1.5. Аналитическая функция

Одним из ключевых факторов, оказывающих существенное вли­яние на эффективность деятельности юридической службы, является оптимальное использование сил и средств деятельности юридической службы при сборе, обработке и использовании информации.

Еще 500 лет до нашей эры китайский полководец Сунь Цзы писал: «То, что называют предвидением, не может быть получено ни от ду­хов, ни от богов ... ни посредством расчетов. Оно должно быть добы­то от людей, знакомых с положением противника».

Развитие науки и техники, инфокоммуникационных систем и тех­нологий привело к совершенствованию средств реализации процес­сов сбора, обработки, хранения, анализа и использования информа­ции, того, что называют аналитической деятельностью (работой).

В современных условиях в бизнесе существенное значение при­обретает анализ возможных ситуаций, определение их тенденций, оценка возможных рисков при принятии решений. Уже недостаточно владеть информацией в виде справок о потенциальных партнерах и конкурен­тах. Необходимо правильно ответить на следующие вопросы:

• кто или что является причиной возникновения событий;

• где и когда, почему и как они произошли;

• в чьих интересах произошли эти события;

• откуда исходит или может исходить угроза и как ее избежать или умень­шить?

Под аналитической деятельностью (работой) понимают сбор и обработку информации легальными и этичными способами, при вы­полнении которых явления и тенденции рассматриваются через приз­му конкуренции и конкурентной борьбы (внешней и внутренней).

Аналитическая деятельность - это исследовательская деятельность, направленная на изучение отчетов, обзора арбитражной практики, с целью проведения ретроспективный анализа экономической деятель­ности компаний и фирм. Все в большей степени активизируют свои действия по сбору информации о рынках сбыта, поставщиках, их парт­нерах и конкурентах, данные о конкретных контрактах, финансовом состоянии предприятий с целью передела своего влияния на руко­водство.

58

59

Основными целями аналитической деятельности в организации являются:

выявление возможностей и иных факторов влияния на успех в дея­тельности предприятия;

обеспечение конкурентных преимуществ за счет своевременного при­нятия нестандартных решений.

Главные задачи аналитической деятельности: поиск путей развития, позволяющих организации получить существен­ные конкурентные преимущества;

разработка новых подходов к ведению бизнеса, открывающих органи­зации пути к захвату лидерства в отрасли;

своевременное раскрытие планов конкурентов по достижению кон­курентного преимущества, захвата лидерства или совершению других потенциально опасных для организации действий;

- сбор, оценка и накопление информации на регулярной основе в соот­ ветствии с тематикой, согласованной с руководством организации;

мониторинг текущей информации, ее анализ и подготовка докумен­тов для руководства;

создание базы данных для решения стратегических и тактических за­дач организации;

своевременное информирование руководителей и персонала органи­зации о критически важных событиях;

• управление отношениями с клиентами;

• обеспечение разграничения доступа к базе данных предприятия пер­сонала и клиентов;

оперативный анализ информации и извлечение из нее новых знаний.

Важными условиями эффективного управления организации яв­ляются:

- четкая организация аналитической деятельности; понимание ее места и роли;

высокий уровень доверия между юридической службой и остальны­ми работниками;

правильное определение места юридической службы в структуре организации, оптимальный подбор исходных информационных ис­точников;

- оптимальные формы обработки исходных материалов и представле­ ния результатов аналитической работы.

60

Организация аналитической деятельности осуществляется в не­сколько этапов. На первом этапе проводится проверка целесообразно­сти ее организации путем поиска ответов на следующие вопросы:

1. Какой информации не хватает для конкретных решений?

2. Кто, где и каким образом будет собирать необходимую информацию? Как и где ее хранить, анализировать и в каком виде представлять руко­водству организации полученные результаты?

3. В каком соотношении находятся затраты на получение необходимой информации и выигрыш от ее использования?

4. Есть ли ресурсы для покрытия необходимых затрат?

5. Есть ли другие способы использования этих ресурсов, приносящие большую выгоду организации ?

6. Готово ли руководство к восприятию информации, изменяющей пре­дыдущие представления и доказывающей ошибочность принятых ра­нее решений?

На втором этапе проводится подбор менеджера (юриста) по ин­формации, который должен отвечать следующим основным требова­ниям:

пригодность к аналитической работе, заключающаяся в наличии по­требности к установлению истины путем поиска и обработки доступ­ной информации;

• повышенная устойчивость к критике и другим формам давления;

• отсутствие карьеризма даже в самом лучшем смысле этого слова; личная преданность руководителю предприятия;

• высокий профессионализм, внутренняя культура, физическое здоро­вье и умение молчать;

финансовая независимость, отсутствие связей с криминальными груп­пировками;

умение работать как с собственным коллективом, так и с представите­лями других подразделений предприятия и внешних организаций;

смелость и независимость, позволяющие не бояться докладывать ру­ководителю организации любые негативные сведения, связанные как с работой, так и с его личными качествами;

- умение противостоять неудачам.

