30. Документальное оформление результатов инвентаризаций. Порядок регулирования их в бухгалтерском учете

Результаты инвентаризации ценностей (недостачи, излишки) должны сообщаться рабочей комиссией сразу же после инвентариза­ции и до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация. При выявлении крупной недостачи ценностей ко­миссия должна закрыть и опечатать помещение и немедленно доло­жить об этом руководителю организации для принятия необходи­мых мер.

По окончании инвентаризации описи передаются председателем инвентаризационной комиссии:

•первый экземпляр — главному бух­галтеру или бухгалтеру, ведущему учет товарно-материальных цен­ностей;

•второй экземпляр — материально-ответственному лицу (бригадиру) под расписку на первом экземпляре.

Получив описи, бухгалтер передает их работникам, осуществляю­щим контроль за ценами. Последние проверяют цены и делают об этом отметку (подпись) на каждой странице описи. Затем опись вру­чается бухгалтеру, ведущему учет материалов (товаров). Бухгалтер проводит тщательную проверку правильности таксировки и всех подсчетов, приведенных в инвентаризационной описи. Обнаружен­ные ошибки в ценах, таксировке и подсчетах должны быть исправле­ны. На последней странице инвентаризационной описи также долж­ны быть сделаны отметки о проверке цен, таксировке и подсчете ито­гов за подписями лиц, проводивших эту проверку.

После проверки описей бухгалтер выводит окончательный ре­зультат инвентаризации. Для своевременного и правильного уста­новления результатов инвентаризации ценностей к моменту ее за­вершения работники бухгалтерии должны выполнить подготови­тельную работу:

•проверить, обработать и записать в учетные регистры все представленные материально-ответственным лицом отчеты;

•обеспечить сверку данных количественного суммового учета материалов со складским учетом, оформив его актом;

•сверить данные аналитического учета по видам материалов (товаров) с данными синтетического учета;

•при возможности сверить расчеты с основны­ми поставщиками.

Порядок выведения результатов инвентаризации зависит от способа учета товарно-материальных ценностей (количественно-суммовой или суммовой). Для выявления окончательного результат инвентаризации по количеству и сумме, т. е. результата проверки склада, кладовой, составляется сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей (ф. Инв-13).

B сличительной ведомости отражаются результаты инвентаризации в ассортиментном разрезе. В ней предусмотрены графы для количест­ва и суммы по следующим показателям:

•наличию материалов по дан­ным бухгалтерского учета и данным инвентаризационных описей;

•излишкам и недосчетам материалов;

•взаимному зачету излишков и недостач в результате пересортицы;

•естественной убыли материа­лов;

•окончательному результату инвентаризации (излишкам или недостачам) с учетом естественной убыли материалов и взаимного зачета.

Прежде чем устанавливать окончательный результат, бухгалтер должен произвести взаимный зачет излишков и недостач, получен­ных при пересортице материалов (товаров), и рассчитать сумму их естественной убыли. Зачет излишков и недостач может быть допу­щен только в виде исключения за один и тот же период, у одного и того же проверяемого лица в отношении материалов (товаров) одно­го и того же наименования и в тождественных количествах.

В случае, если при зачете недостач излишками по пересортице сто­имость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказав­шихся в излишке, эта разница в стоимости должна быть отнесена на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммарные разницы рассматриваются как недостачи ценностей сверх норм убыли и списываются на расходы организации.

Итоги граф сличительной ведомости, где отражается взаимный зачет излишков и недостач материальных ценностей, как по количест­ву, так и по сумме, должны совпадать.

При этом могут применяться два способа составления сличитель­ных ведомостей:

1) по всем без исключения материальным ценнос­тям;

2) по ценностям, но которым выявлены недостачи или излишки.

В организациях, где учет товаров (материалов) ведется только в суммовом (стоимостном) выражении, результаты инвентаризации оформляют составлением акта (ф. № Инв-21). В нем указываются остатки ценностей в денежном выражении (по товарным отчетам данные учета по инвентаризационной описи (фактические данные). Результат сравнения этих данных вносится в графы «Излишки» или «Недостача».

Составленная и проверенная (сбалансированная) сличительная ведомость и акты вместе с подробным объяснением материально-от­ветственных лиц о допущенной пересортице (излишки, недостачи) передаются на рассмотрение постоянно действующей инвентариза­ционной комиссии. Комиссия проверяет правильность составления сличительных ведомостей и дает свои заключения, предложения по результатам инвентаризации, которые отражает в протоколе.