1.8. Участие в планировании сделок и договорная работа

Специалисты юридической службы не всегда привлекаются к пла­нированию сделок и нередко узнают о необходимости заключить дого­вор с контрагентом тогда, когда этот вопрос уже решен руководством организации. На практике бывает и так, что к юристу обращаются лишь тогда, когда договор заключен без их участия, но возникла конфликт­ная ситуация с контрагентом по договору.

Убедите руководителя в том, что юридическую службу целесооб­разно привлекать на стадии планирования будущих сделок. Для чего? Именно на этой стадии оцениваются правовые последствия возмож­ного неисполнения обязательств со стороны будущего контрагента, су­дебные перспективы споров, которые могут возникнуть. Это касается практически всех видов сделок, включая кредитные договоры.

На следующей стадии - заключения договоров (контрактов) - роль юридической службы трудно переоценить. Для коммерческих органи­заций договоры (контракты) - это основные документы, в которых реализуется вся основная деятельность.

От качества текста договора (контракта) зависит многое. Участие юридической службы в договорной работе не ограничивается визиро­ванием договора. Не менее важно обеспечить юридическое сопровож­дение договора (контракта): имеется в виду использование правовых средств для обеспечения выполнения договорных обязательств.

Юридическая служба организует работу или участвует в работе по предъявлению претензий к нарушителям договорных обязательств в тех случаях, когда предъявление претензий является обязательным по закону или по условиям договора. Если в претензионном порядке не удается достичь разрешения спора, то юридическая служба обеспе­чивает предъявление иска в судебные органы.

В тех случаях, когда к организации предъявляются претензии или иски, юридическая служба готовит самостоятельно либо с участием других подразделений отзывы по предъявленным требованиям.

Как правило, организация имеет множество договоров (контрак­тов) со своими контрагентами, поэтому целесообразно регламенти­ровать порядок прохождения документации, связанной с подготов­кой и заключением договоров (контрактов) и осуществлением конт­роля за их выполнением. Такая регламентация возможна в виде спе­циального положения, примерный образец которого представлен в приложении 3 к настоящему изданию.

Локальный акт организации, регламентирующий организа­цию договорной работы и деятельность подразделений и долж­ностных лиц, должен быть связан с подготовкой, прохождением, по­рядком визирования, подписания, отправления договоров, рассмотре­нием разногласий, контролем за реализацией договоров. При этом следует учитывать требования гражданского законодательства, в част­ности Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответствен­ностью» и Федеральный закон «Об акционерных обществах», Закон Республики Беларусь «О хозяйственных обществах», о порядке со­вершения крупных сделок.

Важно понять, что речь идет не о бюрократизации процесса за­ключения договоров (контрактов), а о том, чтобы исключить случаи подписания некачественных документов, когда устанавливаются нере­альные обязательства, отсутствуют сроки их выполнения, договоры (контракты) подписываются лицами, не имеющими соответствующих полномочий, не согласовываются цены на товары, подлежащие по­ставке, и т.п.

В случаях, когда законодательством предусматривается государ­ственная регистрация договоров (контрактов), необходимо в локаль­ном акте отразить, какое именно подразделение или должностное лицо

80

8!

будет заниматься подготовкой и представлением соответствующих материалов для государственной регистрации.

Слабое место многих локальных актов по вопросам организации договорной работы - это недостаточная урегулированность или полное отсутствие упоминаний о контроле за выполнением договорных обяза­тельств. При этом речь идет как о собственных договорных обязатель­ствах, так и об обязательствах партнеров. Для контроля за выполнени­ем собственных договорных обязательств необходимо определить кон­кретные службы, отвечающие за снабжение сырьем, материалами, обо­рудованием, производство и реализацию товаров, подлежащих постав­ке. Для контроля за выполнением обязательств контрагента по догово­ру следует определить те службы, которые обязаны незамедлительно информировать руководство о случаях срыва поставок продукции на предприятие, подготавливать и передавать юридической службе мате­риалы для предъявления претензий и (или) исков. В зависимости от конкретных условий возможен вариант, когда соответствующие служ­бы готовят претензионные материалы самостоятельно.

