9. Структуризация данных
Структура позволяет управлять степенью детализации отображения данных. Структура – это такой режим работы, который позволяет разбить данные на определенные уровни детализации, а также просматривать только определенные данные. При использовании структуризации часть данных может быть скрыта, что позволяет легче ориентироваться в больших таблицах. Допустимы восемь уровней структуры.
9.1. Для создания структуры следует:
9.1.1. Выбрать команду Группа и структура в меню Данные, а затем – одну из команд:
Создание структуры – структура таблицы будет создана сразу;
Настройка... – на экране отобразиться диалоговое окно Структура документа (рис. 12.14).
9.1.2. Установить флажки в группе в направлении:
в строках под детальными;
в столбцах справа от детальных – устанавливают расположение итоговых данных относительно детальных;
флажок Автоматические стили – устанавливает, будут ли ячейки при создании структуры отформатированы стандартными стилями.
Щелкнуть на кнопке Создать.
INCLUDEPICTURE
"http://umk.portal.kemsu.ru/NIT2/excel/pics/ex56.jpg" \*
MERGEFORMATINET
Рис. 12.14. Диалоговое окно Структура документа
Если данные организованы правильно, то структура будет создана автоматически. При этом слева и сверху рабочего листа появятся управляющие элементы структуры. Щелчок на кнопке с минусом (плюсом) приведет к сворачиванию (разворачиванию) элементов данного уровня структуры, а щелчок на кнопке с цифрой 1, 2… – к установке соответствующего уровня детализации. В примере на рис. 12.15, если щелкнуть на кнопке с цифрой 1, будет установлен верхний уровень детализации – будет видна только итоговая строка или столбец:
INCLUDEPICTURE
"http://umk.portal.kemsu.ru/NIT2/excel/pics/ex55.jpg" \*
MERGEFORMATINET
Рис. 12.15. Режим Структура документа
9.2. Для удаления структуры следует:
9.2.1. Выделить таблицу.
9.2.2. Выбрать команду Удалить структуру в меню Данные – Группа и структура.
Структуризация автоматически группирует данные и управляет степенью детализации отображаемых данных. Кроме этого, Excel позволяет производить анализ табличных данных, используя подведение промежуточных итогов.
9.3. Чтобы подвести промежуточные итоги следует:
9.3.1. Активизировать ячейку списка (рис. 12.16, а).
9.3.2. Выбрать команду Итоги... в меню Данные.
9.3.3. Выбрать столбец, содержащий группы, по которым необходимо подвести промежуточные итоги, из списка При каждом изменении в: в диалоговом окне Промежуточные итоги (рис. 12.16, б).
9.3.4. Выбрать функцию, необходимую для подведения итогов, из списка Операция:.
INCLUDEPICTURE
"http://umk.portal.kemsu.ru/NIT2/excel/pics/ex57.jpg" \*
MERGEFORMATINET
INCLUDEPICTURE
"http://umk.portal.kemsu.ru/NIT2/excel/pics/ex58.jpg" \*
MERGEFORMATINET
а б
Рис. 12.16. Подведение промежуточных итогов: а – активизация ячейки списка; б – диалоговое окно Промежуточные итоги
9.3.5. Включить флажки, соответствующие тем полям (столбцам) списка, по которым следует сформировать промежуточные итоги, в списке Добавить итоги по:.
9.3.6. Включить нужные флажки в нижней части диалогового окна Промежуточные итоги.
9.3.7. Щелкнуть на кнопке ОК.
Вместе с промежуточными итогами создается структура, которая позволяет управлять отображением данных таблицы (рис. 12.17). Управляющими элементами являются уже знакомые кнопки, расположенные на левой стороне рабочего листа с номерами уровней детализации, и кнопки <+> и <->, позволяющие отображать или скрывать элементы данного уровня структуры.
INCLUDEPICTURE
"http://umk.portal.kemsu.ru/NIT2/excel/pics/ex59.jpg" \*
MERGEFORMATINET
Рис. 12.17. Режим Структура документа при добавлении промежуточных итогов
9.4. Для удаления промежуточных итогов следует:
9.4.1. Выделить данные с итогами.
9.4.2. Щелкнуть на кнопке Убрать все в диалоговом окне Промежуточные итоги.