Раздел 3

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ЮРИДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

3.1. Стиль официального (делового) письма

Стиль делового письма принципиально отличается от языка лич­ной корреспонденции. Содержание официального письма основано на праве и может служить предметом правовой оценки, в частности судебными органами. Правовая сущность официальной переписки предопределяет характер содержания писем, их стиль и язык. В раз­ных областях правоотношений имеются свои особенности, специ­фические стандарты и традиции (дипломатический стиль, язык: орга­низационно-распорядительного письма и т.д.). Но стиль изложения всегда должен быть формально-логическим, т.е. из содержания письма достаточно ясно должны усматриваться последовательные действия, необходимые с точки зрения установленного порядка при выполнении либо оформлении чего-либо. Данное обстоятельство является определяющим признаком правовой логики, предъявляет особые требования к стилю служебных документов: нейтральность, унифицированность, отрицание литературных речевых оборотов, стандартизация терминов, повторяемость отдельных языковых форм.

В деловом письме важно и целесообразно разместить такое ко­личество информации, чтобы она не только сообщала о некой ситу­ации, но и давала возможность понять и оценить модель поведения. Письмо может содержать и несколько ситуативно-оценочных моде­лей, что побуждает составителя письма учитывать последователь­ность изложения и полезное размещение необходимой информации.

Для современной деловой переписки характерна тенденция к ог­раничению содержательной части. Деловые письма предпочтитель­нее составлять по одному вопросу, чтобы письмо не содержало те­матически разнородную и логически не связанную информацию.

127

Письмо, как правило, состоит из двух частей:

• основания, в котором раскрывается суть описываемого (его содержа­ние), излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужив­шие основанием для составления документов;

• резолютивная часть, в которой подводится итог - выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения. Резолютивная часть начинает­ся словами: «поэтому», «таким образом», «в результате этого», «ре­зюмируя вышесказанное» и т.д.

Основание письма может состоять из нескольких логически-свя­занных частей. Изложение каждой части следует начинать с нового абзаца (с красной строки). Абзац служит показателем перехода от од­ной мысли (темы) к другой. Разбивка текста официального письма на абзацы облегчает его восприятие.

В каждом абзаце сначала формулируется тема, т.е. сообщается, о чем пойдет речь. Далее помещается основная информация абзаца. И в заключительной, так называемой комментирующей части, подводится итог сказанного в абзаце. Как правило, комментирующая часть вво­дится теми же словами, что и резолютивная часть всего письма: «по­этому», «таким образом», «в результате этого» и т.д. Однако формаль­ные границы между частями абзаца провести не всегда представляет­ся возможным. Здесь большую роль играют интуиция и логика соста­вителя письма.

Предполагается, что средняя длина абзаца - 4-6 предложений. Однако в текстах официальных писем часто встречаются абзацы, со­стоящие из одного предложения. Запомните, чем больше предложе­ний в абзаце, тем вероятнее, что ваше письмо читать не будут! Предло­жения также не могут быть очень длинными, так как теряется визуаль­но-эмоциональное восприятие читаемого текста. Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим. В текстах официальных документов в середине абзаца не может быть предложе­ния, логически не вытекающего из предыдущего контекста.

Различают два вида контекста: последовательный и параллель­ный. В последовательном контексте одно предложение вытекает из другого, иначе говоря, то, что было новым в предыдущем предло­жении, становится субъектом следующего предложения (т.е. изве­стным).

Пример

«В соответствии со ст. 973, 974 ГК Республики Беларусь, а также частями 2-А пункта 8 Пленума Высшего Хозяйственного Суда Республики Беларусь от 19.05.2005 № 20 «Об отдельных воп­росах практики рассмотрения споров, возникающих из арендных правоотношений» имущество, составляющее неосновательное обогащение приобретателя, должно быть возвращено потерпев­шему в натуре. При этом лицо, неосновательно временно пользо­вавшееся чужим имуществом без намерения его приобрести либо чужими услугами, должно возместить потерпевшему то, что сбе­регло вследствие такого пользования, по цене, существовавшей во время, когда закончилось пользование, и в том месте, где оно про­исходило».

В параллельном контексте несколько последующих предложений поясняют с разных сторон предыдущее предложение, т.е. у них одина­ковые субъекты (известное) и разные новые сказуемые.