Учитывая, что во многих организациях объем претензионно-иско-вой работы большой, можно рекомендовать подготовить локальный акт (приказ, распоряжение, стандарт и т.п.), регламентирующий поря­док организации и ведения этой работы, или предусмотреть такой по­рядок в указанном выше положении о ведении договорной работы. Цель такой регламентации - определить функции структурных подраз­делений и должностных лиц по учету, подготовке, визированию, под­писанию и направлению претензионных и исковых материалов.

Роль юридической службы в этой работе определена одной из ее основных обязанностей - защитой законных интересов предприятия. Следовательно, именно юридическая служба должна разработать ме­тодику претензионно-исковой работы с учетом конкретных условий деятельности организации. Что же касается участия в этой работе дру­гих структурных подразделений или должностных лиц, то регламента­ция их обязанностей обусловливается теми основными функциями, которые они выполняют (например, строительное подразделение - по договорам строительного подряда, выполнения проектных работ; служ­ба главного механика - по договорам на ремонт оборудования; адми­нистративно-хозяйственная служба - по договорам аренды нежилых

помещений, транспортная служба - по договорам на эксплуатацию подъездных путей, техническое обслуживание и ремонт техники и т.п.).

Юридическая служба также принимает участие в рассмотрении материалов о состоянии дебиторской задолженности с целью выявле­ния долгов, требующих принудительного взыскания. В настоящее вре­мя функция юридической службы, связанная с ликвидацией долгов, очень актуальна.

В повседневной хозяйственной практике следует учитывать такие явления, как юридические риски (риск случайной гибели имущества, страховые случаи), недобросовестность партнеров по бизнесу и т.п. Все это требует тщательного учета и анализа при заключении догово­ров (контрактов) и их исполнении, а также при осуществлении иных актов хозяйственной деятельности. Основной формой хозяйственных связей с внешними организациями (по поставкам, подряду, перевоз­кам, услугам, аренде и др.) является договор, составленный в соот­ветствии с требованиями действующего законодательства.

Автор предлагает следующие рекомендации по технологии зак­лючения договоров.

1. Оформление договорных отношений путем обмена письма­ ми, телеграммами, по факсимильной связи допускается только в ис­ ключительных случаях - при поставках, услугах и других обязатель­ ствах, носящих разовый характер, и если согласованы все необходи­ мые условия: предмет договора, наименование, ассортимент, качество, количество, цель приобретения, цена и сроки.

2. Договорные отношения оформляются от имени организации. Поэтому в преамбуле договора, заключаемого руководителем филиа­ла предприятия, должна быть следующая фраза: «ООО «Омега» в лице директора филиала, действующего на основании доверенности...» Директор филиала действует в рамках полномочий, оформленных в доверенности. При этом ссылка на номер и дату доверенности, по ко­торой предоставлены данные полномочия на заключение договора, в заключаемых договорах обязательна.

3. Договоры заключаются на срок, необходимый для исполнения договорных обязательств, по усмотрению сторон. Стороны вправе продлить действие заключенного договора на тех же условиях на но­вый срок.

82

83

Если срок договора определен исходя из решения компетентных органов, обязательного для обеих сторон, то последние не вправе пе­реносить сроки действия договора без согласования с этими органами.

4. Примерные формы договоров разрабатываются юридической службой и утверждаются руководителем организации.

5. Должностные лица, оформляющие договоры, обязаны под­держивать постоянную связь с юридическим отделом.

Составление проекта договора, подготовка к подписанию, отправка его другой стороне осуществляются подразделением, к сфере деятель­ности которого относится данный договор.

6. Оформление договора включает:

• подготовку проекта или заполнение всех реквизитов имеющегося про­екта договора;

• согласование (визирование) проекта договора со всеми заинтересо­ванными подразделениями:

• присвоение номера договора и его регистрацию;

• составление и рассмотрение протокола разногласий.

