9.5. Проверка расчетов с подотчетными лицами

Целью проверки расчетов с подотчетными лицами является установле-

ние законности и правильности расчетов с подотчетными лицами.

Основными задачами проверки расчѐтов с подотчетными лицами яв-

ляются:

- установление правильного и целевого использования подотчетных

сумм;

- выявление незаконных и экономически нецелесообразных расходов,

осуществляемых наличными денежными средствами;

- соблюдение установленного порядка возмещения командировочных

расходов.

Источниками информации при проверке данных хозяйственных опера-

ций являются: приказы и распоряжения по организации, авансовые отчеты с

приложенными к ним оправдательными документами об использовании под-

отчетных сумм, отчеты кассира с приложенными приходными и расходными

кассовыми документами, Главная книга, баланс организации, данные анали-

тического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными ли-

цами».

Проверку достоверности обязательств по расчетам с подотчетными ли-

цами начинают с установления тождества учетных и отчетных данных по

счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В случае обнаружения несоот-

ветствия данных необходимо определить величину отклонений и их причи-

ны.

Расчеты с подотчетными лицами проверяются, как правило, сплошным

способом. При этом устанавливается:

- соблюдение правил выдачи авансов;

- своевременность предоставления авансовых отчетов и документаль-

ная обоснованность использования подотчетных сумм;

- целесообразность и законность использования подотчетных сумм;

- соблюдение установленного в законодательном порядке предельного

размера расчетов наличными денежными средствами между субъектами хо-

зяйствования;

- порядок погашения оправдательных документов с целью предотвра-

Рщеения пих поозиторий БНТУ

вторного использования;

- соблюдение правомерности выделения НДС во всех первичных доку-

ментах, подтверждающих расходы;

- своевременность возврата неиспользованных сумм;

- обоснованность и правильность авансовых отчетов по служебным ко-

мандировкам в пределах Республики Беларусь и за границу;

- обоснованность произведенных через подотчетное лицо представи-

тельских расходов;

- правильность составления корреспонденции счетов по операциям с

подотчетными лицами.

99

Подтвердив сальдо, задолженности по счету 71 «Расчеты с подотчет-

ными лицами», проверяющий приступает непосредственно к документальной

проверке хозяйственных операций по расчетам с подотчетными лицами.

В процессе контроля необходимо проверить законность и целесообраз-

ность возмещения командировочных расходов.

Проверка расчетов с подотчетными лицами по командировкам предпо-

лагает:

— признание факта служебной командировки;

— проверку обоснованности и правильности расходов, связанных с

командировкой.

Проверяя авансовые отчеты по командировкам, ревизор (аудитор) ус-

танавливает наличие командировочного удостоверения с указанием цели ко-

мандировки с соответствующими отметками о выбытии и прибытии; первич-

ных документов, подтверждающих расходы. Авансовые отчеты должны быть

утверждены руководителем организации.

Проверка отражения в учете расчетов с подотчетными лицами прово-

дится прослеживанием записей корреспондирующих счетов в авансовых от-

четах и регистре по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Затраты на

командировки, связанные с производственной деятельностью, включаются в

себестоимость и отражаются на счетах учета затрат с выделением сверхнор-

мативных расходов для налогового учета.

Нарушения, встречающиеся в практике учета расчетов с подотчетными

лицами, делятся на две группы:

- допускаемые администрацией организации;

- возникающие по вине подотчетных лиц при недосмотре или попусти-

тельстве администрации.

К первой группе нарушений относятся:

- отсутствие утвержденного списка лиц, которым могут выдаваться

подотчетные суммы на хозяйственно-операционные нужды;

- выдача денег в под отчет работникам, не предусмотренным в списке;

- выдача подотчетных сумм работникам, имеющим задолженность по

ранее полученным авансам;

- скрытое кредитование работников путем выдачи им авансов без вся-

кой потребности;

Ре- пнесвозиторий БНТУ

оевременное принятие мер к принудительному взысканию за-

долженности подотчетного лица по невозвращенному в кассу остатку подот-

четных сумм и др.

Ко второй группе нарушений относятся:

— несвоевременное предоставление авансового отчета и возвращение

остатка денег в кассу;

— передача денег другому подотчетному лицу;

— расходование аванса не по назначению;

- неправильное оформление документов, подтверждающих использо-

вание аванса;

100

- предоставление оправдательных документов, искажающих размеры

или направления действительного расходования средств.