Пример

«В связи с тем что полномочие - это предоставленное общим собранием участников право руководителя юридического лица со­вершать определенные действия, ссылка на обязанность юриди­ческого лица зарегистрировать изменения в учредительных доку­ментах в части определения дополнительных полномочий несо­стоятельна. Данное обстоятельство априори подтверждается и тем, что деятельность юридического лица не может быть ограничена сторонней организацией при заключении сделок на определенную сумму, равно как и указанием на вид сделок. Предполагается, что если устав юридического лица не содержит ограничения на совер­шение сделок, то руководитель юридического лица имеет право заключать любые виды сделок и на любую сумму».

Связь между предложениями абзаца осуществляется с помощью повтора. Повтор - это тип логико-грамматической связи между пред­ложениями и абзацами, в котором в последующем предложении в не­изменном или измененном виде повторяются различные фрагменты предыдущего предложения посредством повторения одинаковых или

128

129

однокоренных слов; использование в последующем предложении ме­стоимения, часто с существительным предыдущего предложения; упот­ребление слов, в которых происходит повтор некоторой совокупности смысловых признаков (например, употребление в двух соседних пред­ложениях синонимов или антонимов).

Кроме того, связь между предложениями осуществляется с по­мощью слов и словосочетаний. Например: «в порядке оказания помо­щи»; «согласно Вашей просьбе»; «ввиду вышеизложенного»; «поэто­му»; «в результате этого»; «следовательно»; «поскольку» и др.

Определенную сложность вызывает синтаксис - соединение слов и построение предложений. Порядок слов в предложении должен от­ражать логическую последовательность содержания письма в целом.

Для официально-делового стиля речи характерны предложения, в которых подлежащее выражено не одним именным словом, а целост­ным по значению сочетанием слов.

Правила составления официального письма

1. При подлежащем с количественным числительным, оканчива­ющимся на «один», сказуемое употребляется в форме единственного числа, т.е. происходит согласование по грамматическому принципу. Употребление сказуемого в форме множественного числа (согласо­вание по смыслу) по аналогии с другими количественными числи­тельными в составе подлежащего неправильно. Правильно: «В 2004 году на предприятие был принят 31 специалист», а не «В 2004 году на предприятие были приняты 21 специалист».

2. При подлежащем, имеющем в своем составе числительное «два» и более, сказуемое употребляется как в форме единственного, так и в форме множественного числа. Например: «На заседании общего со­брания участников будут обсуждены (будет обсуждено) три док­лада».

Сказуемое в форме единственного числа подчеркивает внутрен­нюю нерасчлененность, целостность того множества, которое обозна­чает вес, размер, время, штуки и т.д. Например: «Предприятию выде­лено двенадцать автомашин»; «На склад будет отправлено пять тонн кирпича».

Форма единственного числа придает сообщению безличную ок­раску, подчеркивает итоговый результат действий. Единственное чис­ло оказывается более уместным и в тех случаях, когда лица или пред­меты пассивны по отношению к обозначенному сказуемым действию или признаку. Например: «Будет премировано сто рабочих»; «Было продано четыре костюма».

При обозначении большого числа чего-либо, как правило, упот­ребляется форма единственного числа. Например: «ООО «Омега» бу­дет выделено две тысячи тонн удобрений».

Форма множественного числа сказуемого уместна в тех случаях, когда пишущий хочет подчеркнуть активный характер действий каж­дого лица (предмета), входящего в группу, например: «Десять сотруд­ников отдела сбыта добились отличных показателей».

3. При подлежащем, которое содержит слова и словосочетания: «большинство», «меньшинство», «множество», «ряд», «часть», «мно­го», «немало», «несколько», «количество», «число», «не меньше чем», а также отрицательные и неопределенные местоимения «никто», «нич­то», «кое-кто», - сказуемое употребляется в форме единственного чис­ла, т.е. в этом случае оно согласуется с подлежащим по грамматичес­кому принципу. Например: «Ряд предложений экономиста не под­креплен расчетами».

4. При подлежащем, выраженном местоимением «кто», сказуе­мое ставится в форме единственного числа. Например: «Тот, кто пред­ставит лучший проект, будет награжден».

При местоимении «что» сказуемое ставится в форме единствен­ного числа в том случае, если слово, замещаемое местоимением, имеет форму единственного числа. Например: «ООО «Омега» информиру­ет о том, что поможет завершить начатое строительство».

Если слово, с которым соотносится местоимение «что», имеет форму множественного числа, сказуемое при слове «что» также ста­вится в форме множественного числа, например: «Те случаи, что имели место на фабрике, больше не повторятся».

Замена союза «которые» местоимением «что» носит разговорный характер и в официальных текстах неуместна. Например, правильно

130

131

г сформулировать «Рабочие, которые допустили брак...», а не «Рабо­чие, что допустили брак...»

