7. Использование формы

Вводить данные можно непосредственно в таблицу Excel или использовать форму – диалоговое окно, содержащее поля ввода, соответствующие столбцам таблицы. При работе со списками в одном столбце часто оказываются повторяющиеся данные. Чтобы каждый раз не вводить слово целиком, можно использовать рассмотренные ранее функции Автозавершения и Выбрать из списка.

7.1. Для открытия окна формы следует:

7.1.1. Выделить всю таблицу, в том числе и строку, содержащую названия полей.

7.1.2. Выбрать команду Форма... в меню Данные.

7.2. Для управления записями с помощью формы следует:

7.2.1. Заполнить соответствующие поля формы и щелкнуть на кнопке Добавить.

7.2.2. Щелкнуть на кнопке Вернуть, чтобы отменить добавление записи.

7.2.3. Использовать клавишу Tab для перемещения к следующему полю формы и клавиши Shift+Tab для перемещения к предыдущему полю.

7.2.4. Использовать клавиши Назад и Далее для перемещения между существующими записями.

7.2.5. Перейти на запись, которую нужно удалить, и щелкнуть на кнопке Удалить.

7.2.6. Щелкнуть на кнопке Критерии и ввести в одно из полей образец поиска. Для этого можно использовать:

• символы подстановки ? и *;

• операции сравнения <, <=, >, >=, =, <> к значениям числовых полей;

7.2.7. Щелкнуть на кнопке Закрыть, чтобы выйти из формы.

С помощью форм можно осуществить простой поиск по критерию, однако для более сложных условий поиска формы не подходят.

8. Организация сортировки и фильтрации

При работе с большими таблицами часто необходимо отображать на экране только определенные значения. В этом случае используют автофильтр.

8.1. Чтобы включить режим фильтрации следует:

8.1.1. Выделить список или активизировать любую ячейку списка.

8.1.2. Выбрать команду Фильтр в меню Данные, а затем – Автофильтр. Рядом с именем каждого поля появиться кнопка, раскрывающая списки значений (рис. 12.11).

INCLUDEPICTURE "http://umk.portal.kemsu.ru/NIT2/excel/pics/ex52.jpg" \* MERGEFORMATINET

Рис. 12.11. Режим фильтрации

8.1.3. Щелкнуть на кнопке поля, для которого нужно задать фильтр при этом раскроется список значений:

• выбрать пункт Первые 10 для отображения первых 10 значений;

• выбрать пункт с конкретным значением для отображения только данных значений;

• выбрать пункт Условие... – откроется диалоговое окно Пользовательский автофильтр (рис. 12.12) для задания более сложной фильтрации.

• Далее следует:

• развернуть список в верхнем левом поле и выбрать оператор сравнения, в правом поле задать значение, выбрав из списка или введя с клавиатуры;

• активизировать один из переключателей "И" или "ИЛИ" для задания двойного условия.

8.1.4. Задать второе условие и щелкнуть на кнопке ОК.

INCLUDEPICTURE "http://umk.portal.kemsu.ru/NIT2/excel/pics/ex53.jpg" \* MERGEFORMATINET

Рис. 12.12. Диалоговое окно Пользовательский автофильтр

Для ускорения поиска информации список можно преобразовать, расположив данные в нужном порядке (например, по алфавиту, по возрастанию числовых значений и т.д.). Такое преобразование, состоящее в изменении порядка следования строк в таблице, принято называть сортировкой. Сортировка в Excel осуществляется так же, как и фильтрация, то есть задается диапазон данных, которые нужно упорядочить, а с помощью имен полей определяются критерии (ключи) сортировки.

8.2. Чтобы отсортировать список следует:

8.2.1. Активизировать любую ячейку списка.

8.2.2. Выбрать команду Сортировка... в меню Данные – появится диалоговое окно Сортировка диапазона (рис. 12.13). Excel может самостоятельно определить размеры и положение списка.

INCLUDEPICTURE "http://umk.portal.kemsu.ru/NIT2/excel/pics/ex54.jpg" \* MERGEFORMATINET

Рис. 12.13. Диалоговое окно Сортировка диапазона

8.2.3. Выбрать, по какому полю (столбцу) нужно отсортировать список, в поле Сортировать по.

8.2.4. Установить переключатель, указывающий порядок сортировки: по возрастанию или по убыванию.

8.2.5. Выбрать названия столбцов в полях Затем по и В последнюю очередь, по, если нужно отсортировать данные по двум или трем полям одновременно.

8.2.6. Щелкнуть на кнопке ОК.