ACCESS-2010-ч1

0

Министерство образования Республики Беларусь УО «Белорусский государственный экономический университет»

Оскерко В.С., Пунчик З.В.

ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С БАЗОЙ ДАННЫХ В СУБД ACCESS 2010

Часть 1. Визуальное проектирование объектов базы данных

Учебное пособие для студентов экономических специальностей

Минск, 2013

1

СОДЕРЖАНИЕ

1.ПРОЕКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

2.МОДЕЛИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ В ERWIN

2

3.СОЗДАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ В СУБД ACCESS

Вэтом разделе Вы освоите создание

файла базы данных

структур таблиц

схемы данных

и заполнение таблиц данными

Задание 3.1. В СУБД Access создать файл БД с именем БАНК в своей папке.

В ы п о л н е н и е з а д а н и я

Запустите СУБД Access. Появится окно Microsoft Access вида, как на рис. 3.1:

Рис. 3.1. Окно Microsoft Access

Затем выполните следующее:

3

в этом окне нажмите кнопку [Поиск расположения для размещения базы данных]. Появится окно Файл новой базы данных, в котором выберите свою папку, в поле "Имя файла" введите БАНК и нажмите [ОК];

в окне Microsoft Access нажмите кнопку [Создать]. Появится окно базы данных БАНК вида, как на рис. 3.2:

Рис. 3.2. Окно базы данных БАНК

 СУБД Access позволяет создавать реляционные БД – в общем случае множества взаимосвязанных таблиц. Таблица в СУБД Access – это структура, предназначенная для хранения информации пользователя. В ней можно хранить данные разных типов: числа, тексты, даты, денежные значения, графические изображения, гиперссылки, документы Microsoft Word и Microsoft Excel и др.

В реляционной таблице строки называются записями, а столбцы –

полями. Записи однозначно идентифицируются некоторой уникальной

4

характеристикой, включающей одно или несколько полей и называемой

ключом таблицы.

В связи двух таблиц ключ главной таблицы (которая связывается)

называется первичным ключом, а ключ подчиненной (с которой связывается главная) – внешним ключом. Значения первичного ключа должны быть уникальными и непустыми, а внешнего – могут повторяться.

В Access можно создавать таблицу в режиме таблицы и с помощью инструментального средства – Конструктора таблиц. При создании таблицы в режиме таблицы требуется: указать типы полей и их имена, ввести значения полей и присвоить таблице имя. В пособии рассматривается способ создания таблиц с помощью Конструктора.

При выборе такого способа разработка реляционной БД включает три этапа: создание структур таблиц, установка связи между таблицами,

заполнение таблиц данными.

3.1.Создание структур таблиц базы данных

В СУБД Аccess структура таблицы создается с помощью инструментального средства – Конструктора таблицы. Активизировав его,

пользователь может создавать структуру таблицы, а именно:

присваивать имена полям;

указывать тип данных, вводимых в поля;

задавать свойства полям, которые позволят управлять сохранением,

обработкой и отображением данных поля.

Имена полей могут включать любую комбинацию букв, цифр, пробелов и специальных символов (не более 64 символов), за исключением символов:

. / * ; : ! # & - ? “ ‘ $ %

В поля таблицы БД можно вводить данные следующих типов:

текстовый – в поля такого типа помещают текст или комбинацию текстовых и числовых значений. Объем текста не должен превышать 255

5

символов;

поле MEMO – длинный текст (до 65535 символов);

числовой – числовые данные, используемые в математических вычислениях, за исключением денежных расчетов;

дата/время – значения даты и времени. Даты из диапазона от 100 по 9999

год;

денежный – денежные значения, содержащие максимум 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа от нее;

счетчик – уникальные последовательные с шагом 1 номера,

автоматически вводимые при вставке записи в таблицу;

логический – поля, которые могут иметь только одно значение из пары значений, таких как Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл;

поле объекта OLE – объекты других приложений, которые могут быть внедрены в таблицу Access (рисунки, звуки и др.);

гиперссылка – в полях этого типа хранятся гиперссылки – путь к файлу на жестком диске либо адрес в сети Internet или Интранет;

вложение – любой файл поддерживаемого типа, например файл изображения, документы Word или Excel и т.п.;

вычисляемый – выражения для вычислений над другими полями таблицы.