5. Сказуемое в форме единственного числа может быть употреб­ лено при перечислении в тех случаях, когда фразе придается намерен­ но безличный характер. Например: «В продаже имеется: ткани шелковые и хлопчатобумажные; готовое платье разных фасонов...»

С однородными подлежащими сказуемое, как правило, согласу­ется в форме множественного числа. Например: «В президиум были избраны директор и другие сотрудники».

6. Распространенное определение ставится после слова, к которо­му оно относится, и выделяется запятыми. На первом месте в распро­страненном предложении должно стоять прилагательное или причас­тие. Например: «Документ, подготовленный группой специачистов...»

7. В обычном тексте существительное следует за числительным, при табличной или анкетной записи - наоборот, числительное следует за су­ществительным. Например: десять дней, пять человек, две бригады, но в таблице количество штатных единиц - 15.

8. При построении словосочетаний следует учитывать, что боль­шинство главных, ведущих слов в деловой письменной речи употреб­ляется с одним словом или с ограниченной группой слов. Например: приказ - издается; контроль - возлагается на какое-либо лицо или осуществляется; должностные оклады - устанавливаются; выговор — объявляется, порицание - выносится и т.д.

9. Необходимо помнить, что выбор того или иного языкового обо­ рота из числа возможных определяется:

а) практикой употребления языкового оборота, т.е. степенью его упот­ ребления;

б) правильностью его с грамматической точки зрения;

в) степенью точности и лаконичности в описании управленческой си­ туации.

Широко используются так называемые расщепленные сказуемые, например: оказать помощь вместо помочь; провести проверку вместо проверить и т.д.

10. Слово в тексте документа употребляется только в одном из зна­ чений, принятых в официально-деловой письменной речи. Грамматиче­ ская форма его должна соответствовать принятой и для языка служеб­ ной документации, и для официального письма.

Недопустимы искажения термина или замена его синонимически­ми формами, например, замена термина «акцепт» выражением «встречное предложение». Употребляемые термины должны допус­кать только одно толкование или определение. В том случае, когда тер­мин может оказаться непонятным адресату, но без него нельзя обой­тись в данном официальном письме, требуется дать его объяснение в тексте. Например: «В договоре предусмотрена паушальная цена (цена всего количества товара независимо от его сорта, качества)».

Неправильное использование синонимов в юридических докумен­тах может исказить, сузить или расширить смысл документа. Напри­мер, термин «соглашение» применяется к международным актам, «кон­тракт» - к трудовым отношениям, а «договор» - к гражданским. Или сравните: «субъект РФ» и «регион РФ».

Следует учитывать, что в русском языке достаточно много омо­нимов - слов, имеющих одинаковое написание или произношение. Например: «отвод судьи», «отвод земли». Такие слова необходимо сопровождать ударением либо адаптировать с содержанием текста документа.

11. Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может стать источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов. Отдельные виды управлен- ческоГ: информации передаются в форме смешанной записи, состоя­ щей из цифр и слов.

Простое количественное числительное, обозначающее однознач­ное число (без указания меры), в записи воспроизводится словом, а не цифрой. Например: «Дефектных изделий должно быть не более трех».

132

133

Аналогично пишутся числительные, обозначающие временные границы или периоды. Например: «Испытания должны продолжать­ся три-пять дней».

Если однозначное число сопровождается обозначением меры, оно пишется цифрой. Например: «Требуется 2 кг гвоздей».

Многозначные числа принято записывать цифрами. Исключение делается в тех случаях, когда такие числа начинают предложение. На­пример: «Двадцать пять изделий было забраковано» (но: «Было заб­раковано 25 изделий»).

Многозначные целые числа принято записывать, разбивая цифры пробелами на классы, например: 10 000 т, 288 310рублей.

Запись порядковых числительных отличается от записи количе­ственных. Если она ведется арабскими цифрами, порядковые числи­тельные вводятся в текст с указанием падежных окончаний. Напри­мер: «Шероховатость поверхности - по 6-му классу точности».

При перечислении нескольких порядковых числительных падеж­ное окончание ставится только один раз, например: «Изделия 1,2 и 3-го сорта».

Некоторые порядковые числительные для отличия обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных оконча­ний. Порядковые номера месяцев, кварталов по традиции принято за­писывать римскими цифрами.

С помощью цифр можно записывать определения, выраженные сложным словом, включающим некоторые формы числительных. На­пример: 100-процентный, 20-километровый.

•