1.6. Функция контроля

1.6.1. Оперативный и стратегический контроль

Контроль призван обеспечивать правильную оценку реальной си­туации и тем самым создавать предпосылки для внесения коррективов в запланированные показатели развития как отдельных подразделе­ний, так и всей организации. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки стратегии и принятия решений, обес­печивающих нормальное функционирование организации и достиже­ние ею намеченных целей.

Функция контроля включает:

сбор, обработку и анализ информации о фактических результатах дея­тельности всех подразделений фирмы, выявление отклонений и ана­лиз причин их возникновения;

разработку мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей.

В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксиро­вание отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из зве­ньев может потребовать принятия срочных решений, касающихся опе­ративной деятельности конкретного подразделения.

Важным направлением контроля является разработка стандартной системы локальной документации и отчетности, проверка этих доку­ментов и их анализ как по результатам хозяйственной деятельности организации в целом, так и каждого подразделения. Поэтому осуще­ствление функции контроля опирается в первую очередь на организа­цию системы учета и отчетности, включая финансовые и произ­водственные показатели деятельности и проведение их анализа.

Все объекты контроля можно разделить на две основные группы:

• данные для оперативного контроля;

• данные для стратегического контроля.

Соответственно весь контроль, осуществляемый юридической службой, можно разделить на два направления:

66

67

1) Оперативный контроль - это проверка соответствия законо­ дательству представляемых на подпись руководителю предприятия проектов приказов и других документов нормативного характера, их визирование.

Данные оперативного контроля в основном базируются на том, что при обнаружении нарушений законности в деятельности организа­ции юридическая служба докладывает об этом руководителю для при­нятия необходимых мер по их предупреждению и устранению.

В рамках оперативного контроля юридическая служба проводит аналитическую работу, которая включает: анализ эффективности рабо­ты подразделений по такому параметру, как применение законодатель­ных актов, регламентирующих производственно-хозяйственную, фи­нансовую деятельность; анализ поведения работников при получении информации о введении того или иного нормативного акта, которым сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности; анализ эффективности работы всех подразделений.

Цель данного контроля - установить случаи несоответствия слу­жебных обязанностей, выполняемых сотрудниками, нормативным пра­вовым актам, регулирующим производственно-хозяйственную и фи­нансовую деятельность орагнизации. Такой контроль проводят не только сотрудники юридической службы, но и руководители подразделений и ведущие специалисты организации.

2) Стратегический контроль - это постоянный анализ основ­ ных нормативных правовых актов, регулирующих и затрагивающих сферу деятельности организации. Цель этого контроля - учет меняю­ щихся факторов в законодательной сфере. При этом осуществляется критическая оценка эффективности локальных нормативных актов, действующих на предприятии.

К объектам стратегического контроля относятся: законы, декреты, указы Президента, постановления Совета Министров Республики Бе­ларусь, регулирующие экономическую, финансовую, хозяйственную деятельность организации, локальные нормативные документы орга­низации.

В рамках стратегического контроля проводят аналитическую ра­боту, включающую:

_ анализ всех локальных нормативных правовых актов, действующих в организации (фактически осуществление ревизии);

анализ состояния информационной базы организации;

анализ перспектив развития локальных нормативных правовых доку­ментов;

проверку актуальности поставленных целей и задач организации, а также предпосылки их достижения;

проверку эффективности и соответствия выбранных стратегий орга­низации поставленным целям;

анализ действующей организационной структуры (штатного распи­сания).

В основе стратегического контроля может находиться и ситуаци­онный анализ действующих приказов, положений на предприятии.

Стратегический контроль осуществляется руководством органи­зации при помощи юридической службы.

Для того чтобы быть эффективной, система контроля организации должна соответствовать ряду требований:

1. всеобъемлющий характер. Контроль не является прерогати­вой какого-то отдельного подразделения. Каждый руководитель дол­жен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должно­стных обязанностей, даже если этого ему не поручали;

2. контроль не может быть ни целенаправленным, ни нейтраль­ным. Главным в контроле является вопрос, что, а не как контролиро­вать. Он должен быть операционным;

3. контролю следует подвергать результаты. Контролировать мож­но лишь измеряемые явления;

4. контроль должен быть экономичным. Суммарные затраты на него не должны превышать достигаемых с его помощью результатов;

5. система контроля должна быть простой. Избыточная сложность создает беспорядок;

6. непрерывность во времени. В организации может быть создана группа контроллинга, которая совместно с юридической службой (же­лательно такую группу включить в состав юридической службы) осу­ществляла бы анализ состояния дел для принятия соответствующих

68

69

решений. Контроллинг как целостная система ориентирован на выяв­ление всех шансов и рисков организации как внешнего, так и внутрен­него характера, которые связаны с достижением стратегической цели; 7) сочетание мягкого и жесткого контроля. При этом выбирают несколько ключевых параметров и жестко их контролируют, разрешая гибкость в других направлениях. Попытка контролировать слишком много параметров одновременно приводят к развалу.