На третьем этапе определяется положение в структуре организа­ции. При этом целесообразен вариант подчинения менеджера (юриста) непосредственно первому лицу организации.

61

На четвертом этапе осуществляется утверждение представленных менеджером структуры и бюджета, принципов взаимодействия с дру­гими подразделениями организации и внешними организациями.

Такой работник выполняет свои основные функции сбора исход­ных данных, их систематизации, хранения и аналитической обработки для выполнения своей главной задачи - аналитического обеспечения решений, принимаемых руководителем организации.

Естественно, что часть исходных данных будет поступать от дру­гих подразделений. Менеджер не только использует эти данные в сво­ей работе, но и снабжает ими те подразделения, для которых они могут быть полезны. Благодаря тому, что эти данные также вводятся в базу данных, которую формирует менеджер (юрист), они могут направляться в подразделения именно тогда, когда они им нужны. При отборе от­крытых источников информации используют такие критерии, как ин­формационная ценность документов и их доступность. Информацион­ная ценность документа определяется тем влиянием, которое может оказать содержащаяся в нем информация на принятие решения руко­водителем организации. Следующими аспектами информационной Цен­ности являются новизна, своевременность, достоверность, точность, полнота и актуальность содержания и доступность документа.

Информационной базой для работы служат открытые источники, в первую очередь средства массовой информации и агентства дело­вой информации, материалы специализированных выставок, конфе­ренций, личные контакты, наблюдения и др.

При ведении аналитической работы используют следующие ос­новные источники информации:

• опубликованные документы открытого доступа (книги, журналы, газеты, фирменные и рекламные издания и т.п.) и электронные доку­менты;

• сведения из неопубликованных (конфиденциальных) документов, уже имеющихся в организации, и данные, которыми располагают ее со­трудники (например, результаты маркетинговых исследований; инфор­мация, полученная на выставках или конференциях и т.д.);

• сведения, поступающие от внешних «агентов», например лиц, работа­ющих в научных и других организациях, в органах управления и т.д., а также то, что получено с помощью иных методов и средств.

Если юридическая служба не выполняет указанные задачи, ей не­обходимо сосредоточиться на более узком участке: изучать отчеты и обзоры арбитражной практики, то есть проводить ретроспективный анализ экономической деятельности компаний и фирм. Анализ опыта партнеров, конкурентов и просто субъектов предпринимательской дея­тельности позволяет отыскать пути оптимизации бремени исполнения обязательств до обращения в суд.

Кроме того, под аналитической работой понимается периоди­ческое составление, анализ и представление руководству материалов (таблиц), содержащих первичные, расчетные, структурные показате­ли в различных разрезах: по количеству предъявленных претензий, исков, исполненных решений судов и находящихся в исполнительном производстве.

В аналитике наиболее ценным является информация о критических, в определенном смысле аномальных, значениях показателей. Напри­мер, если вы предъявили 100 претензий, а исполнена одна, возникает вопрос: обоснованно ли вы предъявили претензии и стоило ли их предъявлять, не говоря об исках? Именно в этих случаях авторитет юридической службы может упасть.

В таком случае следует устанавливать причины изменения тенден­ции. Конечно, при неисполнении судебных решений можно сослаться на слабую работу судебных исполнителей или судебных приставов. Но это не является выходом из критической ситуации. С судебными при­ставами (исполнителями) также необходимо работать. Возможно, им необходима прямая помощь, или предоставление какой-либо информа­ции о должнике, или же достаточно одного письменного напоминания о завершении исполнительного производства. Но при неисполнении претензии целесообразно проанализировать ситуацию по другим па­раметрам.

Проведению аналитической работы предшествует мониторинг по­казателей, т.е. отслеживание «поведения» показателей с целью выяв­ления их критических значений. В связи с этим необходимо предвари­тельно выделить группы показателей, которые могут повлиять на ситу­ацию в целом или в части.

62

63

Пример

За 2006 год предъявлено 25 претензий на сумму 20 000 000 руб., удовлетворена 21 претензия на сумму 15 000 000 руб., что составля­ет 75 % от предъявленной суммы, не удовлетворено 5 претензий, что составляет 15 % от предъявленной суммы.

