1.3.2. Учет нормативных актов

Юридическая служба обязана наладить систематизированный учет поступающих на предприятие и издаваемых им норматив­ных актов. Сразу оговоримся, что эту функцию не следует отожде­ствлять с ведением учета в каком-либо журнале, ведомости и т.д.

Учет нормативных правовых актов, принятых на государственном уровне, осуществляется посредством введения на предприятии ком­пьютерных юридических программ (информационных справочных пра­вовых систем). Учет приказов, положений и других локальных нор­мативных документов, принятых на предприятиях, может вызывать некоторую напряженность, которой можно избежать, если определить структуру учета: приказы, издаваемые отделом кадров, учитываются в отделе кадров, касающихся оплаты труда - в планово-экономиче­ском отделе, бухгалтерии - в бухгалтерии и т.д. Для этого юридичес­кому отделу необходимо подготовить соответствующий приказ, упо­рядочивающий структуру издаваемых на предприятии актов и ответ­ственных лиц за учет этих актов.

Например, автору с учетом действующего порядка учета локаль­ных актов пришлось подготовить приказ о подготовке, оформлении отдельных видов документов и праве руководителей подразделений их издавать. Вот некоторые пункты этого приказа:

здерацнн профсоюзов Беларуси "Международный институт

Пример

«Для упорядочения документооборота на ООО «Омега»,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить следующее разграничение между приказом и рас­поряжением:

Приказ - это правовой акт, издаваемый исключительно директо­ром либо лицом, его замещающим, действующим на основе едино­началия для разрешения основных задач, стоящих перед предприя­тием.

Распоряжение - правовой акт, отражающий решение оператив­ных вопросов основной деятельности соответствующего структур­ного подразделения и издаваемый:

заместителем директора;

главным бухгалтером;

начальником отдела.

/. Допустить издание совместных распоряжений по вопросам, относящимся к компетенции нескольких руководителей структур­ных подразделений.

3. Установить, что проекты приказов (распоряжений) подлежат согласованию с исполнителями, заинтересованными лицами, юри­дическим отделом».

Определенную трудность вызывает учет изменений, которые вносятся в приказы и другие локальные акты предприятия. Струк­турное подразделение, осуществляющее учет таких актов, должно следить за всеми вносимыми изменениями, учитывать их и делать не­обходимые в этом случае отметки: «распространен», «дополнен», «ут­ратил силу» и т.п. При этом должен воспроизводиться точный текст указания об изменении акта и делаться ссылка на вид, дату и номер акта, которым изменения вносятся.

В акте, содержащем указание об изменении другого акта, целесо­образно подчеркивать номер и дату акта, в отношении которого это указание делается.

Отметки следует производить на том экземпляре акта, на кото­ром поставлен индекс, присвоенный этому акту при систематизиро­ванном учете. Этот экземпляр является контрольным. Отметки реко-

18

мендуется делать на верхнем поле первой страницы акта. Если отмет­ка касается отдельной части акта, ее ставят напротив этой части. При отсутствии на полях свободного места для отметок может быть ис­пользован вкладыш.

Возможен и другой порядок - посредством введения учетных карточек. При этом изменения, внесенные в акты, отражаются в учет­ных карточках. В карточках следует производить отметки, аналогич­ные тем, что делаются на актах в случае их изменения.

Учетную карточку на акт, утративший силу, как правило, из кар­тотеки не изымают. Такую карточку целесообразно помещать в конец соответствующего раздела картотеки или в специальную картотеку (на акты, утратившие силу). При этом текст карточки следует перечерк­нуть (по диагонали).

В пользовании карточка не совсем удобна. Поэтому рекомендуем все же выбрать журнальный вариант учета в том же порядке.

Акты, на основе которых ведется учет актов, хранятся в подразде­лении, осуществляющем такой учет. При этом экземпляры актов груп­пируются в зависимости от года их издания.

Сгруппированные за календарный год акты брошюруются с вклю­чением полных текстов акта со всеми приложениями, содержащими нормативные предписания. На акты, содержащиеся в брошюре, со­ставляется опись с указанием наименований актов, их даты и номера, а также номера страниц, на которых эти акты помещены. Опись распо­лагается в начале брошюры.

Вариант компьютерного учета, полагаем, не является мобильным, так как при проверке документации контролирующими органам и у них всегда вызывают сомнения компьютерные распечатки.

Локальные акты хранятся в месте и порядке, установленном в соответствии с правилами делопроизводства.