В системе управления организацией контроль решает несколько задач. Во-первых, с помощью контроля можно заранее обнаружить появление во внешней и внутренней среде факторов, которые могут оказать на ее развитие или функционирование серьезное влияние, и своевременно отреагировать на них. Поэтому контроль не должен при­вязываться к строго определенному сроку, а охватывать период, и чем он большз, тем больше в нем точек контроля. Кроме того, с помощью контроля отслеживаются недостаточно четко выраженные тенденции развития организации, их направление, глубина и т.п. Все это позволя­ет создавать более обоснованные и надежные планы, особенно на пер­спективу.

Во-вторых, контроль помогает своевременно обнаружить неиз­бежные в деятельности любой организации ошибки, промахи и по го­рячим следам принять необходимые меры для их устранения.

В-третьих, результаты контроля служат основой оценки работы организации и ее персонала в ключевых областях за определенный период времени, эффективности и надежности системы управления ею, сравнения ее с другими фирмами.

В целом контроль позволяет избежать в будущем неудовлетвори­тельных результатов деятельности и создать необходимые предпосыл­ки для стимулирования персонала.

Цели контроля будут достигаться только в том случае, если он осу­ществляется в соответствии с определенными принципам.

Прежде всего, контроль должен быть всеохватывающим, держать в поле зрения все основные сферы деятельности организации, вне­шнюю ситуацию и внутренние процессы.

Контроль не может быть уделом одного сотрудника или неболь­шой группы лиц; к нему нужно привлекать весь персонал организации

70

или его значительную часть, ибо лучший контроль - это самоконтроль заинтересованных в результатах своего труда исполнителей. Поэтому, чтобы получить надежный контроль, нужно от него отказаться, «отпу­стить поводья», максимально расширить полномочия людей в процес­се выполнения ими своих обязанностей и проверять лишь самое важ­ное-результаты.

Контроль осуществляется не ради выявления проблем, какими бы интересными они ни были, а для их успешного решения и достижения конкретных результатов. Поэтому информация, не предназначенная для корректировки деятельности организации, бесполезна и собирать ее нецелесообразно. В то же время необходимо точно знать степень отг клонения реальных процессов, происходящих в организации, от науч­но обоснованных стандартов, анализировать их причины и возмож­ные последствия. Обнаружить возможные ошибки и способствовать устранению их причин значительно дешевле, чем ликвидировать по­следствия. Это делает контроль важнейшим элементом процесса пла­нирования.

Таким образом, контроль должен быть своевременным - «в нужном месте и в нужный час», с тем, чтобы обнаружить отклонения и устранить их, пока не поздно. Удобный момент для ревизии самого процесса выполнения плана определяется не спонтанно, а в зависимо­сти от стадии его выполнения, скорости протекания соответствующих технических, технологических и хозяйственных процессов.

Эффективный контроль должен быть гибким.

Система контроля должна быть экономичной, чтобы выгоды, при­носимые им, превышали затраты на его проведение. Поэтому необхо­димо минимизировать все сопряженные с контролем издержки на тех­нические средства, сбор, переработку и хранение информации. Лю­бой контроль, который требует на свое осуществление больше затрат, чем приносит прибыли, не улучшает степень владения ситуацией руко­водством фирмы, а ухудшает, направляет его действия по ложному пути.

Эффективный контроль требует нацеленности на конкретные про­цессы, результаты, учета личных качеств людей, их должностного по­ложения, взаимоотношений в коллективе. Таким образом, контроль невозможен без учета человеческого фактора. Поэтому ок должен быть не только объективным, но и доброжелательным, не допускать скры-

71

того наблюдения за сотрудниками, значительно ухудшающего мораль­но-психологический климат, исключать поиск «козлов отпущения», что невозможно без максимальной открытости, гласности.

Следует избегать чрезмерного контроля над людьми, ибо это, кро­ме растраты средств и излишних эмоций, ничего не даст. С другой стороны, продолжительное отсутствие контроля восприни­мается как проявление безразличного отношения руководства к делу и людям, свидетельство малой значимости сотрудников и выполняе­мой ими работы.