к нему предъявлены, в качестве базы могут выступать: конференц-залы, тренинговые комнаты, бизнес-центры, учебные заведения, выставочные центры, санатории и базы отдыха. Ниже приведены некоторые критерии, по которым может определяться место проведения мероприятия.

Выбор места проведения выездного мероприятия

- Стоимость проживания (при проведении выездного мероприятия продолжительностью более одного дня);

- Количество мест, которые могут предоставлены на время проведения мероприятия (их должно быть достаточно и немного с запасом);

- Условия для проживания, работы и отдыха (наличие холодной/горячей воды, наличие отопления/вентиляции, качество питания и т.п.);

- Наличие дополнительных помещений: залов для общих собраний, мест для работы в малых группах и других особых мероприятий;

- Готовность принять то, что запланировано делать на мероприятии. И возможно ли использовать те методы работы, которые планируется использовать.

- Количество посторонних людей (имеются в виду отдыхающие или постояльцы и т.д., их должно быть как можно меньше). Идеальный вариант для выездных мероприятий — полное отсутствие посторонних.

- Место расположения, безопасность, наличие медицинского персонала, охраны;

- Наличие соответствующего технического обеспечения;

- Расстояние между местами проживания, питания и работы;

- Безопасность в любых отношениях.

Приглашение участников

Приглашение участников может быть устным (при встрече или по телефону), или письменным (письмо-приглашение). Каким бы способом вы не воспользовались, важно сообщить следующую информацию:

1. Название и цели мероприятия.

2. Сроки проведения мероприятия, (дату заезда и выезда участников для выездных мероприятий).

3. Стоимость участия в мероприятии, форма и сроки оплаты.

4. Место проведения мероприятия.

5. Письменный список или количество приглашенных участников.

6.Форма заявки на участие или форма подтверждения участия в мероприятии.

Приглашение составляется или согласовывается с руководством или заказчиком, чтобы избежать неприятностей.

Список потенциальных и приглашенных участников составляет руководство/заказчик, администратор регистрирует людей, приславших заявки или подтвердивших участие.

Для обеспечения участников мероприятия может потребоваться неоднократное приглашение одних и тех же участников и постоянный контроль.

Работа с администрацией места проведения мероприятия

Объем работы с администрацией места проведения мероприятия зависит от продолжительности мероприятия, количества участников, и количества помещений, которые будут использоваться для работы.

В любом случае, после предварительной договоренности следующим шагом должно стать заключение договора с местом проведения.

Заключение договора осуществляет организация, но администратор должен проследить, чтобы договор был, и в нем были оговорены все основные пункты. От этого напрямую зависит успех работы администратора.

После заключения договора следует:

1. Составить меню и обговорить его с администрацией места проведения мероприятия (в случае, если участников предполагается кормить).

2. Предоставить предварительный список участников и оговорить порядок расселения (в случае выездного мероприятия).

3. Предоставить сценарий мероприятия и разъяснить, что означает каждый пункт.

4. Составить график использования рабочих помещений.

5. Составить заказ на использование транспорта.

6. Познакомиться со всеми ответственными лицами места проведения мероприятия.

7. Представить администрации места проведения свою команду и объяснить, к кому с какими вопросами обращаться.

8. Назначить время совещаний.

9. Докладывать о том, как идут дела.

10. Относиться к администрации места проведения с уважением и решать все вопросы мирным путем.

11. Представлять администрацию на официальных частях мероприятия и благодарить за сотрудничество.