11. Форматирование чисел

Все числа в ячейках по умолчанию представляются в общем формате и отображаются так, как вводятся. Максимальное количество цифр числа в общем формате – одиннадцать. Во время ввода чисел могут использоваться любые общепринятые способы их записи: целые (например, 56 или 347892), вещественные с десятичной запятой (например, 67,23 или 6,21458), в экспоненциальной форме (например, 4,91Е-6 или 43,121Е+5), дроби (например, 5 1/6). Затем к введенному числу может быть применен любой другой предусмотренный в программе Excel числовой формат.

Например, в ячейку введено число 2314,7. Представление этого значения в некоторых числовых форматах с сохранением двух значащих цифр в дробной части следующее: Excel позволяет указывать для ячеек с числовыми данными дополнительные параметры их представления. Они включают в себя количество отображаемых цифр после запятой, символ, используемый для отделения тысяч, формат представления отрицательных чисел и др. (рис. 11.18).

INCLUDEPICTURE "http://umk.portal.kemsu.ru/NIT2/excel/pics/ex31.jpg" \* MERGEFORMATINET

Рис. 11.18. Числовые форматы числа 2314,7

11.1. Для изменения числового формата следует:

11.1.1. Выделить ячейку или диапазон ячеек.

11.1.2. Выбрать команду Ячейки... в меню Формат или команду Формат ячеек... в контекстном меню ячейки.

11.1.3. Перейти на вкладку Число (рис. 11.19), после чего:

• выбрать Числовой формат в списке Числовые форматы:;

• задать Число десятичных знаков:;

• установить или снять флажок Разделитель групп разрядов ();

• задать формат представления отрицательных чисел.

11.1.4. Щелкнуть на кнопке ОК.

INCLUDEPICTURE "http://umk.portal.kemsu.ru/NIT2/excel/pics/ex32.jpg" \* MERGEFORMATINET

Рис. 11.19. Вкладка Число диалогового окна Формат ячеек

Иногда надо, чтобы введенное число воспринималось программой как текст. Для этого перед числом следует поставить апостроф (например, '784523) или задать для этого числа текстовый формат на вкладке Число диалогового окна Формат ячеек.

В таблицах часто используются числовые данные, выраженные в денежных единицах. Если сразу вводить, например, $200 или 300р, то они будут трактоваться Excel как строки и их нельзя будет использовать в вычислениях. Эта задача также решается при помощи изменения формата ячеек.

11.2. Чтобы применить денежный формат следует:

11.2.1. Перейти на вкладку Число (диалоговое окно Формат ячеек), после чего:

• выбрать Денежный формат в списке Числовые форматы:;

• задать Число десятичных знаков:;

• выбрать символ используемой денежной единицы в списке Обозначение:.

11.2.2. Щелкнуть на кнопку ОК.

Еще одно важное замечание касается дробей: они обязательно должны содержать целую часть (даже если она равна 0). Если просто ввести в ячейку значение 3/5, то Excel будет рассматривать его как дату. Правильной будет следующая запись: 0 3/5.

В ячейки таблицы можно вводить даты и время в одном из принятых в Excel форматов, которые также относятся к числовым. Excel хранит дату в виде последовательных чисел, а время в виде десятичной части этого значения (время является частью даты). Даты можно использовать в вычислениях.

Например, чтобы определить число дней между двумя датами, можно вычесть одну дату из другой. Дату и время Excel выравнивает по правому краю аналогично числам. При вводе даты используется точка или дефис в качестве разделителя, например 05.07.03 или Сен-2003. Представление даты и времени можно изменять, используя диалоговое окно Формат ячеек, вкладку Число.