3.2. Юридическая аргументация делового письма

Ни одно письмо, даже самое короткое, не будет дочитано до конца, если первая же фраза не вызовет у читателя устойчивого интереса.

Интерес к тексту письма могут вызвать: показ практической значимости информации; его аргументация; нестандартная подача

134

материала (новизна эстетики, дизайна бланка, композиционные сдвиги).

От делового письма, как от любого документа, требуется точность в передаче фактов и интерпретация их. Требование убедительности относится ко всей деловой корреспонденции - деловым официальным письмам и рекламным письмам в равной мере.

Убедительность достигается двумя качествами текста: аргументи­рованностью и грамотностью.

К числу самых сильных аргументов относятся факты: примеры, ссылки на документы, постановления, акты, образцы материалов, сер­тификаты и т.п.

Доказательной должна быть и мотивация. Немотивированная просьба в деловых письмах выглядит менее убедительно, чем мотиви­рованная.

Мотивация должна быть истинной и соразмерной, не нарушаю­щей представление о причинно-следственных связях. Нельзя, напри­мер, построить фразу так: «Ввиду невыполнения обязанностей наши­ми контрагентами по поставке комплектующих мы вынуждены за­держать перечисление денег за последнюю партию товара». Это высказывание построено с нарушением причинно-следственных от­ношений, так как следствием описанной в мотивационной части при­чины становятся претензионные отношения между сторонами по дого­вору поставки комплектующих, а не информирование по задержке оплаты товара.

Главное требование к тексту официального письма - текст до­кумента должен быть понятен адресату. Следует стремиться к максимальной унификации текстов делового письма. В этом плане в деловом письме следует выделить постоянную и переменную инфор­мацию. Постоянную информацию располагают перед переменной. На базе постоянной информации можно разработать трафаретные и типо­вые тексты, а для переменной информации оставлять пробелы для за­полнения в каждом конкретном случае.

Типовые тексты и тексты-трафареты широко используют­ся при составлении официальных писем с однотипной информацией и

135

дают большую экономию времени, упрощая процесс составления и печатания письма.

Типовой текст - это стереотипный текст, на основе или с исполь­зованием которого может быть построен текст нового письма. Струк­тура фразы в типизированном письме представляет собой устойчивый оборот.

Трафаретная форма - способ фиксации информации в виде тек­ста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации. Примеры тра­фаретных текстов - бланки справок отдела кадров, командировочных удостоверений и др. Процесс создания трафаретных писем - выделе­ние для группы однородных писем постоянных частей текста или рек­визитов и определение объемов пробелов для вписывания меняющих­ся сведений.

Процесс составления трафаретного делового письма можно свес­ти к трем операциям:

а) выбор стандартных готовых синтаксических конструкций;

б) заполнение бланка письма;

в) построение предложений на основе моделей.

При составлении текстов трафаретов нужно помнить следующую закономерность порядка слов: постоянная информация всегда предше­ствует переменной. Поэтому текст-трафарет не может начинаться с про­бела. Постоянная информация всегда располагается до сказуемого, которое является организующим членом предложения. Та часть ин­формации, которая подразумевается в вопросе и повторяется в ответе, будет служить постоянной информацией, остальная - переменной.

Использование трафаретов писем наиболее продуктивно, когда оно содержит более половины постоянной информации от всего объе­ма текста. Однако на практике «трафаретизируют» тексты и с мень­шим объемом постоянной информации, если таких документов созда­ется большое количество. Прежде чем составлять трафаретные тек­сты, необходимо проанализировать каждый вид официального пись­ма, чтобы установить степень повторяемости постоянной информации, количество подобных писем, отправляемых в течение года.

136

Деловое письмо желательно посвящать одному вопросу. Основ­ное правило составления документа - коротко и просто. Нельзя перегружать текст второстепенными деталями. Следует отбирать толь­ко самые необходимые, самые важные цифры и факты. По возможно­сти не стоит усложнять и состав документа. Надо стремиться к тому, чтобы письмо занимало не более одной страницы. Это достигается целенаправленностью сообщения, точностью и краткостью (лаконич­ностью) речи, отсутствием повторений, тавтологии, многословия, пра­вильным порядком слов в предложении, подбором коротких слов.

На восприятие письма влияет не только сложность слов и оборо­тов, но и длина предложения. Для того чтобы текст не показался мо­нотонным и примитивным, в него следует включать разные подлине и структуре предложения: простые предложения должны соседствовать с составными.

