Добавил:
Upload Опубликованный материал нарушает ваши авторские права? Сообщите нам.
Вуз: Предмет: Файл:

ACCESS_2010-ч2

.pdf
Скачиваний:
90
Добавлен:
20.02.2016
Размер:
1.79 Mб
Скачать

0

Министерство образования Республики Беларусь УО «Белорусский государственный экономический университет»

Оскерко В.С., Пунчик З.В.

ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С БАЗОЙ ДАННЫХ В СУБД ACCESS 2010

Часть 2. Макросы. Язык SQL. Администрирование БД.

Учебное пособие для студентов экономических специальностей

Минск, 2013

1

СОДЕРЖАНИЕ

 

Тема 2. ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С БАЗОЙ ДАННЫХ В СУБД ACCESS

 

6. КОНСТРУИРОВАНИЕ МАКРОСОВ

2

6.1. Макросы, не связанные с событиями

5

6.2. Макросы, связанные с событиями

16

6.2.1. Внедренные макросы

16

6.2.2. Макросы, связанные с событиями элементов управления в форме

19

6.2.3. Макрос, связанный с событием раздела формы

26

6.2.4. Макросы, связанные с событиями формы

28

6.2.5. Макросы, связанные с событиями раздела отчета

30

6.2.6. Макросы, связанные с событиями отчета

31

Контрольные вопросы

 

Тема 3. ВВЕДЕНИЕ В ЯЗЫК SQL

 

1. РАБОТА С БАЗОЙ ДАННЫХ В РЕЖИМЕ SQL

35

1.1. Структура SQL-команды

36

1.2. Создание базы данных

39

1.3. Внесение изменений в базу данных

44

1.4. Выборка данных

46

Контрольные вопросы

Тема 4. СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ МНОГОПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИХ БАЗ ДАННЫХ

1.РАБОТА С МНОГОПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКОЙ БАЗОЙ ДАННЫХ В

АРХИТЕКТУРЕ КЛИЕНТ/СЕРВЕР

51

1.1. Структура многопользовательской базы данных ECONOMICS_OF_RB

51

1.2. Использование клиентского приложения Access для формирования запросов

к базе данных на сервере

57

1.2.1. Создание пользовательского источника данных

57

1.2.2. Связь пользователя с таблицами базы данных на сервере

59

1.2.3. Создание запросов к базе данных ECONOMICS_OF_RB

60

1.3. Использование клиентского приложения Query Analyzer для формирования запросов к базе данных на сервере 64

Контрольные вопросы

Тема 5. АДМИНИСТРИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

1. АДМИНИСТРИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ В СУБД ACCESS

76

1.1. Получение сведений о базе данных и ее объектах

77

1.2. Экспорт и импорт объектов базы данных

80

1.3. Преобразование базы данных в другие форматы

82

1.4. Сжатие и восстановление базы данных

82

1.5. Защита базы данных

83

1.5.1. Скрытие объектов базы данных

83

1.5.2. Создание резервной копии базы данных

84

1.5.3. Защита базы данных паролем

84

1.5.4. Создание ACCDE-файла базы данных

84

1.5.5. Разделение базы данных

85

1.6. Изменение параметров запуска базы данных

86

Контрольные вопросы

 

2

Тема 2. ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С БАЗОЙ ДАННЫХ В СУБД ACCESS

6.КОНСТРУИРОВАНИЕ МАКРОСОВ

Вэтом разделе Вы освоите создание макросов

не связанных с событиями связанных с событиями – внедренных и присоединенных

разной структуры – линейных, ветвящихся, групповых, с вложенными макросами

Макрос это набор из одной или нескольких макрокоманд, каждая из которых выполняет определенное действие.

Макросы выполняют заданные пользователем действия и используются, главным образом, для автоматизации работы с формами и отчетами. Например, макрос позволяет найти и отфильтровать записи,

выводимые в отчете; закрепить за кнопками формы нужные пользователю действия и др. Назначение макросов – автоматизация часто выполняемых операций без написания программ.

В макросах используются макрокоманды следующих категорий (рис.

6.1).

Рис. 6.1. Категории макрокоманд Макросы могут быть разные по структуре. Макрос, в котором

макрокоманды выполняются последовательно, одна за другой, называется

 

3

линейным. Макрос, в котором отдельная макрокоманда или

набор

макрокоманд выполняются в зависимости от выполнения некоторого условия, называется макросом с условием. Макрос, в котором объединены несколько логически связанных макросов, называется групповым.