Из этих 5 неудовлетворенных претензий можно выделить такие показатели, как «претензии оставлены без ответа», «претензии в ста­дии рассмотрения», «нерассмотренные претензии». Эти показате­ли являются аналитическими и требуют глубокого изучения, рас­смотрения причин и последствий неисполнения претензий. Гово­рить о том, что это для предприятия критично или нет, мы не вправе, пока не сформулирована его экономическая цель и стратегия ее достижения. Даже при одной цели, но при различных выбранных стратегиях ее достижения одно и то же значение (последствия) может иметь при одной стратегии оценку «хорошо», при другой -«плохо».

Для одного должника напоминание об обращении в суд для раз­решения проблемы является стимулом, а у другого вызывает апатию, и как следствие, самоустранение от исполнения обязательств.

Таким образом, юридическая служба должна уделять особое вни­мание аналитической работе, под которой понимается изучение отче­тов, обзор арбитражной практики, т.е. ретроспективный анализ эконо­мической деятельности компаний и фирм. Анализ опыта партнеров, конкурентов и просто субъектов предпринимательской деятельности позволяет отыскать пути оптимизации бремени исполнения обязательств до обращения в суд.

В работе юридической службы можно применять специальные методы, которые позволят направить должников на выбор опти­мального варианта по погашению возникшей задолженности. К ним вносятся: мониторинг, метод замены отношений, метод разделения отношений и метод отсрочки платежа.

Мониторинг начинается с того, что бухгалтерская служба пред­приятия представляет юридической службе сведения по дебиторской задолженности с приложением всех необходимых документов. После проведения сверки дебиторской задолженности по претензиям и ис-

кам юридическая служба проводит анализ по каждому структурному подразделению с отражением количества претензий и исков получен­ных, предъявленных, удовлетворенных, отказанных и предъявленных по качественному признаку, по соблюдению сроков заявления и рас­смотрению. При этом результаты мониторинга могут быть отражены по следующим параметрам (см. табл.).

Таблица 4

Примерная форма журнала регистрации претензий, предъявленных организацией

№	Дата	Ответ-	Содер-	Сумма	Результат	№ ответа	Дата	При-
п/п	предъяв-	чик	жание	претен-	рассмотре-	на пре-	ответа на	меч.
	ления претен­зии		претен­зии	зии	ния претен­зии	тензию	претен­зию
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Таблица 5

Примерная форма журнала регистрации претензий, предъявленных к организации

№

Дата

№>

Дата

Зая-

Ос-

Сум-

Ва-

Коли-

Ре-

№

Дата

При-

п/п

получе-

пре-

пре-

ви-

но-

ма

лю-

чество

зуль-

этвета

ответа

меч.

ния

тен-

тен-

тель

ва-

та

про-

тат

на

на

претен­зии

зии

зии

ние

дук­ции

рас­смот­рения

пре­тен­зию

пре­тензию

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Метод замены отношений. Как правило, одна и та же экономи­ческая цель (в данном случае речь идет о получении суммы задол­женности) может быть достигнута несколькими путями. Действующее законодательство практически не ограничивает хозяйствующего субъек­та в выборе формы и отдельных условий сделки, в выборе контраген­та и т.д. Предприятие вправе самостоятельно определить любой из

64

65

допустимых вариантов, принимая во внимание эффективность опера­ции как в чисто экономическом плане, так и с правовой точки зрения.

На этом и базируется метод замены отношений: первоначальные отношения заменяются на операцию, позволяющую достичь ту же или максимально близкую цель, например, замена требования о взыска­нии денежных средств на требование на поставку имущества на ту же сумму. Необходимо особо отметить, что заменяться должны именно правоотношения (весь комплекс прав и обязанностей), а не только формальная сторона сделки (например, название договора). Замена не должна содержать признаков притворности или фиктивности - в противном случае контролирующие органы самостоятельно или че­рез суд могут провести переквалификацию сделки и осуществить дей­ствия, последствиями которых будет признание судом сделки недей­ствительной. Замене подлежит весь договор, и все фактические дей­ствия сторон должны свидетельствовать об исполнении именно этого договора.

Метод разделения отношений базируется на методе замены. Только в данном случае заменяются не все отношения, а только их часть, либо отношения дробятся на несколько. Метод разделения при­меняется, как правило, в случаях, когда полная замена не позволяет достичь результата, близкого к целям первоначальных огношений. На­пример, можно дать согласие на перевод части долга на нового долж­ника, более платежеспособного, часть долга заменить поставкой това­ра, необходимого для производства.

Метод отсрочки платежа, используя элементы прочих мето­дов (методы замены, разделения и их прочие формы: перевод долга, уступка требования, зачет однородных требований), позволяет перене­сти момент возникновения задолженности на последующий период, выгодный как вам, так и должнику.

В современных экономических условиях и при значительных раз­мерах задолженности отсрочка уплаты позволит должнику существенно сэкономить оборотные средства, при этом увеличивается платежеспо­собность должника и повышается вероятность исполнения обязательств.