При составлении текста письма должны учитываться психологи­ческие факторы его восприятия адресатом. Элементами такого рода воздействия являются этикетные фразы и конструкции, создаю­щие определенные рамки корректности и вежливости и задающие об­щению определенную тональность. Этикет - важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление куль­туры пишущего (говорящего).

Хорошо известно, что одну просьбу исполнять приятно, а другую -нет. Содержание высказываний может быть идентичным, а вот форма и тональность - нет. Иногда одну просьбу от другой отличает наличие всего одной фразы, которая многое меняет в восприятии текста, со­здавая дополнительный стимул для принятия положительного решения по обсуждаемому вопросу. К сожалению, очень часто этой одной фразы в деловых письмах как раз и не хватает.

В цивилизованном обществе хорошо разработанный этикет пред­лагает большой выбор речевых формул, которые в любой ситуации помогают адресанту (отправителю) оставаться вежливым.

Деловое письмо всегда имеет определенную цель и определенную направленность. Его задача - побудить адресата к нужным действиям, получить желаемую ответную реакцию. В основе письменного мате­риала должны лежать следующие четыре принципа:

• привлечь внимание тех, кому вы пишете;

• исходить из их интересов;

137

- не упускать из виду их желания;

побудить их к определенным действиям.

Ожидаемая реакция адресата на письмо может быть разной. Воз­можна удовлетворенность или неудовлетворенность информацией, ин­терес (без удовлетворенности и неудовлетворенности) и никакого ин­тереса к информации. Исходя из ожидаемой реакции адресата, автор может использовать для составления письма либо дедуктивный, либо индуктивный метод.

В дедуктивном методе все факты (главная идея) сообщают в первом абзаце, далее излагают только детали. При этом методе усматриваются такие преимущества, как легкость в формулиро­вании первого предложения и соответственно привлечении внимания к изложенному вашего оппонента. Кроме того, следует учитывать сле­дующий психологический аспект: хорошие новости в начале письма повышают настрой на восприятие последующих деталей самого пись­ма, а также экономится время оппонента на ознакомление с главной идеей.

Индуктивный метод составления деловой корреспонденции характеризуется постепенным изложением содержания и раскры­тия подробностей, например, в хронологическом порядке. При этом второстепенные детали излагаются в начале текста. И здесь существует ряд преимуществ. Во-первых, предварительно осу­ществляется подготовка адресата к отрицательным новостям, что су­щественно смягчит воздействие отрицательного ответа и восприятие причин отказа. Во-вторых, повышается вероятность продолжения де­ловых контактор.

Какой метод выбрать? Здесь необходимо иметь представление о тех, кому пишете (их интересах, потребностях, желаниях, склоннос­тях, пристрастиях, предрассудках, предубеждениях), и использовать тот уровень языка, который адресат поймет; решить, что и как вы хоти­те сказать и какой ответ получить; выбрать форму письменного сооб­щения, которая наилучшим образом могла бы послужить вашим це­лям в данное время и в конкретных обстоятельствах.

Для того чтобы максимально добиться точности выражения в пись­ме, целесообразно сделать набросок текста, отредактировать и пере­писать письмо.

138

На практике официальное письмо строят исходя из определенной формы его изложения.

Например, при написании искового заявления используют несколь­ко типов изложения: повествование как изложение о событиях в хро­нологической последовательности. Такой тип изложения характеризу­ется динамичностью, которую придают глаголы и обстоятельственные слова, а также рассуждение как исследование в строгой логической последовательности предметов и явлений с раскрытием их признаков, доказывание определенных положений.

Существует такой тип изложения, как описание -детальное изоб­ражение действительности с перечислением объектов и их признаков. Описание статично и может строиться по схеме, например, в отчетах. В описании преобладают прилагательные и глаголы несовершенного вида.

Такой тип, как определение, раскрывает понятия, его родовые и видовые признаки в сжатой и обобщающей форме. Такой тип изложе­ния должен строиться четко и логически последовательно. Излагать текст в виде определения труднее всего, так как понятия, которые дол­жны быть раскрыты, являются формой мышления, отражающей суще­ственные признаки однородных предметов. Именно определение чаще всего необходимо при формулировке нового знания. Поэтому реко­мендую определение использовать тогда, когда специалисты юриди­ческой службы составляют соответствующее правовое заключение или пояснение.

В реальных условиях повествование, описание, рассуждение и определение сочетаются в тексте делового письма.