Существуют макросы, содержащие вложенные макросы. Вложенный

макрос – это именованный набор макрокоманд, который может быть вызван макрокомандой ЗапускМакроса или ПриОшибке.

Существуют макросы связанные с событиями и не связанные с ними.

Событие – это изменение состояния объекта БД, в момент возникновения которого можно изменить стандартный порядок обработки объекта и определить свою, нестандартную реакцию. В Access только таблицы, формы и отчеты являются объектами, для которых определены события. Например,

для окна формы, отчета определены события Открытие, Закрытие,

Изменение размера и др.

Не связанные с событиями (свободные) макросы сохраняются как отдельные объекты БД и запускаются на выполнение пользователем.

Связанные с событиями макросы делятся на внедренные и присоединенные. Внедренные макросы создаются «внутри» объекта БД. К

внедренным макросам относится макрос данных, который используется для обработки событий таблицы. Присоединенные макросы – это макросы,

связанные с событиями:

элементов управления в форме;

раздела формы;

формы;

раздела отчета;

отчета.

Связанные с событиями макросы запускаются на выполнение при наступлении определенного события.

4

Макросы создаются с помощью Конструктора макросов. При выполнении макроса могут возникать ошибки. Тогда макрос необходимо отладить – найти ошибки и исправить их. В Access существует режим пошаговой отладки, позволяющий локализовать ошибки.

По умолчанию система безопасности в Access отключает некоторые возможности, связанные с автоматическим изменением содержимого БД.

Отдельные макросы, рассматриваемые в данном разделе, будут производить действия, связанные с изменением данных. Поэтому необходимо максимально ослабить требования системы безопасности. С этой целью выполнить следующее:

в открытой базе данных БАНК на вкладке Файл выбрать Параметры;

в открывшемся окне Параметры Access выбрать Центр управления безопасностью и нажать кнопку [Параметры центра безопасностью…];

в окне Центр управления безопасностью выбрать:

Надежные расположения и нажать кнопку [Добавить новое расположение…]. В окне Надежное расположение Microsoft Office

нажать кнопку [Обзор]. В окне Обзор выбрать свою папку и нажать

[Да]. Затем в окне Надежное расположение Microsoft Office нажать

[ОК];

Надстройки и снять все флажки;

Параметры ActiveX, снять флажок Безопасный режим и

переключатель поставить в положение Включить все элементы управления без ограничений и запросов;

Параметры макросов и переключатель поставить в положение

Включить все макросы;

Параметры предотвращения выполнения данных и снять флажок

Включить режим предотвращения выполнения данных;

закрыть БД, а затем открыть ее заново, чтобы установленные параметры вступили в силу.

5

Чтобы при создании макросов в Конструкторе работать с полным списком макрокоманд, включающим небезопасные команды (в текстах макросов они помечаются специальным знаком ),

необходимо включить кнопку [Показать все действия], то есть следить за тем, чтобы она была желтого цвета.

6.1. Макросы, не связанные с событиями

Задание 6.1. Создать макрос, позволяющий автоматически открывать одновременно таблицу КЛИЕНТ для просмотра, форму КЛИЕНТ в режиме добавления записей и запрос ОСТАТКИ для просмотра сумм остатков на счетах клиентов.

Макрос сохранить с именем ОТКРЫТИЕ ОБЪЕКТОВ.

Выполнение задания

На вкладке Создание в группе Макросы и код нажмите кнопку

[Макрос]. Откроется окно Конструктора макроса. В нем сформируйте текст в данном случае линейного макроса, как последовательность макрокоманд,

следующим образом:

раскройте список макрокоманд и выберите макрокоманду ОткрытьТаблицу. В открывшемся окне макрокоманды задайте ее аргументы путем выбора их из раскрывающегося списка после щелчка в строке аргумента, как на рис. 6.2.

Примечани е. Значения аргументов макрокоманд могут быть:

заданы по умолчанию;

выбраны из раскрывающегося списка после щелчка в строке аргумента;

введены с клавиатуры;

сформированы с помощью Построителя выражений.