7. Все договоры обязательно визируются. Виза представляет со­ бой отметку должностного лица на договоре, означающую согласие с содержанием этого договора. Визирование осуществляется в следую­ щем порядке: руководитель подразделения-исполнителя; главный эко­ номист (в договорах на поставку продукции и спецификациях или про­ токолах согласования цен); главный бухгалтер; специалисты юриди­ ческой службы.

Визирование договора производится руководителем подразделе­ния или лицом, замещающим по его приказу, с проставлением даты и расшифровкой подписи.

При отказе в визировании руководитель подразделения обязан, не визируя договор, изложить свои доводы и возражения письменно на отдельном листе.

Договоры, разработанные и предложенные контрагентами (второй стороной), направляются в соответствующие подразделения, анализи-

руются специалистами юридической службы и визируются в выше­указанном порядке.

8. Договор составляют, как правило, в двух экземплярах. В трех экземплярах договор подписывают только в случаях, предусмотрен­ных законодательством. Подразделение должно иметь копию догово­ра для оперативной работы в случае отправки двух экземпляров дого­вора для подписания контрагенту.

При решении вопросов о целесообразности заключения договора с фирмами и индивидуальными предпринимателями подразделение-исполнитель обязано проверить финансовое положение стороны по договору, ее правовой статус.

Для подтверждения правового статуса от стороны по заключае­мому договору необходимо истребовать:

паспорт (копию паспорта) и доверенность лица, уполномоченного за­ключать договоры;

• копии учредительных документов;

• свидетельство (копию) о регистрации юридического лица или индиви­дуального предпринимателя;

извещение о присвоении УНП (для РФ - ИНН), извещение (свидетель­ство) о постановке на учет в налоговые органы;

- доказательства места нахождения контрагента (гарантийное письмо, договор аренды, технический паспорт собственника помещения и т.д.).

При необходимости подразделение-исполнитель обязано убедить­ся в сроках действия и подлинности предъявленных документов, а так­же потребовать от контрагента подтверждения его платежеспособнос­ти (представления мемориального ордера о движении денежных средств, выписки из реестра и т.д.) и наличия имущества на балансе стороны по договору.

При подготовке к заключению договора подразделение-исполни­тель обязано принять меры к тому, чтобы сторона по договору сооб­щила в договоре свое полное наименование с расшифровкой аббре­виатур; полный юридический адрес (почтовые, платежные и отгрузоч­ные реквизиты, телефон, факс); наименование продукции с указанием марки, артикула, типа, ассортимента и других ассортиментных пока-

84

85

зателей; количество поставляемой продукции с разбивкой по перио­дам поставки; порядок расчетов (в том числе бартер); цену или поря­док ее установления. Кроме того, сторона по договору должна обес­печить предоставление подписанной и скрепленной печатью специфи­кации на продукцию.

При отсутствии вышеуказанных сведений подразделение-испол­нитель обязано дополнительно запросить и получить их до согласова­ния (визирования)договора.

Проект договора или подписанный обеими сторонами договор с приложением в необходимых случаях спецификаций и других доку­ментов направляют другой стороне для оформления.

В исключительных случаях для оперативного решения вопросов допускается обмен договорами по факсимильной (электронной) свя­зи. Дополнительно договор, заключенный по факсимильной (элект­ронной) связи, обязательно должен быть подтвержден договором, ко­торый будет иметь подлинные подпись и печать.

Получение подлинных дополнительных соглашений, специфика­ций и других документов договорного характера, переданных по фак­симильной связи, также обязательно.

9. При несогласии с отдельными пунктами договора заинтересо­ванная сторона с целью изменения условий договора составляет про­токол разногласий. Внесение каких-либо изменений в текст догово­ра не допускается.

Протокол разногласий составляют в трех экземплярах, два из ко­торых высылают другой стороне заказной корреспонденцией вместе с экземпляром оформленного договора. На всех экземплярах договора в этом случае перед подписью директора филиала или другого лица, подписывающего договор, делается надпись: «С протоколом разно­гласий». О высылке протокола разногласий указывают в сопроводи­тельном письме при возврате договора.