Набор допустимых свойств поля зависит от того, какого типа данные будут храниться в поле. Например, для числового поля можно задавать следующие свойства полей:

размер поля. Определяет максимальную длину поля. Для числовых полей с целыми значениями используются размеры:

байт – целые числа от 0 до 255;

целое – целые числа от -32 768 до 32 767;

длинное целое – целые числа от -2 147 483 648 до 2 147 483.

Для числовых полей с дробными значениями применяются размеры:

одинарное с плавающей точкой, двойное с плавающей точкой,

6

действительное;

формат поля – определяет способ отображения чисел на экране и на печати;

число десятичных знаков – дает возможность указывать для чисел количество дробных знаков;

маска ввода – задает маску ввода, облегчающую ввод данных в поле;

подпись – определяет текст, который выводится в подписях полей в таблицах и других объектах БД;

значение по умолчанию – позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи;

условие на значение – определяет множество значений, которые можно вводить в поле таблицы БД;

сообщение об ошибке – позволяет указать текст сообщения, выводящегося на экран при вводе в поле недопустимого значения;

обязательное поле – указывает, требует ли поле обязательного ввода значений;

индексированное поле – позволяет создать индекс для поля, ускоряющий поиск и сортировку записей в таблице БД;

смарт-теги – теги действий, применяемые к полю;

выравнивание – выравнивание значений поля.

Задание 3.2. Создать структуру таблицы МЕНЕДЖЕР, представленной в табл. 3.1, и сохранить ее в БД БАНК с именем МЕНЕДЖЕР.

Таблица 3.1

7

С учетом типа связи этой таблицы с таблицей ФИЛИАЛ (1:1), типа, размера и свойств ее данных, а также языка описания данных СУБД Access,

структуру таблицы МЕНЕДЖЕР можно описать, как в табл. 3.2.

Таблица 3.2

Структура таблицы МЕНЕДЖЕР

В ы п о л н е н и е з а д а н и я

В окне базы данных БАНК перейдите на вкладку Создание и нажмите кнопку [Конструктор таблиц]. Появится окно Конструктора таблиц, как на рис. 3.3.

8

Рис. 3.3. Окно Конструктора таблицы

В этом окне, руководствуясь табл.3.2:

опишите первое поле таблицы МЕНЕДЖЕР следующим образом:

наберите в столбце "Имя поля" его имя – НМ;

укажите его тип – щелкните в столбце "Тип данных" и выберите из раскрывающегося списка Счетчик. Обратите внимание, что в разделе окна "Свойства поля" отобразились свойства, присущие данному типу,

и их значения заданы по умолчанию;

задайте значение свойству Подпись – щелкните в строке Подпись и наберите № менеджера;

щелкните по имени поля НМ и сделайте его первичным ключом, нажав кнопку [Ключевое поле].

Примечани е. При желании к полю в столбце "Описание поля" можно дать комментарий, например, Менеджер банка.

9

В результате для поля НМ будут заданы значения свойств, как на рис.

3.4.

Рис. 3.4. Свойства поля НМ опишите второе поле таблицы МЕНЕДЖЕР следующим образом:

наберите в столбце "Имя поля" его имя – СТАЖ;

укажите его тип – щелкните в столбце "Тип данных" и выберите из раскрывающегося списка Числовой;

задайте значение его свойству "Размер поля" – щелкните в строке

"Размер поля " и выберите из раскрывающегося списка Байт;

закройте окно Конструктора и на вопрос о сохранении структуры таблицы нажмите кнопку [Да], после чего введите вместо предлагаемого имени таблицы имя МЕНЕДЖЕР. В окне Все объекты Access появится значок таблицы МЕНЕДЖЕР, то есть, ее структура создана.

Задание 3.3. Создать структуру таблицы ФИЛИАЛ, представленной в табл. 3.3, и сохранить ее в БД БАНК с именем ФИЛИАЛ.