3.3. Этика официального письма

Юридический документ не должен содержать оскорбительных или унижающих человеческое достоинство фраз, слов и выражений. Для юридического документа не приемлемы жаргонизмы, сленговые вы­ражения и метафоры. А юридическая этика крайне негативно относит­ся к использованию льстивых и комплиментарных выражений.

139

Юридическая этика характеризуется принципиальностью, непод­купностью и требует от представителей юридических профессий вер­ности духу и букве закона. Юристам всегда стоит следовать «золото­му правилу» - поступай по отношению к другим так, как ты хотел бы, чтобы поступали по отношению к тебе. Этого прави­ла придерживаются партнеры, когда каждый из них действует соглас­но принципам, против применения которых к себе они не возражают. Юридическая этика строится на вежливом, уважительном и доброже­лательном отношении к партнеру, соблюдении определенной дистан­ции между работниками, занимающими разное служебное положение; умении говорить «да» и «нео>, не обижая партнера, в том числе руко­водителя предприятия, и не задевая его самолюбия; терпимости к чу­жому мнению, не совпадающему с вашим, умении признать свои ошиб­ки и быть самокритичным; умении использовать в споре аргументы, а не авторитеты.

Юридическая этика - понятие широкое, в том числе оно включает и вопросы этики делового письма. Поэтому в деловой письменной речи не допускается ирония, сарказм, оскорбления.

В рамках деловой этики составителю делового письма не реко­мендуется:

побуждать адресата к спешному решению фразами: «срочно», «неза­медлительно'», «в возможно более короткие сроки»; лучше упот­реблять формулы «Прошу Вас ответить до ... числа» или «Убеди­тельно просим Вас сразу же сообщить о своем решении»; навязывать адресату желательное для вас решение вопроса: «Прошу решить вопрос положительно», «Прошу утвердить эту кандида­туру»;

намекать на невнимательность, проявленную к вашей проблеме, фра­зами: «Предлагаю внимательно изучить...»

Нарушением этических норм, выражением неуважения является размещение ответной информации, написанной к тому же от руки, на письме-запросе или письме-предложении (о классификации писем см. ниже). Ответную информацию нельзя дописывать от руки и в таком виде посылать. Обязательно следует оформлять ответ в виде самостоя­тельного письма.

Чтобы произвести на адресата хорошее впечатление, необходимо придерживаться следующих норм деловой переписки:

- бумага для делового письма должна быть хорошего качества, абсо­ лютно чистой, аккуратно обрезанной;

все страницы, кроме первой, нумеруются арабскими цифрами;

• перенос слов по возможности не допускается;

• письмо должно заканчиваться словами благодарности за сотрудниче­ство и выражением надежд на его продолжение;

письмо складывается текстом внутрь, а наиболее важные письма не сгибаются и посылаются в больших плотных конвертах;

подпись под деловым письмом всегда ставится от руки (даже клише или факсимиле использовать не рекомендуется);

на все письма следует давать ответ. Если адресат затрудняется с отве­том, то именно это он должен написать: «Затрудняюсь с ответом»;

- сроки ответа должны выдерживаться. Отсутствие ответа или наруше­ ние сроков воспринимаются как неумение вести дела.

Читая письмо, написанное с соблюдением этикета, адресат сдела­ет вывод, что автор является аккуратным, деловым человеком и про­фессионалом высокого уровня. Удачно составленный и подготовлен­ный документ поднимает престиж организации, помогая ведению дел, а неудачно составленный - подрывает доверие к ней, свидетельствуя о некомпетентности сотрудников. Нужно всегда помнить, что письмо идет от организации и является отражением ее политики. Квалифицирован­ная деловая переписка позволяет не только успешно решать повсед­невные вопросы, но и создавать имидж организации.

Как начать письмо? Давно известно, что самым сладостным и самым важным звуком для любого человека является его имя. Но при этом следует учитывать, что результат делового общения в значитель­ной мере определяется речевым этикетом. В речевом этикете при об­щении с партнером следует учитывать его социальный статус, место в служебной иерархии, профессию, национальность, вероисповедание, возраст, пол, характер.

История свидетельствует, что в Российской империи было благо­звучное обращение «Ваше Высочество», «Ваше Сиятельство», «Ваша Светлость», «Ваше Высокоблагородие», «Ваше Высокопревосходитель­ство», «Ваше Превосходительство», или «господин капитан», «госпо­дин полковник».

140

141

В наши дни возвращаются старые обращения - речь идет прежде всего о чопорном обращении «господин», «господа», имевшем до 1917 г. статус официального. Однако его употребление еще не стало систем­ным. Оно широко используется в сфере политики, в среде предприни­мателей, деятелей искусства, реже в среде чиновников.

Автору достаточно долго пришлось выяснять, как можно было обратиться к руководителю фирмы, являющему по национальности литовцем и проживающему в Литве. Ведь там уже не принято обра­щаться по имени-отчеству. А выражение «Уважаемый Антанас» не­приемлемо для деловой переписки. «Уважаемый господин Иванаус-кас\» - вот правильное обращение.

Если не знаете, как начать письмо, употребите следующую фразу: «Общество с ограниченной ответственностью «Омега» сообщает (информирует, просит)...»

Самыми распространенными обращениями сегодня являются «Ува­жаемый господин... (фамилия)!», «Уважаемая госпожа... (фами­лия)!», «Уважаемые господа!», «Уважаемый господин мэр!», «Г-н ... (фамилия)», «Г-жа ... (фамилия)», «Уважаемый товарищ... (фа­милия)!», «Уважаемый Иван Иванович!», «Уважаемые коллеги!», « Уважаемые друзья!», « Уважаемый доктор!», « Уважаемый судья!»

Выбирая формулу обращения, нужно помнить, что пофамильное обращение подчеркивает дистанцию и придает письму более офици­альный характер, а обращение по имени и отчеству подчеркивает на­лаженность деловых отношений.

Отсутствие пофамильного или поименного обращения допустимо только при наличии коллективного адресата и в трафаретных письмах, а также при адресовании письма юридическому лицу.

Заключительные фразы письма так же значимы, как и началь­ные. В деловом письме, как и вообще в бизнесе, не бывает мелочей или незначительных деталей.

Завершение письма всегда связано с обозначением перспектив (сотрудничества, деловых отношений, проекта, решения вопроса и т.д.). Именно поэтому последние фразы выражают надежду, уверенность, радость, одобрение, признательность: «С наилучшими пожелания­ми...», «С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудниче-

142

ство...», «Всегда рады оказать Вам услугу...», «Добро пожаловать на наш семинар!», «Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в...»

Корректность и оптимизм определяют тональность деловых писем. В деловой переписке совершенно исключаются насмешки, колкости, проявление грубости и иронии.

Использование этикетных средств позволяет смягчить категорич­ность требования. Сравните: «Считаем, что договор № 219 от 01.01.1999 должен быть заключен в нашей редакции» и «Считаем целесообраз­ным (надеемся), что мы смогли Вас убедить заключить договор № 219 от 01.01.1999 в нашей редакции».

С помощью этикетных средств можно снять чрезмерную офици­альность, сухость послания, разнообразить интонационный рисунок текста, придать деловой речи при необходимости экспрессивные от­тенки: «Решить Ваш вопрос, к счастью, оказалось возможным...», «Учитывая Ваш вклад в развитие нашего проекта...», «Примите наши искренние поздравления...»