Получив возвращенный другой стороной оформленный договор с протоколом разногласий, подразделение-исполнитель обязано обоб­щить результаты рассмотрения и в пятидневный срок принять меры к согласованию разногласий со стороной по договору путем составле­ния протокола согласования разногласий, обмена письмами, телеграм­мами и т.д.

Следует иметь в виду, что, если в процессе заключения договора стороны не придут к соглашению, договор считается незаключенным. Это не касается договоров, заключаемых на основании актов выше­стоящих органов, которые являются обязательными для обеих сторон и преддоговорные споры по которым подлежат рассмотрению в судах.

10. Подписание дополнительных соглашений к договорам произ­водится в том же порядке, что и оформление, визирование и подпи­сание договоров. Дополнительное соглашение может иметь место только в том случае, если договор уже заключен.

1 \. Договоры на аренду помещений должны иметь в качестве при­ложения дополнительное соглашение на коммунальные услуги арен­дуемого помещения.

12. В случае заключения договоров на длительный период без указания конкретного количества приобретаемых или поставляе­мых товаров, цены и суммы, со ссылкой на содержание этих сведе­ний в спецификациях, спецификации подлежат оформлению, подписа­нию в том же порядке, что и договоры.

13. Вся переписка, связанная с заключением и исполнением как исходящих, так и входящих договоров, может осуществляться по фак­симильной, электронной связи, заказной корреспонденцией. При этом заказной корреспонденции отдается предпочтение.

Сохранение конвертов с почтовым штемпелем, в которых достав­лены документы, служащие основанием для заключения договоров, является обязательным.

14. Договор может быть изменен или расторгнут только по соглашению сторон.

Односторонний отказ от выполнения договора и одностороннее изменение его условий не допускаются, кроме случаев, прямо огово­ренных в законодательстве. В случае необходимости изменить или ра­сторгнуть договор подразделение-исполнитель направляет другой сто­роне по договору свои предложения с установлением срока для отве­та; в установленный срок подразделение-исполнитель направляет ма­териалы в юридическую службу для передачи дела в хозяйственный или арбитражный суд.

86

87

15. Поскольку в договорных отношениях между сторонами от­сутствие ответа не означает согласия, то всякого рода указания в договорной переписке, например, на то, что «неполучение ответа в установленный срок считается согласием на наше предложение» или «данное письмо считать неотъемлемой частью договора», юридического значения не имеют. Во всех случаях требуется толь­ко письменно выраженное согласие.

16. Договоры хранятся в подразделении-исполнителе. Договор в течение четырехлетнего срока хранения находится в подразделении-исполнителе.

17. Контроль за исполнением договоров осуществляется подраз­делением-исполнителем. Учет исполнения договорных обязательств ведется в специальных журналах или на карточках специалистом под­разделения-исполнителя с отражением объема сведений, необходимых для осуществления контроля и производства анализа эффективности договорной работы со стороны вышестоящего руководителя подраз­деления-исполнителя.

18. Подразделение-исполнитель ведет регистрацию всех догово­ров, как входящих, так и исходящих, по общим правилам дело­производства.

Договоры регистрируются и представляются на подпись директо­ру предприятия или лицу, уполномоченному осуществлять сделки.

19. Постоянный контроль за правильностью и своевременнос­тью оплаты, за своевременным поступлением продукции, получае­мой по предварительной оплате, за отгрузкой продукции осуществля­ет подразделение-исполнитель организации.

20. Анализ эффективности договорной работы, производимой подразделениями, проводится руководителями подразделений и юри­дической службой.

Таким образом, договорная работа должна постоянно находиться в динамике, анализироваться, реализовываться посредством изучения законодательства о договорах и обучения всех сотрудников предприя­тия приемам и методам правильного заключения и надлежащего ис­полнения договоров.

88