аналогично сформируйте последующие макрокоманды ОткрытьФорму и

ОткрытьЗапрос;

6

Рис. 6.2. Текст макроса ОТКРЫТИЕ ОБЪЕКТОВ сохраните макрос по команде Файл/Сохранить. В окне Сохранение в

поле "Имя макроса" введите имя ОТКРЫТИЕ ОБЪЕКТОВ и [ОК];

запустите макрос на выполнение из окна Конструктора, нажав на вкладке

Конструктор в группе Сервис кнопку [Выполнить].

Примечание. Макрос можно сохранить и закрыв окно Конструктора макроса, после чего в окне Все объекты Access появляется значок макроса с его именем. Запустить макрос на выполнение из данного окна можно двойным щелчком по нему.

В результате на отдельных вкладках одновременно откроются объекты БД в режимах, указанных в задании.

Если этого не произошло, то отладьте макрос, задав пошаговый режим с помощью кнопки [По шагам] в группе Сервис на вкладке

Конструктор. Затем запустите макрос на выполнение. Появится окно вида, как на рис. 6.3.

7

Рис. 6.3. Окно Пошаговое исполнение макроса

В окне Пошаговое исполнение макроса последовательно нажимайте кнопку [Шаг] и анализируйте предоставляемую информацию о макрокоманде, а также результат ее выполнения на экране. При обнаружении ошибки в макрокоманде прервите пошаговое исполнение макроса нажатием кнопки [Остановить все макросы] и внесите необходимые исправления.

Затем опять запустите макрос на пошаговое выполнение.

Продолжайте отладку до тех пор, пока не будет получен требуемый результат. По завершении отладки выйдите из пошагового режима нажатием кнопки [По шагам].

Кнопка [Продолжить] используется в процессе отладки для прерывания пошагового исполнения макроса и выполнения оставшейся его части.

Для выполнения следующего задания в отчете ОТЧЕТ1 присвоить имена вычисляемым полям, в которые введены выражения:

=Sum([Д])

=Sum([К])

соответственно Депозитных и Карт-счетов. Для данных полей вызвать окно свойств и на вкладке Все в строке Имя ввести указанные имена.

Задание 6.2. Создать макрос, позволяющий в случае превышения в отчете ОТЧЕТ1 количества депозитных счетов над количеством карт-счетов выводить сообщение: В банке депозитных счетов больше, чем карт-счетов;

8

в противном случае – В банке депозитных счетов не больше, чем карт-

счетов.

Макрос сохранить с именем СРАВНЕНИЕ СЧЕТОВ.

Выполнение задания Откройте окно Конструктора макроса и сформируйте текст в данном

случае условного макроса, как на рис. 6.4.

Рис.6.4. Текст макроса СРАВНЕНИЕ СЧЕТОВ

9

В макросе имеются текстовые комментарии к макрокомандам (они отображаются зеленым цветом). В начале их следуют символы «/*», а в конце – символы «*/». Для ввода комментариев выберите из списка макрокоманд команду Примечание и затем в ее окне с позиции курсора наберите текст комментариев без окаймляющих символов (по закрытии окна макрокоманды они автоматически вставляются в текст).

После выбора из списка макрокоманд команды Если автоматически,

ниже ее окна, появится макрокоманда Конец блока "Если". Проверяемое условие в макрокоманде Если сформируйте с помощью Построителя

выражений, который вызовите с помощью кнопки в окне этой макрокоманды. В окне Построителя выполните следующее:

в области "Элементы выражений" откройте папку Банк.ассdb → откройте папку Отчеты → откройте папку Все отчеты → выберите ОТЧЕТ1;

в области "Категории выражений" найдите поле Депозитных и двойным щелчком по нему вставьте в область выражения (вверху окна);

на клавиатуре наберите знак «>»;

аналогично сформируйте оставшуюся часть выражений;

нажмите [ОК].

Примечани е. В процессе формирования текста макроса может возникнуть необходимость:

редактирования макрокоманды. Для этого следует щелкнуть по макрокоманде и в ее окне выполнить нужное редактирование;

удаления макрокоманды. Для этого следует воспользоваться кнопкой

[Удалить] в ее окне;

вставки пропущенной макрокоманды. Для этого следует выбрать из списка макрокоманд данную макрокоманду и вставить ее в нужное место, перемещая ее

окно нажатием кнопки

 

[Вверх] в этом окне;

 

перемещения макрокоманды. Для этого следует использовать кнопки ее окна

[Вверх] и [Вниз].

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]